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NouveauProtection contre les rétrofacturations et analyse des frais pour les commerçants à volume élevé. Obtenez une analyse des économies et un examen du traitement des litiges.Voir le fonctionnement
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Protection contre les rétrofacturations et analyse des frais

Voyez le fonctionnement : les commerçants à volume élevé obtiennent des preuves de litige, une lecture de l’interchange et la visibilité des économies.

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Analyse des frais

Traitement des paiements pour cliniques médicales

Le traitement des paiements pour cliniques médicales couvre plus que les frais de visite: le solde après assurance, les services non assurés et les plans de paiement acceptés par écrit. RapidCents offre terminaux, liens de paiement, terminal virtuel et paiements récurrents, et RapidBridge inscrit les paiements dans des logiciels comme Jane App, Cliniko et Tebra.

Réceptionniste de clinique remettant un terminal de paiement à un patient, avec le tableau de bord sur un portable
Un patient paie à la réception avec un terminal portatif, et les paiements de la clinique apparaissent dans le tableau de bord du commerçant RapidCents.
  • PCI DSS niveau 1
  • SOC 2 Type II
  • Toutes les grandes cartes : Visa, Mastercard, Amex, Discover, UnionPay, Diners Club et débit Interac
  • Interchange-plus disponible
  • Support canadien

Comment les cliniques médicales sont payées

Les cliniques médicales, de la médecine familiale aux cabinets de spécialistes, sont payées de cinq façons: au comptoir le jour de la visite, après la part de l'assurance, pour les services non assurés, par des plans de paiement que le patient signe et par téléphone. Un sixième besoin va dans l'autre sens: rembourser un trop-perçu. Chaque cas varie selon qui paie, ce qui déclenche le paiement et la trace dont les finances ont besoin.

  • Paiements de visite à la réception

    Le patient paie les frais de visite ou la quote-part de son régime à l'arrivée ou au départ. Un terminal de paiement pour clinique médicale à la réception accepte les paiements sans contact et par puce et NIP, et un iPhone ou Android compatible avec Tap to Pay peut servir de second point d'encaissement les jours chargés. Sans carte, le patient reçoit un lien de paiement. Les finances voient chaque vente par employé dans les transactions du jour.

  • Soldes après assurance

    Le patient doit ce que l'assureur ou le régime d'avantages sociaux n'a pas payé, un montant connu seulement une fois la réclamation traitée, parfois des semaines après la visite. Le personnel l'encaisse à distance, par lien de paiement ou par téléphone. Si le patient veut payer une partie maintenant et le reste plus tard, le lien peut accepter un montant partiel. Les finances reçoivent chaque paiement avec son numéro de facture ou de relevé.

  • Frais de services non assurés

    Les formulaires, les rapports, les interventions esthétiques et les visites de patients sans couverture sont payés par le patient, ou par l'employeur, l'assureur ou le cabinet d'avocats qui a demandé le travail. Le patient paie au comptoir ou par lien de paiement, en général avant le service ou avant la remise d'un document. Un tiers payeur reçoit plutôt une facture. Les finances voient chaque paiement de frais comme une entrée distincte, à part des réclamations.

  • Plans de paiement consentis

    Un patient ayant un solde plus élevé, comme les frais d'une intervention non assurée, accepte par écrit de le payer en un nombre fixe de paiements échelonnés. La carte enregistrée est débitée à chaque date convenue au moyen de Paiements récurrents. Si une carte continue d'être refusée malgré les reprises automatiques, le personnel envoie un lien de paiement pour cette échéance. Les finances voient chaque paiement planifié et son résultat dans le tableau de bord du commerçant.

  • Paiements par téléphone

    Certains patients, ou des proches qui paient pour eux, appellent pour régler un solde. Le personnel saisit la carte dans le Terminal virtuel sous son propre identifiant, avec vérification de l'adresse et du code de sécurité. Quand l'appelant n'est pas le titulaire de la carte, le personnel envoie plutôt un lien de paiement au titulaire. Les finances voient dans le journal d'audit qui a pris chaque paiement.

