Quel terminal de paiement convient à votre entreprise?

Partez de l’endroit où le paiement a lieu

Le format découle de la situation physique et non de la liste de fonctions. Il existe quatre formes pratiques, et la plupart des entreprises en ont besoin d’une clairement, et d’une seconde à l’occasion.

Le terminal comptoir se pose à une caisse fixe, avec alimentation secteur et réseau câblé. C’est l’option la plus rapide et la plus fiable quand le client se présente au comptoir, et l’impression de reçu intégrée fait généralement partie de l’intérêt. Le terminal mobile fonctionne sur batterie avec une connexion cellulaire ou Wi-Fi, et il existe pour que le personnel apporte le paiement au client : une table, une entrée de garage, un chantier, un kiosque de marché. Un téléphone doté de Tap to Pay reprend la même idée sans aucun matériel additionnel, au prix d’une acceptation strictement sans contact. Enfin, une installation de point de vente entièrement intégrée traite le terminal comme un élément d’une caisse qui gère aussi les articles, les taxes, l’inventaire et le personnel.

L’erreur à éviter est d’acheter pour l’exception. Un restaurant qui réalise quatre-vingt-dix pour cent de son volume aux tables n’a pas besoin d’un appareil de comptoir à chaque poste à cause d’une commande à emporter occasionnelle, et un détaillant à deux caisses fixes n’a pas besoin d’un parc d’appareils sur batterie pour une vente-trottoir par année. Achetez pour le quart ordinaire et réglez l’exception avec le deuxième appareil.

La connectivité et ce que chaque option rate

Toutes les options de connectivité fonctionnent quand tout fonctionne. Le choix porte en réalité sur la panne avec laquelle vous pouvez vivre pendant votre heure la plus achalandée.

L’Ethernet est le plus stable et le moins souple. Il échoue quand la prise n’est pas au bon endroit, ce qui explique qu’un agencement de caisses qui change au fil des saisons se prête mal au câblage. Le Wi-Fi est souple et tombe précisément au pire moment : une salle à manger pleine, un plancher de vente occupé ou une salle remplie d’appareils invités sont autant d’environnements où la borne sature en période de pointe. Le cellulaire est indépendant de votre bâtiment mais dépend de la couverture, et la couverture d’une cuisine en sous-sol, d’une cage d’escalier en béton ou d’un secteur rural n’est pas celle que vous avez testée dans le stationnement.

La réponse pratique, pour une caisse fixe, est l’Ethernet avec repli Wi-Fi; pour tout usage mobile, c’est le cellulaire avec repli Wi-Fi. Vérifiez aussi le cas inverse : demandez ce que fait l’appareil quand la connexion tombe en pleine transaction. Le mode store-and-forward, où le terminal capture la vente et la règle au retour de la connexion, dépend de la configuration et du type de carte. Ne présumez pas que le débit se comporte comme le crédit, et obtenez la réponse par écrit pour votre propre répartition de cartes avant de déployer.

L’autonomie se mesure en quarts, pas en heures

Une fiche technique de batterie n’est utile qu’une fois convertie en quarts de travail. La question est de savoir si un appareil couvre un service complet ou une tournée complète sans quitter le plancher, et si la réponse tient un samedi et pas seulement un mardi.

La restauration et le service sur le terrain sollicitent une batterie de façons différentes. Un serveur porte l’appareil de six à dix heures d’affilée, réveille l’écran sans arrêt et imprime ou envoie un reçu à chaque table : la décharge est constante pendant tout le quart. Un technicien encaisse deux ou trois paiements par jour, mais laisse l’appareil dans un camion en février, et le froid éprouve une batterie plus que l’usage. Les deux cas se règlent en planifiant la recharge plutôt qu’en cherchant un plus gros chiffre : des socles au passe-plat, un appareil de rechange par section, un chargeur dans le véhicule et une consigne claire sur qui branche quoi à la fermeture.

Demandez aussi ce qu’il advient de l’appareil si la batterie meurt en pleine transaction, combien de temps prend une charge complète et si la batterie est remplaçable. Un terminal dont la batterie ne peut être changée a une durée de vie plus courte que ne le laisse croire sa garantie, et cela se constate la troisième année plutôt que la première.

Autonome, semi-intégré ou entièrement intégré

La façon dont le terminal dialogue avec vos autres systèmes est la décision aux conséquences les plus longues, et elle admet trois réponses. En mode autonome, le personnel saisit le montant sur le terminal et la caisse n’en sait rien. En mode semi-intégré, votre point de vente envoie le montant au terminal et en reçoit le résultat, tandis que la carte va du lecteur au processeur sans passer par la caisse. En mode entièrement intégré, le paiement vit à l’intérieur de l’application de point de vente.

