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Protección contra contracargos y optimización de comisiones

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Procesamiento de pagos para talleres mecánicos, del diagnóstico a la entrega

El procesamiento de pagos para talleres mecánicos cubre tres momentos de la orden de reparación: el cargo por diagnóstico, el depósito de las piezas una vez aprobado el estimado y el saldo antes de entregar el vehículo. RapidCents los atiende con Terminales de mostrador y Enlaces de pago. RapidBridge funciona con Tekmetric, Shopmonkey y AutoLeap.

Un asesor de servicio extiende una terminal azul a un cliente en el mostrador, con un auto sobre un elevador al fondo
Un asesor de servicio ofrece la terminal de pago por encima del mostrador mientras un monitor muestra el panel de pagos del taller y un auto espera en el elevador.
  • PCI DSS nivel 1
  • SOC 2 Tipo II
  • Todas las tarjetas principales: Visa, Mastercard, Amex, Discover, UnionPay, Diners Club y débito con PIN
  • Precios de intercambio más margen
  • Incorporación con apoyo de especialistas

Cómo cobran los talleres mecánicos

Un taller mecánico cobra seis tipos de pago alrededor de una orden de reparación: el cargo por diagnóstico, un depósito de piezas sobre un estimado aprobado, el saldo final en el mostrador, un saldo pagado por texto antes de la entrega, las facturas de cuentas de flota y de empresas, y los pagos divididos. El dueño del vehículo paga la mayoría. Los gerentes de flota pagan a crédito, y una compañía de contrato de servicio del vehículo puede pagar su parte cubierta.

  • Cargos por diagnóstico

    El dueño del vehículo paga el tiempo del técnico para rastrear una luz de advertencia, un ruido o una falla eléctrica. Su política decide si el cargo vence al dejar el vehículo, se suma a la orden o se acredita a la reparación aprobada. Si el cliente rechaza la reparación y se lleva el auto, cobre el cargo en la terminal antes de devolver las llaves. Contabilidad recibe una venta con tarjeta ligada a la orden.

  • Depósitos de piezas sobre estimados aprobados

    Cuando un estimado aprobado requiere piezas de pedido especial o costosas, como un módulo exclusivo del distribuidor o inyectores, el dueño del vehículo paga parte del costo antes de ordenarlas, en el mostrador o con un Enlace de pago. Si el trabajo se cancela tras enviarse una pieza sin devolución, sus condiciones escritas deciden qué conserva. Contabilidad debe seguir cada depósito en su orden de reparación hasta que la factura final lo aplique.

  • Saldo final en el mostrador

    Cuando el trabajo termina y la factura es definitiva, el dueño del vehículo paga lo que queda tras cualquier depósito o crédito de diagnóstico, casi siempre con pago sin contacto o chip en la terminal del mostrador. Si el total creció por trabajo adicional hallado a mitad de la reparación y aprobado por teléfono, el cliente puede cuestionarlo al recoger: guarde cada aprobación en la orden. Contabilidad recibe el pago que cierra la orden de reparación.

  • Saldos pagados por texto antes de recoger el vehículo

    Un cliente en el trabajo o fuera del taller paga el saldo final con un Enlace de pago que el asesor envía por texto o correo electrónico cuando el vehículo está listo. Las entregas fuera de horario con buzón de llaves exigen más cuidado, porque nadie en el mostrador puede tomar una tarjeta ni responder dudas sobre la factura. Contabilidad recibe un pago sin tarjeta presente que puede conciliar con la orden de reparación por su referencia.

  • Facturas de cuentas de flota y de empresas

    Empresas con camionetas o vehículos de servicio suelen reparar a crédito y pagar por factura, por orden o cada mes. El taller envía una factura con enlace de pago o carga una tarjeta autorizada por el gerente de flota. Una orden de compra que falta, una línea en disputa o un pago para varias facturas son los tropiezos habituales. Contabilidad ve estado y fecha de cada factura; los saldos abiertos salen en los informes de antigüedad.

  • Pagos divididos y partes de terceros

    Algunas órdenes tienen varias tarjetas o pagadores: débito por una parte y crédito por el resto, una cuenta compartida entre dos personas, o una compañía de contrato de servicio que paga su parte cubierta mientras el cliente paga el deducible. Cada parte pasa por la terminal del mostrador, un Enlace de pago o la Terminal virtual. Si una tarjeta es rechazada tras otra, el primer pago se mantiene. Contabilidad necesita cada parte anotada por separado.