  • Remboursement des trop-perçus

    Quand une réclamation est retraitée, ou qu'un régime paie plus que prévu après une estimation réglée au comptoir, le patient a droit à un crédit. Un gestionnaire autorisé le rembourse sur la carte d'origine depuis le tableau de bord du commerçant. Si le patient a déjà contesté le paiement auprès de l'émetteur de sa carte, répondez plutôt à la contestation, sinon il pourrait être remboursé deux fois. Les finances voient chaque remboursement sur sa propre ligne.

Pages de paiement pour les entreprises spécialisées

Certaines entreprises de ce secteur encaissent assez différemment pour avoir leur propre page. Chacune présente ses paiements, ses questions de compatibilité logicielle et sa FAQ.

Comment les cliniques médicales encaissent-elles les soldes des patients après l'assurance?

Les cliniques médicales facturent le solde du patient une fois la réclamation traitée par l'assureur ou le régime d'avantages sociaux, et n'encaissent à la visite que ce qui est certain. Votre logiciel de gestion consigne la part du patient; RapidCents l'encaisse au moyen de liens de paiement pour soldes de patients envoyés par courriel ou texto, ou au terminal lors de la visite suivante. La réclamation et le paiement restent deux dossiers distincts, reliés par un numéro de facture ou de relevé.

  • Comment le solde parvient au patient

    Le résultat de la réclamation arrive dans votre logiciel de gestion et la part du patient s'affiche au compte. Le personnel crée un lien de paiement pour ce montant exact, y inscrit le numéro de facture ou de relevé comme référence et l'envoie par courriel ou texto, ou l'imprime en code QR sur un relevé papier. Le patient ouvre le lien, paie depuis son téléphone et reçoit un reçu; le personnel voit le lien marqué payé dans le tableau de bord du commerçant et rattache le paiement à la facture.

  • Estimations au comptoir

    Certaines cliniques encaissent une part estimée du patient à la visite et règlent la différence après la réclamation. Dans ce cas, précisez au patient qu'il s'agit d'une estimation et prévoyez deux issues: un petit solde à envoyer par lien, ou un trop-perçu à rembourser. N'encaisser au comptoir que des montants fixes, comme une quote-part, réduit les remboursements par la suite.

  • Quoi configurer en premier

    Décidez qui peut envoyer des liens et qui peut modifier un montant. Rédigez une description de lien standard, comme « Solde du compte », pour qu'aucun diagnostic ni acte ne figure dans le courriel, le texto ou le reçu. Alignez l'expiration des liens sur votre cycle de relevés et décidez si les patients peuvent payer une partie du solde, car les liens de paiement peuvent accepter des paiements partiels.

  • Quand le solde est contesté ou change

    Si un patient conteste le solde, suspendez les rappels jusqu'à ce que la facturation ait vérifié la réclamation. Si l'assureur retraite la réclamation, corrigez d'abord le solde dans votre logiciel de gestion, puis annulez le lien ouvert et envoyez-en un nouveau pour le montant corrigé. Si le patient a déjà trop payé, un gestionnaire rembourse la différence sur la carte d'origine, de sorte que le remboursement reste sur le même dossier de paiement.

  • Un solde après une petite intervention, payé par lien

    Disons que le régime d'avantages sociaux d'un patient paie l'essentiel d'une petite intervention en cabinet et laisse un reste à payer. Dès l'arrivée du résultat de la réclamation, la réception envoie un lien de paiement avec le numéro de relevé comme référence. Le patient paie depuis son téléphone deux jours plus tard, le reçu indique « Solde du compte », et la personne responsable de la facturation rapproche le paiement du relevé, puis du dépôt dans le rapport de règlement.

Comment les cliniques doivent-elles encaisser les frais des services non assurés?

Encaissez les frais des services non assurés au moment du service ou avant, auprès de la personne qui a demandé le travail, selon des frais que le payeur a vus à l'avance. La plupart des paiements de services médicaux non assurés se rattachent à une visite ou à un document, donc un paiement sans contact à la réception ou un lien de paiement envoyé à la réservation suffit. Quand un employeur, un assureur ou un cabinet d'avocats a demandé un rapport, facturez plutôt cette organisation.

  • Ce qui est un service non assuré

    Un service non assuré est tout ce que le régime public ou privé du patient ne paie pas, comme les formulaires et lettres remplis, les rapports médico-légaux, les consultations de santé-voyage, les interventions esthétiques, certains vaccins et les visites de patients sans couverture. La couverture varie selon le régime et le pays; votre équipe de facturation décide donc de ce qui est non assuré, et RapidCents encaisse les frais que vous fixez.

