Politique de connaissance du client et de lutte contre le blanchiment d’argent

RapidCents doit savoir pour qui elle traite des paiements. La présente politique explique ce qui est vérifié lorsqu’une entreprise demande un compte marchand, ce qui est vérifié au sujet des personnes qui la détiennent et la dirigent, pourquoi la loi et les réseaux de cartes l’exigent, ce qui se poursuit tant que le compte demeure ouvert, et ce que RapidCents peut faire lorsque la vérification échoue ou que les renseignements au dossier ne correspondent plus à l’entreprise. Elle explique aussi une chose facile à mal interpréter : il existe des déclarations que la loi interdit à RapidCents de révéler au commerçant.

1. Pourquoi un fournisseur de paiement doit vous vérifier

RapidCents ne demande pas vos documents constitutifs ni les pièces d’identité de vos propriétaires par curiosité. Elle est une entité déclarante réglementée, et les réseaux de cartes ainsi que sa banque acquéreuse l’exigent également. Aucun compte ne peut être ouvert sans cette vérification.

L’ouverture d’un compte marchand n’est pas seulement une décision commerciale. RapidCents est inscrite auprès du Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada (« CANAFE ») à titre d’entreprise de services monétaires en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la « LRPCFAT »), et auprès de la Banque du Canada à titre de fournisseur de services de paiement en vertu de la Loi sur les activités associées aux paiements de détail. L’article H.3 de l’Entente de services consigne ces deux inscriptions. Une entité déclarante assume ses propres obligations en matière d’identification des clients, de bénéficiaires effectifs, de tenue de registres, de surveillance des opérations, de filtrage des sanctions et de déclaration, et il est impossible d’y renoncer par entente entre RapidCents et un commerçant.

Trois sources d’obligation s’appliquent, et elles atteignent le commerçant où qu’il se trouve. La première est législative : la LRPCFAT et ses règlements régissent ce que RapidCents doit vérifier, consigner et déclarer à titre d’entité déclarante canadienne. La deuxième tient aux Règles des réseaux — les règles d’exploitation de Visa, Mastercard, American Express, Discover, Diners Club et Interac —, qui obligent un acquéreur et son processeur à identifier et à souscrire chaque commerçant qu’il accepte, à tenir cette identification à jour et à retirer un commerçant qu’il ne peut identifier. La troisième est contractuelle : RapidCents soumet les Transactions par l’entremise de son Acquéreur, Elavon, comme le consigne l’article A.2 de l’Entente de services, et l’Acquéreur impose ses propres exigences d’identification et de diligence raisonnable aux commerçants que RapidCents intègre.

Le commerçant assume ses propres obligations, distinctes de celles-là. L’article H.3e) de l’Entente de services oblige le commerçant à respecter la LRPCFAT et ses règlements dans la mesure où ils lui sont applicables, ainsi que la législation équivalente de tout autre territoire où il exerce ses activités, y compris le Bank Secrecy Act et le USA PATRIOT Act aux États-Unis. Rien de ce que vérifie RapidCents ne libère le commerçant de sa propre obligation de conformité, et rien dans la présente politique ne constitue une conclusion selon laquelle un commerçant y satisfait.

C’est pourquoi la vérification est une condition du compte et non une formalité qui s’y ajoute. L’article B.1.3 de l’Entente de services énonce l’autorisation que donne le commerçant : RapidCents peut, directement ou par l’entremise de tiers, effectuer toute vérification qu’elle juge nécessaire pour valider l’identité du commerçant et évaluer le risque de son entreprise, notamment obtenir un rapport de solvabilité, valider des renseignements auprès de bases de données de tiers et demander des documents additionnels; et elle peut obtenir en tout temps des rapports de solvabilité commerciaux et personnels concernant le commerçant, y compris ceux de ses dirigeants, de ses bénéficiaires effectifs et de ses cautions. L’article 3 précise comment cette autorisation est rédigée et quelle partie de celle-ci vise quelles personnes.

2. Portée de la présente politique et articulation avec l’Entente de services

La présente politique décrit le programme de connaissance du client et de lutte contre le blanchiment d’argent de RapidCents tel qu’il s’applique aux commerçants et aux demandeurs : qui est vérifié, ce qui est recueilli, quel filtrage est effectué, ce qui se poursuit pendant que le compte est ouvert, et ce que RapidCents peut faire en cas de défaillance. Elle s’applique dès la présentation d’une demande, tant que le compte demeure ouvert, et pendant la période subséquente durant laquelle les documents doivent être conservés.

Elle n’est pas un programme de conformité et n’en expose aucun. Les règlements de la LRPCFAT obligent une entité déclarante à se doter d’un programme et en prescrivent le contenu : un agent de conformité désigné, des politiques et procédures écrites, une évaluation des risques documentée, un programme de formation et un examen périodique de l’efficacité du programme. Il s’agit là d’exigences que la législation impose à une entité déclarante et non d’engagements que prend la présente page, et c’est l’article H.3 de l’Entente de services qui les rattache à RapidCents : il consigne l’inscription auprès du CANAFE qui fait de RapidCents une entité déclarante, ainsi que la reconnaissance par le commerçant que RapidCents assume de ce fait ses propres obligations en matière d’identification des clients, de propriété effective, de tenue de registres, de surveillance des opérations, de filtrage des sanctions et de déclaration. Un programme de cette nature est examiné par un organisme de réglementation plutôt que publié aux commerçants, et ce qui est publié ici en est la partie qui touche directement le commerçant.

Elle ne vise pas le titulaire de carte. Le titulaire de carte est identifié par sa propre banque émettrice et non par RapidCents, et rien dans la présente politique n’oblige un commerçant à vérifier l’identité de ses propres clients au-delà de ce que les Règles des réseaux, la Politique d’utilisation acceptable et le droit applicable lui imposent déjà.

