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NouveauProtection contre les rétrofacturations et analyse des frais pour les commerçants à volume élevé. Obtenez une analyse des économies et un examen du traitement des litiges.Voir le fonctionnement
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Protection contre les rétrofacturations et analyse des frais

Voyez le fonctionnement : les commerçants à volume élevé obtiennent des preuves de litige, une lecture de l’interchange et la visibilité des économies.

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Analyse des frais

Traitement des paiements pour grossistes et fournisseurs B2B

Le traitement des paiements pour grossistes doit encaisser des factures à terme par carte commerciale ou paiement bancaire, chaque paiement restant lié à sa facture et à son bon de commande. RapidCents y arrive avec les liens de paiement, des factures portant ces références et le terminal virtuel, et les paiements réglés rejoignent votre ERP par les rapports et RapidBridge.

Client payant sans contact au comptoir d'un entrepôt de gros, avec le tableau de bord de paiements RapidCents à l'écran
Un comptoir de gros accepte une carte sans contact pendant que les paiements de factures et en ligne s'affichent dans le tableau de bord RapidCents.
  • PCI DSS niveau 1
  • SOC 2 Type II
  • Toutes les grandes cartes : Visa, Mastercard, Amex, Discover, UnionPay, Diners Club et débit Interac
  • Interchange-plus disponible
  • Support canadien

Fournisseurs de santé et de laboratoire

Trouvez le traitement des paiements adapté à votre type d'entreprise de gros. Chaque page de fournisseur suit son propre parcours de commande, de facture et d'encaissement, du bon de commande au rapprochement.

Restauration et distribution alimentaire

Fournitures d'entreprise et emballage

Fournitures industrielles et de métiers

Matériaux de construction

Matériaux industriels

Véhicules, équipement et fournitures agricoles

Technologie, bureau et marchandises

Comment les grossistes se font payer

Un grossiste est habituellement payé sur compte: l'équipe des comptes fournisseurs de l'acheteur règle des factures à terme, souvent importantes, par carte ou paiement bancaire et doit citer un numéro de bon de commande. S'y ajoutent les paiements anticipés, les recommandes par téléphone, les ramassages au comptoir et les paiements partiels. Les liens de paiement pour les comptes clients de grossistes font l'essentiel de ce travail, et RapidCents couvre chacune des tâches ci-dessous.

  • Factures à terme payées en ligne

    Le commis aux comptes fournisseurs de l'acheteur paie à la date d'échéance, le plus souvent depuis le courriel qui contenait la facture. Votre facture part avec un lien de paiement RapidCents, ou sous forme de facture RapidCents avec rappels avant l'échéance, et porte les numéros de facture et de bon de commande. Si l'acheteur paie moins que le montant total, la facture reste ouverte pour le solde. La comptabilité obtient l'heure, le montant et les références de chaque paiement.

  • Paiements par carte commerciale sur les grosses commandes

    Un gestionnaire des achats ou un commis aux comptes fournisseurs règle une grosse commande avec une carte d'entreprise ou d'achat, souvent pour gagner du temps avant de payer. La carte est saisie sur un lien de paiement ou au terminal virtuel. Si la facture dépasse la limite par transaction de la carte, l'acheteur paie le reste par paiement bancaire. La comptabilité obtient un paiement réglé, lié à la facture, avec la marque et le type de carte dans les rapports.

  • Paiement avant l'expédition de la commande

    Un nouveau compte en attente d'approbation de crédit, un compte au crédit suspendu ou un acheteur de produits hors stock paie avant que vous libériez ou passiez la commande. Envoyez un lien de paiement avec le numéro de commande de vente, ou faites signer les conditions de commande spéciale et verser l'acompte ensemble avec Contrats et signatures électroniques. Si l'acheteur annule, vos conditions règlent le remboursement. La comptabilité obtient un acompte à imputer à la facture finale.

  • Recommandes par téléphone et par courriel

    Un acheteur régulier transmet une recommande par téléphone ou par courriel aux ventes internes. Le représentant saisit la carte au terminal virtuel avec le numéro de commande comme référence ou, pour un acheteur autorisé du compte, débite une carte enregistrée à sa fiche client avec l'autorisation documentée de l'acheteur. Si la carte est refusée, il envoie un lien de paiement. La comptabilité obtient le paiement, la référence et, dans le journal d'audit, l'employé qui l'a pris.

