Cessez de relancer les factures récurrentes à la main

Pour qui

• Entreprises qui facturent à terme

  Là où une facture est envoyée puis relancée, et où la relance est le vrai coût.

• Adhésions et abonnements

  Là où les renouvellements devraient être silencieux et où seules les défaillances exigent une personne.

• Cliniques et services facturant par versements

  Là où un plan convenu s’étale dans le temps et devrait s’exécuter sans être ressaisi.

Défis courants

• Le paiement séparé de la facture

  Une facture qui dit quoi payer mais pas comment crée une deuxième étape, et c’est là que vit le délai.

• Des relances de mémoire

  Les rappels manuels arrivent quand quelqu’un y pense. On relance les grosses factures; les petites s’accumulent en silence.

• Des échecs que personne ne voit

  Un renouvellement échoué sans alerte ressemble à un client parti. L’écart n’apparaît que si quelque chose le signale.

Approche RapidCents

Capacités recommandées

• Facturation avec paiement intégré

  Envoyez une facture qui porte sa page de paiement et se concilie d’elle-même une fois payée.

• Rappels

  Avis planifiés avant et après l’échéance, envoyés sans que personne ait à y penser.

• Calendriers d’abonnement et de versements

  Hebdomadaire, mensuel, trimestriel ou sur mesure, avec essais, frais d’ouverture et prorata en cours de cycle.

• Relances et recouvrement automatiques

  Cartes échouées relancées aux jours 3, 7 et 14 avec avis au client, plutôt qu’une répétition immédiate qui échoue pareil.

• Mise à jour des cartes

  Cartes expirées ou remplacées rafraîchies lorsque l’émetteur participe, pour qu’un renouvellement n’échoue pas pour une raison que le client ignore.

Implémentation

• Cartographier vos encaissements réels

  Factures ponctuelles, plans permanents et versements sont des problèmes différents. Les automatiser comme un seul en donne une mauvaise version.

• Configurer documents et messages

  Contenu des factures, moment des rappels et libellé des avis d’échec rédigés une fois, dans vos mots.

• Migrer les clients existants vers des calendriers

  Consentement recueilli, cartes enregistrées et premier cycle vérifié avant d’arrêter le processus manuel.

• Revoir les exceptions

  Après un premier cycle complet, la liste des échecs indique si la politique de relance et le moment des rappels sont bons.

Ce qui ne change pas

• Vos conditions de paiement

  L’automatisation encaisse selon les conditions que vous fixez. Elle ne les raccourcit pas et n’impose aucune politique.

• Vos relations clients

  Les rappels automatiques remplacent les appels de relance, pas les conversations. Ce qui est vraiment contesté va toujours à une personne.

• Votre traitement comptable

  Factures et cycles réussis s’exportent vers le grand livre que vous tenez déjà, selon votre traitement des revenus.