Procesamiento de pagos para servicios públicos: pago de facturas
El procesamiento de pagos para servicios públicos debe manejar la factura recurrente, un pago en línea único y un saldo vencido. RapidCents cubre el pago automático con Pagos recurrentes, la página de pago alojada y el cobro de saldos vencidos con Enlaces de pago, y su representante de RapidCents lo guía según su sistema de facturación.
- PCI DSS nivel 1
- SOC 2 Tipo II
- Todas las tarjetas principales: Visa, Mastercard, Amex, Discover, UnionPay, Diners Club y débito con PIN
- Precios de intercambio más margen
- Incorporación con apoyo de especialistas
Cómo cobran los servicios públicos
Los servicios públicos cobran mediante cinco tareas de pago: facturas mensuales pagadas en el portal o en el mostrador, cargos de pago automático, pagos en línea únicos, cobro de saldos vencidos y conciliación por número de cuenta. Cada tarea comienza con un número de cuenta del cliente y termina con un pago registrado, de modo que el libro contable y el sistema de facturación coincidan sobre quién pagó qué.
Factura mensual pagada con tarjeta
Un cliente residencial o comercial paga la factura actual con tarjeta en el portal, por teléfono o en el mostrador de servicio. El personal cobra en el mostrador con una terminal de pago y los pagos por teléfono en la terminal virtual. Si un pago se ingresa en el número de cuenta equivocado, finanzas lo corrige con un reembolso y un nuevo registro.
Cargo de pago automático en cada ciclo de facturación
Un cliente que firma una autorización de pago automático recibe un cargo en cada ciclo en una tarjeta guardada en la bóveda segura de tarjetas. Pagos recurrentes ejecuta el calendario y envía un aviso antes de cada cargo. Si la tarjeta venció o se rechaza, el servicio de actualización de tarjetas y los reintentos automáticos intervienen antes de que el saldo se considere vencido.
Pago único de factura en línea
Un cliente sin pago automático paga una sola factura en una página de pago alojada, a la que llega desde su sitio web o portal con el número de cuenta de la factura impresa. Si un número de cuenta se escribe mal, su equipo lo detecta en el reporte de transacciones.
Cobro de un saldo vencido
El personal de facturación envía un enlace de pago por mensaje de texto o correo electrónico para un saldo vencido, de modo que el cliente pague con tarjeta sin llamar a la oficina. Si el cliente paga solo una parte, su sistema de facturación la aplica según sus propias reglas de cobro. El reporte de transacciones muestra qué se pagó y cuándo.
Conciliación por número de cuenta
Finanzas asocia cada depósito con las cuentas de los clientes mediante el número de cuenta que acompaña al pago. Los reportes de liquidación y de comisiones se exportan en CSV o PDF para el libro contable. Si un reembolso o una disputa llega después del depósito, recibe su propio asiento de reversión.
Procesamiento de pagos de facturas de servicios públicos: inscribir a los clientes en el pago automático autorizado
El procesamiento de pagos de facturas con pago automático funciona cuando el cliente autoriza una sola vez una tarjeta guardada, usted la vincula con su número de cuenta y Pagos recurrentes la cobra según el calendario acordado, con un aviso antes de cada cargo. Su sistema de facturación sigue siendo el responsable del monto adeudado y del saldo de la cuenta.
Cómo funciona la inscripción
El cliente se inscribe en su sitio web, por teléfono con un miembro del personal o en un formulario impreso. La tarjeta se guarda como token en la bóveda segura de tarjetas, dentro de un perfil de cliente que su personal identifica con el número de cuenta. Pagos recurrentes cobra después esa tarjeta en cada ciclo y avisa al cliente antes de cada cargo.
Qué configurar primero
Redacte la autorización antes de tomar una tarjeta: qué se cobra, qué día, cómo se avisa al cliente con anticipación y cómo cancelar. Un monto fijo, como la facturación nivelada o un pago a plazos, se ejecuta en Pagos recurrentes. Si el cargo debe igualar la factura de cada mes, el monto proviene de su sistema de facturación, mediante la API de la pasarela de pagos u otra vía que su representante de RapidCents configura para su software.