En cas de divergence entre la présente politique et l’Entente de services, cette dernière prévaut. La présente politique décrit la façon dont RapidCents exerce des droits que l’Entente lui confère déjà — principalement l’article B.1.3 (vérification et souscription), l’article F.7 (communication de renseignements sur demande), l’article H.1 (changements que vous devez nous signaler), l’article H.3 (sanctions, lutte contre le blanchiment d’argent et contrôle des exportations) et l’article H.4 (registres, vérification et demandes de renseignements) — sans y ajouter ni les restreindre. Le traitement des renseignements personnels recueillis en vertu de la présente politique est décrit dans la Politique de confidentialité; les entreprises pour lesquelles RapidCents traite ou refuse de traiter des paiements sont énoncées dans la Politique d’utilisation acceptable.

3. Ce qui est recueilli, et auprès de qui

Deux ensembles de renseignements : l’un sur l’entreprise, l’autre sur les personnes qui la détiennent, la dirigent ou signent pour elle. Il s’agit surtout de documents — pour l’essentiel, les mêmes que ceux qu’une banque demande à l’ouverture d’un compte d’entreprise.

RapidCents recueille deux catégories de renseignements à l’ouverture du compte : ceux qui identifient l’entreprise en tant que personne morale, et ceux qui identifient les personnes physiques qui la détiennent, la contrôlent, la dirigent ou signent pour elle. Ce qui est demandé varie selon le type d’entité, le pays d’exploitation, le modèle d’affaires et la cote de risque attribuée au compte; les tableaux ci-dessous décrivent donc l’ensemble usuel plutôt qu’une liste fixe et exhaustive.

L’identité est vérifiée et non simplement recueillie, et il s’agit d’une exigence et non d’une préférence. Les règlements de la LRPCFAT ne permettent pas à une entité déclarante de tenir un nom inscrit sur un formulaire pour une identification : ils exigent que l’identité d’une personne physique soit vérifiée par l’une des méthodes qu’ils prescrivent — l’examen d’une pièce d’identité avec photo délivrée par un gouvernement, authentique, valide et à jour; le recours aux renseignements d’un dossier de crédit existant depuis la période prescrite; ou la méthode dite du double procédé, qui repose sur des renseignements provenant de deux sources fiables et indépendantes. Laquelle de ces méthodes est disponible dans un cas donné est fixé par les règlements et dépend des documents fournis ainsi que du lieu où se trouve la personne. L’exigence vise le bénéficiaire effectif au même titre que l’administrateur ou le signataire autorisé : les règlements exigent que les renseignements sur la propriété effective soient obtenus et que des mesures raisonnables soient prises pour en confirmer l’exactitude, ce dont traite l’article 4.

L’article B.1.3 de l’Entente de services constitue l’autorisation des vérifications que cela suppose, et il fait deux choses plutôt qu’une. Il permet à RapidCents, directement ou par l’entremise de tiers, d’effectuer toute vérification qu’elle juge nécessaire pour valider l’identité du commerçant et évaluer le risque de son entreprise, ce qui peut comprendre l’obtention d’un rapport de solvabilité, la validation de renseignements auprès de bases de données de tiers ou la demande de documents additionnels. Il autorise ensuite séparément RapidCents à obtenir en tout temps des rapports de solvabilité commerciaux et personnels concernant le commerçant, et c’est cette seconde autorisation, et non la première, qui nomme les dirigeants, les bénéficiaires effectifs et les cautions. C’est là la conséquence pour le commerçant : ce qui est demandé à l’ouverture du compte l’est parce qu’un document doit être examiné ou un registre consulté, et non parce qu’un formulaire comporte un champ.

Recueilli au sujet de l’entreprise

Renseignement	Motif de l’exigence
Dénomination sociale, nom commercial ou d’exploitation, et nom que le Client voit sur son relevé	L’identité de l’entité intégrée, et l’obligation relative au descripteur de relevé prévue à l’article G.5 de l’Entente de services.
Type d’entité, territoire de constitution, numéro de constitution ou d’enregistrement, et documents constitutifs	La confirmation que l’entité existe et qu’elle est bien ce qu’elle déclare être. Les règlements de la LRPCFAT exigent que l’existence d’une entité soit confirmée au moyen d’un document constatant sa constitution.
Siège social, principal établissement et adresse à partir de laquelle l’entreprise exerce réellement ses activités	Un siège social à lui seul n’établit pas le lieu où une entreprise exerce son commerce.
Numéro d’entreprise et numéros d’inscription fiscale, y compris l’inscription à la TPS/TVH ou à la TVQ et un numéro d’identification de contribuable des États-Unis, le cas échéant	Exigés en vertu de l’article H.2 de l’Entente de services et utilisés pour confirmer l’entité auprès des registres de l’autorité compétente.
Une description de ce qui est vendu, de la manière dont c’est vendu, des pays visés, des canaux de vente utilisés, du montant moyen et maximal par Transaction et du volume mensuel prévu	Cette description définit ce que le compte est autorisé à traiter, comme le prévoit la clause 7 de la Politique d’utilisation acceptable, et elle sert de fondement à la souscription, à la tarification et à la surveillance du compte.
Sites Web, domaines, applications mobiles et vitrines par lesquels l’entreprise vend	Les Règles des réseaux exigent que la surface de vente soit identifiée et examinée, et non simplement déclarée.
Permis, licences, enregistrements et autorisations nécessaires à l’exercice des activités	Certaines catégories ne peuvent être approuvées sans un tel document. La clause 8 de la Politique d’utilisation acceptable permet à RapidCents d’exiger la preuve qu’un permis demeure valide.
Renseignements financiers, pouvant comprendre des états financiers, des relevés bancaires et l’historique de traitement antérieur	La souscription et l’exposition au risque, et l’appréciation de la cohérence entre les volumes déclarés et l’entreprise décrite.
Le compte de versement, détenu au nom de l’entreprise auprès d’une institution financière canadienne	L’article C.6.1 de l’Entente de services. Le règlement vers un compte détenu sous un nom autre que celui du commerçant constitue une typologie reconnue de blanchiment d’argent et n’est pas permis.

Tous les éléments ne sont pas exigés de chaque demandeur. Une entreprise individuelle n’a pas de document constitutif ni de bénéficiaire effectif autre que le propriétaire; une entreprise qui ne vend qu’en personne n’a aucun domaine à examiner.

