Procesamiento de pagos para clínicas de fisioterapia y quiropráctica

RapidCents atiende ambos momentos: la parte conocida al salir y cualquier faltante que aparezca después de la reclamación. Su personal envía un enlace de pago con la fecha de la visita o el número de cuenta como referencia, cobra una tarjeta guardada solo si el paciente autorizó los faltantes, reembolsa parte de un pago a la tarjeta original y encuentra cada pago en los reportes de liquidación. La aseguradora resuelve la reclamación; el registro de pago solo muestra lo que el paciente pagó y cuándo.

Venda el paquete como un solo pago y reembolse las visitas no usadas contra él, mientras el software de su clínica lleva el control de las visitas. Las condiciones del paquete deben indicar qué incluye, si vence y cómo se calcula el reembolso. Con RapidCents usted vende paquetes en recepción, con un enlace de pago o en una página de pago, reembolsa parte del pago original y puede ofrecer cuotas programadas, que son un calendario de cobro y no un crédito.

Obtenga el consentimiento por escrito antes del primer cargo. El acuerdo debe indicar el importe, el calendario, el número de pagos y cómo cancelar, además del permiso para guardar la tarjeta o debitar la cuenta. Luego RapidCents guarda la tarjeta como token, reintenta automáticamente los rechazos, recibe las tarjetas reemitidas mediante la actualización de tarjetas cuando el emisor participa y envía un aviso antes de cada cargo. Obtenga una nueva firma cada vez que una reevaluación cambie el plan y nunca presente el plan como financiamiento.

Cobre depósitos y cargos por cancelación tardía solo bajo una política que el paciente aceptó al reservar, y nunca más de lo que esa política indique. Si su software de reservas guarda tarjetas mediante su propio procesador, esas tarjetas permanecen con él; con RapidCents puede cobrar un depósito de reserva con un enlace de pago o guardar una tarjeta con la autorización del paciente. Envíe un aviso antes de cobrar un cargo por visita perdida y mantenga esos cargos separados del tratamiento para que nunca entren en una reclamación de seguro.

Un consultorio de fisioterapia o quiropráctica en Estados Unidos puede ofrecer tarjetas de crédito y débito Visa, Mastercard, American Express y Discover en persona, incluido el débito con PIN donde sea compatible, enlaces de pago por mensaje de texto o correo electrónico, Pagos recurrentes para planes de cuidado y pagos bancarios ACH donde estén habilitados, todo liquidado en dólares estadounidenses (USD). Los pacientes pueden presentar tarjetas HSA o FSA como cualquier otra, y su plan decide la elegibilidad. Su representante de RapidCents las configura con usted para su cuenta de comerciante.

Emita los recibos de los profesionales desde el software de su clínica y concilie con ellos cada día sus pagos con tarjeta de RapidCents. El recibo que un paciente presenta a su aseguradora lleva los datos del profesional, el servicio y la fecha, que un procesador de tarjetas no tiene; el registro de RapidCents acredita el pago con su importe, marca de tarjeta, hora y referencia. Compare los pagos registrados en el software de la clínica con el reporte de transacciones, y luego el depósito bancario con el reporte de liquidación, antes de pagar los repartos a contratistas.

El procesador adecuado es aquel cuya cotización por escrito y flujo de trabajo se ajustan a su propia mezcla de visitas, paquetes y planes de cuidado; ningún proveedor es el mejor para todas las clínicas. Para el procesamiento de pagos para salud complementaria, empiece por el software de su clínica: si incluye su propio procesador y qué pasa con las tarjetas guardadas y los depósitos de reserva si procesa en otro lugar. Después compare precios que separen el intercambio del margen, los costos de terminal y arrendamiento, la duración del contrato, el manejo de reembolsos y reportes de liquidación que pueda conciliar con los ingresos por profesional.

Espere el intercambio más el margen del procesador y cualquier cuota de equipo o servicio; lo que difiere entre clínicas es la mezcla de visitas, paquetes y planes de cuidado a la que se aplican. Con RapidCents, el intercambio se transfiere al costo y su margen figura en su Fee Schedule, mes a mes y sin plazo fijo. El intercambio suele ser menor para las tarjetas acercadas o insertadas en recepción que para las ventas de paquetes en línea o los cargos de planes de cuidado a una tarjeta guardada. Pida toda cotización por escrito, basada en sus propios estados de cuenta.

Sí. RapidBridge funciona con Jane App y Cliniko: un pago con tarjeta recibido en un terminal de RapidCents o con un enlace de pago se registra en la factura que recepción ya tiene abierta, y usted conserva el software de clínica que conoce. Su representante de RapidCents lo guiará en reembolsos, tarjetas guardadas en la reserva y saldos de paquetes. Para otro software de clínica, RapidCents se integra con muchas plataformas importantes mediante APPIE y RapidBridge; la mejor opción depende de su proveedor y de la versión.

Prevenga las disputas con consentimiento firmado y aviso previo, y proteja las tarjetas conservándolas solo como tokens. Las condiciones de paquete firmadas, los acuerdos de plan de cuidado y las políticas de cancelación son su evidencia cuando un paciente disputa un cargo, y una tarjeta guardada en quiropráctica solo se puede defender tanto como la autorización que la respalda. Nunca anote números de tarjeta en formularios de admisión ni en notas del expediente. Guarde las tarjetas como tokens en la bóveda segura de tarjetas, limite los reembolsos al personal designado con permisos por rol y siga la evidencia y el plazo de cada disputa en Disputas y Protección contra contracargos. La evidencia fortalece una respuesta, pero no decide el resultado.

Sus registros de facturación permanecen en el software de su clínica, así que un cambio solo pone en riesgo el historial del procesador, las tarjetas guardadas y los cobros programados. Antes de cerrar la cuenta anterior, descargue su historial de transacciones, liquidaciones y estados de cuenta, anote el próximo cobro de cada plan de cuidado y cada paquete con sus visitas pendientes, y pregunte a ambos proveedores si las tarjetas guardadas se pueden mover de forma segura. Si no es posible la transferencia, pida a cada paciente con plan de cuidado una nueva autorización antes de su siguiente cuota, y reembolse los paquetes anteriores por la cuenta que los cobró.

El MCC 8099, servicios médicos y profesionales de la salud no clasificados en otra parte, se asocia comúnmente con clínicas de fisioterapia y multidisciplinarias, y un consultorio exclusivamente quiropráctico puede clasificarse bajo el MCC 8041, quiroprácticos. Las redes de tarjetas y los emisores usan el código para identificar el tipo de negocio detrás de cada pago. Su representante de RapidCents fija con usted la categoría de comerciante correcta según lo que su clínica realmente hace, así que mencione las ventas de productos como las plantillas ortopédicas y cualquier negocio aparte que comparta su recepción.