Cuando falla un cargo
Las tarjetas vencen, se reemplazan o se rechazan. El servicio de actualización de tarjetas renueva los datos de la tarjeta cuando el emisor lo admite, y los reintentos automáticos vuelven a intentar el cargo. Después del último reintento se avisa al cliente, el saldo sigue abierto en su sistema de facturación y el personal puede enviar un enlace de pago en lugar de esperar al próximo ciclo.
Una mudanza en el mostrador, con el pago automático listo en el momento
Digamos que un pequeño departamento de agua inscribe a un hogar en el mostrador durante una mudanza. El empleado guarda la tarjeta, fija un monto mensual nivelado y archiva el formulario firmado. Dos ciclos después, la tarjeta vence. El servicio de actualización o un reintento puede resolver el cargo y, si no, el empleado envía un enlace.
Software de facturación con pago automático para servicios públicos: cómo cobrar una factura vencida
Usted cobra una factura vencida de servicios públicos enviando un enlace de pago por el saldo atrasado, para que el cliente pague con tarjeta mientras la cuenta sigue abierta en su sistema de facturación. RapidCents registra el pago con tarjeta. Su sistema de facturación decide los avisos de corte, las retenciones, los cargos de reconexión y cómo se aplica el pago.
Cómo funciona el enlace para saldos vencidos
El personal de facturación crea un enlace de pago por el monto vencido y lo envía por mensaje de texto o correo electrónico, con una fecha de vencimiento opcional. El cliente paga en una página con su marca y el pago aparece en su reporte de transacciones. Luego el personal registra el pago en el número de cuenta del sistema de facturación, o lo concilia a partir del reporte de transacciones.
Qué permanece en el sistema de facturación
RapidCents no cambia el estado del servicio. Su sistema de facturación guarda el aviso de corte, cualquier orden o cargo de reconexión y el orden en que se aplican los pagos. Un acuerdo de pago es un calendario de cobro que usted pacta con el cliente, no un financiamiento. Los plazos de aviso y las reglas por dificultad económica que fije su regulador o consejo siguen siendo suyos para aplicar.
Pagos parciales y reembolsos
Un cliente puede pagar solo una parte del saldo vencido, y su sistema de facturación decide cómo se aplica. Su representante de RapidCents le muestra cómo trata un enlace un monto parcial. Un pago duplicado o un pago en exceso se reembolsa a la tarjeta original, y finanzas revierte el asiento en el mismo número de cuenta.
Una factura de electricidad de $320, con 45 días de atraso
Digamos que un cliente tiene 45 días de atraso en una factura de electricidad de $320 y se emitió un aviso de corte. El empleado envía un enlace por mensaje de texto, el cliente paga el total esa noche y, a la mañana siguiente, el empleado registra el pago por número de cuenta y cancela el aviso según su propio procedimiento.
Productos de RapidCents para servicios públicos
Pagos recurrentes ejecuta el pago automático, la página de pago alojada recibe los pagos únicos de facturas, Enlaces de pago cobra los saldos vencidos e Informes respalda la conciliación por número de cuenta. Juntos cubren la factura mensual, el pago único, el seguimiento de saldos vencidos y la revisión de finanzas.
La pantalla de pagos recurrentes de RapidCents con suscripciones activas, ingresos recurrentes mensuales, pagos fallidos y próximas renovaciones, sobre una lista de suscripciones con su plan, monto, frecuencia y próxima fecha de cobro. Pagos recurrentes
RapidCents gestiona suscripciones, renovaciones de membresía y pagos a plazos con reintentos automáticos.
Explorar
Una página de pago alojada de RapidCents en checkout.rapidcents.com, con el resumen y los totales del pedido a la izquierda, los campos de tarjeta a la derecha y avisos de SSL y PCI DSS al pie. Página de pago alojada
RapidCents ofrece páginas de pago alojadas a las que redirige a sus clientes o que inserta con un iframe.