Recueilli au sujet des administrateurs, des bénéficiaires effectifs, des signataires autorisés et des cautions

Renseignement	Motif de l’exigence
Nom légal complet, date de naissance, adresse résidentielle et profession	Les renseignements identificatoires que les règlements de la LRPCFAT prescrivent pour une personne physique.
Pièce d’identité délivrée par un gouvernement, ou l’une des méthodes de vérification de rechange décrites ci-dessus	La vérification, qui se distingue de la collecte. Un nom inscrit sur un formulaire n’est pas une identification.
La nature et le pourcentage de la participation ou du contrôle de la personne, directs et indirects	Voir l’article 4.
Le poste occupé : administrateur, dirigeant, signataire autorisé ou personne autorisée à agir à l’égard du compte	Le contrôle ne se confond pas toujours avec la propriété, et les règlements de la LRPCFAT exigent que les administrateurs et les personnes exerçant des responsabilités de haute direction soient consignés, qu’ils détiennent une participation ou non.
Le consentement à l’obtention d’un rapport de solvabilité personnel, lorsqu’un tel rapport est obtenu	Autorisé à l’article B.1.3 de l’Entente de services, qui vise les dirigeants, les bénéficiaires effectifs et les cautions.
Lorsqu’un cautionnement personnel est consenti, les renseignements identificatoires de la caution	L’article F.11 de l’Entente de services. Un cautionnement donné par une personne non identifiée ne garantit rien.

RapidCents peut également s’enquérir de la provenance des fonds qui transitent par le compte et de l’origine du patrimoine du commerçant lorsque la cote de risque attribuée au compte l’exige. L’article H.3 de l’Entente de services oblige le commerçant à fournir les renseignements sur la provenance des fonds sur demande, dans le délai que fixe RapidCents.

4. La propriété effective et la raison d’être d’un seuil

RapidCents doit connaître les personnes réelles derrière l’entreprise, et pas seulement l’entreprise. Toute personne qui détient ou contrôle vingt-cinq pour cent ou plus, directement ou indirectement, doit être identifiée. Si personne n’atteint vingt-cinq pour cent, ce sont les administrateurs et les cadres supérieurs qui sont consignés.

Une société est une personne morale, et une personne morale peut être créée rapidement, à peu de frais et de façon répétée. Vérifier uniquement l’entité ne dirait donc rien de qui profite réellement du compte. Les règlements de la LRPCFAT obligent une entité déclarante à obtenir des renseignements sur la propriété effective d’une entité avec laquelle elle établit une relation d’affaires et à prendre des mesures raisonnables pour en confirmer l’exactitude.

Le seuil est de vingt-cinq pour cent (25 %). RapidCents identifie chaque personne physique qui détient ou contrôle, directement ou indirectement, vingt-cinq pour cent ou plus du commerçant — de ses actions, de ses participations ou de ses droits de vote —, que cette participation soit détenue par une seule prise de participation ou par une chaîne de participations. Le même pourcentage figure à l’article H.1a) de l’Entente de services, qui oblige le commerçant à signaler à RapidCents tout changement dans la propriété juridique ou effective, directe ou indirecte, de vingt-cinq pour cent ou plus, que ce soit par une seule opération ou par une série d’opérations.

Un seuil existe parce que l’absence de seuil échoue dans les deux sens. Sans seuil, une société à actionnariat dispersé ne pourrait tout simplement pas être intégrée; avec un seuil très bas, l’exercice recueille des noms sans produire de renseignement sur le contrôle. Vingt-cinq pour cent est le pourcentage que les règlements de la LRPCFAT fixent pour la propriété effective d’une société ou d’une autre entité, et RapidCents applique ce pourcentage plutôt qu’un seuil de son cru.

La propriété est retracée le long de la chaîne plutôt qu’arrêtée à la première société. Lorsque les actions du commerçant sont détenues par une autre entité, RapidCents identifie les personnes derrière cette entité et remonte la chaîne de propriété jusqu’à atteindre des personnes physiques. Une fiducie est traitée de la même manière : les fiduciaires, les bénéficiaires connus et les constituants sont identifiés. C’est pourquoi un demandeur doté d’une structure de sociétés de portefeuille se voit demander davantage qu’un demandeur comptant deux actionnaires individuels : c’est le nombre de paliers, et non la taille de l’entreprise, qui détermine le travail à faire.

Lorsque aucune personne n’atteint le seuil — cas d’une société à actionnariat dispersé, d’une coopérative ou d’un organisme sans but lucratif —, RapidCents consigne les administrateurs et les personnes exerçant des responsabilités de haute direction, comme les règlements le prévoient. Lorsque les renseignements sur la propriété effective ne peuvent être obtenus, ou que RapidCents ne peut en confirmer l’exactitude par des mesures raisonnables, les règlements exigent que la relation d’affaires soit traitée comme présentant un risque élevé et que des mesures accrues soient appliquées. Il s’agit d’une cote et non d’une accusation, et cela est indiqué ici parce qu’un commerçant à qui l’on pose d’autres questions après la remise d’un organigramme de propriété complexe a le droit d’en connaître la raison.

5. Filtrage des sanctions et des personnes politiquement vulnérables

Les noms sont comparés aux listes de sanctions ainsi qu’aux listes des personnes occupant une charge publique importante et de leurs proches. Une correspondance n’est pas une accusation : la plupart sont fausses et se dissipent en confirmant une date de naissance. Une correspondance réelle, en revanche, ne laisse à RapidCents aucune marge de manœuvre.

L’entreprise, ses administrateurs, ses dirigeants, ses bénéficiaires effectifs, ses sociétés affiliées et les personnes autorisées à l’égard du compte font l’objet d’un filtrage au regard des listes de sanctions avant l’ouverture du compte, puis de nouveau pendant qu’il est ouvert, car une inscription peut viser à tout moment une personne qui ne l’était pas au moment de l’approbation.

