Procesamiento de pagos para agencias de atención domiciliaria

Elija un proveedor que permita a la oficina facturar un período, enviar un enlace de pago y asociar cada pago con el número de factura. Defina reglas para los créditos por visitas canceladas y para los reembolsos a la tarjeta original. Mantenga los detalles clínicos fuera de la factura. El registro de pago muestra solo el monto y el estado, no las notas de atención.

El hijo adulto paga mediante el enlace de la factura y puede guardar una tarjeta para el pago automático después de aceptar el monto, el momento y la cancelación. Registre al pagador, al receptor del servicio y al destinatario de la factura como roles distintos. Si el pagador cambia, elimine la tarjeta guardada y obtenga un nuevo consentimiento. Cancelar debe ser tan claro como inscribirse.

Facture a cada pagador su propia parte y mantenga las dos facturas separadas. El financiador se factura fuera de RapidCents, y la tarjeta de la familia paga solo las horas privadas. El procesamiento de pagos no es presentación de reclamaciones ni verificación de elegibilidad. Si un financiador reduce horas después de que la familia pagó, emita un crédito o reembolso a la familia.

Use un calendario de cobro que el pagador haya aceptado: el monto, la fecha, la regla de reintento y cómo cancelar. Pagos recurrentes ejecuta el cargo y avisa al pagador, pero un calendario es una forma de cobrar una factura, no financiamiento. Revise cada calendario cuando cambien las horas y concilie cada ejecución con su factura.

Una agencia de atención domiciliaria en Estados Unidos puede ofrecer tarjetas de crédito y débito, débito con PIN donde esté disponible y pagos bancarios ACH, con liquidación en dólares estadounidenses (USD). Su representante de RapidCents configura los métodos que convienen a su agencia. Una tarjeta guardada y un cargo ACH requieren la autorización del pagador sobre monto, momento y cancelación.

Ningún proveedor es el mejor para todas las agencias; compare según su propia composición de pagos. Pida a cada uno una cotización por escrito con intercambio, margen, cuotas de equipo y servicios, y luego revise los reportes de liquidación por cliente, el soporte, el manejo de reembolsos y las restricciones de software. Fee Check separa el intercambio del margen para comparar con justicia.

Espere comisión de intercambio, un margen del proveedor y, si corresponde, cuotas de equipo o servicios. Con RapidCents, el intercambio se transfiere al costo, su margen figura en su lista de tarifas y el acuerdo es mes a mes, sin plazo fijo. Los pagos en línea y digitados se cobran distinto que los pagos sin contacto; pida una cotización basada en su composición real.

RapidCents se integra con muchas plataformas importantes mediante APPIE y RapidBridge, así que la mayoría de las agencias conservan el software que ya usan. La opción exacta depende de su proveedor y versión. Dígale a su representante de RapidCents qué sistema usa, y le mostrará cómo se conectan los pagos, los recibos y la conciliación, incluida la asociación con QuickBooks Online y Xero.

Conserve autorizaciones claras, envíe un recibo por cada pago y limite quién puede ver o cargar una tarjeta guardada. La tokenización y la Bóveda segura de tarjetas mantienen los números de tarjeta fuera de sus propios archivos. Publique una política de reembolsos y conserve facturas y consentimientos disponibles como evidencia. Las disputas aún pueden ocurrir, y el resultado nunca es seguro.

Haga un inventario de facturas abiertas, autorizaciones de tarjetas guardadas, calendarios recurrentes y dependencias de software antes de cambiar. Pruebe una venta, un reembolso y un cargo programado, y luego opere brevemente ambos proveedores en paralelo. Las tarjetas guardadas pueden no transferirse sin el acuerdo de ambos proveedores; prepárese para pedir nuevo consentimiento a las familias. Concilie los primeros depósitos con su libro contable.

El MCC 8050 se asocia comúnmente con este tipo de negocio. RapidCents establece la categoría correcta del comercio durante la incorporación, según lo que su agencia realmente vende; una agencia que combina compañía no médica con otros servicios puede clasificarse distinto. Describa toda su mezcla de servicios al solicitar la cuenta en lugar de suponer un código de antemano.