¿Cómo se cobra un depósito de piezas sobre un estimado de reparación aprobado?

Cobre el depósito después de que el cliente apruebe el estimado por escrito y antes de ordenar piezas difíciles de devolver. Hágalo en la terminal del mostrador cuando el cliente esté en el taller, o envíe un Enlace de pago por el monto del depósito cuando apruebe por teléfono o texto. Anote qué cubre el depósito y cuándo es reembolsable, y manténgalo como crédito en la orden de reparación hasta que la factura final lo aplique.

  • Del diagnóstico a la aprobación y al depósito

    El técnico encuentra la falla y el asesor arma el estimado en su software del taller, con el cargo por diagnóstico que ya se deba. El cliente lo aprueba en el mostrador con una firma o respondiendo a un mensaje de texto, y la aprobación queda guardada en la orden de reparación. Luego el asesor cobra el depósito en la terminal o envía un Enlace de pago con el número de la orden como referencia, y el cliente tiene un recibo antes de que salga el pedido de piezas.

  • Condiciones del depósito que debe escribir primero

    El depósito para reparación de autos requiere condiciones por escrito: qué trabajos exigen depósito, cómo se calcula y qué pasa con él si el cliente cancela el trabajo antes o después de que lleguen las piezas. Enumere las piezas que no puede devolver, como componentes eléctricos que algunos proveedores rechazan con la caja abierta, para que el cliente conozca ese riesgo antes. Si su software del taller no captura firmas, Contratos y firmas electrónicas puede enviar las condiciones, registrar la firma y cobrar el depósito en un solo flujo.

  • Trabajo cancelado, pieza equivocada o tarjeta rechazada

    Si el cliente cancela el trabajo antes de ordenar algo, reembolse el depósito a la tarjeta que lo pagó. Una vez enviada una pieza que no admite devolución, retenga solo lo que permitan sus condiciones escritas y reembolse el resto. Si el proveedor envía la pieza equivocada, el depósito sigue en la orden de reparación hasta que llegue la correcta. Si la tarjeta del depósito es rechazada, pida otra tarjeta o envíe un Enlace de pago, y detenga el pedido de piezas hasta que se apruebe un pago.

  • Si el cliente disputa el depósito

    Si un cliente pide al emisor de su tarjeta revertir un depósito, responda con el estimado aprobado y la hora de su aprobación, las condiciones del depósito que vio, el recibo y, si el trabajo terminó, la factura que muestra el depósito aplicado. Disputas y Protección contra contracargos reúne esa evidencia y el plazo de respuesta en un solo lugar. Una aprobación registrada y condiciones por escrito le dan algo que enviar; un acuerdo verbal en el mostrador, no.

  • Una transmisión que patina, depósito primero

    Digamos que llega una camioneta con una transmisión que patina entre cambios. El diagnóstico apunta a una unidad remanufacturada que el proveedor no recibe de vuelta una vez enviada. El asesor envía el estimado por texto, el dueño lo aprueba respondiendo, y sigue un Enlace de pago por el depósito con el número de la orden como referencia. El depósito queda en la orden de reparación como crédito; al recoger, la factura lo aplica y el dueño paga en el mostrador piezas restantes, mano de obra y fluidos.

¿Cómo funciona el pago por texto cuando el vehículo está listo?

Con el pago por texto para taller mecánico, el asesor finaliza la factura, envía por texto o correo electrónico un Enlace de pago por el saldo exacto, y el cliente paga desde su teléfono antes de ir por el vehículo. El enlace lleva el número de la orden de reparación, el recibo sale automáticamente y el panel de control del comercio marca el enlace como pagado. Entregue el vehículo cuando el panel muestre el pago, no cuando el cliente muestre una captura de pantalla.

  • Enviar el enlace por el saldo exacto

    Primero finalice la factura en su software del taller, para que el monto refleje cada línea aprobada, los impuestos que calcula el software y el depósito ya pagado. Cree el Enlace de pago por ese saldo, ponga el número de la orden de reparación en su campo de referencia, fije una fecha de vencimiento y envíelo por mensaje de texto o correo electrónico. Limite el mensaje al nombre del taller, el vehículo y el monto, y nunca invite al cliente a responder con números de tarjeta.

