Procesamiento de pagos para optometristas: exámenes y lentes

Cobre el depósito cuando el paciente aprueba armazones y lentes, antes de que el laboratorio empiece, y cobre el saldo en la entrega. Fije el depósito para cubrir lo que le costaría una cancelación, ya que los lentes a la medida no tienen valor de reventa una vez tallados, y escriba las condiciones de reembolso en el pedido. Cuando un plan paga parte de los lentes, el plan decide su parte; base el depósito en la parte estimada del paciente y liquide la diferencia al recoger. Aplique ambos pagos a un solo pedido con sus referencias de RapidCents.

Cobre el honorario del examen o el copago al salir, y facture cualquier otra parte del paciente solo cuando se conozca el pago del plan. El plan de visión o de salud resuelve la reclamación, y los detalles de la reclamación se quedan en su software del consultorio; el pago de RapidCents muestra lo que el paciente pagó, cuándo y por qué visita. Para un saldo restante, envíe por mensaje de texto un enlace de pago con la referencia de la visita, o cargue una tarjeta guardada solo con la autorización del paciente para saldos posteriores a la reclamación. Reembolse cualquier excedente a la tarjeta original.

Ofrezca tres opciones a los pacientes: un suministro completo pagado de una vez, un pedido único por teléfono o enlace de pago, o un plan de suministro que cargue una tarjeta guardada cada vez que salga un envío. Para un plan, obtenga una autorización firmada que cubra el monto, la periodicidad, el aviso de cambios de precio y la cancelación antes de guardar la tarjeta. Revise la fecha de la receta antes de cada pedido, pause el plan cuando la receta venza, y reembolse o abone las cajas sin abrir devueltas contra el cargo del que provienen.

Cobre el pago una sola vez en RapidCents y distribúyalo en su software de gestión del consultorio, donde se llevan los cargos de cada paciente. La transacción con tarjeta guarda el monto, la tarjeta y la referencia; en el software, el personal elige qué examen, pedido de lentes o saldo anterior paga, según las indicaciones de quien paga o su política de los más antiguos primero. Dos tarjetas para un mismo pedido son simplemente dos transacciones aplicadas a ese pedido. Conserve la referencia de RapidCents en cada distribución para rastrear después un reembolso o una disputa.

Un consultorio de optometría en Estados Unidos puede ofrecer pagos con tarjeta al salir, con enlace de pago, por teléfono y según un calendario, además de pagos bancarios por ACH donde estén habilitados, todo liquidado en USD. En el mostrador eso significa tarjetas de crédito y débito Visa, Mastercard, American Express y Discover, incluido débito con PIN donde se admita; a distancia, enlaces de pago y terminal virtual; para planes de suministro de lentes de contacto, cargos recurrentes con tarjeta o cargos ACH. Los pacientes pueden pagar con tarjetas HSA o FSA como con cualquier otra, y su plan decide qué califica. Su representante de RapidCents activa los métodos que necesite antes de que traslade los planes de lentes de contacto.

Reembolse un pedido de lentes cancelado contra el pago original en RapidCents, por el monto que permitan las condiciones de su pedido firmado. Sus condiciones podrían, por ejemplo, devolver todo el depósito si el pedido se cancela antes de tallar los lentes y retener el costo del laboratorio después, mientras los armazones vuelven al inventario o al proveedor según sus condiciones de devolución. Reembolsar a la tarjeta original mantiene en concordancia la cuenta del paciente, su reporte de liquidación y el estado de cuenta de la tarjeta. Un depósito cobrado con un procesador anterior se reembolsa allí.

El procesador adecuado encaja con cómo recibe pagos su consultorio, así que compare proveedores con los mismos criterios. Revise cómo maneja cada uno los depósitos de lentes y los saldos de entrega, los copagos y los saldos posteriores a la reclamación, y los planes de suministro de lentes de contacto; las opciones de terminal de pago para cuidado de la vista en recepción y en la mesa de entrega; el costo total con su propia composición de tarjetas; la liquidación y los informes de tarifas; el soporte; y cómo se conecta cada uno con su software del consultorio. Luego compare cotizaciones por escrito basadas en sus estados de cuenta reales.

Un consultorio de optometría que usa RapidCents paga el intercambio interbancario al costo más su margen y cualquier tarifa de equipo o servicio, tal como las enumera su Tabla de tarifas, mes a mes y sin plazo fijo. El intercambio interbancario depende de la tarjeta y del canal: una tarjeta de débito acercada para un copago de examen suele costar menos de aceptar que una tarjeta prémium de recompensas digitada para un pedido de lentes de contacto o usada en línea. Pida a cada proveedor una cotización por escrito según su volumen, su reparto por canal, sus reembolsos y sus disputas, y pase un estado de cuenta por Fee Check.

RapidCents se conecta con muchas plataformas importantes por APPIE y RapidBridge, y la mejor opción depende de su proveedor de software, su edición y su versión. Ambos proveedores comercializan sus propios servicios de pago, RevPay y Crystal Payments, así que dígale a su representante de RapidCents qué sistema usa. Le mostrará cómo llegan los pagos al software, mediante una conexión donde corresponda, una exportación o una captura con la referencia de RapidCents, y cómo se registran los reembolsos.

Reduzca las disputas con condiciones de pedido firmadas, recibos que nombren el pedido y un registro de la entrega, y proteja los datos de tarjeta guardando las tarjetas solo como tokens. Una tarjeta guardada en optometría debe estar en la Bóveda segura de tarjetas, nunca en notas del expediente ni en papel, y los permisos por rol deben limitar quién puede digitar tarjetas o emitir reembolsos. Si un paciente disputa un cargo de lentes, esos registros son su evidencia, y las herramientas de disputas de RapidCents dan seguimiento a alertas y plazos; ningún procesador puede prometer el resultado.

El libro contable de sus pacientes y los pedidos de lentes se quedan en su software del consultorio cuando cambia el procesador, así que el trabajo consiste en proteger el historial de pagos y los elementos abiertos. Descargue el historial de transacciones y estados de cuenta de la cuenta anterior antes de cerrarla. Liste los pedidos de lentes abiertos con depósito, los planes de suministro, las tarjetas guardadas, los saldos pendientes, los reembolsos pendientes, las terminales y la configuración del software, y luego pruebe un depósito, un saldo de entrega y un reembolso en RapidCents. Las tarjetas guardadas solo se transfieren si ambos proveedores acuerdan una transferencia segura; de lo contrario, obtenga autorizaciones nuevas.

El MCC 8042 se asocia comúnmente con optometristas y oftalmólogos, y RapidCents define con usted la categoría de comerciante correcta durante la incorporación según lo que su consultorio realmente venda. Otro código, el MCC 8043, abarca a los ópticos y las tiendas de artículos ópticos, así que un negocio que vende sobre todo lentes y no exámenes de la vista podría clasificarse allí. Al solicitar el servicio, describa cómo se reparten sus ingresos entre exámenes, lentes y lentes de contacto.