Les listes visées par le filtrage sont celles qu’énumère l’article H.3 de l’Entente de services. Au Canada : les personnes inscrites en vertu de la Loi sur les mesures économiques spéciales, de la Loi sur la justice pour les victimes de dirigeants étrangers corrompus (loi de Sergueï Magnitski), de la Loi sur les Nations Unies et de ses règlements d’application, ainsi que les inscriptions d’entités terroristes prévues au Code criminel. Ailleurs : les listes tenues par l’Office of Foreign Assets Control du département du Trésor des États-Unis, notamment la Specially Designated Nationals and Blocked Persons List, ainsi que les inscriptions du Conseil de sécurité des Nations Unies, de l’Union européenne et du Royaume-Uni. Une personne détenue ou contrôlée par une personne inscrite est traitée comme inscrite.

La présente politique ne publie pas de liste des pays pour lesquels RapidCents refuse de traiter des paiements. Les inscriptions de sanctions et la portée des mesures visant un pays changent sans préavis et par voie d’instrument, et une liste reproduite ici serait erronée dès le jour de sa modification. La question de savoir si RapidCents peut soutenir une entreprise qui vend dans un pays donné est tranchée au moment de la demande et, pour un commerçant existant, sur demande par la voie prévue à l’article 13. Ce que fixe l’article H.3c) de l’Entente de services, c’est la règle et non la liste : les Services ne peuvent servir à soumettre, à traiter ou à régler une Transaction, ni à en recevoir les fonds, pour le compte ou au bénéfice d’une personne inscrite, ni dans un pays ou territoire visé par des sanctions globales, en provenance d’un tel pays ou territoire ou mettant celui-ci en cause.

Indépendamment des sanctions, RapidCents effectue les déterminations relatives aux personnes politiquement vulnérables que la LRPCFAT et ses règlements exigent d’elle, dans les cas qu’ils prescrivent. Les catégories définies par la législation sont l’étranger politiquement vulnérable, le national politiquement vulnérable et le dirigeant d’une organisation internationale, ainsi que les membres de leur famille et leurs proches associés visés par les règlements. Être une personne politiquement vulnérable n’est pas un motif d’exclusion et n’emporte aucune imputation de faute : il s’agit d’un statut lié au fait d’occuper ou d’avoir occupé une charge publique importante, et il déclenche les mesures additionnelles prévues par les règlements, lesquelles peuvent comprendre l’établissement de la provenance des fonds et de l’origine du patrimoine en cause ainsi que l’obtention de l’approbation de la haute direction pour ouvrir le compte ou le maintenir ouvert.

Le filtrage produit de fausses correspondances, et il en produit constamment, parce qu’il compare des noms. Un nom répandu déclenchera une correspondance avec une inscription visant quelqu’un d’autre. La plupart des correspondances se dissipent par la confirmation d’une date de naissance ou d’un pays de résidence, ce qui explique en partie la collecte de ces renseignements. Lorsqu’une correspondance n’est pas écartée, RapidCents n’ouvre pas le compte et, si le commerçant est déjà intégré, elle peut agir en vertu de l’article 9. Lorsqu’une inscription s’applique véritablement, RapidCents n’a aucune marge de manœuvre : elle ne peut ni traiter les paiements ni libérer les fonds, quelles qu’en soient les conséquences commerciales pour le commerçant ou pour elle-même.

6. Surveillance continue et raison pour laquelle un commerçant établi est de nouveau sollicité

La vérification n’est pas un guichet que l’on franchit une seule fois. RapidCents a l’obligation légale de tenir votre dossier à jour : un commerçant présent depuis huit ans peut donc se voir demander une nouvelle pièce d’identité ou un organigramme de propriété actualisé. Une telle demande n’indique pas que quelque chose ne va pas.

La vérification à l’ouverture établit qui était le commerçant le jour de sa demande. Les règlements de la LRPCFAT obligent une entité déclarante à exercer une surveillance continue de la relation d’affaires : tenir à jour les renseignements d’identification du client et de propriété effective, réévaluer le risque et détecter les activités incompatibles avec ce qui est connu du client. Cette obligation s’étend sur toute la durée de la relation.

Il en découle qu’un commerçant établi se verra périodiquement demander des documents qu’il a déjà fournis. Une telle demande découle de l’ancienneté du dossier et de la cote de risque qui s’y rattache, et non d’un soupçon. Les règlements exigent que les renseignements soient tenus à jour à une fréquence déterminée par le risque évalué, et plus fréquemment lorsque ce risque est jugé élevé. Le commerçant à qui l’on demande de confirmer de nouveau sa propriété après plusieurs années sans incident se le fait demander parce que le dossier a vieilli.

D’autres événements déclenchent un examen hors du cycle ordinaire : un changement signalé en vertu de l’article H.1 de l’Entente de services, ou dont RapidCents prend connaissance sans en avoir été informée; un changement dans ce qui est vendu ou dans la manière de le vendre; une variation du volume, du montant moyen par Transaction ou de la répartition par pays qui ne correspond pas à l’entreprise décrite au moment de l’approbation; une nouvelle inscription à une liste de sanctions; des renseignements reçus de l’Acquéreur, d’une Association, d’un organisme de réglementation ou d’un Client; et une tendance en matière de rétrofacturations, de remboursements ou de plaintes du type décrit à la clause 8 de la Politique d’utilisation acceptable.

L’article F.7 de l’Entente de services oblige le commerçant à fournir promptement les renseignements demandés, et l’article H.4 exige que les documents soient produits sous une forme utilisable dans les cinq (5) jours de la demande, ou dans tout délai plus court imposé par une Règle des réseaux, par une échéance de demande de pièce justificative ou de contestation, ou par une obligation légale. La clause 8 de la Politique d’utilisation acceptable énonce la même obligation dans ses propres termes. Le défaut de fournir ce qui a été demandé, dans le délai précisé, constitue en soi un motif de suspension en vertu de l’article B.5 de l’Entente de services, indépendamment de l’objet de la demande.