Le mode semi-intégré mérite d’être compris, car c’est celui qui garde votre système de point de vente hors de la portée PCI. La caisse envoie un montant et reçoit une approbation, un numéro masqué et une référence. Elle ne voit jamais le numéro de compte principal : une compromission du point de vente n’est donc pas une compromission de données de carte, et votre questionnaire n’a pas à couvrir la caisse. C’est une réduction appréciable, obtenue par un choix de conception plutôt que par un produit.

Le mode autonome convient à un faible volume et se révèle désastreux pour la conciliation, puisque chaque vente doit être appariée à la main et que chaque montant mal saisi se découvre à la fermeture. Si le terminal doit dialoguer avec une caisse, un écran de cuisine ou un ERP, demandez ce que l’intégration exige réellement : une interface certifiée entre le point de vente et le processeur, une version prise en charge des deux côtés, et un cycle de certification qui se compte en semaines plutôt qu’en jours. Lorsqu’un parc d’appareils existant doit continuer de fonctionner malgré un changement de processeur, APPIE est la couche d’interopérabilité conçue exactement pour cela, au niveau du terminal ou de l’hôte.

L’homologation PTS, et pourquoi un appareil non homologué n’est pas une économie

Un terminal de paiement doit détenir l’homologation PCI PTS pour son matériel de point d’interaction, et cette homologation est publique, propre au modèle et assortie d’une date d’expiration. Vous pouvez consulter un appareil au registre du PCI Security Standards Council avant de l’acheter, et vous devriez le faire : le vendeur n’est pas toujours celui qui l’apprend.

Un appareil non homologué ou expiré n’est pas un terminal moins cher. C’est un appareil que votre acquéreur refusera d’enrôler, qui ne peut recevoir de clés de chiffrement, qui n’est pas certifié pour le débit Interac avec NIP au Canada, et qui vous exclut des questionnaires courts avec carte présente, lesquels présument du matériel homologué. S’il est compromis, c’est vous qui assumez la perte.

C’est avec le matériel d’occasion que le problème se pose le plus souvent. Un terminal acheté sur une place de marché porte généralement les clés d’un autre commerçant et l’application d’un autre processeur, et sa reprogrammation peut être tout simplement impossible. Demandez le nom du modèle et l’état de l’homologation avant tout versement, et considérez qu’un vendeur incapable de fournir l’un ou l’autre a répondu à la question.

Les invites : pourboires, limites sans contact et contournement du NIP

Les invites qu’affiche un terminal déterminent ce que vous pourrez prouver ensuite, et c’est pourquoi elles relèvent de la décision d’achat plutôt que de l’appel de configuration. Trois d’entre elles comptent.

Les invites de pourboire diffèrent par leur moment. Un pourboire saisi sur l’appareil avant l’autorisation du client fait partie du montant qu’il a approuvé, et le relevé le montre. Un pourboire ajusté après l’autorisation crée un écart entre le montant autorisé et le montant réglé, ce qui est une pratique normale dans certains milieux, mais aussi la source la plus fréquente d’un client affirmant n’avoir jamais accepté ce chiffre. Si votre entreprise pratique l’ajustement de pourboire, conservez la preuve signée et attendez-vous à devoir la produire.

Les limites de vérification du sans contact déterminent quand un paiement sans contact exige un NIP. Sous la limite, la transaction se conclut sans NIP ni signature : la preuve que vous détenez est le cryptogramme de la puce, une preuve solide que la vraie carte était présente et aucune preuve quant à la personne qui la tenait. Au-dessus de la limite, le terminal demande un NIP ou une insertion. Le contournement du NIP est la troisième invite, et son effet sur votre risque est l’inverse de ce que son nom suggère : permettre à un titulaire d’escamoter un NIP que la transaction réclamait transforme un paiement vérifié en paiement non vérifié. Bien des commerçants gagnent à le désactiver et à ne plus jamais y penser.

Les reçus, et à quoi ils servent réellement

Un reçu est d’abord une pièce de dossier en cas de litige, et ensuite une politesse; le format retenu change la facilité avec laquelle vous le retrouverez des mois plus tard. L’impression thermique, le courriel, le texto et l’absence de reçu sont autant de réponses valables selon l’entreprise.

Une imprimante thermique intégrée vaut l’espace de comptoir là où la clientèle s’attend au papier et où la ligne de signature sert encore. Un déploiement mobile passe généralement au numérique, soit par une imprimante Bluetooth optionnelle, soit par l’envoi courriel et SMS depuis l’appareil. Le reçu numérique a l’avantage d’être un enregistrement consultable plutôt qu’un bout de papier dans une boîte, ce qui est la version souhaitable quand une rétrofacturation arrive soixante jours plus tard.

Quel que soit votre choix, vérifiez trois points : si le reçu porte la référence qui permet de retrouver la transaction dans les rapports, si une réimpression est possible depuis l’appareil et depuis le tableau de bord, et si le papier thermique de ce modèle est un article courant ou une commande spéciale. Le dernier point paraît anodin jusqu’à un samedi.