  • Fixer les frais avant le service

    Affichez votre liste de frais non assurés à la réception et sur votre site Web, et annoncez les frais au moment de la prise de rendez-vous. Précisez quand le paiement est dû: à la réservation par lien de paiement, en acompte pour une intervention plus longue, au comptoir, ou avant la remise d'un document rempli. Si le patient annule selon votre politique, remboursez le paiement sur la carte d'origine. Des frais que le patient a vus avant de réserver se défendent mieux s'ils sont contestés.

  • Frais de rendez-vous manqué et cartes enregistrées

    Si vos règles professionnelles permettent des frais de rendez-vous manqué, mettez la politique par écrit, présentez-la à la réservation et obtenez l'autorisation du patient avant de conserver une carte enregistrée à cette fin. Consignez cette autorisation pour pouvoir la présenter si le patient conteste le paiement. Sans elle, envoyez plutôt les frais par lien de paiement.

  • Tiers payeurs

    Quand un employeur, un assureur ou un cabinet d'avocats demande un rapport, envoyez à cette organisation une facture avec lien de paiement au moyen de Facturation RapidCents, adressée au demandeur plutôt qu'au patient. Gardez les constatations cliniques hors de la facture, puisque le rapport les contient, et remettez le rapport une fois la facture payée si votre politique le permet.

  • Un formulaire pour un nouvel employeur, payé à la réservation

    Disons qu'un patient qui commence un nouvel emploi doit faire remplir un formulaire médical préembauche. La réception annonce les frais de la liste affichée au moment de la réservation et envoie un lien de paiement. Le patient paie avant le rendez-vous, le reçu indique « Frais de service non assuré », et le formulaire rempli est remis lors de la visite, sans rien d'autre à encaisser.

Produits RapidCents pour les cliniques médicales

Quatre produits couvrent ces besoins: le Terminal virtuel pour les paiements par téléphone selon des permissions par rôle, les Liens de paiement pour les soldes et les frais non assurés, Paiements récurrents pour les plans consentis et le tableau de bord du commerçant pour les remboursements, les accès du personnel et les rapports. Les Terminaux de paiement et Tap to Pay couvrent la réception.

Comment fonctionnent les plans de paiement consentis des patients?

Un plan de paiement de patient est une entente écrite pour payer un solde déjà dû en montants fixes à des dates fixes, avec une carte que le patient vous autorise à enregistrer. RapidCents gère des plans de paiement récurrents pour patients au moyen de Paiements récurrents, avec un avis avant chaque paiement, des reprises automatiques et le service de mise à jour des cartes enregistrées. C'est un calendrier d'encaissement, non un prêt: RapidCents ne prête pas à vos patients.

  • Comment un plan se déroule

    Une fois l'entente signée par le patient, le personnel enregistre la carte dans le Coffre de cartes sécurisé sous forme de jeton, fixe les dates dans Paiements récurrents et laisse le calendrier se dérouler. Personne n'écrit un numéro de carte sur papier ni ne le conserve dans le logiciel de gestion, et le service de mise à jour des cartes enregistrées renouvelle de nombreuses cartes expirées ou remplacées avant qu'elles soient refusées.

  • Ce que couvre l'entente

    Avant le premier paiement, le patient accepte le total, le nombre et le montant des paiements, les dates, la carte utilisée, ce qui arrive si un paiement est refusé et comment annuler le plan ou le solder à l'avance. Contrats et signatures électroniques peut envoyer l'entente à signer, et la copie signée va au dossier de facturation du patient, non au dossier clinique. Si un plan ajoute des intérêts ou des frais, les règles sur le crédit à la consommation peuvent s'appliquer; faites donc examiner les conditions par votre conseiller.

  • Quand un paiement échoue ou que le solde change

    Un paiement refusé est repris automatiquement. S'il échoue encore, le personnel communique avec le patient et envoie un lien de paiement pour cette échéance plutôt que de demander un nouveau numéro de carte par téléphone. Si un assureur paie plus tard une partie du solde, mettez fin au calendrier en cours et, avec l'accord du patient, établissez-en un nouveau pour le reste, ou remboursez tout trop-perçu.