  • Revisar el pago antes de entregar las llaves

    En el panel de control del comercio, los enlaces de pago para talleres mecánicos muestran su estado: abierto, pagado o vencido. Revise ese estado antes de entregar un vehículo, sobre todo en entregas fuera de horario desde un buzón de llaves. Copie al mismo tiempo la referencia de transacción de RapidCents en la orden de reparación, para que el pago y el trabajo sigan unidos cuando su contador haga la conciliación del día.

  • Cuando el cliente cuestiona el total

    Un pago por texto invita a preguntas sobre trabajo agregado a mitad de la reparación, porque el cliente ve el total antes de ver al asesor. Antes de enviar el enlace, asegúrese de que cada línea agregada tenga una aprobación en la orden de reparación, con su hora, su monto y la persona que la dio. Si el cliente quiere pagar una parte ahora, envíe un enlace por esa parte y un segundo después; mientras tanto, el resto queda abierto en la orden.

  • Si el enlace vence sin pagarse

    Si el enlace vence antes de que el cliente pague, envíe uno nuevo por el mismo saldo y anote el reenvío en la orden de reparación. Algunos clientes prefieren pagar en el mostrador al llegar, y el saldo abierto simplemente los espera allí. El panel de control del comercio muestra el enlace anterior como vencido, así puede ver que caducó sin pagarse antes de enviar el nuevo.

  • Una entrega fuera de horario con buzón de llaves

    Digamos que un cliente deja un sedán para cambio de pastillas y discos de freno antes del trabajo. El técnico encuentra una manguera de freno con fuga; el asesor envía fotos y un estimado revisado desde el software del taller, y el cliente aprueba respondiendo. Por la tarde la factura queda definitiva y el asesor envía por texto un Enlace de pago por el saldo. El cliente paga desde el trabajo, el asesor ve el enlace marcado como pagado y las llaves van al buzón con una factura impresa.

Productos de RapidCents para talleres mecánicos

Estos cuatro productos siguen una orden de reparación desde que se abre hasta la entrega: Terminales de mostrador para cargos por diagnóstico y saldos finales en el mostrador de servicio, Enlaces de pago para depósitos y saldos por texto, Facturación para cuentas de flota y empresas, y Perfiles de clientes para reunir las tarjetas autorizadas y el historial de pagos de cada cliente.

¿Cómo se cierra una orden de reparación pagada con más de una tarjeta o pagador?

Para cerrar una orden de reparación con pago dividido entre métodos, tome cada parte como una transacción y anótela con el mismo número de orden hasta que los pagos sumen la factura. Un cliente puede dividir entre débito y crédito en el mostrador, una compañía de contrato de servicio puede pagar su parte cubierta por teléfono y una flota puede pagar con tarjeta autorizada o por factura. RapidCents procesa cada pago; quién debe cada parte se decide en su software del taller y sus acuerdos.

  • Dos tarjetas en el mostrador

    Cuando una reparación grande supera el límite de una tarjeta, o dos personas reparten la cuenta, acuerde ambos montos con el cliente antes de pasar la primera tarjeta. Cobre la primera venta por su parte y una segunda por el resto. Si la segunda tarjeta es rechazada, el primer pago se mantiene y el saldo sigue abierto en la orden de reparación hasta que otra tarjeta o un Enlace de pago lo cubra.

  • Pagos de compañías de contrato de servicio

    Cuando una compañía de contrato de servicio del vehículo aprueba una reparación cubierta, ella decide cuánto paga, y el cliente normalmente debe el deducible más lo que el contrato excluya. Si la compañía paga con tarjeta por teléfono, capture su pago en la Terminal virtual como una venta aparte y anote su número de autorización del reclamo en su software del taller. El reclamo y la decisión de cobertura quedan fuera de RapidCents; el registro del pago conserva el monto, la fecha y su referencia.

  • Cuando un prestamista externo paga la reparación

    Algunos clientes pagan una reparación mayor mediante un prestamista externo. El prestamista aprueba al cliente, fija las condiciones de pago y paga a su taller según su propio acuerdo con usted, así que registre su pago en la orden de reparación como cualquier otra parte. RapidCents procesa pagos con tarjeta y no presta dinero a sus clientes ni organiza su financiamiento.

