Procesamiento de pagos para clínicas veterinarias y hospitales de animales

Un proveedor de pagos para depósitos de presupuestos de cirugía debe permitirle cobrar el depósito cuando el dueño aprueba el presupuesto y vincular ese pago al presupuesto. En la práctica, eso significa una terminal al ingreso, enlaces de pago para presupuestos aprobados por correo electrónico, un campo de referencia para el número de presupuesto, pagos parciales para el saldo y reembolsos a la tarjeta original cuando la factura final es menor. RapidCents cubre cada punto, y su representante le mostrará cómo llegan los depósitos a su software de gestión y si prefiere una retención o un cargo completado.

Verifique que el proveedor pueda guardar la tarjeta de un dueño con su permiso, cargarla en una fecha de cobro fija, reintentar los rechazos y renovar las tarjetas reemitidas. Los pagos recurrentes de RapidCents cubren esos pasos, con avisos a los dueños antes de cada cargo y el servicio de actualización de tarjetas donde el emisor participa. Luego defina quién factura el plan, porque cobrarlo desde RapidCents y desde su software de gestión o un administrador de planes puede cobrar dos veces a un dueño. Conserve cada contrato de plan firmado, porque es su evidencia si un dueño disputa un cargo.

Cobre los saldos de atención de emergencia por etapas en lugar de una sola cuenta al dar de alta: un depósito al ingreso, más depósitos a medida que se revisa el presupuesto y el resto cuando el animal se va a casa. Use la terminal cuando el dueño esté presente, la terminal virtual cuando llame con una tarjeta y un enlace de pago cuando pague otra persona. Obtenga la aprobación del dueño para cada presupuesto revisado antes de cobrar y reembolse cualquier depósito no usado a la tarjeta que pagó. Con un seguro para mascotas, el dueño normalmente paga a la clínica y solicita el reembolso a la aseguradora por separado, así que el registro de pago solo muestra lo que se pagó.

Lleve una terminal portátil o un teléfono con Tap to Pay a la sala, para que el dueño pueda pagar sin llevar al animal de vuelta a la recepción. Una terminal de pago para sala de consulta como Rivo Go acepta tarjetas con chip y sin contacto, imprime recibos y puede compartirse entre salas. Tap to Pay en un iPhone o un teléfono Android compatible acepta tarjetas sin contacto y billeteras móviles y envía recibos por mensaje de texto o correo electrónico, pero una tarjeta que no se puede acercar necesita una terminal. Cierre la factura en su software de gestión antes de sacar la tarjeta, para que el monto cobrado coincida, y reembolse cualquier corrección posterior a la misma tarjeta.

Una clínica veterinaria en EE. UU. puede ofrecer tarjetas Visa, Mastercard, American Express y Discover en persona, con débito con PIN en la terminal. Los depósitos y saldos a distancia pueden pasar por enlaces de pago y la terminal virtual, los planes de bienestar y los calendarios de plazos pueden cargarse a tarjetas guardadas, y hay pagos bancarios ACH, todo liquidado en dólares estadounidenses (USD). Su representante de RapidCents le explicará la configuración para su clínica. Si sus planes de bienestar se renuevan automáticamente, revise las reglas de renovación de cada estado donde tenga una clínica.

Puede ofrecer uno, otro o ambos, pero son acuerdos distintos. El financiamiento externo para mascotas es un contrato de crédito que el dueño solicita a un prestamista, que decide la aprobación y cobra el pago; cómo ese prestamista paga a su clínica depende de sus propias condiciones. Los planes de pago veterinarios propios para clientes son calendarios de cobro que usted acuerda con el dueño y ejecuta con pagos recurrentes desde una tarjeta guardada, con montos, fechas y condiciones de cancelación por escrito, así que su clínica asume el saldo pendiente. RapidCents cobra los plazos y no presta dinero a los dueños de mascotas.

El mejor procesador para una clínica veterinaria es el que se ajusta a cómo cobra realmente, con un costo total que usted pueda verificar por escrito. Compare cómo maneja cada proveedor los depósitos de presupuestos, los pagos en la sala de consulta, los cargos de planes de bienestar y los calendarios de plazos; lo que permite su software de gestión; cuántos dispositivos necesitan sus salas; los reportes de liquidación y comisiones; las herramientas de disputas; y un horario de soporte que coincida con un horario de emergencias. Luego compare cotizaciones escritas que separen el intercambio del margen, elaboradas con el mismo estado de cuenta reciente para cada proveedor.

Espere intercambio, un margen del procesador y, cuando corresponda, cargos por equipo o servicio, y los pagos acercados o insertados suelen tener un intercambio menor que los digitados o en línea. Con RapidCents, el intercambio se traslada al costo, y el margen y cualquier otro cargo constan en su tabla de tarifas, con un acuerdo mensual sin plazo fijo. Los depósitos en línea, los pagos por teléfono y los cargos de planes de bienestar son todos sin tarjeta presente, así que importa qué parte de su volumen representan. Pida a cada proveedor una cotización escrita elaborada con sus estados de cuenta y cargue uno en Fee Check para ver el intercambio y el margen por separado.

APPIE y RapidBridge conectan RapidCents con muchas plataformas importantes, y la opción exacta para Cornerstone o Neo depende de la versión de su software y de su país. Dígale a su representante de RapidCents cuál usa y le mostrará cómo se conectan depósitos, saldos y recibos con sus facturas, ya sea con una integración, un enlace de pago con el número de factura o un registro con referencia. De cualquier forma, usted concilia cada día con sus facturas de IDEXX.

Reduzca las disputas con documentos claros y proteja los datos de tarjeta no guardándolos usted mismo. Haga que los dueños firmen los presupuestos y los contratos de planes, envíe recibos detallados, aplique una sola política de reembolsos de forma constante y use en los estados de cuenta un nombre comercial que los dueños reconozcan. Una tarjeta guardada en una clínica veterinaria debe existir solo como token en la bóveda segura de tarjetas, con el permiso del dueño. Limite con permisos por rol quién puede digitar tarjetas o hacer reembolsos, y dé seguimiento a alertas, evidencia y plazos en Disputas y Protección contra contracargos. Ninguna configuración evita todas las disputas, pero los presupuestos y recibos firmados le dan evidencia para responder.

Los registros de facturación de sus clientes permanecen en su software de gestión, así que el trabajo consiste en trasladar lo que tiene el procesador. Enumere las tarjetas guardadas, los calendarios de planes de bienestar y de plazos, los depósitos abiertos, los saldos pendientes y los reembolsos en trámite, y pregunte si su proveedor actual migrará los tokens de tarjetas, lo cual solo ocurre si ambos proveedores aceptan. Exporte el historial de transacciones del procesador anterior antes de cerrar la cuenta. Pruebe un depósito, un reembolso y un cargo de plan en RapidCents y mantenga abierta la cuenta anterior hasta que se hayan resuelto sus reembolsos y sus últimos cargos programados.

El MCC 0742, servicios veterinarios, es el código de categoría del comercio que se asocia comúnmente con las clínicas veterinarias y los hospitales de animales. RapidCents define con usted la categoría correcta al abrir su cuenta, según lo que su negocio realmente vende. Si su clínica también ofrece hospedaje, peluquería o un mostrador de venta de alimento y suministros, cuénteselo a su representante de RapidCents para que su cuenta los refleje.