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La pantalla de enlaces de pago de RapidCents con los enlaces creados, su monto, estado, número de clics y si ya se pagaron, junto a un teléfono con la página de marca que el cliente abre para pagar $2,500.00. Enlaces de pago
Su personal crea enlaces de pago con su marca para facturas, anticipos, saldos y donaciones.
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Un comerciante revisa informes de RapidCents de volumen, mezcla de pagos y depósitos, con la terminal que registró las ventas en el escritorio. Informes
RapidCents ofrece informes personalizables de transacciones, liquidaciones y comisiones en CSV y PDF.
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Portal de pagos para clientes de servicios públicos: cómo ofrecer el pago de facturas alojado
Un portal de pagos para clientes de servicios públicos puede enviar a los clientes a una página de pago alojada de RapidCents, con su logotipo y su mensaje de recibo, donde ingresan el número de cuenta y pagan con tarjeta. La página de pago alojada es el paso del pago. Su sistema de facturación o su sitio web sigue siendo el lugar donde el cliente ve su factura.
Cómo funciona el pago en el portal
Los pagos en línea para servicios de agua suelen cubrir una factura de una dirección de servicio. El cliente elige pagar una factura en su sitio web, es redirigido a la página de pago alojada o la ve integrada mediante un iframe, ingresa el número de cuenta y el monto, y paga. El número de cuenta viaja con el pago como referencia, de modo que cada depósito coincide con una cuenta.
Qué configurar primero
Decida qué campos necesita la página: número de cuenta, dirección de servicio o número de factura, y el monto. Agregue su logotipo, sus colores y el texto del recibo. Después pregunte a su proveedor de facturación si una página de pago alojada puede integrarse en su portal o se abre mediante un enlace, ya que algunos proveedores restringen qué procesador de pagos acepta su portal.
Pagos rechazados, duplicados y equivocados
Una tarjeta rechazada no genera ningún pago, por lo que nada se registra en la cuenta. Un pago duplicado se reembolsa a la tarjeta original. Un pago en un número de cuenta equivocado requiere un reembolso y un nuevo registro, o una transferencia dentro de su sistema de facturación, así que pida al personal que revise cada mañana los pagos sin asociar en el reporte de transacciones.
Una factura trimestral de agua pagada el día antes del vencimiento
Digamos que un servicio municipal de agua factura cada trimestre. Un cliente visita el sitio web el día antes de la fecha de vencimiento, ingresa el número de cuenta de la factura impresa y paga con tarjeta en la página de pago alojada. El recibo llega por correo electrónico y el empleado encuentra el pago en el siguiente reporte de liquidación bajo ese número de cuenta.
Compare las comisiones de procesamiento de pagos de servicios públicos con su composición real de pagos
El intercambio más margen para servicios públicos separa el intercambio interbancario, que fijan las redes de tarjetas y se traslada al costo, de su margen de RapidCents, detallado en su Fee Schedule, más las cuotas por equipos o servicios cuando corresponden. El acuerdo es mes a mes, sin plazo fijo.
Qué determina el intercambio en servicios públicos
La composición de un servicio público suele incluir tarjetas de débito y crédito de consumo, algunas tarjetas de recompensas y prémium, y tarjetas comerciales o corporativas en cuentas de empresas. El intercambio varía según ese tipo de tarjeta. También varía según cómo se toma la tarjeta: sin contacto o con chip en el mostrador, o ingresada manualmente, pagada en el portal o cobrada por pago automático.
Facturas grandes, pago automático y excepciones
Las facturas comerciales de mayor valor y una amplia base de pago automático inclinan su composición hacia las transacciones sin tarjeta presente, mientras que los pagos en el mostrador son con tarjeta presente. Los reembolsos, los pagos duplicados y las disputas agregan excepciones costosas de atender. Sus estados de cuenta muestran cuánto procesa realmente de cada uno, por lo que la comparación debe usar esas cifras.