La surveillance est exercée aux fins réglementaires et de gestion du risque propres à RapidCents. Il ne s’agit pas d’un examen mené au bénéfice du commerçant, et le fait que RapidCents n’ait soulevé aucune question ne signifie pas que le commerçant respecte ses propres obligations.

7. Surveillance des opérations et obligations de déclaration

Les paiements sont surveillés à la recherche des tendances que la loi impose à RapidCents de repérer, et une partie de ce qui est constaté doit être déclarée. La déclaration est une obligation légale et non un jugement porté sur vous.

Les Transactions soumises au moyen des Services font l’objet d’une surveillance visant les indicateurs que définissent la LRPCFAT, ses règlements et les directives publiées du CANAFE, ainsi que les tendances que les Règles des réseaux et l’Acquéreur obligent un processeur acquéreur à détecter. La surveillance porte sur les Transactions individuelles et sur le compte dans son ensemble, et elle s’appuie sur ce que le commerçant a déclaré à RapidCents au sujet de son entreprise au moment de l’approbation — d’où le fait que l’article H.1 érige en manquement important tout changement non signalé à cette description.

Les indicateurs sont des tendances et non des verdicts. Sont notamment examinés : les Transactions incompatibles avec le modèle d’affaires, le montant moyen par Transaction ou le volume déclarés; une variation rapide de l’activité sans explication commerciale; le test de cartes; les caractéristiques d’un traitement effectué pour le compte d’un tiers non déclaré, contrairement aux articles B.4g) et H.9 de l’Entente de services; des tendances de remboursements et de rétrofacturations que les biens ou services vendus n’expliquent pas; le fractionnement, c’est-à-dire la division d’un paiement afin qu’il passe sous un seuil; et les Transactions liées à une personne ou à un lieu signalés par le filtrage.

Lorsque le critère applicable est rempli, RapidCents produit les déclarations que la LRPCFAT et ses règlements exigent d’une entité déclarante de son type. Il s’agit notamment de la déclaration d’opération douteuse, lorsqu’il existe des motifs raisonnables de soupçonner qu’une Transaction ou une tentative de Transaction est liée à la perpétration, réelle ou tentée, d’une infraction de recyclage des produits de la criminalité ou d’une infraction de financement des activités terroristes, et de la déclaration de biens appartenant à un groupe terroriste, lorsque des biens en la possession ou sous le contrôle de RapidCents appartiennent à une personne inscrite ou sont contrôlés par elle ou pour son compte. La déclaration est une obligation légale. RapidCents n’a aucune marge de manœuvre lui permettant de s’en abstenir, et un commerçant ne peut lui demander de ne pas la produire.

Une déclaration ne constitue pas une conclusion selon laquelle un commerçant a mal agi. Le critère légal de la déclaration d’opération douteuse est celui des motifs raisonnables de soupçonner, une norme moins exigeante que la croyance et bien moins exigeante que la preuve, et elle est ainsi fixée à dessein : une entité déclarante est une source de renseignements pour une unité du renseignement financier, non un tribunal. L’article 8 précise ce que RapidCents peut et ne peut pas dire au commerçant à ce sujet.

L’article F.7 de l’Entente de services autorise RapidCents à communiquer des renseignements sur un commerçant à l’Acquéreur, aux Associations, aux autorités de réglementation et à d’autres fournisseurs de services financiers lorsque cela est nécessaire à des fins de conformité ou de gestion des risques. L’article 6 de la Politique de confidentialité décrit la même communication du point de vue de la protection des renseignements personnels.

8. Ce que RapidCents ne peut pas vous dire au sujet d’une déclaration

Si RapidCents a produit une déclaration, elle ne vous en informera pas, et dans certains cas la loi le lui interdit. Ainsi, si une explication paraît mince ou qu’un compte demeure restreint sans précision, n’y voyez pas une dérobade ni de la mauvaise foi : c’est peut-être la seule réponse que RapidCents est libre de donner.

Le présent article existe parce que son absence cause un préjudice réel. Le commerçant dont les fonds sont retenus, dont le compte est restreint ou dont les questions reçoivent une réponse dépourvue de détails conclura raisonnablement que RapidCents l’évite. Parfois, elle ne l’évite pas et ne peut pas le dire.

Au Canada, l’article 8 de la LRPCFAT interdit à une personne ou à une entité de dévoiler qu’elle a fait une déclaration en vertu de l’article 7 de cette loi, ou d’en dévoiler le contenu, dans le but de nuire à une enquête criminelle, qu’une telle enquête ait été entreprise ou non. Aux États-Unis, la règle de confidentialité qui s’attache à la déclaration d’activité suspecte prévue par le Bank Secrecy Act est absolue dans son libellé : il est interdit à une institution financière ainsi qu’à ses administrateurs, dirigeants, employés et mandataires de dévoiler l’existence d’une telle déclaration, et cette interdiction vaut même à l’égard de la personne que vise la déclaration.

La position de RapidCents est donc celle qu’une entité déclarante est tenue d’adopter. Elle ne confirme ni n’infirme qu’une déclaration a été faite au sujet d’un commerçant, d’une Transaction ou d’un compte, ni auprès du commerçant ni auprès de quiconque. Elle ne le fait pas sur demande, ni en réponse à une plainte, ni dans une correspondance avec l’avocat ou le comptable d’un commerçant. Si elle s’abstient de confirmer ou d’infirmer plutôt que de répondre au cas par cas, c’est que répondre uniquement lorsque rien n’a été déclaré révélerait du même coup les cas où quelque chose l’a été.

Ce qui en découle mérite d’être dit clairement. Lorsqu’une retenue, une restriction ou une fermeture n’est expliquée qu’en termes généraux, il ne s’agit pas nécessairement d’un pouvoir discrétionnaire mal exercé : c’est peut-être tout ce que la loi permet de dire. L’article H.3 de l’Entente de services consigne la même réalité sous forme contractuelle : RapidCents peut être tenue de refuser ou de retarder une Transaction, de geler des fonds ou d’en refuser la libération, ou encore de restreindre, de suspendre ou de fermer un compte, dans chaque cas sans préavis et, dans certains cas, sans que la loi lui permette d’en informer le commerçant.

