Concilie transacciones, depósitos y registros contables
La conciliación de RapidCents está diseñada para contralores y contadores que relacionan el estado de cuenta bancario con el libro de ventas y luego tienen que explicar la diferencia. La conciliación falla por el momento de los movimientos más a menudo que por los totales. Las ventas se cuentan cuando ocurren, los depósitos llegan después, las comisiones se deducen en algún punto intermedio, y la brecha entre las tres cosas es en lo que un cierre de mes gasta su tiempo. La solución es un detalle a nivel de depósito que vincule cada liquidación con las transacciones que contiene.
- Especialistas en pagos
- Precios de intercambio más margen
- Migración guiada
- Soporte posterior al lanzamiento
Para quién es esta solución
Controladores financieros y contadores
Quien relaciona el estado de cuenta bancario con el libro de ventas y luego tiene que explicar la diferencia.
Operadores multicanal
Ventas en mostrador, en línea e ingresadas manualmente que se liquidan a ritmos distintos en la misma cuenta.
Comercios con software de contabilidad
Donde el formato de exportación decide si el mes toma una hora o una semana.
Desafíos comunes
Fecha del lote frente a fecha de registro
Una venta del último día del mes puede liquidarse en el siguiente. Sin el detalle del lote, parece un depósito faltante.
Depósitos netos
Un depósito que llega neto de comisiones no equivale a las ventas que representa, y la diferencia debe atribuirse línea por línea, no estimarse.
Totales de canal contados de forma distinta
Dos sistemas que informan ventas pero tratan de forma distinta los reembolsos, las propinas o los límites del día no coincidirán, y ninguno está equivocado.
El enfoque de RapidCents
Parta del depósito y no del total de ventas, porque el banco es el punto fijo.
Abra el detalle del depósito para ver de qué lote proviene y qué se dedujo.
Separe los canales, ya que las ventas en persona, en línea e ingresadas manualmente se informan y se liquidan de forma distinta.
Exporte con las columnas de comisiones (intercambio, cargos de la red de tarjetas y comisión del procesador) para que la deducción quede explicada y no supuesta.
Programe la exportación para que el archivo llegue el día en que empieza el cierre, en lugar de que alguien inicie sesión para generarlo.
Capacidades recomendadas
Detalle a nivel de depósito
Cada liquidación vinculada a las transacciones que la componen, con las comisiones deducidas indicadas junto a ella.
Desglose por canal
Totales en persona, en línea e ingresados manualmente separados dentro del mismo informe.
Exportación de detalle de comisiones
Intercambio, cargos de la red de tarjetas y comisión del procesador en columnas separadas, para que el costo sea auditable a nivel de transacción.
Exportaciones contables
Salida en CSV y PDF para importar en sistemas contables, con filtros guardados como definiciones de informe reutilizables.
Entrega programada
Informes enviados por correo electrónico cada semana o a fin de mes de forma automática, para que el cierre no empiece con una descarga manual.
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Enfoque de implementación
Mapee el cierre
Establezca qué informes necesita realmente el mes y quién los lee, antes de configurar nada.
Configure las exportaciones
Rangos de fechas, filtros de canal y columnas de comisiones guardados como plantillas en lugar de reconstruirlos cada período.
Pruebe con un mes cerrado
Ejecute la nueva exportación con un período ya conciliado, para que cualquier discrepancia esté en el informe y no en los libros.
Automatice y revise
Programe la exportación y compare el primer ciclo automático con una descarga manual.
Lo que no cambia
Su software de contabilidad
Las exportaciones se importan en el sistema que ya utiliza. La conciliación mejora los datos de entrada, no el libro mayor.
Su proceso de cierre
La secuencia que sigue su equipo de finanzas se mantiene. Lo que cambia es cuánto de ella se dedica a localizar detalles.
El tiempo de liquidación en sí
Los lotes se liquidan y las cuentas elegibles reciben fondos al día siguiente. Los informes hacen visible el tiempo; no lo cambian.