  • Ramassage au comptoir

    Les entrepreneurs et acheteurs commerciaux qui ramassent leur commande au comptoir d'une succursale la portent à leur compte ou paient sur place. Les payeurs par carte la présentent sans contact ou l'insèrent dans un terminal de paiement RapidCents, ou le personnel utilise Tap to Pay sur un téléphone compatible. Un compte suspendu paie avant le départ des marchandises. La comptabilité voit les ventes au comptoir par emplacement dans les mêmes rapports que les paiements de factures.

  • Paiements partiels sur un compte ouvert

    Un acheteur retient une ligne contestée ou un article livré en quantité insuffisante, paie en partie par carte et en partie par paiement bancaire, ou réduit un solde réparti sur plusieurs factures. Un lien de paiement configuré pour accepter des montants partiels, ou une facture RapidCents, encaisse ce qu'il paie maintenant et laisse le reste ouvert. La comptabilité obtient chaque paiement partiel avec ses références, et les comptes clients l'imputent aux bonnes factures dans l'ERP.

Traitement des paiements B2B pour grossistes: factures sur carte commerciale

Un acheteur peut payer une grosse facture de gros par carte d'entreprise ou d'achat quand trois éléments concordent: la limite de sa carte, les montants de transaction prévus lors de l'évaluation des risques de votre compte marchand et vos propres conditions sur les factures qui acceptent la carte. Dans ces limites, il paie par un lien de paiement ou une facture RapidCents, ou par téléphone au terminal virtuel, et le paiement transmet les numéros de facture et de bon de commande aux rapports.

  • Comment le paiement se déroule

    Votre ERP émet la facture à l'expédition de la commande. Vous l'envoyez avec un lien de paiement portant les numéros de facture et de bon de commande, ou le commis aux comptes fournisseurs de l'acheteur téléphone et votre service des comptes clients saisit la carte au terminal virtuel. L'acheteur reçoit un reçu par courriel, le paiement apparaît comme approuvé dans le tableau de bord du commerçant avec ses références, et les comptes clients l'imputent à la facture dans l'ERP une fois réglé.

  • Ce qu'il faut configurer avant la première grosse facture

    Indiquez avec exactitude, dans la demande, votre facture moyenne et la plus grosse prévue ainsi que votre volume mensuel par carte, car l'évaluation des risques regarde la taille et le volume des transactions. Décidez ensuite sur quelles factures vous acceptez la carte, si les liens acceptent les montants partiels ou seulement le paiement intégral, et quels rôles du personnel peuvent saisir des cartes, rembourser ou annuler une transaction au terminal virtuel. Imprimez vos conditions de carte sur la facture pour que l'acheteur les connaisse avant de payer.

  • Carte refusée ou limite trop basse

    Les entreprises fixent des limites par transaction et mensuelles sur leurs cartes commerciales: une grosse facture peut donc être refusée même si l'acheteur est solvable. Un refus n'inscrit rien et la facture reste ouverte dans l'ERP. L'acheteur peut demander à l'administrateur de son programme de cartes de relever la limite, ou payer par carte jusqu'à la limite et le solde par paiement bancaire. Ne fractionnez pas la facture en plusieurs débits de carte pour passer sous la limite: la plupart des programmes de cartes d'achat l'interdisent.

  • Contestations sur des marchandises livrées

    Si un acheteur conteste un paiement par carte, les outils de gestion des contestations et de protection contre les rétrofacturations de RapidCents vous avisent, indiquent la date limite de réponse et vous laissent soumettre des preuves. Pour une commande de gros, la meilleure preuve est généralement le bon de commande de l'acheteur, la facture aux références concordantes et la preuve de livraison signée au quai. Classez ces documents par numéro de facture pour que les comptes clients les trouvent avant l'échéance.

  • Une commande d'appareillage de 18 400 $, net à 30 jours

    Disons qu'un distributeur de matériel électrique facture 18 400 $ d'appareillage de commutation à un entrepreneur, à paiement net à 30 jours. La carte d'achat de l'entrepreneur a une limite de 10 000 $ par transaction: le commis aux comptes fournisseurs paie donc 10 000 $ sur un lien de paiement qui accepte les montants partiels, puis les 8 400 $ restants par paiement bancaire la semaine suivante. Les deux paiements portent les numéros de facture et de bon de commande, et les comptes clients ferment la facture au règlement du second.

Passerelle de paiement pour factures de gros: le bon de commande suit le paiement

Pour garder la référence du bon de commande avec chaque paiement, inscrivez les numéros de bon de commande et de facture dans les champs de référence du lien de paiement ou de la facture RapidCents avant l'envoi. L'acheteur paie selon ces références, et les rapports les affichent à côté de chaque paiement réglé. Les comptes clients imputent ensuite l'argent dans l'ERP par numéro, au lieu de deviner à partir des montants.