Deux limites s’y rattachent. D’abord, le présent article vise les déclarations et leur contenu. Il ne s’étend pas à ce que RapidCents peut légalement expliquer, et RapidCents indiquera au commerçant le motif d’une mesure lorsqu’elle est libre de le faire; l’article C.6.3 de l’Entente de services exige un avis exposant le motif général d’une suspension des versements et, dans la mesure du possible, un échéancier estimatif de libération des fonds. Ensuite, rien ici ne porte atteinte au droit du commerçant de porter plainte en vertu de l’article A.6 de l’Entente de services, d’exercer les droits décrits à l’article 8 de la Politique de confidentialité sous réserve des exceptions que prévoit la législation sur la protection des renseignements personnels elle-même, ou de saisir un tribunal ou un organisme de réglementation. Ces voies demeurent ouvertes, qu’une déclaration ait été faite ou non.

9. Lorsque la vérification échoue ou que le dossier devient périmé

Un échec de vérification n’est pas un phénomène unique, et la réponse ne l’est pas davantage. RapidCents peut retenir un versement, restreindre les fonctions du compte, le suspendre ou le fermer. Ce qu’elle ne fera pas, c’est vous facturer la fermeture : il n’y a aucuns frais d’annulation ni frais de résiliation anticipée, quelle que soit la raison pour laquelle le compte prend fin.

La vérification peut échouer de plusieurs façons distinctes, qui ne s’équivalent pas : le demandeur ne fournit pas ce qui a été demandé; ce qui a été fourni ne peut être validé auprès d’une source indépendante; les renseignements fournis ne concordent pas avec l’entreprise telle qu’elle fonctionne réellement; un bénéficiaire effectif ne peut être identifié ou confirmé; une correspondance de filtrage n’est pas écartée; ou un dossier autrefois complet est devenu périmé parce qu’une demande faite en vertu de l’article 6 est restée sans réponse.

Les mesures dont dispose RapidCents sont celles que l’Entente de services lui confère déjà, et la présente politique n’en ajoute aucune :

• Refuser la demande. RapidCents n’est pas tenue d’ouvrir un compte, et la clause 1 de la Politique d’utilisation acceptable précise que rien ne l’oblige à traiter les paiements d’une entreprise du seul fait que celle-ci n’est pas nommément interdite.
• Retenir ou retarder un versement, ou modifier le calendrier de versement, en vertu de l’article C.6.3 de l’Entente de services, qui range parmi les motifs les exigences de conformité et les enquêtes en cours. Les fonds retenus ne portent pas intérêt au profit du commerçant.
• Exiger ou augmenter une Réserve en vertu de l’article C.7, ou en prolonger la durée de détention.
• Restreindre les fonctions du compte en vertu de l’article H.3 — par exemple en limitant un canal, un type de Transaction, un pays ou un volume — jusqu’au règlement de la situation.
• Refuser ou retarder une Transaction individuelle, ou refuser de libérer des fonds, lorsque l’article H.3 l’exige.
• Suspendre le compte, immédiatement et sans préavis, en vertu de l’article B.5, qui érige en motif exprès le défaut de collaborer à une enquête ou de fournir les renseignements demandés.
• Résilier l’Entente en vertu de l’article F.1.3, lequel vise notamment la communication de renseignements faux, incomplets, inexacts ou trompeurs, le défaut de collaborer ou de fournir les renseignements demandés, et l’obligation d’agir imposée par une loi, un règlement, une ordonnance d’un tribunal ou la demande d’une autorité de réglementation.

Le choix de la mesure dépend de ce qui a échoué. Une demande de document restée sans réponse, chez un commerçant dont le dossier est par ailleurs cohérent, donne ordinairement lieu à un rappel puis, si le silence persiste, à une restriction jusqu’à ce qu’il y soit répondu. Une correspondance de filtrage qui n’est pas écartée, ou une structure de propriété qu’il est impossible de faire remonter jusqu’à des personnes physiques, n’ouvre à aucune réponse graduée : RapidCents ne peut légalement poursuivre le traitement.

La fermeture d’un compte ne coûte rien au commerçant. RapidCents n’exige aucuns frais de résiliation anticipée et n’impose aucune pénalité d’annulation, quelle qu’elle soit, comme le prévoient les articles A.4 et F.1.2 de l’Entente de services, et il en va ainsi que ce soit le commerçant ou RapidCents qui ferme le compte, et quel qu’en soit le motif. Ce que la résiliation n’efface pas, c’est la responsabilité déjà engagée : l’article A.5 maintient la responsabilité du commerçant à l’égard des Transactions traitées avant la résiliation, y compris les rétrofacturations et les remboursements survenant par la suite, et l’article C.7 permet que les fonds en Réserve continuent d’être détenus tant que des responsabilités résiduelles ou une enquête demeurent ouvertes.

L’article F.8a) de l’Entente de services énonce la renonciation qui s’attache à toute mesure prise de bonne foi pour se conformer aux lois et règlements applicables, aux ordonnances des tribunaux ou aux demandes des autorités de réglementation. Lorsqu’une obligation légale impose à RapidCents d’agir, le fait d’agir ne constitue pas un manquement à l’Entente.

10. Changements que vous devez nous signaler

Prévenez RapidCents avant qu’un changement se produise si vous le voyez venir — dix jours à l’avance — et dans les cinq jours si vous ne pouviez pas le prévoir. Nouveau propriétaire, nouveau produit, nouveau pays, nouveau site Web, nouvel administrateur : tout y passe. Le silence est un manquement à l’entente, non un oubli.

La souscription, la tarification, la surveillance et chacune des vérifications décrites ci-dessus reposent sur ce que le commerçant a déclaré à RapidCents. L’article H.1 de l’Entente de services fait du signalement d’un changement à ces faits une obligation assortie d’un délai, et non une simple courtoisie : un avis au moins dix (10) jours avant l’événement lorsque celui-ci relève du contrôle du commerçant ou lui est raisonnablement prévisible, et dans tous les autres cas au plus tard cinq (5) jours après le moment où le commerçant en prend connaissance.