Qué llevar para comparar
Lleve sus estados de cuenta de procesamiento recientes, su división entre tarjetas de débito, crédito y comerciales, su factura promedio y la más grande, la proporción cobrada en el mostrador, por teléfono, en el portal y por pago automático, y su número de reembolsos y contracargos. Cargue un estado de cuenta en Fee Check, que muestra el intercambio por separado del margen.
Preguntas para cualquier proveedor
Pregunte si se agrega algún monto cuando un cliente paga una factura con tarjeta y verifique qué permiten las reglas de las redes de tarjetas y su regulador antes de agregar uno. Pida todas las comisiones por escrito, incluidas las de equipos, pasarela, disputas e informes, y compare las cotizaciones con la misma composición de tarjetas y el mismo período.
Tyler Enterprise Utilities y su software de facturación: cómo fluyen los datos de pago
Su software de facturación decide cómo llega un pago de RapidCents a la cuenta del cliente. RapidCents se integra con muchas plataformas importantes mediante APPIE y RapidBridge, y la mejor opción depende del proveedor y la versión de su software. Su representante de RapidCents lo guía, y un enlace de pago, una página alojada o un reporte de liquidación lleva los datos mientras el personal los registra por número de cuenta.
Tyler Enterprise Utilities
Tyler Enterprise Utilities guarda la cuenta del cliente, la factura y el saldo. Dígale a su representante de RapidCents su edición y su país, y le explicará cómo llegan los pagos a la cuenta: por una integración adecuada para su versión, un enlace de pago, o un reporte de liquidación que el personal registra por número de cuenta.
MuniBilling
MuniBilling registra las facturas y los saldos de las cuentas que usted cobra. Su representante de RapidCents le presenta las opciones según su plan, desde una integración adecuada para su versión hasta una página de pago alojada fuera del software o una importación de archivo, para que cada pago llegue a la cuenta correcta.
Oracle Utilities
Oracle Utilities es una suite empresarial para servicios públicos de mayor tamaño. Su representante de RapidCents trabaja con su equipo de Oracle sobre la versión que usa, los eventos de pago que se envían y quién construye y mantiene la integración, y define con ellos una vía por API cuando corresponde.
Harris Utilities
Harris Utilities guarda cuentas y facturas. Dígale su versión a su representante de RapidCents y le explicará cómo registrar los pagos mediante una interfaz, una API o una importación de archivo, y cómo se asocian los datos de liquidación y de comisiones con su libro contable.
Muni-Link
Muni-Link guarda la cuenta y el saldo contra los que debe registrarse un pago. RapidCents se integra con muchas plataformas importantes mediante APPIE y RapidBridge, y su representante le muestra la vía que encaja con su edición, desde una integración hasta un enlace de pago o una importación, y cómo se asocian los datos de liquidación con las cuentas de los clientes.
Opciones de pago para servicios públicos en Estados Unidos
Los servicios públicos en Estados Unidos pueden aceptar tarjetas de crédito Visa, Mastercard, American Express y Discover, tarjetas de débito, incluido el débito con PIN, y pagos bancarios ACH, con liquidación en dólares estadounidenses (USD). Su representante de RapidCents le muestra qué métodos encajan con su cuenta.
Tarjetas y débito con PIN en el mostrador
Los clientes en el mostrador de servicio pueden acercar, insertar o deslizar una tarjeta de crédito o débito en una terminal, y el débito con PIN está disponible en el mostrador. Los pagos en línea y automáticos usan las marcas de tarjeta indicadas arriba.
ACH para el pago automático
Los cargos ACH se descuentan de la cuenta bancaria del cliente según un calendario. Requieren la autorización del cliente sobre el monto, el momento y la cancelación, que usted conserva en sus registros. Su representante de RapidCents configura ACH con usted.
Liquidación en USD y reglas estatales
Los depósitos se liquidan en USD. Las comisiones estatales de servicios públicos y las ordenanzas municipales pueden fijar reglas de aviso y de corte, que siguen a cargo de sus procedimientos de facturación. Cualquier línea de impuestos de una factura proviene de su sistema de facturación.
