Comment mieux gérer les transactions de votre entreprise
Une meilleure gestion des transactions commence par un processus amélioré : dressez la liste de chaque tâche récurrente, attribuez des responsables et des échéanciers, et révisez le système périodiquement. Ajoutez une gestion structurée des tiers, adoptez des outils comme les terminaux virtuels qui acceptent les paiements de n'importe où, automatisez le travail répétitif comme la facturation et le rapprochement, et fixez des moments précis pour les révisions de transactions et les approbations finales.
Portée : Pour les propriétaires de petites entreprises qui cherchent des façons pratiques d'organiser, de suivre et d'automatiser les transactions de paiement quotidiennes.
Pourquoi la gestion des transactions compte
Gérer les transactions de votre entreprise est une partie importante de votre travail. Qu'il s'agisse de payer les employés ou d'effectuer des paiements de routine, vous avez besoin des bons processus pour vous assurer que tout se déroule sans accroc.
Voici quelques conseils pour améliorer et gérer plus efficacement les transactions de votre entreprise, afin d'économiser de l'argent, du temps et du stress.
Créez un processus optimisé
Pour gérer les transactions de votre entreprise, vous devez vous doter d'un processus amélioré. Il y a quelques éléments à suivre.
• Dressez une liste de tout ce que vous devez faire pour gérer les transactions de votre entreprise. Par exemple, on peut mettre à jour et actualiser les renseignements financiers, rapprocher et examiner les transactions, suivre tout l'inventaire reçu et suivre les paiements reçus.
• Établissez un échéancier pour chaque tâche, en indiquant le temps requis et les personnes responsables de la mener à bien.
• Assurez-vous que chaque personne impliquée dans le processus connaît son rôle et dispose de tout le matériel nécessaire, comme les formulaires et les reçus, afin que rien ne soit oublié ou perdu en cours de route.
• Évaluez périodiquement votre système et apportez des ajustements au besoin. Cela vous aidera à réagir rapidement aux changements dans la façon dont votre entreprise fonctionne ou à l'évolution de la technologie avec le temps.
Améliorez l'échange de données avec les tiers
La GTP, ou gestion des tiers, est la pratique qui consiste à garder votre entreprise synchronisée avec d'autres entreprises. Bien que cela puisse sembler complexe et intimidant, c'est en fait plutôt simple à appliquer à petite échelle.
• Dressez une liste des tiers avec lesquels vous travaillez et qui doivent être gérés.
• Déterminez quelles transactions seront traitées par quelle entreprise partenaire.
• Établissez des procédures normalisées pour chaque entreprise partenaire et fixez des responsabilités claires pour chacune.
Restez à jour avec les nouvelles technologies
Il existe de nombreuses innovations qui peuvent vous aider à gérer vos transactions plus efficacement.
L'une d'elles est le terminal virtuel. Le meilleur atout de cet outil de paiement, c'est que vous pouvez accepter des paiements de n'importe où et à tout moment. Les clients n'ont pas non plus besoin d'être physiquement présents dans votre magasin pour terminer les transactions. Puisque tout se passe en ligne, le suivi de chaque transaction devient extrêmement facile pour le commerçant.
Économisez du temps sur les tâches répétitives
Vous pouvez économiser du temps sur des tâches répétitives comme la gestion des factures et les prévisions en utilisant RapidCents. RapidCents offre des API, des paiements récurrents (tokenisation), la facturation, des terminaux virtuels, et tout ce qui est nécessaire pour développer des sites Web et des applications qui acceptent les paiements et les factures à l'international.
En tant que propriétaire d'entreprise, vous pouvez répartir les grosses tâches en tâches plus faciles à gérer qui peuvent être attribuées à des membres de l'équipe ou externalisées pour une solution plus rentable.
Fixez des moments précis pour les révisions et les approbations finales
Il est important de réserver du temps précis pour réviser les transactions. Cela signifie que vous devriez vous asseoir avec votre équipe au même moment chaque semaine ou chaque mois. Vous devriez aussi superviser l'approbation finale des transactions.
De plus, vous devez jumeler votre entreprise à un processeur de paiement pour recevoir et approuver les transactions par carte de crédit.
Investissez dans des outils d'automatisation
L'une des meilleures façons d'améliorer votre gestion des transactions d'entreprise est d'investir dans des outils d'automatisation comme Zapier et IFTTT. Ces outils peuvent aider à automatiser les tâches courantes et réduire le besoin de saisie manuelle. Cela libérera à son tour du temps pour que les employés puissent accomplir d'autres tâches.
Avec un accent accru sur l'efficacité, ces outils peuvent aussi vous aider à devenir plus productif en automatisant des processus liés aux transactions, comme le contrôle des liquidités et les rapprochements. Les outils d'automatisation accélèrent les processus qui prendraient normalement des jours ou des semaines en les exécutant du jour au lendemain ou pendant les heures creuses. Par conséquent, ces outils peuvent vous aider à augmenter votre rentabilité en réduisant les frais généraux.
Questions fréquentes
Quelle est la première étape pour mieux gérer les transactions d'entreprise?
Créez un processus amélioré : dressez la liste de tout ce qui est nécessaire pour gérer les transactions — mise à jour des renseignements financiers, rapprochement, suivi de l'inventaire et des paiements — puis établissez un échéancier pour chaque tâche avec des personnes responsables nommées, et évaluez le système périodiquement.
Comment un terminal virtuel aide-t-il à gérer les transactions?
Un terminal virtuel vous permet d'accepter des paiements de n'importe où et à tout moment, sans que le client ait besoin d'être physiquement présent dans votre magasin. Puisque tout se passe en ligne, chaque transaction devient facile à suivre à partir d'un seul tableau de bord.
Quelles tâches liées aux transactions devraient être automatisées en premier?
Le travail répétitif comme la gestion des factures, les prévisions, le contrôle des liquidités et les rapprochements en profite le plus. Des outils d'automatisation comme Zapier et IFTTT réduisent la saisie manuelle, exécutent les processus du jour au lendemain ou pendant les heures creuses, et libèrent les employés pour d'autres tâches.
À quelle fréquence les transactions d'entreprise devraient-elles être révisées?
Réservez du temps précis au même moment chaque semaine ou chaque mois pour vous asseoir avec votre équipe, réviser les transactions et superviser les approbations finales. Une programmation constante permet aux erreurs et aux anomalies de ressortir tôt.
