Procesamiento de pagos para empresas de petróleo y energía que cobran por ticket

El procesador adecuado se ajusta a su combinación de pagos y a su papeleo. Compare cómo maneja cada uno las facturas de tickets de campo, los pagos grandes con tarjeta comercial, los depósitos antes del despacho, los pagos bancarios y la conciliación con las referencias de ticket y AFE. Luego compare el costo total con su composición real de tarjetas, las integraciones de software, el apoyo en disputas y las condiciones del contrato. Pida a cada proveedor, RapidCents incluido, una cotización por escrito y un recorrido por su propio flujo de facturación.

El costo depende de su composición de tarjetas, de cómo se acepta cada tarjeta y del tamaño de sus facturas, así que una cifra única sin esos datos dice poco. Con RapidCents, el intercambio interbancario de las redes de tarjetas se traslada al costo, más su margen de RapidCents de su Fee Schedule y cargos por equipo o servicios, si corresponde. Usted paga mes a mes, sin plazo fijo. Las tarjetas comerciales y los pagos ingresados suelen costar más que las tarjetas de débito usadas en una terminal. Fee Check muestra su composición actual a partir de un estado de cuenta.

Sí. RapidCents se integra con muchas plataformas importantes mediante APPIE y RapidBridge, y la mejor opción para FieldCap depende de su edición. Su representante de RapidCents se lo explicará, ya sea con un enlace de pago de RapidCents enviado con cada factura de FieldCap o con una exportación de pagos que su sistema contable importa. Pregunte también a FieldCap si su plan incluye una opción de pago propia. Mientras tanto, registre cada pago contra su ticket.

Exporte sus informes de transacciones, liquidaciones, reembolsos y disputas antes de irse, con las referencias de ticket y factura intactas, y mantenga abierta la cuenta anterior el tiempo suficiente para atender reembolsos y disputas de cargos pasados. Enumere las facturas abiertas, los cargos automáticos y los depósitos sin aplicar que aún apuntan a la cuenta anterior. Las tarjetas guardadas y sus autorizaciones solo se trasladan si ambos procesadores aceptan una transferencia; de lo contrario, los clientes ingresan de nuevo sus tarjetas con enlaces nuevos. Use el mismo formato de referencia en los pagos nuevos, para que el historial anterior y el nuevo se concilien en un solo libro contable.

Una empresa de petróleo y energía en Estados Unidos puede ofrecer Visa, Mastercard, American Express y Discover, incluidas tarjetas comerciales y de compras, mediante facturas, enlaces de pago y la Terminal virtual; pagos con tarjeta en persona en una terminal, con débito con PIN donde sea compatible; y pagos bancarios ACH, con la autorización del cliente antes de cargar su cuenta. La liquidación es en USD. Su representante de RapidCents le mostrará cómo funciona cada método en una factura.

Facture el ticket de campo aprobado y adjunte un enlace de pago de RapidCents, para que el operador pague con tarjeta o pago bancario contra esa factura. Llene los campos de referencia del enlace con el número de factura, el número de ticket y el AFE o código de costo, y el pago llega vinculado al trabajo correcto. Si el operador aprueba solo una parte del ticket, cobre ese monto ahora y envíe un segundo enlace cuando se resuelva el resto. Su software de campo conserva el ticket; RapidCents conserva el registro de pago.

Cree el enlace desde la factura en RapidCents, llene el monto y los campos de referencia, y envíelo por correo o mensaje de texto a la persona que aprueba el pago. Antes de enviar un monto grande, verifique quién pagará y con qué tarjeta o cuenta bancaria, porque los límites de las tarjetas corporativas pueden detener cargos grandes. Agregue una fecha de vencimiento si su cotización tiene plazo. Si el pago es rechazado, el comprador puede resolverlo con el emisor de su tarjeta y pagar con el mismo enlace, o pagar por banco. El enlace pagado aparece en Informes con sus referencias; si la factura también está en su software de facturación, márquela como pagada allí, y reembolse cualquier crédito posterior contra el mismo pago.

Dé a cada pago el número de cuenta del cliente y los números de factura o de ticket de entrega que cubre, en el mismo orden en cada enlace y pago ingresado. Cuando un pago salda varios tickets de entrega, enumérelos todos en la referencia, y su representante de RapidCents puede mostrarle cómo aparece un pago combinado en Informes. Exporte los pagos liquidados en un formato que su software contable importe, salde cada ticket contra la cuenta y deje abierto cualquier pago parcial con una nota.

Pida el depósito en el momento en que se acepta la cotización o la orden de trabajo, y despache solo después de que se pague o de que usted apruebe al cliente con condiciones de crédito. Un enlace de pago sirve para un depósito sencillo; Contratos y firmas electrónicas conviene para un contrato de alquiler, porque el cliente firma y paga en una sola sesión. Ponga por escrito el monto del depósito, qué cubre y las condiciones de reembolso, archive el pago bajo el número de orden de trabajo y descuéntelo de la factura final.

Compare el costo completo por factura con su tamaño de ticket habitual y no los precios de referencia. Del lado de las tarjetas, eso significa el intercambio de los tipos de tarjeta comercial que sus clientes realmente usan más su margen; del lado bancario, el precio del pago bancario en su cotización más lo que le cuestan los pagos devueltos. Pondere también el tiempo y el riesgo: un pago con tarjeta se aprueba o se rechaza al instante pero puede disputarse después, mientras que un pago bancario cobrado puede devolverse. Fee Check muestra el lado de tarjetas de su estado de cuenta actual.

El MCC 5172, petróleo y productos derivados del petróleo, se asocia comúnmente con empresas que venden combustible y productos petroleros a otras empresas. RapidCents establece su categoría de comercio durante la incorporación, según lo que su empresa realmente vende y factura. Una empresa de servicios petroleros que vende sobre todo tiempo de cuadrilla y equipos y no combustible puede quedar en otra categoría, así que la decisión sigue su mezcla real de ingresos y no la etiqueta de industria de su sitio web.