  • Une intervention non assurée en quatre paiements

    Disons qu'un patient choisit une intervention non assurée et ne peut pas payer la totalité des frais d'un coup. Il signe une entente pour quatre paiements mensuels égaux, la carte est enregistrée avec son consentement, et le premier paiement a lieu le jour de l'intervention. Quand le troisième paiement est refusé, la reprise automatique réussit, et le plan se termine comme prévu sans appel téléphonique.

Qu'est-ce qui détermine le coût du traitement des paiements par carte?

Les coûts du traitement des paiements par carte de crédit en cabinet médical dépendent des cartes que les patients utilisent et de la façon dont chaque carte est acceptée. Avec la tarification interchange plus de RapidCents, l'interchange de la carte de chaque patient, fixé par les réseaux de cartes, est refacturé au prix coûtant; s'ajoutent la majoration indiquée dans votre barème des frais RapidCents et les frais d'équipement ou de service applicables à votre configuration. L'entente se poursuit de mois en mois, sans durée fixe.

  • Les cartes que vos patients utilisent

    L'interchange varie selon la carte. Les cartes de débit personnelles coûtent généralement moins cher à accepter que les cartes de crédit, les cartes avec récompenses haut de gamme coûtent plus cher que les cartes de crédit de base, et les cartes commerciales, comme celle qu'un employeur utilise pour payer un rapport, se situent habituellement plus haut encore. Une clinique où la plupart des patients paient par débit sans contact a un profil de coûts très différent de celle qui facture des employeurs par carte.

  • Comment chaque carte est acceptée

    Une carte présentée sans contact ou insérée à la réception est un paiement avec carte présente. Les liens de paiement pour les soldes, les paiements saisis par téléphone et les paiements de plan sur une carte enregistrée comptent comme des transactions sans présence de la carte, une catégorie qui entraîne généralement un interchange plus élevé. Passer des relevés papier aux liens de paiement déplace votre répartition vers ce type de transactions; une comparaison juste utilise donc la répartition prévue après le changement, plutôt que celle de l'an dernier.

  • Remboursements, contestations et équipement

    Les remboursements de trop-perçus, les contestations de paiement et le matériel peuvent tous s'ajouter au coût d'un mois. Votre barème des frais précise comment les remboursements et les contestations sont tarifés, et votre représentant RapidCents vous indique si les terminaux sont achetés ou loués et ce qu'ajoute chaque comptoir ou emplacement supplémentaire, pour que vous compariez les offres sur la même base.

  • Coût d'exploitation total, pas seulement le traitement

    Le traitement n'est qu'une ligne du total. Comptez les frais que votre logiciel de gestion facture pour sa propre fonction de paiement, les heures du personnel passées à relancer les soldes par téléphone, ainsi que l'impression et l'affranchissement des relevés papier. Une offre moins élevée peut quand même coûter plus cher à la clinique si des soldes restent impayés pendant des semaines faute de moyen simple de payer.

  • Quoi réunir avant de comparer

    Avant de comparer, rassemblez deux ou trois relevés de traitement des paiements récents et notez votre répartition des cartes utilisées, votre facture moyenne par visite, la répartition des paiements entre la réception, les liens, le téléphone et les plans, ainsi que votre volume mensuel de remboursements et de rétrofacturations. Fee Check sépare un relevé téléversé en interchange et en majoration, ce qui donne un point de départ; une offre écrite de RapidCents établie sur la même répartition permet ensuite une comparaison équivalente.

RapidCents avec TELUS CHR, Accuro EMR et les autres logiciels de clinique

RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes grâce à APPIE et à RapidBridge, et RapidBridge fonctionne avec Jane App, Cliniko, Tebra et bien d'autres applications de santé. La meilleure option dépend du fournisseur et de la version de votre logiciel; votre représentant RapidCents vous explique comment un paiement parvient au compte du patient.

  • TELUS CHR

    TELUS CHR est un dossier médical électronique que les cliniques utilisent pour la tenue des dossiers, les rendez-vous et la facturation; c'est donc là que naît un solde de patient ou des frais non assurés. Indiquez à votre représentant RapidCents quelle édition vous utilisez, et il vous montrera comment paiements et reçus s'y raccordent. D'ici là, le personnel prend le paiement dans RapidCents et l'inscrit à la facture dans TELUS CHR.