Cambio de procesador y conciliación de pagos de servicios públicos por número de cuenta
Cambiar de procesador requiere un período en paralelo, no un fin de semana de corte: haga el inventario de las tarjetas guardadas y las autorizaciones de pago automático, pruebe los flujos de venta, reembolso y enlace, asocie cada referencia de pago con el número de cuenta del cliente y concilie los depósitos con el libro contable antes de retirar el procesador anterior. La portabilidad de los tokens de tarjetas requiere el acuerdo de ambos proveedores.
Haga el inventario de lo que tiene
Haga una lista de cada inscripción al pago automático con su autorización, tarjeta guardada, calendario y regla de monto, además de las facturas abiertas, los reembolsos pendientes y los enlaces de cobro. Anote qué clientes autorizaron por escrito. Las tarjetas guardadas solo se trasladan si el proveedor anterior y el nuevo aceptan transferir los tokens; de lo contrario, los clientes deben autorizar de nuevo.
Pruebe y luego opere en paralelo
Una vez que su cuenta esté aprobada, pruebe una venta, un reembolso, un pago duplicado y un enlace de pago antes de mover el tráfico real. Opere ambos procesadores durante un ciclo de facturación si su sistema lo permite, traslade los pagos automáticos por grupos y mantenga abierta la cuenta anterior para reembolsar pagos previos.
Asocie las referencias y concilie
Acuerde una sola referencia, el número de cuenta del cliente, en el portal, el mostrador, el teléfono y el pago automático. Cada depósito se concilia entonces en Informes, donde los reportes de transacciones, liquidación y comisiones se exportan en CSV o PDF. RapidCents conecta las transacciones liquidadas, las comisiones y los reembolsos con QuickBooks Online y Xero, y SAP y NetSuite importan los archivos de liquidación.
Avise a los clientes antes del primer cargo
Avise a los clientes de pago automático, antes del primer cargo con el nuevo procesador, qué cambia, la fecha y cómo cancelar. Los enlaces de pago ligados al procesador anterior pueden dejar de funcionar cuando se cierre esa cuenta, así que reemplácelos en el texto del portal, los mensajes de facturación y las facturas impresas.
Preguntas de pago de los servicios públicos
¿Cuál es el mejor procesador de pagos para servicios públicos?
El mejor procesador de pagos para un servicio público es el que se ajusta a sus canales, al tamaño de sus facturas y a su software de facturación, así que compare cotizaciones por escrito en lugar de clasificaciones. Revise las herramientas de pago automático y de portal, la estructura de comisiones según su composición de tarjetas, cómo se registran los pagos por número de cuenta, la gestión de disputas y el soporte. RapidCents ofrece Pagos recurrentes, la página de pago alojada, Enlaces de pago e Informes, y Fee Check le permite comparar con su propio estado de cuenta.
¿Cuánto cuesta el procesamiento de tarjetas de crédito para servicios públicos?
El costo depende de su composición de tarjetas, del tamaño de sus facturas y de sus canales, por lo que no hay un precio único para los servicios públicos. Con el intercambio más margen, el intercambio interbancario se traslada al costo, usted suma su margen de RapidCents detallado en su Fee Schedule, y puede haber cuotas por equipos o servicios. El acuerdo es mes a mes. Cargue un estado de cuenta reciente en Fee Check para ver el intercambio separado del margen.
¿Puede Tyler Enterprise Utilities usar RapidCents como procesador de pagos?
RapidCents se integra con muchas plataformas importantes mediante APPIE y RapidBridge, así que la mayoría de los servicios públicos conservan el software de facturación que usan hoy. La opción exacta depende de su edición y su versión de Tyler Enterprise Utilities. Dígale a su representante de RapidCents cuál usa, y le mostrará cómo se registran los pagos, los recibos y los datos de liquidación en las cuentas de los clientes.
¿Cómo pueden los servicios públicos cambiar de procesador sin perder el historial de pagos?