  • Convenir des références avec les comptes fournisseurs de chaque acheteur

    Demandez à vos plus gros comptes ce dont leur équipe des comptes fournisseurs a besoin pour libérer un paiement: généralement le numéro de bon de commande, votre numéro de facture et leur numéro de compte client, parfois le nom d'un chantier, d'un site ou d'une succursale. Utilisez les mêmes champs de référence dans le même ordre sur chaque lien, pour que vos comptes clients et leurs comptes fournisseurs citent toujours les mêmes numéros.

  • Avant et après le passage aux liens

    Avant: l'acheteur poste un chèque ou fait un virement bancaire avec un courriel distinct de renseignements de remise, et les comptes clients rapprochent les montants des factures à la main, en appelant l'acheteur quand ils ne concordent pas. Après: l'acheteur paie un lien qui porte déjà les numéros de facture et de bon de commande, le dossier du paiement les affiche, et les comptes clients imputent chaque paiement depuis les rapports selon ces numéros.

  • Un seul paiement pour plusieurs factures

    Quand un acheteur veut régler plusieurs factures à la fois, envoyez un seul lien de paiement pour le total, avec chaque numéro de facture dans la référence, ou un lien par facture si vos comptes clients préfèrent un rapprochement un à un. RapidCents enregistre le paiement et les références que vous avez définies; la répartition d'un paiement groupé entre les factures se fait dans votre ERP, par importation ou à la main.

  • Paiements insuffisants et références manquantes

    Si l'acheteur paie moins que la facture, un lien qui accepte les montants partiels enregistre ce qui a été payé et la facture reste ouverte pour le solde. Si un lien est parti avant que l'acheteur émette un bon de commande, le paiement apparaît quand même sous ce lien ou cette facture dans le tableau de bord du commerçant: les comptes clients peuvent le rattacher à la commande plutôt que de le laisser en encaissement non imputé.

  • Trois bons de commande d'un même hôpital en une semaine

    Disons qu'un distributeur de fournitures d'entretien livre un hôpital selon trois bons de commande en une semaine. Les comptes fournisseurs de l'hôpital ne libèrent aucun paiement sans numéro de bon de commande: les comptes clients du distributeur envoient donc trois liens, chacun portant sa facture et son bon de commande. L'hôpital en paie deux par carte d'achat le lendemain et le troisième après un crédit pour une caisse manquante, et les trois sont imputés sans un seul appel.

Produits RapidCents pour les grossistes

Les liens de paiement et la facturation encaissent les factures à terme avec le numéro de bon de commande joint, le terminal virtuel prend les recommandes par téléphone et les paiements par carte des comptes fournisseurs selon les permissions par rôle, avec un journal d'audit, et les rapports exportent règlements, frais et remboursements dans des formats adaptés aux importations QuickBooks, Xero et grand livre général.

Quand faut-il un traitement de cartes B2B avec données enrichies de niveau 2 et 3?

Les acheteurs demandent des données enrichies de niveau 2 et 3 quand leur carte d'entreprise ou d'achat exige plus que le montant. Le niveau 2 ajoute des champs de synthèse comme le montant de taxe et un code client, souvent le numéro de bon de commande; le niveau 3 ajoute le détail des lignes. Les réseaux de cartes peuvent s'en servir pour fixer l'interchange de certaines transactions par carte commerciale, et votre représentant RapidCents vous indique quels champs votre compte et votre canal de paiement transmettent.

  • Ce qu'ajoute chaque niveau de données

    Le niveau 1 est une vente par carte ordinaire: montant, date et commerçant. Le niveau 2 ajoute des champs de synthèse comme le montant de taxe et un code client, souvent le numéro de bon de commande de l'acheteur. Le niveau 3 ajoute le détail des lignes, dont le code produit, la description, la quantité, l'unité de mesure et le prix unitaire, si bien que la transaction porte une bonne part de ce qui figure sur votre facture.

  • Pourquoi les programmes de cartes des acheteurs les demandent

    Les entreprises qui paient leurs fournisseurs par carte d'achat rapprochent souvent leurs dépenses et leurs taxes à partir des rapports de leur programme de cartes, plutôt que de recueillir des factures papier. Quand vos transactions portent ces données, les comptes fournisseurs de l'acheteur voient ce qui a été acheté sans vous demander de copies; sinon, certains acheteurs réclament les factures à part ou préfèrent les fournisseurs qui peuvent les transmettre.