Les événements énumérés à l’article H.1, dans la mesure où ils intéressent la présente politique, sont les suivants :

• Un changement de contrôle, ou un changement dans la propriété juridique ou effective, directe ou indirecte, de vingt-cinq pour cent (25 %) ou plus, par une seule opération ou par une série d’opérations — article H.1a).
• La vente, la location, la cession ou le transfert de la totalité ou d’une partie importante de l’entreprise ou de ses actifs, ou une fusion, un arrangement, un regroupement, une prorogation ou une réorganisation la visant — article H.1b).
• Un changement de dénomination sociale, de siège, de principal établissement, d’administrateurs, de dirigeants ou des personnes déclarées à RapidCents comme bénéficiaires effectifs ou comme titulaires du pouvoir de signature — article H.1i).
• Un changement du type d’entreprise, de la gamme de produits ou de services, du canal de vente, du modèle d’exécution des commandes, du montant moyen par Transaction ou du volume mensuel prévu de Transactions, lorsqu’il est important ou déborde ce pour quoi le compte a été approuvé — article H.1e). La clause 7 de la Politique d’utilisation acceptable exige que cet avis soit donné avant le changement, et non après.
• Toute adresse URL, tout domaine, toute application mobile, toute vitrine, toute dénomination commerciale, tout nom d’exploitation ou tout descripteur de relevé nouveau, modifié ou additionnel — article H.1f).
• La suspension, la révocation, l’expiration, la renonciation ou le non-renouvellement d’un permis, d’une licence, d’une inscription ou d’un agrément nécessaire à l’exercice des activités — article H.1g).
• Toute enquête, mesure d’application, ordonnance, prise d’engagement, pénalité ou demande formelle d’un organisme de réglementation, d’une autorité policière, d’une autorité fiscale, d’une Association, de l’Acquéreur ou d’un autre processeur de paiement, ainsi que l’inscription à un programme de surveillance, de correction ou de commerçants résiliés d’une Association — article H.1h).
• L’insolvabilité, la faillite, la mise sous séquestre, la liquidation, une proposition ou un arrangement avec les créanciers, et tout changement défavorable important de la situation financière — articles H.1c) et H.1d).

L’omission de donner un avis exigé par l’article H.1, de même que la transmission d’un avis faux, incomplet ou trompeur, constitue un manquement important à l’Entente de services. Dès qu’elle prend connaissance de l’un de ces événements, que le commerçant l’ait signalé ou non, RapidCents peut réexaminer la souscription du compte, modifier le calendrier de versement ou retenir des fonds en vertu de l’article C.6.3, exiger ou rajuster une Réserve en vertu de l’article C.7, suspendre le compte en vertu de l’article B.5 et résilier l’Entente en vertu de l’article F.1.3.

Le changement de propriété ou d’entité exploitante est celui que les commerçants considèrent le plus souvent comme une affaire interne. Il ne l’est pas. Un nouveau bénéficiaire effectif est une personne que RapidCents n’a jamais vérifiée ni filtrée, et une nouvelle personne morale est un nouveau client dont le dossier de vérification est inexistant. Dans ce second cas, le compte existant ne peut être simplement réétiqueté : une nouvelle demande est requise.

11. Plateformes, marketplaces et sous-commerçants

L’article B.4g) de l’Entente de services interdit à un commerçant d’utiliser les Services pour traiter des Transactions pour le compte d’un tiers ou d’agir comme intermédiaire de paiement ou agrégateur, et l’article H.9 énonce cette interdiction en détail. L’interdiction existe parce que traiter les paiements d’un tiers non vérifié introduit dans le flux de paiement une partie que personne n’a identifiée, soit exactement le résultat que la présente politique vise à empêcher.

Lorsque RapidCents approuve une entente de plateforme ou de marketplace, les sous-commerçants sont intégrés à des comptes connectés et chacun est vérifié pour lui-même. RapidCents recueille les renseignements d’identification, de propriété et de filtrage de chaque vendeur au cours de cette intégration et communique l’état de vérification à la plateforme, et l’application de la plateforme contrôle l’expérience du vendeur. Cela ne décharge pas la plateforme de son obligation de conformité. L’article H.9 de l’Entente de services subordonne l’approbation à ce que la plateforme recueille, vérifie et conserve les renseignements d’identification et de propriété effective de chaque vendeur selon les modalités que RapidCents précise, filtre chaque vendeur au regard des listes de sanctions mentionnées à l’article H.3 avant son intégration puis de façon continue, surveille chaque vendeur et le retire lorsque RapidCents le lui demande, assume l’entière responsabilité de chaque Transaction, Rétrofacturation, Remboursement, Frais, Amende et perte découlant d’un vendeur comme si elle avait elle-même réalisé la vente, et accorde à RapidCents, à l’Acquéreur et aux Associations, à l’égard de chaque vendeur, les droits de tenue de registres, de production et de vérification prévus à l’article H.4. Les versements à un vendeur ne sont pas activés tant que sa vérification n’est pas terminée.

Une plateforme n’est donc pas une voie permettant d’intégrer indirectement des entreprises qui ne pourraient l’être directement. La Politique d’utilisation acceptable s’applique à chaque sous-commerçant, le filtrage s’applique à chaque sous-commerçant, et l’article 9 de la présente politique s’applique au sous-commerçant qui ne peut être vérifié tout comme il s’applique à tout autre commerçant.

12. Traitement des renseignements et durée de conservation

Il s’agit de renseignements personnels, traités conformément à la Politique de confidentialité. Une précision s’impose : une demande de suppression de vos dossiers de vérification ne peut être accueillie tant que la loi en exige la conservation. La rectification d’un renseignement inexact demeure toujours possible; la suppression d’un document que la loi nous oblige à conserver ne l’est pas.