  • Accuro EMR

    Accuro EMR gère les rendez-vous, la tenue des dossiers et la facturation, et les factures à payer par le patient pour des services non assurés y prennent habituellement naissance. La meilleure option dépend de votre déploiement et de votre version, et votre représentant RapidCents vous guide pas à pas. Entre-temps, le personnel peut inscrire chaque paiement RapidCents à la facture Accuro, rapproché par numéro de facture.

  • Jane App

    RapidBridge fonctionne avec Jane App : un paiement par carte RapidCents s'inscrit à la facture Jane que vous avez déjà ouverte, sans changer la façon dont votre équipe utilise Jane. Le personnel rapproche toujours les dépôts à partir des rapports RapidCents. Votre représentant vous montrera comment cela s'articule avec tout traitement que vous exécutez déjà dans Jane.

  • Cliniko

    RapidBridge fonctionne avec Cliniko : un lien de paiement ou un paiement au terminal RapidCents s'inscrit à la facture du patient dans Cliniko que vous avez déjà ouverte. Votre clinique garde le fonctionnement qu'elle connaît pour les rendez-vous et les notes, et votre représentant RapidCents vous guide dans la configuration de votre compte.

  • Tebra

    RapidBridge fonctionne avec Tebra (Kareo) : un paiement par carte s'inscrit au compte du patient déjà ouvert, au lieu d'être ressaisi dans le grand livre du patient. Si les relevés et l'encaissement par carte passent déjà par Tebra, votre représentant vous montrera comment les faire passer à RapidCents sans perdre de soldes ouverts.

  • Autres DMÉ, systèmes de facturation et portails de réclamations

    RapidCents s'intègre à de nombreuses plateformes grâce à APPIE et à RapidBridge. Pour tout autre dossier médical électronique, service de facturation ou portail de réclamations d'assureur, indiquez à votre représentant le logiciel, l'édition et la version que vous utilisez; il vous montrera comment le montant parvient à RapidCents et comment le paiement retourne au compte du patient.

Options de paiement pour les cliniques médicales au Canada

Les cliniques médicales du Canada peuvent accepter le débit Interac, sans contact ou par puce et NIP, ainsi que Visa, Mastercard et American Express à la réception, et gérer des plans de paiement consentis sur une carte enregistrée ou, lorsque l'option est activée, par EFT ou par débit préautorisé. Les dépôts sont réglés en dollars canadiens (CAD). Ce que doit chaque patient dépend toujours du régime provincial et des avantages privés éventuels.

  • Services non assurés selon les régimes provinciaux

    Les régimes de santé provinciaux paient les services assurés; les cliniques encaissent donc auprès des patients, ou de l'employeur ou de l'assureur qui l'a demandé, les services non assurés comme les formulaires, les rapports et de nombreux services de santé-voyage. Les collèges provinciaux fixent des règles sur la divulgation de ces frais et, dans certaines provinces, sur les frais annuels regroupés; RapidCents encaisse le paiement, et votre politique de frais suit les directives de votre collège.

  • Réclamations aux assureurs et part du patient

    Quand votre clinique soumet des réclamations par TELUS Health eClaims ou par le portail d'un assureur, la réponse peut indiquer ce que le régime paie et ce que le patient doit avant son départ. Cette réponse reste dans le système de réclamations; le paiement par carte de la part du patient est un dossier RapidCents distinct, rapproché par le numéro de facture.

  • Dossiers médicaux électroniques canadiens et TPS/TVH

    Les configurations de TELUS CHR et d'Accuro EMR varient selon la province; votre représentant RapidCents vous montre où une facture de service non assuré est consignée dans la vôtre et comment les paiements par carte s'y inscrivent. Certains services non assurés, comme les interventions esthétiques, peuvent comporter la TPS/TVH; votre comptable détermine ce qui s'applique, et votre système de facturation l'ajoute à la facture avant que la carte soit débitée.