  • Ce que cela peut changer, ou non, sur le coût

    L'interchange dépend du type de carte, de la façon dont elle est présentée, de la catégorie de votre commerce et des renseignements transmis avec la transaction. Sur certains produits de cartes commerciales, des données enrichies de niveau 2 ou 3 complètes peuvent placer une transaction dans une catégorie d'interchange plus basse, selon le réseau, la carte et votre marché. Cela ne vaut pas pour toutes les cartes d'affaires: nous ne promettons donc jamais un coût moindre.

  • Les champs que transmet votre compte

    Demandez à votre représentant RapidCents quels champs votre compte peut transmettre sur le canal que vous utilisez, qu'il s'agisse du terminal virtuel, des liens de paiement ou de votre propre intégration par la passerelle de paiement, et pour quelles marques de cartes. Un ERP qui conserve les lignes de facture ne veut pas dire que le paiement les transmet. Après le changement, vérifiez vos premiers relevés pour voir dans quelles catégories d'interchange vos paiements par carte commerciale se sont classés.

  • La carte d'achat d'un service de parc de véhicules

    Disons qu'un fournisseur d'articles d'entretien, de réparation et d'exploitation (MRO) vend des filtres et des raccords au service du parc de véhicules d'une municipalité, qui paie par carte d'achat. Le programme de cartes de la ville demande le montant de taxe et le numéro de bon de commande sur chaque débit. Avant de migrer ces paiements, le fournisseur demande à son représentant RapidCents lesquels de ces champs le terminal virtuel transmet, puis téléverse son premier relevé dans Fee Check pour voir l'interchange séparé de la majoration.

Qu'est-ce qui fait varier les frais de traitement des paiements pour grossistes?

Les frais de traitement des paiements pour grossistes dépendent surtout de l'interchange des cartes qu'utilisent vos acheteurs et de la façon dont elles sont acceptées. RapidCents applique une tarification interchange plus: l'interchange est transmis au coût, la majoration de RapidCents est indiquée dans votre grille tarifaire, et des frais d'équipement ou de services s'ajoutent si vous les utilisez. L'entente est mensuelle, sans durée fixe: la comparaison utile est donc celle de votre propre répartition des cartes utilisées, chiffrée ligne par ligne.

  • Cartes commerciales et taille des factures

    Les cartes d'entreprise, d'achat et d'affaires comportent généralement un interchange plus élevé que le débit de particulier, et sur ces cartes l'interchange est facturé en grande partie en proportion de la vente. Un distributeur dont le volume par carte est surtout composé de cartes commerciales sur des factures de cinq chiffres paie habituellement l'essentiel de son coût de traitement en interchange. Séparez le volume commercial du volume de particuliers sur votre relevé de traitement des paiements avant de comparer des soumissions, car cette répartition fait varier votre total.

  • Saisie et lien de paiement ou carte présentée au comptoir

    Les cartes saisies au terminal virtuel ou payées par lien de paiement sont des transactions sans présence de la carte, qui coûtent habituellement plus cher en interchange qu'une carte présentée sans contact ou insérée dans un terminal au comptoir. Exigez l'AVS et le CVV sur les paiements saisis, et 3-D Secure en ligne s'il s'applique: une adresse manquante peut classer un paiement dans une catégorie d'interchange plus coûteuse, et des vérifications omises vous exposent davantage à la fraude. Calculez la part de votre volume qui passe par chaque canal.

  • Votre majoration et comment la comparer

    La majoration de RapidCents est indiquée dans votre grille tarifaire. Sur des factures de cinq chiffres, vérifiez si la majoration d'un fournisseur est facturée en proportion de la vente, par transaction ou les deux, car la structure compte autant que le chiffre. Donnez à chaque fournisseur les mêmes renseignements, dont la catégorie de votre commerce, votre facture moyenne et la plus grosse, votre volume mensuel et votre historique de rétrofacturations, et obtenez chaque soumission par écrit avant de la comparer à votre relevé actuel.

  • Paiements bancaires sur les plus grosses factures

    Sur vos plus grosses factures, comparez le coût de la carte à celui d'un paiement bancaire sur votre compte, et pesez ce que chacun vous apporte: l'approbation d'une carte revient pendant que l'acheteur paie, un débit bancaire peut être retourné des jours plus tard, et l'un comme l'autre peut être contesté après l'expédition des marchandises. Vos conditions de facturation peuvent orienter les gros soldes vers le paiement bancaire.

