Procesamiento de pagos para clínicas dentales: depósitos, cuotas y saldos

Cobre el depósito cuando el paciente acepte el plan de tratamiento, con condiciones por escrito, y regístrelo como crédito de ese plan. Al comparar proveedores de pagos, compruebe que pueda cobrar un depósito en persona o por enlace, usar su propio número de cuenta o de plan como referencia, reembolsar parte de un depósito desde el pago original y encontrar cada depósito en los reportes de liquidación. La predeterminación de beneficios de la aseguradora puede orientar el monto del depósito, pero la decisión sobre la reclamación sigue siendo de la aseguradora; el depósito solo registra lo que pagó el paciente.

En un plan de pagos propio, su clínica cobra un saldo acordado a lo largo del tiempo; el financiamiento de terceros es un crédito que el paciente contrae con una entidad financiera. En un plan propio, el paciente firma su acuerdo de pago, su clínica cobra a medida que se acredita cada cuota y asume las cuotas impagadas. Con financiamiento, la entidad decide si el paciente califica, fija los intereses y el calendario de pagos, y paga a su clínica según el contrato que su clínica firmó con ella. Los pagos recurrentes de RapidCents gestionan planes propios con tarjetas guardadas; RapidCents no presta dinero a pacientes ni ofrece financiamiento para pacientes.

Cobre el saldo cuando la aseguradora haya resuelto la reclamación, por el monto exacto que debe el paciente. Envíe por mensaje de texto o correo electrónico un enlace de pago con el número de cuenta del paciente como referencia, cóbrelo en la próxima cita o cargue una tarjeta guardada si el paciente autorizó por escrito los cargos posteriores al seguro. Si la reclamación paga más de lo estimado, reembolse la diferencia a la tarjeta original. La explicación de beneficios (EOB) queda en su software de gestión dental; el registro de RapidCents guarda el monto, la fecha, la tarjeta y la referencia del pago.

Cobre por etapas a medida que se realiza el tratamiento, o pida un depósito al inicio y descuéntelo en cada visita. Un implante, o un tratamiento de conducto seguido de una corona, puede pagarse en cada cita en la terminal de recepción; un plan más largo puede funcionar con cargos mensuales a una tarjeta guardada bajo un acuerdo firmado. Registre cada pago en el mismo plan de tratamiento de su software de gestión dental para que el saldo restante quede a la vista, y reembolse sobre pagos específicos si el dentista modifica el plan.

Un consultorio dental en Estados Unidos puede ofrecer pagos con tarjeta en recepción, por enlace enviado por mensaje de texto, por teléfono y según un calendario, además de pagos bancarios ACH donde estén habilitados, todo liquidado en dólares estadounidenses (USD). En persona, eso incluye tarjetas de crédito y débito Visa, Mastercard, American Express y Discover, incluido el débito con PIN donde se admite; a distancia, enlaces de pago y la terminal virtual; para planes de cuotas, cargos recurrentes a una tarjeta guardada o un cargo ACH. Los pacientes pueden presentar tarjetas HSA o FSA como cualquier otra; la elegibilidad la decide su plan, no el pago. Su cuenta de comerciante determina cuáles están activas, y su representante de RapidCents repasa la lista con usted durante el alta.

Registre cada pago con tarjeta en el libro contable del paciente en Dentrix con su referencia de transacción de RapidCents y luego concilie ambos sistemas cada día. RapidBridge registra los pagos en Dentrix Ascend; si su edición no tiene conexión, el personal hace ese registro a mano. Al cierre, compare el total de tarjetas del reporte diario de Dentrix (Day Sheet) con el reporte de transacciones de RapidCents, y luego el depósito bancario con el reporte de liquidación. Registre los reembolsos sobre el pago original. Las diferencias suelen deberse a un pago cobrado pero no registrado, registrado dos veces o registrado en la cuenta de otro familiar.

Ningún procesador es el mejor para todas las clínicas dentales, así que compare cotizaciones por escrito basadas en su propia combinación de pagos, no en mensajes publicitarios. Al comparar el procesamiento de tarjetas de crédito para consultorios dentales, revise si el precio separa el intercambio interbancario del margen, el costo de las terminales y las condiciones de arrendamiento, la duración del contrato y los cargos por cancelación anticipada, y cómo maneja cada proveedor los depósitos, los planes de cuotas con tarjetas guardadas, los saldos posteriores al seguro y los pagos telefónicos. Verifique que los reportes de liquidación se puedan conciliar con su libro contable, el apoyo en disputas y si su edición del software de gestión dental incluye o exige un procesador concreto.

Espere dos partes en toda cotización, se muestren por separado o agrupadas en un solo precio: el intercambio interbancario, que fijan las redes de tarjetas, y el margen del procesador, más los cargos por equipo o servicios que correspondan. Con RapidCents, el intercambio se traslada al costo y su margen figura en su tabla de comisiones, mes a mes y sin plazo fijo. El intercambio depende de la tarjeta, desde débito hasta crédito prémium de recompensas, y puede ser más alto en pagos ingresados manualmente y en línea que con tarjetas acercadas o insertadas en recepción. Pida una cotización por escrito basada en sus estados de cuenta y revise cómo se cobran los reembolsos, las disputas y las terminales.

Sí. RapidCents se integra con muchas plataformas importantes mediante APPIE y RapidBridge, y RapidBridge funciona con Dentrix Ascend, así que un pago con tarjeta se registra en la cuenta del paciente que ya tiene abierta. Las ediciones de Dentrix difieren, y la opción adecuada depende de su edición, versión y país. Dígale a su representante de RapidCents qué Dentrix usa, y le explicará si los pagos llegan a su libro contable mediante una conexión, una importación o un registro manual con referencia.

Obtenga autorización documentada antes de cada cargo programado o a una tarjeta guardada para pagos futuros, y no guarde números de tarjeta en sus archivos. Las condiciones de depósito firmadas, los acuerdos de cuotas y las autorizaciones de tarjeta guardada son su prueba ante una disputa, y los pacientes disputan menos cuando su estado de cuenta muestra el nombre conocido de la clínica, no la razón social. No anote números de tarjeta en formularios en papel, notas clínicas ni correos electrónicos; ingréselos en la terminal virtual o envíe un enlace de pago. La tokenización de pagos guarda las tarjetas en la bóveda segura de tarjetas, los permisos por función limitan quién puede reembolsar y la protección contra contracargos controla pruebas y plazos. Ninguna herramienta gana todas las disputas.

Mantenga sus registros de facturación en su software de gestión dental y descargue el historial de su procesador antes de cerrar la cuenta anterior. El libro contable, no el procesador, es el registro de lo que debe cada paciente, así que se conserva intacto durante el cambio. Del proveedor anterior, descargue el historial de transacciones, liquidaciones y estados de cuenta; anote cada plan de cuotas activo y su próximo cargo, incluidos los planes que gestiona un módulo de pagos de su software; y pregunte a ambos proveedores si las tarjetas guardadas pueden transferirse de forma segura. Si no pueden, obtenga nuevas autorizaciones antes del próximo cargo de cada plan.

El código de categoría del comercio (MCC) 8021, que corresponde a dentistas y ortodoncistas, suele asociarse con las clínicas dentales. El código indica a las redes de tarjetas y a los emisores qué tipo de negocio recibió un pago. RapidCents define con usted la categoría de comercio correcta durante el alta, según lo que su negocio realmente vende, así que mencione cualquier producto de venta al por menor, como kits de blanqueamiento o cepillos de dientes eléctricos, o cualquier negocio independiente que comparta su recepción.