Conserve los reportes y las exportaciones del procesador anterior y cambie por etapas. Haga el inventario de las tarjetas guardadas, las autorizaciones de pago automático, las facturas abiertas, los reembolsos y las referencias de transacción, pruebe los flujos de venta, reembolso y enlace en la cuenta nueva y opere ambos en paralelo durante un ciclo. Los tokens de tarjetas solo se trasladan si ambos proveedores lo aceptan, así que prevea que los clientes tendrán que autorizar de nuevo si no es así.
¿Qué opciones de pago puede ofrecer un servicio público en Estados Unidos?
Un servicio público en Estados Unidos puede ofrecer tarjetas de crédito y débito de Visa, Mastercard, American Express y Discover, débito con PIN, y pagos bancarios ACH, con liquidación en USD. El pago automático por ACH requiere la autorización del cliente sobre el monto, el momento y la cancelación. Su representante de RapidCents arma la lista adecuada para su cuenta durante la incorporación.
¿Cómo inscribimos a los clientes en el pago automático autorizado?
Usted inscribe a los clientes al obtener su autorización y una tarjeta, guardarla en un perfil de cliente identificado con el número de cuenta y programar los cargos en Pagos recurrentes. La autorización debe indicar el monto, el momento, el aviso y la cancelación. Un cargo fallido activa reintentos y un aviso, los reembolsos regresan a la tarjeta, y su sistema de facturación conserva el saldo mientras RapidCents registra el pago.
¿Cómo cobramos una factura vencida sin desactivar el registro de la cuenta?
Envíe al cliente un enlace de pago por el saldo atrasado para que pague con tarjeta mientras la cuenta sigue abierta en su sistema de facturación. RapidCents registra el pago con tarjeta. Su sistema de facturación guarda el aviso de corte y decide cómo se aplica el pago. Asocie el pago por número de cuenta y reembolse a la tarjeta cualquier pago en exceso.
¿Cómo podemos ofrecer un portal de pago de facturas alojado?
Usted ofrece un portal de pago alojado enviando a los clientes desde su sitio web o portal a una página de pago alojada de RapidCents, con redirección o integrada mediante iframe, con su logotipo y su mensaje de recibo. El cliente ingresa el número de cuenta y el monto, paga con tarjeta y recibe un recibo. Su representante de RapidCents le muestra cómo se registra el pago en la cuenta dentro de su sistema de facturación.
¿Cómo conciliamos los pagos por número de cuenta del cliente?
Lleve el número de cuenta del cliente con cada pago del portal, el mostrador, el teléfono y el pago automático, y luego concilie cada depósito en Informes. Asocie los reportes de liquidación y de transacciones con los asientos de su sistema de facturación, investigue los pagos sin asociar y anote por separado los reembolsos y las disputas. Los reportes se exportan en CSV o PDF, y su sistema de facturación, no RapidCents, sigue siendo el registro del saldo de cada cliente.
¿Cómo trasladamos las instrucciones de facturación guardadas durante un cambio de procesador?
Haga una lista de cada autorización de pago automático, tarjeta guardada y calendario, y luego pregunte a ambos proveedores si los tokens de tarjetas pueden transferirse. Si no es posible, pida a los clientes que autoricen de nuevo mediante un enlace o el portal, y mantenga abierta la cuenta anterior para los reembolsos. Pruebe el nuevo calendario con un grupo pequeño y luego traslade al resto.
¿Qué MCC se usa para los servicios públicos?
El MCC 4900 se asocia comúnmente con servicios públicos como electricidad, gas, agua y saneamiento. Su categoría de comercio se establece durante la incorporación según lo que su negocio realmente vende, por lo que un servicio público que también vende equipos u otros servicios puede clasificarse de otra manera. Comparta con su representante de RapidCents desde el inicio toda su mezcla de facturación y servicios.
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Revise su flujo de pagos y su estado de cuenta
Cargue un estado de cuenta de procesamiento reciente en Fee Check para ver el intercambio separado del margen y luego repase el pago automático, el portal, los saldos vencidos y la conciliación para su sistema de facturación.
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