  • Quoi apporter, et par où commencer

    Apportez trois relevés de traitement des paiements récents, votre répartition entre cartes commerciales et cartes de particulier, votre paiement par carte moyen et le plus gros, la part encaissée par lien, par téléphone et au comptoir, ainsi que les remboursements et rétrofacturations du mois. Téléversez un relevé dans Fee Check pour voir l'interchange séparé de la majoration: la majoration est la part que fixent les fournisseurs, et celle à comparer entre des soumissions écrites.

Comment les paiements arrivent dans NetSuite, SAP Business One et d'autres ERP

RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes grâce à APPIE et à RapidBridge, et les ERP ci-dessous sont ceux dont les distributeurs parlent le plus. Vous encaissez par liens de paiement, factures ou terminal virtuel, les transactions réglées, les frais et les remboursements reviennent par les rapports, et des fichiers de règlement s'importent dans les grands ERP comme NetSuite et SAP. La bonne option dépend du fournisseur et de la version de votre ERP: votre représentant RapidCents vous guide.

  • NetSuite

    NetSuite conserve la commande, la facture, les conditions et les comptes clients. RapidBridge fonctionne avec Oracle NetSuite: un paiement par carte peut donc être pris contre la facture que vous avez déjà ouverte. Vous pouvez aussi encaisser par liens de paiement portant le numéro de facture NetSuite et importer les règlements avec le modèle d'importation. Votre représentant RapidCents vous montre le trajet qui convient à votre édition de NetSuite.

  • SAP Business One

    SAP Business One inscrit les paiements des clients contre les factures sous forme de paiements reçus. RapidBridge fonctionne avec SAP Business One Web Client, et des modèles d'importation des règlements couvrent les autres systèmes SAP. Votre représentant RapidCents vous guide vers l'option qui convient à votre version, et les comptes clients rapprochent chaque paiement de sa facture comme ils le font aujourd'hui.

  • Dynamics 365 Business Central

    Les factures de vente de Business Central peuvent recevoir des paiements en ligne, et RapidBridge fonctionne avec Dynamics 365 Business Central: un paiement RapidCents s'inscrit donc contre la facture déjà ouverte. Si vous préférez, envoyez un lien de paiement avec la facture et importez les paiements réglés, les frais et les remboursements à partir d'une exportation des rapports, par votre propre importation ou à la main.

  • Acumatica

    RapidBridge fonctionne avec Acumatica: un paiement par carte s'inscrit donc contre la facture que vous avez déjà ouverte, sans modifier l'ERP. Si vous préférez encaisser en dehors d'Acumatica, envoyez un lien de paiement et importez les règlements à partir des exportations des rapports. Votre représentant RapidCents vous explique l'option qui convient à votre édition.

  • Epicor Prophet 21

    Prophet 21 gère la saisie des commandes de distribution et les comptes clients. RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes grâce à APPIE et à RapidBridge, et la bonne option dépend de votre version de Prophet 21 et de la façon dont vous autorisez les cartes à la saisie des commandes. Votre représentant RapidCents vous guide. D'ici là, encaissez par lien de paiement ou terminal virtuel et imputez les paiements à partir des exportations des rapports.

  • QuickBooks Online et Xero

    Si votre comptabilité est dans QuickBooks Online ou Xero plutôt que dans un ERP, RapidCents associe les transactions réglées, les frais et les remboursements à l'un ou l'autre, et RapidBridge fonctionne avec les deux. Les factures émises dans un autre système doivent quand même y recevoir leurs paiements, et votre représentant RapidCents vous montre comment les deux s'articulent.

Options de paiement pour les grossistes au Canada

Un grossiste titulaire d'un compte RapidCents canadien reçoit ses règlements en dollars canadiens (CAD) et peut accepter Visa, Mastercard et American Express, y compris les cartes d'entreprise et d'achat, par factures, liens de paiement et terminal virtuel, ainsi que le débit Interac sur un terminal au comptoir. Pour les grosses factures, des paiements bancaires par transfert électronique de fonds (TEF) et par débit préautorisé (DPA) sont offerts sur votre compte; un DPA exige aussi une entente signée par l'acheteur.

  • Cartes commerciales et débit Interac au comptoir

    Les acheteurs commerciaux paient leurs factures avec une carte commerciale Visa, Mastercard ou American Express, par lien ou par téléphone. Au comptoir d'une succursale ou de ramassage, les entrepreneurs présentent ou insèrent une carte, ou paient par débit Interac, avec puce et NIP ou sans contact, sur un terminal de paiement RapidCents, et les ventes au comptoir figurent dans les mêmes rapports que les paiements de factures.