Les renseignements recueillis en vertu de la présente politique sont des renseignements personnels et sont traités conformément à la Politique de confidentialité : l’article 4 énumère ce qui est recueilli, l’article 5 les fins poursuivies, l’article 6 les destinataires et l’article 9 les lieux de conservation et de transfert. Ils sont protégés par les contrôles décrits dans la Déclaration de sécurité, les données des différents commerçants sont logiquement séparées, et tout accès du personnel autorisé de RapidCents aux données d’un commerçant est accordé selon le rôle et journalisé.

La conservation est le point de rencontre du droit de la lutte contre le blanchiment d’argent et du droit de la protection des renseignements personnels, et l’un des deux l’emporte. Les dossiers de vérification d’identité et d’ouverture de compte sont conservés pendant la période exigée d’une entité déclarante par la législation canadienne contre le blanchiment d’argent, période calculée à compter de la fin de la relation d’affaires plutôt qu’à compter de la date de collecte d’un document. Cette période est fixée par la LRPCFAT et ses règlements, et non par RapidCents; la présente politique n’en indique aucun chiffre, parce qu’il n’appartient pas à RapidCents de le fixer — et, pour la même raison, le soutien ne peut pas non plus le fournir. Les catégories conservées, et le fondement sur lequel chacune l’est, figurent à l’article 7 de la Politique de confidentialité. Savoir dans laquelle de ces catégories tombe un document donné est une question portant sur les renseignements personnels que RapidCents détient à votre sujet : elle s’adresse donc au responsable de la protection des renseignements personnels plutôt qu’au soutien, et l’article 8 de la Politique de confidentialité en fixe le traitement — accusé de réception, réponse dans les trente (30) jours ou explication du délai supplémentaire nécessaire et du moment où attendre une réponse, et aucuns frais pour une demande raisonnable.

Il en découle une conséquence qui surprend parfois les commerçants : une demande de suppression des dossiers de vérification d’identité ne peut être accueillie tant que court la période de conservation prévue par la loi. L’article 2 de la Politique de confidentialité le dit expressément, et l’article 8 expose les droits qui s’appliquent bel et bien — l’accès, la rectification d’un renseignement inexact ou incomplet, ainsi que les autres droits conférés par la LPRPDE, par la Loi 25 du Québec, par les lois sur la protection des renseignements personnels de l’Alberta et de la Colombie-Britannique et par les lois générales sur la vie privée des États américains, chacun dans son champ d’application. La rectification d’un renseignement inexact demeure toujours possible; la suppression d’un document que la loi oblige à conserver ne l’est pas.

Le commerçant qui souhaite savoir quels renseignements personnels sont détenus à son sujet doit écrire au responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse indiquée à l’article 12 de la Politique de confidentialité. Une question portant sur l’état de la vérification, sur une demande de document ou sur ce qu’il reste à fournir pour compléter un dossier doit plutôt emprunter la voie prévue à l’article 13, qui joint l’équipe en mesure d’y donner suite.

13. Questions, décisions et plaintes

Les questions portant sur ce qui a été demandé, sur ce qui reste à fournir ou sur l’utilité d’un document précis doivent être adressées au soutien RapidCents : par le portail help.rapidcents.com, par courriel à [email protected], ou par téléphone au +1-844-957-2743 au Canada ou au +1-202-902-6226 aux États-Unis. La correspondance écrite peut être envoyée à RapidCents Inc., 515 Consumers Road, unité 210, North York (Ontario) M2J 4Z2, Canada, ou, aux États-Unis, au 43300 Southern Walk Plaza, #166, Ashburn (Virginie) 20148.

La décision de refuser une demande, de restreindre un compte ou de le fermer appartient à RapidCents. RapidCents en indiquera le motif lorsqu’elle est libre de le faire, et précisera lorsqu’elle ne l’est pas; l’article 8 expose les circonstances dans lesquelles elle ne l’est pas. La présente politique ne fixe aucun délai de vérification et il ne faut en inférer aucun : la durée de la vérification dépend du type d’entité, du nombre de paliers de la structure de propriété, de la qualité des documents fournis et de la nécessité d’écarter une correspondance de filtrage.

Une plainte sur la manière dont une vérification ou une décision de conformité a été traitée suit la procédure de l’article A.6 de l’Entente de services : d’abord le soutien; puis l’escalade au bureau de la direction de RapidCents, à [email protected], si la plainte n’est ni résolue ni officiellement close dans les quatorze (14) jours ouvrables; et enfin la voie d’escalade finale prévue à cet article si cinq (5) jours ouvrables supplémentaires s’écoulent sans réponse sur le fond. RapidCents adhère au Code de conduite destiné à l’industrie canadienne des cartes de crédit et de débit, comme le consigne l’article A.9 de l’Entente de services.

Lorsqu’un résultat de vérification fait intervenir un traitement automatisé, les droits décrits à l’article 8 de la Politique de confidentialité s’appliquent, y compris le droit d’un résident du Québec d’être informé d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé et de présenter ses observations. L’article H.8 de l’Entente de services régit séparément les outils de risque et de fraude que RapidCents met à la disposition des commerçants, lesquels sont consultatifs et laissent au commerçant la décision d’accepter ou de refuser une Transaction.

14. Modification de la présente politique

RapidCents peut réviser la présente politique. La date d’entrée en vigueur et la date de révision indiquées en tête de page sont distinctes : la date de révision change à chaque modification, et la date d’entrée en vigueur change lorsque le fond change. La présente politique est révisée au moins une fois tous les douze mois, et plus tôt lorsque la LRPCFAT ou ses règlements sont modifiés, lorsque le CANAFE publie des directives qui changent les exigences applicables, lorsqu’une Règle des réseaux ou une exigence de l’Acquéreur change, ou lorsque RapidCents modifie la façon dont elle applique le programme décrit ici.

Lorsqu’une modification touche de façon importante le traitement des renseignements personnels, un avis est donné conformément à l’article 14 de la Politique de confidentialité. Une modification de la présente politique ne modifie pas l’Entente de services : l’article F.2 de l’Entente régit la modification de l’Entente elle-même, et l’article A.3 énonce le droit du commerçant d’annuler sans pénalité dans les circonstances qu’il précise.