  • Cuentas de flota: tarjetas guardadas y facturas

    Un cliente de flota puede autorizar una tarjeta para su cuenta y así usted cobra las órdenes de reparación aprobadas sin pedir el número por teléfono cada vez. Deje esa autorización por escrito: qué reparaciones cubre la tarjeta, el límite por orden, cómo se entera el gerente de flota de cada cargo y cómo puede la flota retirarla. Perfiles de clientes guarda la tarjeta y el historial de pagos de la cuenta en un solo lugar. Las flotas que prefieren pagar a plazo reciben en cambio una factura de RapidCents.

  • Cerrar la orden de reparación en cero

    Una orden dividida se cierra solo cuando los pagos registrados igualan el total de la factura. Anote la referencia de RapidCents de cada pago en la orden de reparación en el momento, para que el reporte diario muestre varios pagos de un mismo trabajo y no montos que nadie sabe ubicar. Si más tarde se reembolsa una parte de un pago dividido, reembólsela a la tarjeta que pagó esa parte.

  • Una reparación, tres pagos

    Digamos que una minivan necesita una bomba de agua, y el dueño acepta cambiar la banda de tiempo mientras el motor está abierto. El contrato de servicio cubre la bomba y su mano de obra, pero no la banda, que trata como mantenimiento. La compañía del contrato paga su parte con tarjeta por teléfono, ingresada en la Terminal virtual. Al recoger, el dueño debe el deducible y la banda, y los divide entre una tarjeta de débito y una de crédito. Tres pagos, una orden de reparación, cerrada en cero.

¿Qué determina los costos de procesar tarjetas en un taller mecánico?

El costo de procesar tarjetas depende de las tarjetas usadas en reparaciones grandes e imprevistas, de cuántas tarjetas comerciales y de flota acepta, de cuánto llega por teléfono o enlace, y de reembolsos y disputas. Con intercambio más margen, el intercambio interbancario se traslada al costo; las redes de tarjetas lo fijan según el tipo de tarjeta y la forma de cobro. Su tabla de tarifas muestra el margen de RapidCents y los cargos por equipo o servicio; el acuerdo es mes a mes, sin plazo de permanencia.

  • Intercambio más margen según las tarjetas de un taller

    Las redes de tarjetas fijan un intercambio distinto para débito, crédito estándar, tarjetas de recompensas premium y tarjetas comerciales, y RapidCents lo traslada al costo. El procesamiento de tarjetas de crédito para talleres mecánicos cotizado en un solo precio agrupado oculta qué pagos cuestan más aceptar. Intercambio más margen mantiene el intercambio separado del margen, así que usted puede ver que un trabajo de frenos pagado con tarjeta de recompensas llevó más intercambio que un cambio de aceite pagado con débito.

  • Facturas grandes e imprevistas

    Los trabajos de motor, transmisión y suspensión generan facturas que los clientes no presupuestaron, así que quizá usen una tarjeta de crédito, a veces una tarjeta de recompensas premium con más intercambio que el débito. Por eso la composición de tarjetas, y no solo su volumen mensual, es el primer número que debe revisar. Sáquela de un estado de cuenta de procesamiento reciente y anote con qué frecuencia los tickets grandes llegan con tarjetas de recompensas y comerciales.

  • Tarjetas comerciales y de flota

    Los gerentes de flota y los clientes empresariales suelen pagar con tarjetas comerciales o para flotas, que tienen sus propias categorías de intercambio. Algunas tarjetas para flotas operan en las grandes redes de tarjetas, mientras que otras pertenecen a programas de flota propietarios que requieren aceptación aparte. Enumere las tarjetas para flotas que usan sus clientes con cuenta y pregunte a su representante de RapidCents cuáles puede aceptar su cuenta antes de prometérselas a una flota.

  • Pagos en mostrador frente a pagos por teléfono y enlace

    Los pagos tomados en la terminal del mostrador, con pago sin contacto o chip, son con tarjeta presente. Los pagos por teléfono capturados en la Terminal virtual, para una compañía de contrato de servicio o un cliente en el trabajo, son transacciones sin tarjeta presente, igual que los Enlaces de pago pagados antes de recoger. El intercambio puede ser mayor en esos casos, y se aplican verificaciones como AVS, CVV y 3-D Secure (3DS) cuando corresponda. Calcule qué parte de sus ingresos por órdenes de reparación llega por cada vía.

