Procesamiento de pagos para alquiler de equipo

La mayoría de los patios autorizan una retención, porque reserva fondos sin liquidar una venta. Un depósito cobrado es una transacción real que usted debe reembolsar a la devolución, lo que añade un paso de reembolso y conciliación. Las retenciones vencen según el emisor de la tarjeta; un alquiler largo puede requerir una nueva autorización. Su representante de RapidCents le mostrará cómo funcionan las retenciones, la captura parcial y la liberación.

Cobre las extensiones a una tarjeta que el cliente aceptó dejar guardada, o envíe un enlace de pago por los días adicionales. El contrato debe indicar el monto, el momento y cómo cancelar. Cada cobro necesita una referencia que coincida con el registro del alquiler. Guarde notas de llamadas y lecturas del medidor, porque a veces los clientes disputan días que creen haber devuelto la máquina.

Inspeccione la máquina a la devolución y luego capture parte de la retención del depósito o procese un cobro aparte por los daños o el combustible. Fotografíe la máquina al recoger y al devolver, registre el medidor y el nivel de combustible, y envíe un recibo detallado. Un cobro aparte requiere el acuerdo del cliente en el contrato. Reembolse la tarjeta que pagó si ajusta después.

Dé seguimiento a cada retención según su fecha de devolución prevista, porque el emisor de la tarjeta decide cuándo cae una retención sin usar. Si un alquiler supera la retención, renueve la autorización u obtenga una nueva con el acuerdo del cliente. Cuando la máquina regresa sin daños, libere la retención pronto para que el cliente recupere sus fondos. Su representante de RapidCents le mostrará cómo funciona la liberación.

Un negocio de alquiler en Estados Unidos puede ofrecer Visa, Mastercard, American Express y Discover, débito con PIN donde se admita, enlaces de pago y pagos bancarios ACH, con liquidación en dólares estadounidenses (USD). Las retenciones de depósito son una función de tarjeta de crédito. Su representante de RapidCents le ayudará a elegir las opciones que incluirá en su contrato de alquiler.

Envíe una factura con su marca y un enlace de pago, indique el número de orden de compra y dele seguimiento de borrador a pagada. Cuentas por pagar del comprador paga con tarjeta o pago bancario, y el número de factura vincula el pago con su libro contable. Use Facturación para los saldos abiertos y mantenga el número de contrato en cada documento.

Ningún procesador es el mejor para todos los patios, así que compare con su propio perfil. Revise cómo funcionan las retenciones, la captura parcial y las extensiones, las comisiones totales con precios de intercambio más margen, las terminales, los reportes de liquidación, el soporte y las limitaciones del software. Pida a cada proveedor una cotización por escrito basada en sus estados de cuenta y compare intercambio y margen por separado.

Espere el intercambio, que fijan las redes de tarjetas y varía según el tipo de tarjeta y cómo se toma, más su margen de RapidCents en su tabla de tarifas y los cargos por equipo o servicios, si corresponden. Los precios son de intercambio más margen, mes a mes, sin plazo fijo. Suba un estado de cuenta a Fee Check para ver el intercambio separado del margen.

RapidCents se integra con muchas plataformas importantes mediante APPIE y RapidBridge, así que la mayoría de los patios conservan el software que usan hoy. La opción exacta depende de su proveedor y de su versión; puede ser un conector, un enlace de pago o un archivo de liquidación. Dígale a su representante de RapidCents qué sistema usa, y le mostrará cómo se conectan los pagos. Las transacciones liquidadas, las comisiones y los reembolsos se conectan a QuickBooks Online y Xero.

Obtenga una firma clara en los términos de depósito y extensión, entregue recibos detallados y conserve fotos de inspección y lecturas del medidor. Guarde tarjetas solo con la autorización del cliente, usando tokenización y perfiles de clientes, y limite qué empleados pueden cobrarlas. Las herramientas de disputas ayudan a reunir evidencia y cumplir plazos, pero ninguna puede prometer el resultado de una disputa.

Primero haga una lista de contratos abiertos, retenciones activas, tarjetas guardadas, facturas pendientes, terminales y dependencias de software. Haga una prueba de venta, retención, reembolso y liquidación antes de pasar el tráfico real, y mantenga abierta la cuenta anterior mientras haya máquinas fuera. Mover tarjetas guardadas requiere el acuerdo de ambos proveedores: su representante de RapidCents le dirá qué se puede migrar.

El MCC 7359 se asocia comúnmente con negocios de alquiler y arrendamiento de equipo. RapidCents define la categoría correcta del comercio durante la incorporación, según lo que su negocio realmente alquila y vende. Un patio que también vende piezas, combustible o suministros puede revisarse según esa combinación. Su representante de RapidCents le explicará cómo se definen sus categorías.