Traitement des paiements pour agences de soins à domicile

Choisissez un fournisseur qui permet au bureau de facturer une période, d'envoyer un lien de paiement et d'associer chaque paiement au numéro de facture. Fixez des règles pour les crédits en cas d'annulation de visite et pour les remboursements à la carte d'origine. Gardez les détails cliniques hors de la facture. Le dossier de paiement montre seulement le montant et le statut, pas les notes de soins.

L'enfant adulte paie par le lien de la facture et peut enregistrer une carte pour le paiement automatique après avoir accepté le montant, le moment et l'annulation. Consignez le payeur, le bénéficiaire du service et le destinataire de la facture comme rôles distincts. Si le payeur change, retirez la carte enregistrée et obtenez un nouveau consentement. L'annulation doit être aussi claire que l'inscription.

Facturez à chaque payeur sa propre part et gardez les deux factures séparées. Le bailleur de fonds est facturé hors de RapidCents, et la carte de la famille ne paie que les heures privées. Le traitement des paiements n'est ni une soumission de demandes ni une vérification d'admissibilité. Si un bailleur de fonds réduit des heures après le paiement de la famille, émettez un crédit ou un remboursement à la famille.

Utilisez un calendrier d'encaissement que le payeur a accepté: le montant, la date, la règle de nouvelle tentative et la façon d'annuler. Paiements récurrents exécute le prélèvement et avise le payeur, mais un calendrier est une façon d'encaisser une facture, pas du financement. Révisez chaque calendrier quand les heures changent et rapprochez chaque exécution de sa facture.

Une agence de soins à domicile au Canada peut offrir les cartes de crédit, le débit Interac sur un terminal et les paiements bancaires par virement ou débit préautorisé, avec règlement en dollars canadiens. Votre représentant RapidCents configure les modes qui conviennent à votre agence. Une carte enregistrée et un débit préautorisé exigent l'autorisation du payeur quant au montant, au moment et à l'annulation.

Aucun fournisseur n'est le meilleur pour toutes les agences; comparez selon votre propre répartition des paiements. Demandez à chacun une soumission écrite qui indique l'interchange, la marge, les frais d'équipement et de services, puis vérifiez les rapports de règlement par client, le soutien, le traitement des remboursements et les contraintes logicielles. Fee Check sépare l'interchange de la marge pour comparer équitablement.

Prévoyez l'interchange, une marge du fournisseur et, s'il y a lieu, des frais d'équipement ou de services. Chez RapidCents, l'interchange est transmis au coût, votre marge figure dans votre barème de frais, et l'entente est mois par mois, sans durée fixe. Les paiements en ligne et saisis sont tarifés autrement que les paiements sans contact; demandez une soumission fondée sur votre répartition réelle.

RapidCents se connecte à de nombreuses plateformes majeures par APPIE et RapidBridge, donc la plupart des agences gardent le logiciel qu'elles utilisent déjà. L'option exacte dépend de votre éditeur et de votre version. Dites à votre représentant RapidCents quel système vous utilisez, et il vous montrera comment les paiements, les reçus et le rapprochement s'y rattachent, y compris le lien avec QuickBooks Online et Xero.

Conservez des autorisations claires, envoyez un reçu pour chaque paiement et limitez qui peut voir ou débiter une carte enregistrée. La tokenisation des données de paiement et le Coffre de cartes sécurisé gardent les numéros de carte hors de vos propres fichiers. Publiez une politique de remboursement et gardez factures et consentements accessibles comme preuve. Des contestations restent possibles, sans issue assurée.

Dressez l'inventaire des factures ouvertes, des autorisations de cartes enregistrées, des calendriers récurrents et des dépendances logicielles avant de changer. Testez une vente, un remboursement et un prélèvement planifié, puis faites rouler brièvement les deux fournisseurs en parallèle. Les cartes enregistrées peuvent ne pas se transférer sans l'accord des deux fournisseurs; prévoyez de redemander le consentement aux familles. Rapprochez les premiers dépôts avec votre grand livre.

Le MCC 8050 est couramment associé à ce type d'entreprise. RapidCents établit la bonne catégorie de commerçant à l'intégration, selon ce que votre agence vend réellement; une agence qui combine soins de compagnie non médicaux et autres services peut donc être classée autrement. Décrivez l'ensemble de vos services à l'inscription plutôt que de présumer d'un code à l'avance.