Traitement des paiements pour les écoles: scolarité, frais et acomptes

Les écoles doivent comparer la façon dont chaque processeur gère toute l'année de paiements, des acomptes d'inscription et des plans de paiement aux remboursements de sorties, et non une seule offre de taux. Demandez une démonstration des paiements échelonnés des frais de scolarité, avec l'autorisation de la famille, un prélèvement refusé et un remboursement de retrait. Vérifiez si votre logiciel de scolarité limite votre choix de processeur, et comparez le coût total sur un même relevé, le délai de règlement, les rapports par numéro d'élève et l'aide durant les pics d'inscription. Aucun fournisseur de services aux commerçants pour les écoles ne convient à toutes; comparez des soumissions écrites selon votre propre répartition.

Ce qu'une école paie dépend de sa répartition des cartes utilisées et de la façon dont chaque paiement est pris; il n'existe donc pas de prix unique pour les écoles. Avec RapidCents, l'interchange est transmis au coût, et votre majoration et les frais d'équipement ou de service sont prévus dans votre grille tarifaire, d'un mois à l'autre. Les prélèvements de plan sur cartes enregistrées, les acomptes en ligne et les cartes émises à l'étranger comportent généralement un interchange plus élevé que les cartes de débit approchées à l'accueil. Téléversez un relevé récent dans Fee Check pour voir votre propre répartition.

Peut-être, cela dépend de vos produits FACTS Tuition Management, de votre pays et de votre contrat. RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes par APPIE et RapidBridge, et votre représentant vous guide vers l'option qui convient à votre configuration FACTS. Comme FACTS peut encaisser lui-même les paiements des plans, vérifiez d'abord si votre entente permet d'encaisser la scolarité ailleurs. Vous pouvez garder FACTS pour la scolarité pendant que RapidCents prend les autres frais, ou déplacer les plans vers Paiements récurrents et consigner chaque paiement dans les dossiers de l'école par importation, si votre logiciel le permet, ou à la main.

Créez chaque plan dans Paiements récurrents à partir du contrat d'inscription, puis faites autoriser par la famille une carte ou, si activé, un compte bancaire sur une page hébergée, avec les montants, les dates et les conditions d'annulation dans l'autorisation signée. Chaque échéance est prélevée à sa date, avec un avis préalable et un reçu par courriel. Le tableau de bord du commerçant indique si un plan est à jour, en reprise ou en échec; le personnel envoie un lien de paiement après la dernière reprise et porte chaque prélèvement au compte de l'élève selon sa référence.

Une école au Canada peut offrir le débit Interac, Visa, Mastercard et American Express à l'accueil et aux événements, le paiement par carte en ligne avec une page de paiement hébergée et des liens de paiement, des prélèvements récurrents sur carte pour les plans de paiement et, si activé, le transfert électronique de fonds (TEF) ou le débit préautorisé pour les familles qui préfèrent payer un plan depuis un compte bancaire. Les dépôts sont réglés en dollars canadiens (CAD). Les familles internationales paient avec des cartes émises dans leur pays d'origine. Les modes activés dépendent de votre compte marchand approuvé.

Un portail de paiement en ligne des frais scolaires exige quatre éléments: un format de référence pour chaque frais, une page de paiement ou un lien de paiement pour chaque frais avec son montant et sa date de clôture, les champs que remplissent les parents, comme le nom de l'élève et la classe, et des permissions précisant qui peut créer des liens et émettre des remboursements. Les frais ponctuels n'exigent ni matériel ni carte enregistrée, et les remboursements retournent à la carte utilisée. Une connexion de parent listant les frais de chaque enfant provient de votre système d'information sur les élèves ou d'un portail construit avec l'API de la passerelle de paiement.

Donnez à chaque paiement le numéro de l'élève et le frais qu'il règle, puis rapprochez les rapports RapidCents du grand livre des élèves dans votre logiciel scolaire. Seuls les rôles du bureau administratif devraient rembourser, annuler ou modifier un calendrier, et une correction est une nouvelle transaction, jamais une modification d'une ancienne. Quand un prélèvement de plan échoue, ou qu'un paiement bancaire est retourné des jours après avoir semblé réussi, le personnel marque le compte de l'élève et envoie à la famille un lien de paiement.

Oui, pour les paiements par carte: un même compte marchand RapidCents peut encaisser les frais de demande et les acomptes par une page de paiement hébergée ou l'API de la passerelle de paiement et, si votre compte le permet, accepter des cartes émises à l'étranger pour les frais de scolarité; les deux figurent ainsi dans le même rapport de règlement. Une fiche client par famille et le numéro de l'élève sur chaque paiement les gardent dans un même dossier. Les paiements faits par Flywire ou un autre service de virement bancaire arrivent dans les rapports de ce fournisseur et exigent une importation distincte.

Rapprochez à partir du rapport de règlement plutôt que des ventes du jour, car un dépôt peut correspondre aux paiements bruts moins les remboursements, les contestations de paiement et les frais, et peut couvrir plus d'une journée. Associez chaque dépôt à sa ligne bancaire, puis chaque identifiant de transaction au compte d'élève qu'il règle. Les transactions réglées, les frais et les remboursements peuvent être associés à QuickBooks Online ou à Xero; les grands ERP comme SAP et NetSuite utilisent des modèles d'importation de règlement, et les systèmes d'élèves acceptent une exportation CSV ou une connexion que votre représentant met en place avec vous.

Changez à la frontière entre deux sessions et prévoyez que certaines familles devront saisir de nouveau leur carte, car un transfert de cartes entre processeurs n'a lieu que si les deux fournisseurs y consentent. Vérifiez les conditions de préavis de votre contrat actuel, qui détient les cartes enregistrées et si une exportation est permise. Testez ensuite un acompte, un prélèvement de plan et un remboursement, lancez les nouveaux plans sur RapidCents et laissez les plans existants se terminer sur l'ancien compte.

Le MCC 8211, écoles primaires et secondaires, est couramment associé aux écoles de ce type. À l'intégration, RapidCents confirme la bonne catégorie de commerçant d'après ce que fait réellement votre école, car les réseaux de cartes utilisent des catégories distinctes pour les collèges et universités, les écoles de métiers et de formation professionnelle, et les autres services d'éducation. Décrivez tous les programmes que vous offrez et tout ce que vous vendez, comme des uniformes ou un service de garde, lorsque vous faites votre demande.