Paiement des patients en clinique: terminaux, liens et plans de paiement

Flux opérationnels

Défis de paiement

• La vraie facture arrive des semaines plus tard

  Ce que le patient doit n'est connu qu'après le traitement de la réclamation, bien après son départ de la clinique.

• Des soldes recouvrés au téléphone

  Relancer un petit reliquat par messages vocaux coûte plus de temps au personnel que le montant lui-même.

• L'accès du personnel aux paiements

  Plusieurs employés encaissent d'un quart à l'autre : chaque rôle doit avoir uniquement l'accès nécessaire, et chaque transaction, un nom.

Choisir la bonne configuration de paiement pour Soins de santé

• Choisir traitement des paiements en santé

  Pour Soins de santé, cartographiez la réservation, le rendez-vous et le suivi, l'inscription, la facturation planifiée et le renouvellement et la vente et le rapprochement avec les systèmes métiers avant de choisir une configuration. Retenez les canaux qui correspondent à ces moments, puis confirmez que la solution choisie couvre réellement chaque canal.

• Matériel de paiement pour Soins de santé

  Pour Soins de santé, choisissez le matériel après avoir cartographié l'endroit et le moment où les clients paient. Comparez le comptoir, le portable et le paiement à distance selon le flux réel plutôt que selon le prix annoncé d'un appareil.

• Comparer les frais pour Soins de santé

  Pour Soins de santé, demandez une ventilation écrite des coûts qui couvre la facturation planifiée, les cartes refusées et les annulations. Comparez le coût effectif sur votre mix réel de cartes et de canaux; ne choisissez pas selon un taux vedette seul.

• Mise en place et changement de fournisseur

  Pour mettre en place les paiements de Soins de santé, documentez le passage des données entre paiement et système métier et les règles de dépôt et de paiement après rendez-vous, confirmez les compatibilités avant l'achat, puis testez un flux de paiement réel avant la mise en service.

Comment ça se met en place

• Le copaiement à l'accueil

  La visite se règle au comptoir, sans contact ou saisie au terminal virtuel, avant que le patient reparte et devienne un solde à relancer.

• Le solde que l'assurance n'a pas couvert

  Des semaines plus tard, un lien de paiement envoyé par courriel remplace l'appel que l'accueil n'a jamais le temps de faire.

• Une entente, consignée

  Le patient qui ne peut pas tout régler passe à la facturation récurrente selon un calendrier convenu : l'entente devient un dossier de facturation plutôt qu'une promesse verbale.

• Un accès par rôle, défini avant la formation

  L'accueil peut encaisser, seul un gestionnaire peut annuler : le tableau de bord marchand est configuré ainsi avant que le personnel l'apprenne.

Intégrations

• Jane App

  Jane App détient le rendez-vous et le solde du patient : y inscrire le paiement clôt la visite là même où vit la réservation.

• Oscar Pro

  Oscar Pro est le dossier clinique; garder les paiements dans RapidCents et les rapprocher par patient et par date tient les données de carte complètement hors du DME.

• TELUS Health

  TELUS Health traite la réclamation et le remboursement de l'assureur, ce qui indique à l'accueil la part du patient qu'il reste à encaisser.

Exploitation, sécurité et mise en service

• Deux rapports tirés des mêmes écritures

  L'accueil balance sa feuille de caisse; la direction a besoin des soldes impayés par patient et par professionnel. Les deux se lisent dans les mêmes transactions.

• L'historique de paiement à côté du dossier, pas dedans

  La carte est conservée sous forme de jeton dans le coffre : une question de facturation se règle dans les registres de paiement, sans ouvrir un dossier clinique.

• Un nom derrière chaque annulation

  L'accès par rôle fait qu'un paiement annulé ou remboursé porte l'identité de la personne qui l'a fait, ce qui tranche un désaccord de conciliation.

• Une mise en service en pleine journée de clinique

  Liens et terminaux s'installent à l'accueil sans suspendre les rendez-vous, la saisie manuelle et le téléphone couvrant la transition.

Secteurs voisins

• Cliniques dentaires

  Cliniques dentaires acceptent paiements accueil, à distance et planifiés avec…

• Physio et chiropratique

  Cliniques physio et chiropratique collectent copaiements, forfaits et plans récurrents.

• Cliniques vétérinaires

  Cliniques vétérinaires encaissent en salle, dépôts devis et plans bien-être récurrents.

• Pharmacies

  Pharmacies acceptent comptoir, sans contact et téléphone avec terminaux PCI.

• Spas médicaux

  Spas médicaux combinent forfaits, abonnements et vente au détail avec carte en dossier.

• Optométrie

  Optométristes collectent examens, dépôts lunettes et soldes assurance.

• Gym et studios fitness

  Gyms et studios gèrent abonnements, forfaits cours, vente et Tap to Pay mobile.

• Salons et spas

  Salons et spas utilisent Tap to Pay, terminaux comptoir et dépôts rendez-vous.