  • Terminales para el mostrador y el estacionamiento

    Cuente las terminales que necesita: una terminal de pago para taller mecánico en el mostrador de servicio, quizá otra en el mostrador de piezas y una por sucursal. Un asesor que devuelve llaves en el estacionamiento también puede aceptar pagos sin contacto en un iPhone o teléfono Android compatible con Tap to Pay. Pregunte si cada cotización vende, renta o arrienda el equipo, porque un arrendamiento puede seguir facturándose después de terminado el acuerdo de procesamiento.

  • Reembolsos, disputas y qué llevar para comparar

    Los reembolsos de depósitos por trabajos cancelados y los contracargos por reparaciones disputadas toman tiempo del personal, y su tabla de tarifas muestra cualquier cargo que se aplique. Para comparar cotizaciones, reúna tres estados de cuenta de procesamiento recientes y anote el valor promedio de sus órdenes de reparación, la división entre mostrador, teléfono, enlace por texto y factura, su composición de débito, crédito y tarjetas comerciales, y el número de reembolsos y contracargos. Fee Check lee un estado de cuenta cargado y separa el intercambio del margen.

¿Funciona RapidCents con Tekmetric y otro software de gestión de talleres?

Sí. RapidBridge funciona con Tekmetric, Shop-Ware, Mitchell 1 Manager SE, Shopmonkey y AutoLeap, así que un pago con tarjeta se registra en la orden de reparación que usted ya tiene abierta. RapidCents cobra la tarjeta, envía el recibo e informa los fondos; su software del taller conserva estimados, aprobaciones, piezas y tiempo de los técnicos. Su representante de RapidCents le explica la configuración para su software y su versión.

  • Integrado o independiente: qué cambia en el mostrador

    Con RapidBridge o APPIE, el total de la orden de reparación va a la pantalla de pago o a la terminal y el resultado regresa a la orden sin volver a teclear. Para un software del taller fuera de esas opciones, el asesor escribe el monto en la terminal o en un Enlace de pago y anota la referencia de RapidCents en la orden, lo que añade unas pulsaciones y una conciliación diaria. Su representante de RapidCents le indica al abrir su cuenta cuál configuración le conviene a su taller.

  • Tekmetric

    Tekmetric guarda la orden de reparación, el estimado y la aprobación del cliente, y RapidBridge funciona con él. Los depósitos y pagos finales cobrados con RapidCents se registran en la orden que sus asesores ya tienen abierta, así que nadie vuelve a teclear una venta con tarjeta. Si su procesamiento de tarjetas actual está ligado a su cuenta de Tekmetric, su representante de RapidCents le guía en el cambio.

  • Shop-Ware

    Shop-Ware guarda las órdenes de reparación y las facturas donde deben quedar sus pagos, y RapidBridge funciona con él. Un depósito, un pago final o un reembolso cobrado con RapidCents se registra en la orden correspondiente, y el registro del pago lleva su referencia para su contador. Su representante de RapidCents le explica la configuración para su edición.

  • Mitchell 1 Manager SE

    Los talleres que escriben estimados y órdenes de reparación en Mitchell 1 Manager SE necesitan que cada pago con tarjeta termine en la orden correspondiente. RapidBridge funciona con Mitchell 1 Manager SE, así que depósitos, pagos finales y reembolsos se registran en la orden sin notas ni volver a teclear. Si usa otro producto de Mitchell 1, su representante de RapidCents le muestra la opción que le conviene.

  • Shopmonkey y AutoLeap

    Shopmonkey y AutoLeap guardan órdenes de reparación y facturas, y RapidBridge funciona con ambos. Sus clientes pagan con RapidCents una solicitud de pago de cualquiera de las dos plataformas, y el pago se registra en la orden que usted ya tiene abierta. Su representante de RapidCents le explica la configuración para su plan.

  • QuickBooks Online y Xero

    RapidCents conecta los pagos con tarjeta liquidados, los cargos de procesamiento y los reembolsos con QuickBooks Online y Xero, lo que evita que su contador teclee a mano el depósito de cada día. Las compras de piezas y la nómina de los técnicos siguen en su flujo contable de siempre. Un grupo de talleres con NetSuite o SAP importa archivos de liquidación en lugar de usar un conector en vivo.