  • Accords de débit préautorisé pour les plans de paiement

    Un plan de paiement réglé par débit préautorisé exige du patient un accord de débit préautorisé qui précise les montants, le calendrier et la façon d'annuler. Un plan sur carte enregistrée exige la même clarté, consignée sous forme de consentement écrit à l'enregistrement et au débit de la carte.

Mise en service, changement et rapprochement des paiements des patients

Une fois votre compte approuvé, changez dans un ordre qui protège les soldes ouverts: faites l'inventaire, testez le nouveau processus, basculez les paiements réels, puis rapprochez à la fermeture de chaque journée. Les cartes enregistrées, les plans de paiement actifs et les remboursements dus demandent le plus de soin; dressez-en la liste avant de déplacer un seul comptoir. La clinique peut continuer d'encaisser pendant toute la transition si l'ancien compte reste ouvert durant la période de chevauchement.

  • Faire l'inventaire

    Dressez la liste de chaque carte enregistrée et du consentement qui s'y rattache, de chaque plan de paiement actif avec ses dates et son solde restant, des liens de paiement et des factures ouverts, des remboursements encore dus, des terminaux utilisés et de leur propriétaire, et de chaque système qui consigne des paiements. Exportez les rapports de transactions, de remboursements et de contestations de votre processeur actuel avant de changer quoi que ce soit.

  • Prévoir les cartes enregistrées

    Les jetons de carte derrière les plans de paiement des patients et les autorisations pour rendez-vous manqués restent chez votre processeur actuel, sauf si les deux fournisseurs acceptent une migration. Si aucune migration n'est possible, demandez aux patients qui ont un plan actif d'autoriser de nouveau leur carte, et placez chaque reprise entre deux dates de paiement pour que personne ne soit débité deux fois ni oublié.

  • Tester avant de basculer les paiements réels

    Sur votre nouveau compte, effectuez une vente au terminal, un remboursement, un lien de paiement, un paiement par téléphone et un paiement planifié. Vérifiez que les textos des liens et les reçus ne contiennent aucun détail clinique, que chaque rôle du personnel voit seulement ce qu'il doit voir et que le dépôt d'essai correspond à votre rapport de règlement.

  • Faire chevaucher l'ancien et le nouveau compte

    Gardez l'ancien compte ouvert tant que des remboursements et des contestations sur ses paiements peuvent encore arriver, car une contestation de paiement peut survenir des mois après une visite. Déplacez un canal à la fois si cela convient à votre clinique, par exemple les liens de paiement d'abord et les terminaux ensuite, et indiquez au personnel quel système traite quel paiement.

  • Faire correspondre les références et les rôles

    Utilisez dans les références des liens de paiement les mêmes numéros de facture ou de relevé que votre logiciel de gestion, pour que le personnel puisse associer les paiements sans ouvrir un dossier. Définissez les rôles avant la formation: la réception prend les paiements et envoie des liens, tandis qu'un gestionnaire rembourse et annule des transactions. Les groupes de cliniques peuvent ajouter Multi-succursales pour obtenir un identifiant de commerçant par site avec des rapports consolidés.

  • Rapprocher chaque jour

    À la fin de chaque journée de clinique, comparez trois chiffres: le sommaire de la journée de votre logiciel de gestion, le rapport de règlement RapidCents et, une fois arrivé, le dépôt bancaire. RapidCents relie les transactions réglées, les frais et les remboursements à QuickBooks Online et à Xero, et SAP et NetSuite importent les fichiers de règlement. Pour tout autre système comptable, utilisez l'exportation CSV.

Questions sur les paiements des cliniques médicales

Que doit chercher une clinique chez un fournisseur de paiement pour les soldes après assurance?

Cherchez un fournisseur capable d'envoyer le solde exact par lien de paiement, de transmettre votre numéro de facture ou de relevé avec le paiement, d'accepter les paiements partiels et de rembourser sur la carte d'origine. Avec RapidCents, le personnel envoie le lien par courriel ou texto une fois la réclamation traitée par l'assureur ou le régime d'avantages sociaux, et le patient paie depuis un téléphone ou un ordinateur. Si la réclamation est retraitée, le personnel annule le lien ouvert et en envoie un pour le montant corrigé. La réclamation et la part du patient restent dans votre logiciel de gestion, où le personnel inscrit chaque paiement selon son numéro de référence.