Tarjetas, monedas y liquidación en Estados Unidos
Lo que acepta una cuenta de RapidCents en Estados Unidos, la moneda en que liquida y cuándo llega el dinero.
Tarjetas y métodos de pago aceptados
Tarjetas Visa, Mastercard, American Express, Discover, UnionPay y Diners Club de cualquier país, además de débito con PIN, Apple Pay, Google Pay y pagos bancarios ACH, en una sola cuenta de comerciante.
Más de 137 monedas, liquidadas en USD
Acepte más de 137 monedas de clientes de todo el mundo y reciba cada depósito en USD, directamente en su cuenta bancaria de EE. UU.
Fondos al siguiente día hábil y conciliación
Los lotes se cierran cada noche y los depósitos llegan el siguiente día hábil, según los horarios de corte y la elegibilidad, con informes por depósito en un solo panel de RapidCents.
Preguntas frecuentes
¿Por qué mi depósito no coincide con mis ventas?
Tres razones comunes: comisiones deducidas antes del depósito, un lote que cerró después del límite del día y reembolsos compensados en la misma liquidación. El detalle del depósito muestra cuál de las tres aplica, en lugar de dejarlo a la deducción.
¿Puedo obtener el desglose de comisiones por transacción?
Sí. La exportación del detalle de comisiones incluye intercambio, cargos de la red de tarjetas y comisión del procesador en columnas separadas, lo que hace verificable el cálculo de la tarifa efectiva en lugar de ser un resumen en el que hay que confiar.
¿Cómo manejo una venta y su reembolso en meses distintos?
El reembolso se liquida en el período en que se procesó, con su propio lote. El detalle a nivel de depósito lo vincula con la transacción original, de modo que ambos se concilian a través del límite del período en lugar de netearse en una sola cifra.
¿Las exportaciones funcionan con QuickBooks o Xero?
Los informes se exportan en CSV y PDF para importarlos en sistemas contables. El trabajo práctico es acordar la correspondencia una vez y guardarla como definición de informe, para que el formato no cambie entre períodos.
¿Puede el equipo de finanzas tener acceso sin verlo todo?
Sí. Los roles son independientes (cajero, gerente y administrador) y hay registros de auditoría, de modo que un contador puede tener acceso a los informes sin permisos de reembolso.
¿Qué hace que las propinas se concilien mal?
Las propinas agregadas en el dispositivo después de capturar el monto de la venta, y las propinas asignadas a la cuenta equivocada del libro mayor en una configuración integrada. La primera aparece como un total de lote distinto del total del POS; la segunda solo se ve en el libro mayor.
¿Cómo debe investigar finanzas un pago sin conciliar?
Parta del depósito y no del total de ventas, ya que el banco es el punto fijo, y retroceda hasta el lote y las transacciones que contiene. Como cada liquidación está vinculada a sus transacciones, la diferencia se atribuye línea por línea en lugar de estimarse.
¿Mejores informes cambian cuándo llegan los depósitos?
No. Los informes hacen visible el tiempo de liquidación, pero no lo cambian: un lote cerrado después del límite del día sigue llegando en un depósito posterior, y el detalle del depósito muestra qué ventas incluyó.
¿Por qué se mantienen separados los totales en persona, en línea e ingresados manualmente?
Porque cada canal informa y se liquida de forma distinta. Las ventas en mostrador, en línea e ingresadas manualmente pueden llegar a la misma cuenta a ritmos distintos, así que un solo total combinado oculta de qué canal proviene una diferencia, mientras que los totales separados en un solo informe la muestran.
Dé el siguiente paso
Hable con un especialista de RapidCents
El Análisis de comisiones de RapidCents lee un estado de cuenta de procesamiento y muestra el intercambio por separado del margen. Cargue un estado de cuenta para obtener un desglose inmediato, o abra una cuenta de comerciante y comience a aceptar pagos en una sola cuenta.
- Sin compromiso
- Especialistas en pagos, no un centro de llamadas
- Carga segura del estado de cuenta