Opciones de pago para talleres mecánicos en Estados Unidos

Un taller mecánico en Estados Unidos puede aceptar con RapidCents tarjetas de crédito y débito Visa, Mastercard, American Express y Discover en el mostrador, incluido el débito con PIN donde sea compatible. Los Enlaces de pago cubren depósitos y saldos por texto, Facturación atiende a los clientes de flota y los pagos ACH están disponibles donde se habiliten. Todo se liquida en dólares estadounidenses (USD), y el impuesto sobre las ventas de la reparación lo agrega su software del taller antes de que el cliente pague.

  • Tarjetas y débito con PIN en el mostrador de servicio

    Los clientes acercan o insertan tarjetas Visa, Mastercard, American Express o Discover, y los de débito pueden ingresar un PIN donde sea compatible. En una reparación mayor, una tarjeta de débito puede llegar a su límite diario de gasto y una de crédito a su línea de crédito, así que esté listo para dividir la cuenta entre dos tarjetas. El débito, el crédito estándar y las tarjetas de recompensas premium tienen intercambio distinto, por lo que la composición de tarjetas en reparaciones grandes importa tanto como su volumen.

  • ACH para cuentas de flota y empresas

    Los clientes de flota y empresas que reciben factura cada mes pueden autorizar cargos ACH desde una cuenta bancaria empresarial, donde los pagos bancarios estén habilitados en su cuenta. Eso conviene para la facturación predecible de mantenimiento de una flota. Los pagos ACH pueden devolverse después de enviarse, así que espere a que los fondos se liberen antes de marcar una factura de flota como pagada en su software del taller.

  • Leyes estatales de reparación y sus registros de pago

    Varios estados tienen leyes que exigen un estimado por escrito, el consentimiento del cliente antes de iniciar el trabajo o un nuevo consentimiento antes de que la cuenta supere el estimado. Esas obligaciones corresponden a su taller y a sus documentos. Guarde cada aprobación con la orden de reparación en su software de gestión del taller; el registro de pago de RapidCents agrega el monto, la hora y la referencia junto a ella, sin reemplazarla.

¿Cómo cambiar de procesador sin perder el historial de órdenes de reparación?

Una vez aprobada su cuenta, usted cambia sin perder el historial si hace un inventario de depósitos abiertos, facturas de flota y tarjetas guardadas, prueba la cuenta nueva con órdenes de reparación reales, pide nuevas autorizaciones donde las tarjetas guardadas no puedan trasladarse, y concilia los pagos con las órdenes todos los días. El historial de sus órdenes se queda en su software del taller. Cierre la cuenta anterior solo después de que se resuelvan sus últimos reembolsos y disputas.

  • Haga un inventario de lo que hoy cobra a una tarjeta

    Liste las órdenes de reparación abiertas con depósitos, las facturas de flota sin pagar, las tarjetas guardadas autorizadas, los reembolsos pendientes por repeticiones de la misma falla o piezas devueltas, y las disputas abiertas. Añada cada terminal con sus condiciones de arrendamiento o renta, los ajustes de pago dentro de su software del taller y cualquier página de citas o estimados en línea que cobre dinero. Lea su acuerdo actual por si hay cargos por cancelación anticipada antes de elegir la fecha del cambio. La lista sirve como plan de pruebas.

  • Tarjetas guardadas de flotas y clientes frecuentes

    Los tokens de tarjeta pertenecen a la bóveda del procesador que los creó, y un traslado seguro solo ocurre si ambos proveedores lo aceptan. Donde no sea posible, pida a cada gerente de flota o cliente frecuente una nueva autorización, con un Enlace de pago o en su próxima visita, antes del primer cargo en RapidCents. Nunca reconstruya la lista con números de tarjeta anotados en órdenes de reparación, notas adhesivas o correos.

  • Pruebe con órdenes de reparación reales

    Pase unas cuantas órdenes de reparación reales por la cuenta nueva antes de la fecha del cambio: un cargo por diagnóstico en la terminal del mostrador, un depósito con Enlace de pago, un pago final y un reembolso. Verifique que cada uno aparece en los Informes de RapidCents con una referencia que sus asesores puedan copiar en la orden. Limite con permisos por rol quién puede capturar tarjetas en la Terminal virtual o emitir reembolsos, y enseñe a los asesores a anular una transacción.

