Traitement des paiements pour la location d’équipement

La plupart des cours autorisent une retenue, car elle réserve les fonds sans régler une vente. Un dépôt débité est une vraie transaction à rembourser au retour, ce qui ajoute une étape de remboursement et de rapprochement. Les retenues expirent selon l'émetteur de la carte; une longue location peut exiger une nouvelle autorisation. Votre représentant RapidCents vous montrera comment fonctionnent retenues, capture partielle et libération.

Débitez les prolongations sur une carte que le locataire a accepté de laisser enregistrée, ou envoyez un lien de paiement pour les jours ajoutés. Le contrat doit préciser le montant, le moment et l'annulation. Chaque frais doit porter une référence liée au dossier de location. Conservez les notes d'appel et les lectures de compteur, car des locataires contestent parfois des jours qu'ils croient avoir rendus.

Inspectez la machine au retour, puis capturez une partie de la retenue de garantie ou traitez un débit distinct pour les dommages ou le carburant. Photographiez la machine au départ et au retour, notez le compteur et le niveau de carburant, et envoyez un reçu détaillé. Un débit distinct exige l'accord du locataire au contrat. Remboursez la carte utilisée si vous ajustez plus tard.

Suivez chaque retenue selon sa date de retour prévue, car l'émetteur de la carte décide du moment où une retenue inutilisée tombe. Si une location dépasse la retenue, renouvelez l'autorisation ou obtenez-en une nouvelle avec l'accord du locataire. Quand la machine revient intacte, libérez la retenue rapidement pour que le locataire retrouve ses fonds. Votre représentant RapidCents vous montrera comment fonctionne la libération.

Une entreprise de location canadienne peut offrir Visa, Mastercard et American Express, le débit Interac au terminal, des liens de paiement et des paiements bancaires par virement électronique (EFT) ou débit préautorisé, avec règlement en dollars canadiens (CAD). Les retenues de garantie relèvent de la carte de crédit. Votre représentant RapidCents vous aidera à choisir les modes à inscrire à votre contrat.

Envoyez une facture à votre image avec un lien de paiement, indiquez le numéro de bon de commande et suivez-la de l'ébauche au paiement. Les comptes fournisseurs de l'acheteur paient par carte ou par paiement bancaire, et le numéro de facture relie le paiement à votre grand livre. Utilisez Facturation pour les soldes ouverts et gardez le numéro de contrat sur chaque document.

Aucun processeur n'est idéal pour toutes les cours : comparez selon votre propre profil. Vérifiez le fonctionnement des retenues, de la capture partielle et des prolongations, le total des frais en tarification interchange plus, les terminaux, les rapports de règlement, le soutien et les contraintes logicielles. Demandez une soumission écrite fondée sur vos relevés et comparez l'interchange et la marge séparément.

Prévoyez l'interchange, fixé par les réseaux de cartes et variable selon le type de carte et la manière de la saisir, plus votre marge RapidCents dans votre grille tarifaire et les frais d'équipement ou de services, s'il y a lieu. La tarification est interchange plus, mois par mois, sans durée fixe. Téléversez un relevé dans Fee Check pour voir l'interchange séparé de la marge.

RapidCents s'intègre à de nombreuses plateformes majeures par APPIE et RapidBridge, si bien que la plupart des cours gardent le logiciel qu'elles utilisent aujourd'hui. L'option exacte dépend de votre fournisseur et de votre version; ce peut être un connecteur, un lien de paiement ou un fichier de règlement. Dites à votre représentant RapidCents quel système vous utilisez, et il vous montrera comment les paiements s'y relient. Les transactions réglées, les frais et les remboursements se connectent à QuickBooks Online et Xero.

Obtenez une signature claire sur les conditions de dépôt et de prolongation, remettez des reçus détaillés et conservez photos d'inspection et lectures de compteur. N'enregistrez les cartes qu'avec l'autorisation du locataire, à l'aide de la tokenisation des paiements et des fiches clients, et limitez les employés qui peuvent les débiter. Les outils de litiges aident à réunir la preuve et à respecter les échéances, mais aucun outil ne promet l'issue d'une contestation.

Listez d'abord les contrats ouverts, les retenues actives, les cartes enregistrées, les factures impayées, les terminaux et les dépendances logicielles. Faites un essai de vente, de retenue, de remboursement et de règlement avant de basculer le trafic réel, et gardez l'ancien compte ouvert tant que des machines sont dehors. Le transfert des cartes enregistrées exige l'accord des deux fournisseurs : votre représentant RapidCents vous dira ce qui peut être migré.

Le MCC 7359 est couramment associé aux entreprises de location et de crédit-bail d'équipement. RapidCents établit la catégorie de commerçant exacte à l'intégration, selon ce que votre entreprise loue et vend réellement. Une cour qui vend aussi des pièces, du carburant ou des fournitures peut être évaluée selon cet ensemble. Votre représentant RapidCents vous expliquera comment vos catégories sont établies.