Traitement des paiements pour cabinets de services professionnels

Le meilleur processeur est celui qui traite proprement vos honoraires, factures et soldes d'étape; jugez-les sur ces tâches. Comparez des soumissions écrites fondées sur la même répartition des cartes, le même montant moyen et la même répartition des canaux, puis vérifiez le barème de frais, les connexions comptables, le soutien et les rapports de rapprochement. Nous tarifons chaque compte en interchange plus, et Fee Check montre ce que contient votre relevé actuel.

Le coût dépend de votre répartition des cartes, de votre montant moyen et de la répartition des canaux; aucun chiffre ne convient à tous les cabinets. En tarification interchange plus, vous payez l'interchange, fixé par les réseaux de cartes et transmis au coût, plus votre marge RapidCents inscrite à votre barème de frais, plus les frais d'équipement ou de services s'il y a lieu. Fee Check lit un relevé téléversé et montre l'interchange séparé de la marge.

Oui. QuickBooks Online garde vos factures, et RapidCents encaisse le paiement. Nous relions les transactions réglées, les frais et les remboursements à QuickBooks Online, de sorte que chaque prélèvement d'honoraires, paiement de facture et remboursement s'inscrit à côté de la facture qui lui correspond, sans ressaisie. Vous continuez de facturer depuis QuickBooks Online comme aujourd'hui. Votre représentant RapidCents vous guidera dans la configuration selon votre édition.

Vous conservez l'historique en l'exportant avant la fermeture de l'ancien compte et en procédant dans un ordre planifié. Listez cartes enregistrées, autorisations, échéanciers récurrents, factures ouvertes et remboursements en attente, testez une vente, un remboursement et un dépôt sur le nouveau compte, puis faites fonctionner les deux un temps. Les cartes enregistrées ne passent d'un processeur à l'autre que si les deux fournisseurs y consentent; soyez prêt à demander aux clients de réautoriser.

Un cabinet de services professionnels au Canada peut offrir les cartes de crédit Visa, Mastercard et American Express, le débit Interac pour les paiements en personne et les paiements bancaires par virement électronique ou débit préautorisé, les paiements par carte étant réglés en CAD. Honoraires et liens de facture peuvent être payés par carte de crédit, tandis que le DPA convient à des honoraires récurrents avec un accord signé. Votre représentant RapidCents vous guidera dans la liste de votre cabinet avant que vous la présentiez à vos clients.

Envoyez l'acompte par lien de paiement avec la lettre de mandat, pour que le client paie à la signature. Contrats et signatures électroniques peut saisir la signature et prendre l'acompte ensemble, ou Facturation peut émettre une facture d'acompte avec un lien. Inscrivez l'acompte au projet, précisez dans le contrat s'il est remboursable et remboursez le paiement d'origine si le travail ne commence jamais. Les avances détenues en fiducie suivent d'abord les règles de votre organisme de réglementation.

Prélevez les honoraires selon l'échéancier avec Paiements récurrents et facturez le travail supplémentaire à part avec Facturation, pour que chacun figure sur sa propre ligne. Le client autorise la carte enregistrée pour le seul montant des honoraires. Le travail supplémentaire a sa propre facture et son lien de paiement; le client voit donc le montant avant de payer, et la finance associe les deux au même dossier client.

Créez la facture dans Facturation avec votre image de marque et envoyez son lien de paiement par courriel ou texto; le client peut le transmettre à ses comptes fournisseurs. Ajoutez une date d'expiration quand la facture a un délai de paiement, et suivez son statut du brouillon au paiement. Si votre logiciel comptable émet la facture, envoyez un lien de paiement RapidCents et inscrivez le paiement dans ce logiciel.

Envoyez chaque solde d'étape par lien de paiement une fois que le client a accepté le livrable, par courriel ou texto. Un client qui préfère payer par téléphone peut donner sa carte au personnel, qui la saisit dans le Terminal virtuel avec vérifications AVS et CVV; un lien, toutefois, évite que le numéro soit dicté. Conservez la preuve d'acceptation avec la facture, car on répond à une contestation d'étape avec elle.

Remboursez le paiement d'origine, puis inscrivez une note de crédit correspondante au même contrat de service dans votre logiciel comptable, afin que le prélèvement et le remboursement restent liés. Le remboursement figure dans vos rapports de transactions et de règlement, ce qui permet à la personne qui fait le rapprochement de le relier au prélèvement d'origine. Ne clôturez le mois qu'une fois le remboursement, la note de crédit et la référence du contrat concordants.

Le MCC 8999, services professionnels non classés ailleurs, est couramment associé à ce type d'entreprise. Nous établissons avec vous la catégorie de commerçant à l'intégration, selon ce que votre cabinet vend réellement. Un cabinet dont le service principal a sa propre catégorie, comme le droit ou la comptabilité, peut être classé dans celle-ci; décrivez donc fidèlement vos services dans votre demande.