  • TEF et DPA pour les grosses factures

    Les acheteurs peuvent payer de grosses factures par TEF. Un acheteur qui signe une entente de débit préautorisé (DPA) vous autorise à débiter son compte bancaire d'entreprise selon les modalités prévues, par exemple chaque facture à sa date d'échéance. Un débit bancaire peut être retourné après coup: conservez l'entente signée au dossier et libérez les marchandises selon votre propre politique de crédit.

  • TPS/TVH et taxes provinciales sur les factures

    Votre facture indique la TPS/TVH, ainsi que la TVP ou la TVQ s'il y a lieu, et le paiement encaisse le total de la facture. Les montants de taxes, les exemptions et les déclarations restent dans votre ERP ou votre logiciel de comptabilité; RapidCents consigne le paiement, pas la déclaration de taxes.

  • Acheteurs hors du Canada

    Les acheteurs des États-Unis ou d'ailleurs peuvent payer vos factures par carte, et vos dépôts sont quand même réglés en dollars canadiens (CAD). Si les ventes transfrontalières représentent une grande part de votre volume, parlez à votre représentant RapidCents de la tarification des paiements par carte transfrontaliers dans votre grille tarifaire et de ce que Paiements internationaux peut faire pour vos acheteurs.

Changer de processeur de paiement sans perdre l'historique des comptes clients

Pour un grossiste, changer de processeur est surtout un travail d'inventaire: dressez la liste de ce qui se trouve chez l'ancien fournisseur, testez le nouveau parcours, faites passer les deux par une fin de mois, puis fermez l'ancien compte une fois ses derniers remboursements réglés. Une fois votre compte approuvé, votre représentant RapidCents vous aide à planifier la transition. Les cartes enregistrées ne se transfèrent que si les deux fournisseurs y consentent, et chaque dépôt pendant le chevauchement doit quand même être rapproché de l'ERP.

  • Dresser la liste de ce qui se trouve chez l'ancien fournisseur

    Dressez la liste des cartes enregistrées et des autorisations des acheteurs qui les accompagnent, des débits planifiés ou récurrents, des factures ouvertes dont les liens de paiement mènent à l'ancien fournisseur, des remboursements et contestations de paiement en cours, et de l'historique des paiements que vos auditeurs pourraient demander. Exportez cet historique avant de donner votre préavis. La portabilité des jetons exige l'accord des deux fournisseurs: prévoyez de recueillir une nouvelle autorisation là où ce n'est pas possible.

  • Tester une vente, un paiement partiel et un remboursement

    Avant que les acheteurs ne voient quoi que ce soit, faites une vente d'essai, un paiement partiel, un remboursement et une annulation de transaction au terminal virtuel et avec un lien de paiement. Vérifiez que les références de facture et de bon de commande figurent sur le reçu et dans les rapports comme les comptes clients en ont besoin, et que l'exportation des règlements se charge dans votre ERP ou votre logiciel de comptabilité sans nettoyage manuel.

  • Chevaucher jusqu'à une fin de mois

    Envoyez les nouvelles factures avec des liens RapidCents pendant que l'ancien fournisseur termine ce qu'il a commencé: les liens déjà envoyés et les remboursements de ses propres transactions, puisqu'un remboursement repasse par le processeur qui a pris le paiement initial. Ne fermez l'ancien compte qu'après son dernier relevé et son dernier remboursement. Les contestations de paiement sur ses transactions continuent d'y arriver pendant des mois: gardez un accès ou un contact qui vous permet de répondre.

  • Prévenir les comptes fournisseurs des acheteurs de ce qui change

    Informez vos comptes clés que les liens de paiement viendront d'un nouvel expéditeur, que le nom sur leur relevé de carte peut changer et, si vos coordonnées de paiement bancaire changent, comment les vérifier. Validez tout changement de coordonnées bancaires par téléphone, à un numéro qu'ils possèdent déjà: les faux courriels de changement de coordonnées bancaires sont une fraude courante contre les fournisseurs et leurs acheteurs.

  • Rapprocher chaque dépôt avec l'ERP

    Associez chaque dépôt RapidCents à son rapport de règlement, imputez les frais de carte à leur propre compte de dépenses, consignez les remboursements contre la facture d'origine ou la note de crédit, et faites concorder les encaissements, les frais et les remboursements de la période dans l'ERP avec les dépôts de votre relevé bancaire. Les modèles de rapport enregistrés et la livraison planifiée dans les rapports en font une routine fixe de fin de mois.