De quoi une clinique a-t-elle besoin chez un fournisseur de paiement pour facturer les services non assurés?

Une clinique a besoin de trois moyens d'encaisser les frais des services non assurés avant ou pendant la visite: un terminal à la réception, des liens de paiement envoyés à la réservation et des factures pour l'employeur, l'assureur ou le cabinet d'avocats qui a demandé un rapport. Facturez des frais que le patient ou le demandeur a vus à l'avance et gardez des descriptions de reçu génériques, comme « Frais de service non assuré ». Si un patient annule selon votre politique, un gestionnaire rembourse le paiement sur la carte d'origine. Votre équipe de facturation décide de ce qui est assuré; le paiement ne fait qu'encaisser les frais que vous fixez.

Quel consentement exige un plan de paiement récurrent pour patient?

Un plan de paiement récurrent pour patient exige l'accord écrit du patient, avant le premier paiement, sur le total, le montant de chaque paiement, les dates, la carte à enregistrer et la façon d'annuler. Cet accord est aussi votre autorisation d'enregistrer la carte. Chez un fournisseur de paiement, cherchez l'enregistrement des cartes par tokenisation des données de paiement, un avis avant chaque paiement, des reprises automatiques et un service de mise à jour des cartes expirées ou remplacées, ce que fournit Paiements récurrents de RapidCents. Le plan encaisse une somme que le patient doit déjà; ce n'est pas un prêt.

Comment configurer les permissions de paiement à la réception?

Donnez à chaque personne son propre identifiant et seulement l'accès dont son poste a besoin. Une configuration courante permet à la réception de prendre des paiements au terminal, d'envoyer des liens de paiement et de saisir des paiements par téléphone, alors que seul un gestionnaire peut effectuer des remboursements ou annuler des transactions. Les permissions par rôle de RapidCents dans le Terminal virtuel et le tableau de bord du commerçant appliquent cette séparation, et le journal d'audit montre qui a fait quoi quand le sommaire de la journée ne concorde pas. Révisez les rôles dès qu'une personne part ou change de poste.

Quelles options de paiement une clinique médicale du Canada peut-elle offrir?

Une clinique médicale du Canada peut prendre les paiements à la réception par débit Interac, Visa, Mastercard ou American Express, et à distance par liens de paiement, paiements saisis par téléphone, paiements récurrents par carte pour des plans consentis et, lorsque l'option est activée, paiements bancaires par EFT ou débit préautorisé. Les dépôts sont réglés en dollars canadiens. Votre représentant RapidCents configure les modes de paiement de votre clinique, et la couverture relève du régime provincial ou des avantages du patient, non du mode de paiement.

Les reçus et les liens de paiement peuvent-ils omettre les détails cliniques?

Oui. Un reçu de carte prouve un paiement, pas un traitement; il peut donc afficher le nom de votre clinique, la date, le montant, le mode de paiement et un numéro de relevé, sans rien de clinique. Dans RapidCents, les descriptions et les champs de référence des liens et des factures reprennent ce que le personnel saisit; fixez donc une règle: des numéros de compte ou de relevé seulement, jamais un diagnostic, un acte ou une spécialité. Le reçu détaillé qu'un patient envoie à son assureur provient de votre logiciel de gestion. Votre représentant vous montrera comment le nom de votre entreprise apparaît sur les relevés de carte des patients.

Quel processeur de paiement convient le mieux aux cliniques médicales, et que faut-il comparer?

Aucun processeur n'est le meilleur pour toutes les cliniques: le bon est celui dont l'offre écrite et le fonctionnement correspondent aux vôtres. Vérifiez comment chacun gère les soldes après assurance, les frais non assurés et les plans de paiement; ce que vous payez en interchange, en majoration et en équipement; comment les rapports de règlement concordent avec votre sommaire de la journée; quel soutien vous obtenez; et ce que permet votre logiciel de gestion. Si vous comparez un logiciel d'encaissement des paiements des patients, demandez quel processeur se trouve derrière, puis comparez des offres écrites établies à partir de vos propres relevés.

Quels frais une clinique médicale doit-elle prévoir pour les paiements par carte au comptoir et en ligne?

