Procesamiento de pagos para escuelas: matrícula, cuotas y depósitos

Las escuelas deben comparar cómo maneja cada procesador todo el año de pagos, desde depósitos de inscripción y planes de matrícula hasta reembolsos de excursiones, no una sola cotización de tarifas. Pida una demostración de los pagos a plazos de la matrícula escolar, con la autorización de la familia, un cobro fallido y un reembolso por retiro. Verifique si su software de matrícula limita su elección de procesador y compare el costo total en un mismo estado de cuenta, los tiempos de liquidación, los reportes por número de estudiante y el soporte en los picos de inscripción. Ningún proveedor de servicios para comerciantes para escuelas sirve a todas, así que compare cotizaciones por escrito según su propia combinación.

Lo que paga una escuela depende de su composición de tarjetas y de cómo se toma cada pago, así que no existe un precio único para las escuelas. Con RapidCents, el intercambio interbancario se traslada al costo, y su margen y los cargos por equipo o servicio se indican en su tabla de tarifas, mes a mes. Los cobros de planes a tarjetas guardadas, los depósitos en línea y las tarjetas emitidas en el extranjero suelen tener más intercambio que las tarjetas de débito acercadas en recepción. Cargue un estado de cuenta reciente en Fee Check para ver su propia división.

Posiblemente, pero depende de sus productos de FACTS Tuition Management, de su país y de su contrato. RapidCents se integra con muchas plataformas importantes mediante APPIE y RapidBridge, y su representante le guiará hacia la opción que encaje con su configuración de FACTS. Como FACTS puede cobrar por sí mismo los pagos de los planes, pregunte primero a FACTS si su acuerdo permite cobrar la matrícula en otro lugar. Puede conservar FACTS para la matrícula mientras RapidCents cobra otras cuotas, o mover los planes a Pagos recurrentes y registrar cada pago en los registros de su escuela por importación, donde su software lo permita, o a mano.

Arme cada plan en Pagos recurrentes a partir del contrato de inscripción y luego haga que la familia autorice una tarjeta o, si está habilitado, una cuenta bancaria en una página alojada, con los montos, las fechas y las condiciones de cancelación en la autorización firmada. Cada pago se cobra en su fecha, con aviso previo y un recibo por correo electrónico. El panel de control del comercio muestra si un plan está al día, en reintento o fallido; el personal envía un enlace de pago tras el último reintento y registra cada cobro en la cuenta del estudiante según su referencia.

Una escuela en Estados Unidos puede aceptar Visa, Mastercard, American Express y Discover en recepción y en eventos, tarjetas de débito incluido el débito con PIN donde se admita, pagos con tarjeta en línea mediante una página de pago alojada y Enlaces de pago, cobros recurrentes con tarjeta para planes de matrícula y, si está habilitado, pagos bancarios ACH para las familias que prefieren pagar desde una cuenta bancaria. Los depósitos se liquidan en dólares estadounidenses (USD). Las familias en el extranjero pagan con tarjetas de sus propios bancos. Su cuenta de comerciante aprobada decide qué métodos están habilitados.

Un portal de pago en línea de cuotas escolares necesita cuatro elementos: un formato de referencia para cada cuota, una página de pago o un enlace de pago para cada cuota con su monto y fecha de cierre, los campos que completan los padres, como el nombre del estudiante y la clase, y permisos que definan quién puede crear enlaces y emitir reembolsos. Las cuotas únicas no requieren equipo ni tarjeta guardada, y los reembolsos regresan a la tarjeta usada. El inicio de sesión de padres con los cargos de cada hijo viene de su sistema de información estudiantil o de un portal creado con la API de la pasarela de pagos.

Dé a cada pago el número de estudiante y el cargo que cubre, y luego concilie los reportes de RapidCents con el libro contable de estudiantes de su software escolar. Solo los roles de la oficina administrativa deben reembolsar, anular o cambiar un calendario, y una corrección es una transacción nueva, nunca una edición de una anterior. Cuando falla el cobro de un plan, o un pago bancario se devuelve días después de parecer exitoso, el personal marca la cuenta del estudiante y envía a la familia un enlace de pago.

Sí, para pagos con tarjeta: una misma cuenta de comerciante de RapidCents puede cobrar cuotas de solicitud y depósitos mediante una página de pago alojada o la API de la pasarela de pagos y, si su cuenta lo permite, aceptar tarjetas emitidas en el extranjero para la matrícula, de modo que ambos aparezcan en el mismo reporte de liquidación. Un perfil de cliente por familia y el número de estudiante en cada pago los mantienen en un solo registro. Los pagos hechos con Flywire u otro servicio de transferencia bancaria llegan en los reportes de ese proveedor y requieren una importación aparte.

Concilie con el reporte de liquidación y no con las ventas del día, porque un depósito puede ser el total de pagos menos reembolsos, disputas y comisiones, y puede abarcar más de un día. Relacione cada depósito con su línea bancaria y luego cada ID de transacción con la cuenta del estudiante que paga. Las transacciones liquidadas, las comisiones y los reembolsos pueden asignarse a QuickBooks Online o Xero; los ERP más grandes, como SAP y NetSuite, usan plantillas de importación de liquidaciones, y los sistemas estudiantiles aceptan una exportación CSV o una conexión que su representante configura con usted.

Cambie al límite entre períodos y asuma que algunas familias tendrán que volver a ingresar una tarjeta, porque la transferencia de tarjetas entre procesadores solo ocurre cuando ambos proveedores lo aceptan. Revise los plazos de aviso de su contrato actual, quién guarda las tarjetas y si se permite una exportación. Luego pruebe un depósito, un cobro de plan y un reembolso, inicie los planes nuevos en RapidCents y deje que los planes existentes terminen en la cuenta anterior.

El MCC 8211, escuelas primarias y secundarias, suele asociarse con las escuelas de este tipo. Durante la incorporación, RapidCents confirma la categoría de comercio correcta según lo que su escuela realmente hace, ya que las redes de tarjetas usan categorías separadas para colegios universitarios y universidades, escuelas técnicas y vocacionales, y otros servicios educativos. Describa todos los programas que ofrece y todo lo que vende, como uniformes o cuidado después de la escuela, al presentar su solicitud.