Questions de paiement des grossistes

Quel est le meilleur processeur de paiement pour les grossistes?

Le bon processeur est celui qui convient à la façon dont vos acheteurs paient, et c'est ainsi que nous avons conçu RapidCents pour les grossistes. Les grosses factures par carte commerciale passent par les liens de paiement ou le terminal virtuel, chaque paiement conserve vos numéros de facture et de bon de commande, les paiements partiels laissent le solde ouvert, et les règlements parviennent à votre ERP par RapidBridge ou par les exportations de rapports. Notre tarification est en interchange plus, mensuelle et sans durée fixe. Demandez à votre représentant RapidCents une soumission écrite sur votre répartition réelle des cartes et la démonstration d'une facture du paiement au dépôt.

Combien coûte le traitement des paiements par carte de crédit pour grossistes?

Cela dépend de votre répartition des cartes utilisées, de la taille de vos factures et de vos canaux: la réponse utile vient donc de votre propre relevé. Avec RapidCents, vous payez l'interchange au coût, que les réseaux de cartes fixent selon le type de carte et la façon dont elle est acceptée; la majoration de RapidCents, indiquée dans votre grille tarifaire; et des frais d'équipement ou de services, s'il y a lieu, dans le cadre d'une entente mensuelle. Les cartes commerciales saisies ou payées en ligne se classent habituellement dans des catégories d'interchange plus coûteuses: téléversez un relevé dans Fee Check avant de comparer des soumissions.

NetSuite peut-il utiliser un autre processeur de paiement?

Oui. RapidBridge fonctionne avec Oracle NetSuite: un paiement par carte RapidCents peut donc être pris contre la facture que vous avez déjà ouverte, et RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes grâce à APPIE et à RapidBridge. Vous pouvez aussi encaisser par lien de paiement ou terminal virtuel et importer les règlements avec un modèle d'importation. La bonne option dépend de votre édition de NetSuite: votre représentant RapidCents vous guide.

Comment un grossiste peut-il changer de processeur sans perdre l'historique des paiements?

Exportez tout l'historique des paiements de l'ancien fournisseur avant de donner votre préavis, puis migrez un parcours à la fois. Les cartes enregistrées et les autorisations qui les accompagnent, les liens de paiement ouverts, les remboursements en attente et les contestations de paiement ouvertes exigent chacun un plan: les cartes enregistrées ne se transfèrent que si les deux fournisseurs acceptent de déplacer les jetons, et les remboursements repassent par le processeur qui a pris le paiement initial. Gardez l'ancien compte ouvert jusqu'à son dernier relevé et rapprochez les dépôts des deux processeurs de l'ERP pendant le chevauchement.

Quelles options de paiement un grossiste au Canada peut-il offrir?

Un grossiste au Canada peut offrir les cartes Visa, Mastercard et American Express, y compris les cartes d'entreprise et d'achat, par factures, liens de paiement et terminal virtuel; le débit Interac sur un terminal au comptoir; et des paiements bancaires par TEF et débit préautorisé pour les grosses factures. Les règlements se font en dollars canadiens (CAD). Un DPA exige une entente signée par l'acheteur. Votre représentant RapidCents configure les modes de paiement que vous voulez avant que vous imprimiez de nouvelles instructions de paiement sur vos factures.

Comment accepter une carte commerciale sur une grosse facture de gros?

Envoyez la facture avec un lien de paiement RapidCents portant les numéros de facture et de bon de commande, ou prenez la carte d'entreprise ou d'achat par téléphone au terminal virtuel. Les deux fonctionnent quand le montant respecte la limite de la carte de l'acheteur et les montants de transaction prévus à l'évaluation des risques de votre compte marchand. Si la limite est trop basse, l'acheteur peut payer jusqu'à la limite par carte et le solde par paiement bancaire, plutôt que de fractionner la facture en plusieurs débits. Les comptes clients imputent le paiement réglé dans l'ERP, et tout remboursement retourne à la même carte. Vos propres conditions déterminent quelles factures acceptent la carte.

Comment garder le numéro de bon de commande avec chaque paiement?

Ajoutez le numéro de bon de commande à un champ de référence du lien de paiement ou de la facture RapidCents avant de l'envoyer. L'acheteur paie selon cette référence, et les rapports l'affichent à côté du paiement réglé: les comptes clients peuvent donc imputer l'argent à la bonne facture dans l'ERP. Pour une carte prise par téléphone, saisissez les numéros de bon de commande et de facture comme références dans la vente au terminal virtuel. Demandez à vos comptes clés quels numéros leurs comptes fournisseurs exigent avant de libérer un paiement.