  • Mantenga las dos cuentas en paralelo un tiempo

    Prevea un breve traslape. Un depósito cobrado en la cuenta anterior sigue contando en su orden de reparación después del cambio. Si hay que reembolsarlo, hágalo contra el pago original en la cuenta anterior, así que mantenga esa cuenta abierta hasta terminar esos reembolsos y cualquier disputa abierta. Luego descargue su historial de transacciones y estados de cuenta y ciérrela después del último abono de fondos.

  • Concilie cada día con las órdenes de reparación cerradas

    Al cierre, compare los pagos registrados en su software del taller con el reporte de transacciones de RapidCents: depósitos aún retenidos, pagos finales que cerraron órdenes y reembolsos. Luego relacione el depósito bancario con el reporte de liquidación, considerando reembolsos y cargos descontados. Un grupo de talleres puede usar Múltiples ubicaciones para dar a cada taller su propio ID de comerciante y permisos de usuario, con informes combinados para el dueño.

Preguntas de pago de los talleres mecánicos

¿Cuál es el mejor procesador de pagos para un taller mecánico?

El mejor procesador para un taller mecánico es aquel cuya cotización por escrito y cuyo flujo de trabajo encajan con sus propias órdenes de reparación y su composición de tarjetas, y esa es la prueba con la que queremos que juzgue a RapidCents. Cobramos depósitos de piezas, saldos por texto, facturas de flota y pagos por teléfono de compañías de contrato de servicio, y RapidBridge los registra en la orden de reparación en Tekmetric, Shop-Ware, Mitchell 1 Manager SE, Shopmonkey y AutoLeap. Al comparar servicios para comerciantes de talleres mecánicos, verifique que el intercambio aparezca separado del margen. Nuestro precio es intercambio más margen, mes a mes, y Disputas y Protección contra contracargos le ayuda cuando un cliente disputa un cargo de reparación.

¿Cuánto cuesta el procesamiento de tarjetas de crédito para un taller mecánico?

El procesamiento de tarjetas de crédito para un taller mecánico cuesta el intercambio más el margen de su procesador y cualquier cargo por equipo o servicio, y el total depende de su composición de tarjetas y sus canales. Con RapidCents, el intercambio se traslada al costo, su margen figura en su tabla de tarifas y el acuerdo es mes a mes. El intercambio suele ser menor con débito que con tarjetas de recompensas premium o comerciales, y puede ser mayor cuando la tarjeta se captura por teléfono o se paga por enlace que cuando se acerca o se inserta en el mostrador. Cargue un estado de cuenta en Fee Check para ver por separado su intercambio y su margen actuales.

¿Funciona RapidCents con Tekmetric, Shop-Ware, Mitchell 1, Shopmonkey y AutoLeap?

Sí. RapidBridge funciona con Tekmetric, Shop-Ware, Mitchell 1 Manager SE, Shopmonkey y AutoLeap, así que un pago con tarjeta se registra en la orden de reparación que usted ya tiene abierta, sin cambiar su software del taller. Para otro software del taller, RapidCents se integra con muchas plataformas importantes mediante APPIE y RapidBridge. La mejor opción depende del proveedor y la versión de su software; su representante de RapidCents le guiará.

¿Cómo puede un taller cambiar de procesador sin perder el historial de pagos?

Guarde los registros del procesador anterior y traslade con cuidado lo pendiente, porque el historial de sus órdenes de reparación ya permanece en su software del taller. Antes de cerrar la cuenta anterior, descargue su historial de transacciones, liquidaciones y estados de cuenta. Liste los depósitos abiertos, las facturas de flota sin pagar y las tarjetas guardadas autorizadas, y pregunte a ambos proveedores si las tarjetas guardadas pueden trasladarse de forma segura. Donde no puedan, obtenga nuevas autorizaciones antes del primer cargo en RapidCents y mantenga abierta la cuenta anterior hasta que terminen sus reembolsos y disputas.

¿Qué opciones de pago puede ofrecer un taller mecánico en Estados Unidos?

