Facturation récurrente des heures de visite pour agences de soins

Flux opérationnels

Défis de paiement

• L'intervenant n'encaisse jamais

  La personne au domicile ne porte aucun terminal : chaque paiement doit partir du bureau et non de la visite.

• Les heures changent après le calendrier

  Une visite annulée ou prolongée modifie le montant dû après l'émission de la facture de la période : le rapprochement est obligatoire.

• Le payeur n'est pas la personne soignée

  L'autorisation au dossier appartient généralement à un proche, et la facturation doit tenir les deux.

Choisir la bonne configuration de paiement pour Soins à domicile

• Choisir paiement soins à domicile

  Pour Soins à domicile, cartographiez l'inscription, la facturation planifiée et le renouvellement, chaque succursale et le suivi consolidé et la facture, la provision et le paiement client à distance avant de choisir une configuration. Retenez les canaux qui correspondent à ces moments, puis confirmez que la solution choisie couvre réellement chaque canal.

• Matériel de paiement pour Soins à domicile

  Pour Soins à domicile, choisissez le matériel après avoir cartographié l'endroit et le moment où les clients paient. Comparez le comptoir, le portable et le paiement à distance selon le flux réel plutôt que selon le prix annoncé d'un appareil.

• Comparer les frais pour Soins à domicile

  Pour Soins à domicile, demandez une ventilation écrite des coûts qui couvre la facturation planifiée, les cartes refusées et les annulations et le détail des coûts par appareil et par succursale. Comparez le coût effectif sur votre mix réel de cartes et de canaux; ne choisissez pas selon un taux vedette seul.

• Mise en place et changement de fournisseur

  Pour mettre en place les paiements de Soins à domicile, documentez le parcours de paiement réel, confirmez les compatibilités avant l'achat, puis testez un flux de paiement réel avant la mise en service.

Comment ça se met en place

• Plan de soins traduit en calendrier de facturation

  Les heures prévues au plan de soins deviennent la facture de la période : ce que la famille doit suit l'horaire établi par la coordination.

• La famille autorise une fois, de façon centralisée

  Le payeur autorise la carte ou le prélèvement automatique à l'admission, et chaque période suivante s'appuie sur cette même autorisation.

• Les intervenants ne transportent aucun terminal

  Rien n'est encaissé au domicile : la visite est consignée et le paiement se règle au bureau, ce qui garde l'argent hors de la relation de soin.

• Heures ajustées reportées à la période suivante

  Une nuit supplémentaire ou une visite annulée modifie la prochaine facture, sans transaction distincte sur le terrain.

Intégrations

• AlayaCare

  Les visites confirmées dans AlayaCare constituent les heures qui composent la facture de la période, sans total ressaisi.

• ClearCare

  Le dossier du client dans ClearCare indique la période réglée dès que le prélèvement récurrent ou bancaire est accepté.

• Sage

  Les revenus par client et les totaux par succursale se comptabilisent dans Sage, en concordance avec les encaissements de chaque période.

Exploitation, sécurité et mise en service

• Heures facturées rapprochées des heures planifiées

  Les rapports par client et par période forment le rapprochement que le bureau vérifie, tout écart correspondant à un quart travaillé ou manqué.

• Prélèvement bancaire pour un accompagnement de plusieurs mois

  Des soins étalés sur des mois ou des années conviennent au prélèvement automatique, qui évite l'expiration d'une carte en pleine prestation.

• Coordonnées de paiement au bureau, pas sur le terrain

  Les autorisations restent dans les systèmes du bureau : aucune donnée bancaire ne circule au domicile du client.

• Déploiement succursale par succursale

  Chaque succursale démarre avec sa propre liste de clients et sa période de facturation, sans basculer toutes les familles la même semaine.

Secteurs voisins

• Soins de santé

  Fournisseurs de soins collectent paiements à l'accueil, par lien et plans récurrents.

• Cliniques dentaires

  Cliniques dentaires acceptent paiements accueil, à distance et planifiés avec…

• Physio et chiropratique

  Cliniques physio et chiropratique collectent copaiements, forfaits et plans récurrents.

• Cliniques vétérinaires

  Cliniques vétérinaires encaissent en salle, dépôts devis et plans bien-être récurrents.

• Pharmacies

  Pharmacies acceptent comptoir, sans contact et téléphone avec terminaux PCI.

• Spas médicaux

  Spas médicaux combinent forfaits, abonnements et vente au détail avec carte en dossier.

• Optométrie

  Optométristes collectent examens, dépôts lunettes et soldes assurance.

• Gym et studios fitness

  Gyms et studios gèrent abonnements, forfaits cours, vente et Tap to Pay mobile.