Comment encaisser un paiement partiel sur un compte à terme?

Envoyez un lien de paiement qui accepte les montants partiels, ou une facture RapidCents: l'acheteur paie une partie maintenant et le reste demeure ouvert. Sur une facture RapidCents, le paiement partiel s'applique au solde ouvert; dans votre ERP, les comptes clients l'imputent à la facture pour que l'âge de vos comptes clients reste exact. Les paiements partiels conviennent à une ligne contestée, à une livraison incomplète ou à une carte qui ne couvre qu'une partie du total, le reste étant payé par paiement bancaire. Vos conditions de paiement à terme restent l'entente entre vous et l'acheteur: un mode de paiement encaisse ce qui est dû, sans prolonger ni modifier ces conditions.

Comment comparer le coût des paiements bancaires et des cartes d'affaires?

Chiffrez la même facture des deux façons. Pour la carte, servez-vous de vos relevés récents pour trouver l'interchange plus votre majoration sur les cartes commerciales saisies ou payées en ligne; pour le paiement bancaire, prenez ce que votre compte facture pour ce mode. Pesez ensuite ce que le prix ne dit pas: l'approbation d'une carte est connue au moment du paiement, un débit bancaire exige l'autorisation de l'acheteur et peut être retourné des jours plus tard, l'un et l'autre peuvent être contestés, et beaucoup d'acheteurs préfèrent la carte parce que le cycle de facturation leur donne du temps. Certains distributeurs offrent les deux et laissent la taille de la facture décider.

Les paiements par carte et les frais peuvent-ils s'inscrire automatiquement dans notre ERP?

Oui, pour les plateformes avec lesquelles RapidBridge fonctionne: le paiement s'inscrit contre la facture que vous avez déjà ouverte. RapidCents associe les transactions réglées, les frais et les remboursements à QuickBooks Online et à Xero, et SAP et NetSuite importent des fichiers de règlement. Pour les autres ERP, utilisez une exportation CSV des rapports, ou faites bâtir l'inscription par un développeur ou votre partenaire ERP sur l'API et les notifications Web automatisées de la passerelle de paiement. Votre représentant RapidCents vous guide vers le meilleur trajet selon le fournisseur et la version de votre ERP.

Quel code de catégorie de commerçant (MCC) s'applique à un grossiste?

Il n'existe pas de MCC unique pour la vente en gros. Nous établissons votre catégorie de commerçant à l'intégration, d'après ce que vous vendez réellement et à qui: un fournisseur de matériel dentaire, un distributeur d'acier et un distributeur de services alimentaires sont donc habituellement classés différemment. Décrivez avec exactitude vos produits et vos clients dans la demande, car la catégorie participe à la façon dont l'interchange est fixé sur vos transactions. Un code prévu pour les clubs-entrepôts à adhésion ne décrit pas un distributeur qui vend à des entreprises sur compte.

Comment traiter les retours et les notes de crédit quand l'acheteur a payé par carte?

Décidez d'abord si l'acheteur reçoit de l'argent ou un crédit, car les deux laissent des écritures différentes. Une note de crédit est une écriture dans votre ERP qui réduit ce que l'acheteur doit sur les factures ouvertes ou futures; aucune transaction par carte n'est effectuée. Un remboursement renvoie l'argent à la carte qui a payé, par RapidCents, pour le seul montant retourné, et apparaît dans les rapports comme un remboursement. Consignez dans tous les cas la note de crédit dans l'ERP et associez-y tout remboursement pour que les comptes clients et le dépôt concordent.

Autres entreprises qui facturent à terme

Les entreprises de fret et de logistique partagent vos conditions à terme, vos bons de commande et vos grosses factures, tandis que les cabinets d'avocats, les cabinets comptables, les agences et d'autres services professionnels facturent aussi sur compte, encaissent par lien ou par téléphone et rapprochent leurs dépôts de leurs livres.

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Prochaine étape

Voyez ce que coûte le traitement de votre volume de cartes commerciales

Téléversez un relevé de traitement des paiements dans Fee Check pour un mois qui comprend vos plus grosses factures, car les gros paiements par carte commerciale font le plus varier le total. Fee Check présente l'interchange séparément de la majoration, pour que vous voyiez ce que votre fournisseur actuel ajoute au coût des réseaux de cartes.

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