Procesamiento de pagos para clínicas médicas

Busque un proveedor que pueda enviar el saldo exacto por enlace de pago, llevar su número de factura o de estado de cuenta con el pago, aceptar pagos parciales y reembolsar a la tarjeta original. Con RapidCents, el personal envía el enlace por correo o texto cuando la aseguradora o el plan de beneficios procesó el reclamo, y el paciente paga desde un teléfono o una computadora. Si el reclamo se reprocesa, el personal cancela el enlace abierto y envía otro por el monto corregido. El reclamo y la parte del paciente quedan en el software de su consultorio, donde el personal registra cada pago por su número de referencia.

Una clínica necesita tres maneras de cobrar los servicios sin seguro antes de la visita o durante ella: una terminal en recepción, enlaces de pago enviados al agendar y facturas para un empleador, una aseguradora o un despacho legal que pidió un informe. Cobre un cargo que el paciente o el solicitante conoció de antemano y mantenga genéricas las descripciones del recibo, como “Cargo por servicio sin seguro”. Si un paciente cancela dentro de su política, un gerente reembolsa el pago a la tarjeta original. Su equipo de facturación decide qué tiene seguro; el pago solo cobra el cargo que usted fije.

Un plan de pagos recurrentes de pacientes necesita el acuerdo escrito del paciente, antes del primer cargo, sobre el total, el monto de cada cargo, las fechas, la tarjeta que se guardará y cómo cancelar. Ese acuerdo es también su permiso para guardar la tarjeta. Busque en un proveedor de pagos almacenamiento de tarjetas tokenizado, aviso antes de cada cargo, reintentos automáticos y un servicio de actualización de tarjetas vencidas o reemitidas, lo que ofrece Pagos recurrentes de RapidCents. El plan cobra dinero que el paciente ya debe; no es un préstamo.

Dé a cada persona su propio usuario y solo el acceso que su puesto requiere. Una configuración común permite que la recepción tome pagos en terminal, envíe enlaces de pago y digite pagos por teléfono, mientras que solo un gerente puede emitir reembolsos o anular transacciones. Los permisos por rol de RapidCents en la terminal virtual y el panel de control del comercio aplican esa división, y el registro de auditoría muestra quién hizo qué cuando la hoja del día no cuadra. Revise los roles cuando alguien se va o cambia de puesto.

Un consultorio médico en Estados Unidos puede cobrar al registrarse el paciente con tarjeta Visa, Mastercard, American Express o Discover, con débito con PIN donde sea compatible, o con una tarjeta HSA o FSA que presente el paciente. Las opciones remotas son enlaces de pago, pagos digitados por teléfono, cargos recurrentes a tarjeta para planes con consentimiento y pagos ACH donde estén habilitados. Los depósitos se liquidan en dólares estadounidenses. Su representante de RapidCents configura los métodos de su consultorio, y la cobertura la decide el plan de salud del paciente, no el método de pago.

Sí. Un recibo de tarjeta comprueba el pago, no el tratamiento, así que puede mostrar el nombre de su clínica, la fecha, el monto, el método de pago y un número de estado de cuenta sin nada clínico. En RapidCents, los campos de descripción y referencia de enlaces y facturas llevan lo que el personal escriba, así que fije una regla: solo números de cuenta o de estado de cuenta, nunca un diagnóstico, procedimiento o especialidad. El recibo detallado que un paciente envía a su aseguradora sale del software de su consultorio. Su representante le mostrará cómo aparece el nombre de su negocio en los estados de cuenta de tarjeta de los pacientes.

Ningún procesador es el mejor para todas las clínicas: el adecuado es aquel cuya cotización escrita y flujo de trabajo se ajustan al suyo. Revise cómo maneja cada uno los saldos después del seguro, los cargos sin seguro y los planes de pagos; cuánto paga en intercambio, margen y equipo; cómo los reportes de liquidación coinciden con su hoja del día; qué soporte recibe; y qué permite el software de su consultorio. Si compara software de cobro a pacientes, pregunte qué procesador está detrás y luego compare cotizaciones escritas basadas en sus propios estados de cuenta.

Los costos de tarjeta de una clínica tienen tres partes: el intercambio de cada tarjeta, que depende del tipo de tarjeta y de si se acercó, se digitó o se pagó en línea; el margen; y los cargos por equipo o servicios. Con intercambio más margen de RapidCents, el intercambio se traslada al costo, el margen proviene de su Fee Schedule y el acuerdo es mes a mes sin plazo fijo. Las tarjetas acercadas o insertadas en recepción suelen tener menor intercambio que los enlaces de pago, los pagos por teléfono y los cargos a tarjetas guardadas. Su Fee Schedule indica cómo se cobran reembolsos y disputas; cargue un estado de cuenta en Fee Check para ver esa división con su proveedor actual y compárela con una cotización escrita.

RapidCents se integra con muchas plataformas importantes mediante APPIE y RapidBridge, y RapidBridge funciona con Jane App, Cliniko y SimplePractice. La mejor opción para TELUS CHR o Accuro EMR depende del proveedor y la versión. Dígale a su representante de RapidCents qué edición usa y le mostrará cómo se conectan pagos, recibos y números de factura. Mientras tanto, el personal puede registrar cada pago en la factura del EMR por su número.

Haga que cada cargo sea reconocible y acordado, y mantenga los números de tarjeta fuera de sus propios sistemas. Use consentimiento escrito para tarjetas guardadas y planes, un nombre de negocio que los pacientes reconozcan en sus estados de cuenta, un recibo por cada pago y una política de reembolsos publicada. En RapidCents, Tokenización de pagos y la Bóveda segura de tarjetas guardan los números de tarjeta para que el software de su consultorio no tenga que hacerlo, los permisos por rol deciden quién puede digitar o reembolsar una tarjeta, y Disputas y Protección contra contracargos reúne alertas, pruebas y plazos de respuesta. Ninguna herramienta puede prometer ganar una disputa, y la seguridad de las tarjetas no sustituye sus obligaciones de privacidad de la salud.

Exporte sus registros de facturación antes de cambiar nada y luego pruebe la nueva cuenta antes de pasar pagos reales. Eso incluye reportes de transacciones, reembolsos y disputas de su proveedor actual, además de una lista de tarjetas guardadas, planes de pagos activos, enlaces abiertos y reembolsos pendientes. En RapidCents, haga primero una venta, un reembolso, un enlace y un cargo programado. Una migración de tarjetas entre procesadores solo ocurre si ambos proveedores la aprueban; si no es posible, los pacientes con planes activos dan de nuevo su tarjeta y su consentimiento. Mantenga abierta la cuenta anterior hasta que terminen sus disputas y reembolsos.

El MCC 8099, servicios médicos y profesionales de la salud no clasificados en otra parte, se asocia comúnmente con clínicas de salud generales. Su representante de RapidCents define con usted la categoría correcta según lo que su clínica realmente hace, ya que las redes de tarjetas también definen códigos más específicos para algunos tipos de consultorio, como consultorios de médicos y odontológicos. Describa sus servicios con exactitud al solicitar, incluidos los productos que venda.