Puis-je louer un lecteur de cartes plutôt que d’en acheter un?

Réponse rapide : louer ou acheter

Oui, vous pouvez louer un lecteur de cartes plutôt que d'en acheter un. Dans bien des cas, la location est l'option la plus judicieuse, surtout si vous êtes une nouvelle entreprise, un commerçant saisonnier, un vendeur éphémère, un vendeur de salon professionnel, un magasin de détail ou un restaurant qui a besoin de flexibilité.

Mais acheter peut aussi avoir du sens si votre entreprise est établie, que vous avez une trésorerie stable, que vous prévoyez rester avec le même processeur pendant plusieurs années, et que payer davantage d'avance ne vous dérange pas.

Chez RapidCents, nous offrons les deux options, car il n'existe pas de réponse universelle. Louer n'est pas toujours du gaspillage. Acheter n'est pas toujours moins cher. Le bon choix dépend du stade de votre entreprise, de votre trésorerie, de vos opérations, de l'usage du terminal, de vos exigences en matière de PCI et de sécurité, et de la durée pendant laquelle vous prévoyez utiliser l'équipement.

La vraie question : qu'est-ce qui convient à votre entreprise?

Beaucoup de commerçants prennent cette décision trop rapidement. Ils demandent : « Quelle option est la moins chère? » C'est une question légitime, mais ce n'est pas la seule. Une meilleure question est : « Quelle option offre à mon entreprise le risque le plus faible, la meilleure flexibilité et la meilleure valeur à long terme? »

Après avoir travaillé avec différents types de commerçants chez RapidCents, nous avons constaté que la location et l'achat ont tous deux des avantages. L'erreur consiste à choisir uniquement selon les frais mensuels ou le coût initial. Vous devez aussi tenir compte de :

• Depuis combien de temps vous êtes en affaires

• À quel point vos ventes sont prévisibles

• Si vous avez besoin d'un seul terminal ou de plusieurs

• Si votre entreprise est saisonnière

• Si vous pourriez changer de processeur plus tard

• Si votre terminal pourrait devoir être remplacé pour des raisons de matériel, de logiciel ou de sécurité/PCI

• Si vous voulez un coût initial plus bas ou la propriété à long terme

• Si votre personnel ou vos contractuels manipuleront l'appareil avec soin

Louer un lecteur de cartes : ce que ça signifie

Lorsque vous louez un lecteur de cartes ou un terminal de paiement, vous payez des frais mensuels pour utiliser l'appareil plutôt que de payer le plein prix d'achat d'avance. Chez RapidCents, la tarification de location dépend du modèle de terminal.

RapidCents fournit aussi un tableau de bord en ligne gratuit et un terminal virtuel avec un compte marchand, ce qui peut être utile pour les entreprises qui envoient des factures, des liens de paiement, ou qui encaissent des paiements sans lecteur de cartes physique.

Le plus grand avantage de la location est la flexibilité. Si le terminal cesse de fonctionner en raison d'un problème de logiciel ou de matériel, ou s'il doit être échangé pour des raisons de sécurité ou de PCI, la location rend habituellement le processus de remplacement plus facile et moins stressant, à condition que l'appareil n'ait pas été endommagé physiquement par le commerçant.

Acheter un lecteur de cartes : ce que ça signifie

Lorsque vous achetez un lecteur de cartes ou un terminal de paiement, vous payez un coût initial unique et devenez propriétaire de l'appareil. Cela peut être une décision judicieuse si vous êtes une entreprise établie et que vous savez que vous utiliserez le terminal chaque jour pendant les prochaines années.

Chez RapidCents, les terminaux achetés incluent habituellement une garantie d'un an. Après cette période de garantie, si le terminal se brise, devient désuet ou doit être remplacé pour une raison de conformité ou de sécurité, le commerçant pourrait devoir en acheter un nouveau.

Voilà pourquoi acheter peut faire économiser de l'argent à long terme, mais cela peut aussi créer un risque si vous achetez trop tôt ou choisissez le mauvais appareil.

Quand la location est le meilleur choix

La location est souvent la meilleure option lorsque l'entreprise est nouvelle, incertaine, saisonnière ou a besoin de flexibilité. Si vous ouvrez votre première entreprise, vous ne savez peut-être pas encore combien de terminaux il vous faut, quel type de terminal fonctionne le mieux, ou quel sera votre volume de paiements en personne; la location vous aide à éviter de dépenser trop d'argent d'avance.

• Nouvelles entreprises et propriétaires débutants : la trésorerie compte lorsque vous payez le loyer, les stocks, le personnel, le marketing, les permis et les assurances. Un terminal loué vous donne le temps de comprendre vos vrais besoins d'affaires avant de vous engager dans un achat.

• Commerces de détail : beaucoup préfèrent louer parce que c'est simple. Le terminal est l'appareil qui garde la caisse en mouvement, et s'il tombe en panne, l'entreprise peut perdre des ventes; la location apporte du soutien et un remplacement plus facile.

• Restaurants : les petits restaurants peuvent louer ou acheter selon leur trésorerie et leurs plans. Les restaurants moyens, grands et multisuccursales louent souvent, car acheter plusieurs appareils comporte un coût initial élevé, et ils peuvent ajouter ou retirer des terminaux durant les périodes de pointe. Les chaînes d'entreprise dotées de systèmes de paiement semi-intégrés ou pleinement intégrés peuvent acheter, car leur configuration technique est différente.