Acheter, louer et lire les clauses

L’achat et la location se défendent tous deux; ce qui détermine le coût réel, c’est le contrat et non le montant mensuel. L’achat inscrit le matériel à votre bilan et vous laisse le risque de remplacement. La location garde la mise de fonds basse et, sur un terme assez long, coûte plus cher que l’appareil.

Lisez quatre choses. La durée et ce qui survient à son terme, y compris le renouvellement automatique et le préavis de résiliation. Le fait que l’entente d’équipement soit conclue avec votre processeur ou avec une société de location distincte, car un bail signé avec un tiers est un contrat différent qui peut survivre entièrement à la relation de traitement. Ce à quoi l’appareil est verrouillé, puisqu’un terminal enrôlé chez un processeur n’est généralement pas transférable à un autre. Et ce que coûte une panne : remplacement le lendemain ou la semaine suivante, qui paie l’expédition, et si un appareil endommagé est réparé ou facturé.

Ajoutez ensuite les éléments récurrents qui n’apparaissent jamais sur l’étiquette. La connectivité cellulaire d’un appareil LTE constitue souvent une ligne mensuelle. La location du terminal, les frais de non-conformité PCI et les frais par appareil figurent au relevé plutôt que dans la soumission de matériel. Le matériel est tarifé séparément du traitement : comparez les deux ensemble, sinon vous comparez des moitiés.

Les questions qui révèlent le coût réel

Posez ces questions dès le premier échange et demandez les réponses par écrit. Un représentant qui y répond franchement vous apprend quelque chose d’utile sur la suite de la relation.

Quel est le nom du modèle, et est-il actuellement homologué PTS? L’appareil est-il certifié pour le débit Interac avec NIP au Canada? Le prix indiqué est-il un achat ou une location, et s’il s’agit d’une location, quels sont le terme, le renouvellement et le préavis de résiliation? L’entente d’équipement est-elle conclue avec vous ou avec une société de location? Y a-t-il des frais mensuels de connectivité sur les modèles cellulaires? Quel est le délai de remplacement si un appareil tombe en panne un vendredi, et qui paie l’expédition?

Vient ensuite le volet opérationnel. L’intégration à mon point de vente est-elle semi-intégrée ou entièrement intégrée, et est-elle déjà certifiée ou faut-il un cycle de certification? Puis-je saisir le pourboire sur l’appareil plutôt que de l’ajuster après coup? Le contournement du NIP peut-il être désactivé? Le terminal fait-il du store-and-forward si la connexion tombe, et la réponse diffère-t-elle entre le débit et le crédit? Puis-je réimprimer un reçu depuis le tableau de bord comme depuis l’appareil? Et qu’advient-il de ce matériel si je pars : est-il à moi, dois-je le retourner, ou continuerai-je à le payer?

La place du matériel RapidCents

RapidCents fournit les formats comptoir, mobile et intelligent sur un seul compte marchand, de sorte qu’un parc mixte se rapporte comme une seule entreprise plutôt que comme plusieurs. Les appareils se connectent par Ethernet, Wi-Fi ou LTE, acceptent le sans contact, la puce et le débit avec NIP, et se synchronisent au tableau de bord marchand pour la recherche de transactions, les mises à jour du micrologiciel et les diagnostics à distance.

Le Rivo Go est le terminal intelligent présenté sur la page des terminaux de paiement : un appareil à écran tactile complet qui accepte le sans contact, la puce, la bande et la saisie manuelle, exécute ventes, pourboires, préautorisations, remboursements et annulations, offre une connectivité Wi-Fi et cellulaire, et repose sur un support de comptoir intégré dans un étui antichoc. Les modèles de comptoir associent l’Ethernet à un repli Wi-Fi et à une imprimante thermique intégrée. Les modèles mobiles fonctionnent en LTE avec repli Wi-Fi, présentent l’invite de pourboire à l’écran avant que le client paie, et envoient les reçus par courriel ou SMS, avec une imprimante Bluetooth optionnelle là où le papier reste souhaité.

Tap to Pay couvre le cas où le téléphone est le lecteur. Il accepte les cartes et les portefeuilles sans contact sur les iPhone et les appareils Android pris en charge, sans matériel distinct, se rapporte aux côtés des transactions de terminal et exige une connexion pour l’autorisation. Il est volontairement limité au sans contact : un client dont la carte n’accepte que la puce et le NIP, ou un paiement Interac au-delà de la limite sans contact, a toujours besoin d’un terminal. Pour un parc existant qui doit continuer de fonctionner malgré un changement de processeur, APPIE sur terminal offre l’interopérabilité au niveau du terminal sans remplacer les appareils, et les flux semi-intégrés avec des partenaires de point de vente certifiés couvrent le cas où la caisse doit piloter la voie de paiement.