Un taller mecánico en Estados Unidos puede aceptar tarjetas en el mostrador de servicio, por enlace de texto, por teléfono y por factura, además de pagos bancarios ACH donde estén habilitados, todo liquidado en dólares estadounidenses (USD). En persona eso abarca tarjetas de crédito y débito Visa, Mastercard, American Express y Discover, incluido el débito con PIN donde sea compatible; a distancia, Enlaces de pago, Facturación y Terminal virtual. Las tarjetas para flotas dependen del programa específico, así que consulte a su representante de RapidCents sobre las que llevan sus clientes de flota. Su cuenta de comerciante define qué métodos están activos.

¿Se pueden asociar los pagos a una orden de reparación?

Sí, por referencia, de modo que cada pago pueda rastrearse hasta su orden de reparación. Un Enlace de pago tiene un campo de referencia para el número de la orden, y en una venta en la terminal del mostrador o en la Terminal virtual, el personal copia la referencia de transacción de RapidCents en la orden. Con RapidBridge, los pagos se registran por sí solos en la orden en Tekmetric, Shop-Ware, Mitchell 1 Manager SE, Shopmonkey y AutoLeap. En otro caso, el personal los anota a mano o los concilia con una exportación. Los Informes de RapidCents exportan las transacciones en CSV o PDF para esa conciliación.

¿Puedo cobrar un depósito antes de ordenar las piezas?

Sí, una vez que el cliente haya aprobado el estimado. Cobre el depósito en la terminal del mostrador, o envíe por texto un Enlace de pago por el monto del depósito si la aprobación llegó por teléfono, y haga el pedido de piezas solo después de que el pago sea aprobado. Primero ponga las condiciones por escrito: qué cubre el depósito, qué piezas no admiten devolución y qué se reembolsa si se cancela el trabajo. En ese caso, reembolse a la tarjeta que pagó, reteniendo solo lo que esas condiciones permitan. Al recoger, la factura final aplica el depósito y el cliente paga solo el saldo.

¿Puede un cliente pagar a distancia antes de recoger el vehículo?

Sí: cuando la factura sea definitiva, envíe al cliente por texto o correo electrónico un Enlace de pago por el saldo exacto, con el número de la orden de reparación como referencia. El cliente paga en una página adaptada a móviles y recibe un recibo automáticamente, y el enlace aparece como pagado en su panel de control del comercio. Revise ese estado antes de entregar las llaves o dejarlas en un buzón. No acepte números de tarjeta enviados por texto o correo; el enlace existe para que los clientes nunca tengan que enviarlos.

¿Cómo tomamos pagos divididos en una misma orden de reparación?

Trate el pago dividido entre métodos como varios pagos contra una sola orden de reparación. En el mostrador, acuerde cada monto con el cliente y luego pase cada tarjeta como una venta aparte. Si una tarjeta posterior es rechazada, los pagos anteriores se mantienen y el saldo sigue abierto para otra tarjeta o un Enlace de pago. Cuando una compañía de contrato de servicio paga su parte cubierta con tarjeta, capture esa venta en la Terminal virtual y anote la autorización del reclamo de la compañía en su software del taller. La orden se cierra cuando los pagos registrados igualan la factura.

¿Cómo puede un taller aceptar pagos por teléfono con seguridad y reducir las disputas por cargos de reparación?

Envíe un Enlace de pago en lugar de leer números de tarjeta por teléfono, y registre la aprobación del cliente antes de cualquier trabajo que aumente el total. Si debe tomar una tarjeta por teléfono, captúrela directamente en la Terminal virtual con verificaciones AVS y CVV, nunca en papel ni en las notas de la orden de reparación. Cuando un cliente disputa un cargo de reparación, su evidencia es el estimado aprobado, cada aprobación adicional con su hora y quién la dio, la factura y el recibo. Disputas y Protección contra contracargos da seguimiento a la evidencia y los plazos, aunque ningún expediente de pruebas gana todos los casos.

¿Qué MCC se usa para los talleres mecánicos?

El MCC 7538, el código de categoría del comercio para talleres de servicio automotriz que no son concesionarios, se asocia comúnmente con los talleres mecánicos independientes. Las redes de tarjetas usan ese código para clasificar el negocio detrás de cada pago. Al abrir su cuenta, su representante de RapidCents establece la categoría correcta del comercio según lo que su negocio realmente vende, así que mencione si comparte local con un mostrador de piezas aparte, venta de llantas, servicio de grúa o venta de vehículos.

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