• Commerces éphémères et vendeurs de salons professionnels : si vous ne vendez que quelques fois par année, acheter peut ne pas en valoir la peine. La location vous permet d'utiliser le terminal au besoin, de le retourner ensuite, et d'éviter de payer pour de l'équipement qui reste inutilisé la majeure partie de l'année.

• Entreprises de services et contractuels : beaucoup n'ont pas besoin d'un terminal physique tous les jours et envoient plutôt des factures ou des liens de paiement depuis un tableau de bord, en louant seulement lorsque des paiements en personne surviennent.

• Entreprises de livraison : si l'entreprise fait appel à des contractuels, la location est souvent plus sûre, car les appareils circulent entre les personnes, les véhicules et les trajets. Si les conducteurs sont des employés qui prennent mieux soin de l'équipement, acheter peut avoir plus de sens.

Quand l'achat est le meilleur choix

Acheter peut être la meilleure option lorsque le commerçant est déjà établi et pense à long terme. Vous pourriez vouloir acheter si :

• Vous êtes en affaires depuis un moment et savez que vous le resterez pendant au moins les 2 à 3 prochaines années

• Vous avez une trésorerie solide et payer davantage d'avance ne vous dérange pas

• Votre exploitation est stable et vous savez exactement quel type de terminal il vous faut

• Vous prenez bien soin de votre équipement

• Vous êtes confiant de rester avec le même processeur de paiement pour les 3 à 5 prochaines années

Par exemple, un commerçant établi avec des ventes stables, une bonne trésorerie et un usage quotidien du terminal peut bénéficier de l'achat. S'il sait qu'il restera avec RapidCents pour les prochaines années, l'achat peut réduire les coûts de location de terminal à long terme. Acheter n'est pas une erreur; il faut simplement le faire au bon moment, pour la bonne entreprise.

Les risques cachés : dépendance au processeur et remplacement après la garantie

La dépendance au processeur est l'une des choses que les commerçants oublient le plus souvent. Lorsque vous achetez un terminal de paiement, cet appareil est habituellement configuré pour fonctionner avec un processeur de paiement précis. Si vous changez de processeur plus tard, le terminal pourrait ne pas fonctionner avec la nouvelle entreprise. Alors même si vous possédez le terminal, vous pourriez ne pas pouvoir l'utiliser ailleurs. Cela ne signifie pas qu'acheter est une mauvaise idée, mais les commerçants doivent comprendre ce compromis, et si vous n'êtes pas certain de rester avec le même processeur à long terme, la location peut être plus sûre.

Le remplacement après la garantie est l'autre risque caché. Avec RapidCents, les terminaux achetés incluent habituellement une garantie d'un an; après cela, si le terminal se brise ou doit être remplacé, le commerçant pourrait devoir en acheter un nouveau. Avec la location, le terminal bénéficie habituellement d'une protection continue tant que le problème n'est pas causé par un dommage physique.

Cela compte, car les terminaux de paiement ne sont pas comme des calculatrices ordinaires. Ils impliquent la sécurité des paiements, des logiciels, du matériel et des exigences de conformité, et les terminaux plus anciens peuvent devoir être remplacés ou mis à jour avec le temps. Un commerçant qui ne regarde que le prix d'achat peut manquer ce risque.

Les plus grandes erreurs et la réponse finale

Les erreurs les plus courantes des commerçants : ne regarder que les frais mensuels en ignorant le risque de remplacement, les changements de PCI et de sécurité, et la dépendance au processeur; acheter avant de connaître leurs vrais besoins d'affaires, pour découvrir ensuite qu'ils ont besoin d'un modèle sans fil, de plus de terminaux, d'un terminal virtuel ou de liens de paiement; oublier qu'un terminal acheté pourrait ne pas fonctionner avec un autre processeur; et ignorer les coûts de remplacement après la période de garantie, ce qui peut réduire ou éliminer les économies attendues de l'achat.

Envisagez la location si vous êtes un propriétaire d'entreprise nouveau ou débutant, si vous n'êtes pas certain de la façon dont votre entreprise va croître, si vous n'avez besoin d'un terminal que de façon saisonnière, si vous vendez lors de salons professionnels ou d'événements éphémères, si vous avez besoin de plusieurs terminaux sans coût initial élevé, si vous voulez un remplacement plus facile, si vous pourriez changer de processeur plus tard, ou si vous voulez moins de tracas opérationnels.

Envisagez l'achat si vous êtes établi avec une trésorerie stable, que vous utilisez le terminal quotidiennement, que vous savez quel modèle il vous faut, que vous prévoyez utiliser l'appareil pendant 2 à 3 ans ou plus, que vous êtes confiant de rester avec le même processeur, et que vous êtes à l'aise avec la responsabilité de remplacement après la période de garantie.

La réponse finale : oui, vous pouvez louer un lecteur de cartes plutôt que d'en acheter un. Pour beaucoup d'entreprises nouvelles, saisonnières, mobiles, de détail, de restauration, de contractuels et de salons professionnels, la location est souvent le meilleur choix, car elle réduit le coût initial et offre plus de flexibilité. Pour les entreprises établies à la trésorerie stable et aux plans à long terme, l'achat peut faire économiser de l'argent avec le temps. La décision la plus intelligente n'est pas toujours la moins chère; c'est celle qui correspond à la façon dont votre entreprise fonctionne réellement.