Les coûts de carte d'une clinique comportent trois parties: l'interchange de chaque carte, selon le type de carte et son mode d'acceptation; la majoration du processeur; et les frais d'équipement ou de service. Avec la tarification interchange plus de RapidCents, l'interchange est refacturé au prix coûtant, la majoration provient de votre barème des frais et l'entente se poursuit de mois en mois, sans durée fixe. Les cartes lues à la réception portent généralement un interchange moindre que les liens de paiement, les paiements par téléphone et les cartes enregistrées. Votre barème des frais précise le traitement des remboursements et des contestations; téléversez un relevé dans Fee Check pour voir la répartition chez votre fournisseur actuel, puis comparez-la à une offre écrite.

Pouvons-nous utiliser RapidCents avec TELUS CHR ou Accuro EMR?

RapidCents s'intègre à de nombreuses plateformes grâce à APPIE et à RapidBridge, et RapidBridge fonctionne avec Jane App, Cliniko et SimplePractice. La meilleure option pour TELUS CHR ou Accuro EMR, votre dossier médical électronique (DMÉ), dépend du fournisseur et de la version. Indiquez à votre représentant RapidCents l'édition que vous utilisez, et il vous montrera comment paiements, reçus et numéros de facture s'y raccordent. Entre-temps, le personnel peut inscrire chaque paiement à la facture du DMÉ selon son numéro.

Comment une clinique peut-elle réduire les contestations de paiement et protéger les cartes enregistrées?

Rendez chaque paiement reconnaissable et convenu, et gardez les numéros de carte hors de vos systèmes. Obtenez un consentement écrit pour les cartes enregistrées et les plans, un nom commercial que les patients reconnaissent sur leur relevé, un reçu pour chaque paiement et une politique de remboursement publiée. Dans RapidCents, Tokenisation des paiements et le Coffre de cartes sécurisé conservent les numéros de carte à la place de votre logiciel de gestion, les permissions par rôle décident qui peut saisir ou rembourser une carte, et Litiges et Protection contre les rétrofacturations regroupe alertes, preuves et délais de réponse. Aucun outil ne peut promettre de gagner une contestation, et la sécurité des cartes ne remplace pas vos obligations de protection des renseignements de santé.

Comment une clinique médicale peut-elle changer de fournisseur de paiement sans perdre ses dossiers de facturation?

Exportez vos dossiers de facturation avant tout changement, puis testez le nouveau compte avant de basculer les paiements réels. Cela comprend les rapports de transactions, de remboursements et de contestations de votre fournisseur actuel, ainsi qu'une liste des cartes enregistrées, des plans de paiement actifs, des liens ouverts et des remboursements dus. Dans RapidCents, effectuez d'abord une vente, un remboursement, un lien et un paiement planifié. Une migration de cartes d'un processeur à l'autre n'a lieu que si les deux fournisseurs l'approuvent; sinon, les patients qui ont un plan actif fournissent de nouveau leur carte et leur consentement. Gardez l'ancien compte ouvert jusqu'à la fin de ses contestations et remboursements.

Quel code de catégorie de commerçant (MCC) s'applique aux cliniques de soins de santé?

Le code de catégorie de commerçant (MCC) 8099, services médicaux et praticiens de la santé non classés ailleurs, est couramment associé aux cliniques de soins de santé générales. Votre représentant RapidCents établit avec vous la bonne catégorie d'après ce que fait réellement votre clinique, puisque les réseaux de cartes définissent aussi des codes plus précis pour certains types de pratique, comme les cabinets de médecins et les cabinets dentaires. Décrivez vos services avec exactitude au moment de votre demande, y compris les produits que vous vendez.

Secteurs connexes de la santé et du bien-être

Les cliniques dentaires, de physiothérapie, d'optométrie et vétérinaires utilisent les mêmes paiements à la réception, le même consentement pour les cartes enregistrées et les mêmes plans de paiement, avec des règles de couverture et des logiciels différents. Leurs pages montrent comment ces besoins changent selon le type de pratique.

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Voyez ce que les paiements par carte des patients coûtent à votre clinique

Téléversez votre dernier relevé de traitement des paiements et Fee Check sépare l'interchange que votre clinique a payé de la majoration qui s'y ajoute. Comparez ensuite avec une offre RapidCents établie sur la même répartition de transactions à la réception, par lien de paiement, par téléphone et par plan de paiement.

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