Procesamiento de pagos para salones: depósitos, propinas y membresías de spa

Elija un proveedor que pueda cobrar un depósito de forma remota, guardar una tarjeta solo con la autorización del cliente, reembolsar parte de un pago y llevar la referencia de la reserva en cada cargo. Con RapidCents, el depósito se envía como enlace de pago o se captura en la terminal virtual, una tarjeta tokenizada cubre un cargo por no presentarse que el cliente aceptó por escrito, y el depósito se asocia con la cuenta final en su reporte de transacciones. Pregunte a su representante de RapidCents por las retenciones por autorización en el canal que planea usar.

Elija una terminal que pida la propina en pantalla antes de acercar la tarjeta, y luego registre la división por profesional en su software de salón. La red de tarjetas ve una propina en una venta, así que la parte de un colorista y un asistente, o de dos terapeutas, vive en su software o en su hoja de propinas. Su representante de RapidCents puede decirle si las propinas pueden ajustarse después de la autorización con su configuración. Los inquilinos de silla cobran sus propinas en sus propias cuentas, no en la del salón.

Registre servicios y productos en una sola cuenta en su software de salón, aplique ahí depósitos, créditos de paquetes y saldos de tarjetas de regalo, y cobre el resto como un solo pago con tarjeta. Su proveedor de pagos debe manejar reembolsos parciales, porque un acondicionador devuelto se reembolsa como una línea de la venta original mientras el servicio se mantiene. Cuide la opción de propina: los montos sugeridos suelen seguir el total que recibe la terminal, así que registre los productos aparte o deje que los clientes ingresen su propia propina si esta debe aplicarse solo a los servicios.

Mantenga ambos separados: los servicios de los empleados se pagan en la cuenta de comerciante del salón, mientras que un inquilino de silla normalmente cobra a sus clientes en una cuenta de comerciante a nombre de su propio negocio. Pasar las ventas de los inquilinos por la terminal del salón y pagárselas después mezcla los ingresos, complica la contabilidad y deja al salón respondiendo contracargos por un trabajo que no hizo. Cobre la renta con pagos recurrentes o facturación bajo la autorización escrita del inquilino, y pregunte a su contador cómo registrar el ingreso de los inquilinos.

Un salón o spa en Estados Unidos puede aceptar tarjetas de crédito y débito Visa, Mastercard, American Express y Discover sin contacto o con chip en la silla o en la recepción, con débito con PIN donde se admita y teléfonos con Tap to Pay. Los depósitos y los cargos por no presentarse pueden cobrarse con enlace de pago o terminal virtual, las membresías facturarse con pagos recurrentes, y la renta de silla cobrarse por ACH con la autorización del inquilino. Los fondos se liquidan en dólares estadounidenses (USD). Su representante de RapidCents le explicará qué conviene a su cuenta.

Lleve el control de los créditos de paquetes y los saldos de tarjetas de regalo en su software de salón o POS; la cuenta de pagos registra el dinero recibido cuando se vende un paquete o una tarjeta de regalo, no lo que queda en ella. Los canjes no son transacciones con tarjeta, así que un cliente que usa un masaje prepagado paga con tarjeta solo una propina o extras. Los reembolsos de sesiones sin usar vuelven a la tarjeta original según su política escrita, y las reglas de vencimiento y cuotas de las tarjetas de regalo varían según la jurisdicción, así que revise las suyas antes de imprimir los términos.

El mejor procesador para un salón o spa es el que maneja sus depósitos, sus propinas en la silla y su software de reservas con un costo total que usted pueda verificar por escrito. Compare a cada proveedor en los mismos puntos: consentimiento para depósitos y tarjetas guardadas, opciones y reportes de propinas, dispositivos para la silla y la cabina, lo que exige su software de reservas, si el intercambio se muestra por separado del margen, duración del contrato y apoyo en disputas. Pida a cada uno una cotización escrita basada en sus propios estados de cuenta.

Espere el intercambio, que cambia según la tarjeta y cómo se acepta, más el margen del proveedor y cualquier cuota de equipo o servicio, si aplica. Con RapidCents, el intercambio se transfiere al costo y su margen consta en su Calendario de Tarifas, con un contrato mes a mes sin plazo fijo. Los pagos sin contacto en la silla suelen tener un intercambio menor que los depósitos por enlace o los cargos por no presentarse a una tarjeta guardada, y las propinas suman al monto procesado. Fee Check separa su propio estado de cuenta en intercambio y margen.

Sí. RapidBridge funciona con Fresha y con Vagaro, así que un pago con tarjeta de RapidCents se registra en la cuenta que su equipo ya tiene abierta, y sus depósitos, membresías y propinas siguen en el software que usa hoy. RapidCents se integra con muchas plataformas importantes mediante APPIE y RapidBridge, y la mejor opción depende de su proveedor y versión. Dígale a su representante de RapidCents qué sistema usa y él le explicará cómo hacerlo.

Obtenga el acuerdo escrito del cliente sobre sus términos de depósito, cancelación y no presentación antes de guardar o cobrar una tarjeta, y conserve ese registro donde pueda recuperarlo. Envíe recordatorios de citas, asegúrese de que los clientes reconozcan el nombre de su negocio en sus estados de cuenta, y guarde las tarjetas solo como tokens en la bóveda segura de tarjetas, nunca en fichas de reserva ni en mensajes de texto. Limite con permisos por rol quién puede capturar o reembolsar pagos. Disputas y Protección contra contracargos da seguimiento a alertas, evidencia y plazos, pero ningún proveedor puede prometer el resultado de una disputa.

Primero enumere cada tarjeta guardada, membresía, paquete prepagado, depósito abierto y contrato de terminal, y mantenga abierta la cuenta anterior hasta que cada uno esté liquidado o trasladado. Las tarjetas guardadas pasan entre procesadores solo cuando ambos proveedores aceptan; de lo contrario, los clientes autorizan una tarjeta de nuevo en su próxima reserva o visita. Reembolse los depósitos anteriores por el procesador anterior, exporte su historial de transacciones antes de cerrarlo, y pruebe una venta con propina, un depósito y un reembolso en RapidCents antes de operar ambos en paralelo durante un tiempo.

El MCC 7230, barberías y salones de belleza, se asocia comúnmente con salones de cabello, uñas y belleza, y su representante de RapidCents define con usted la categoría correcta del comercio según lo que su negocio realmente vende. Un spa de día enfocado en masajes y tratamientos corporales puede encajar más bien en el MCC 7298, spas de salud y belleza. Informe a su representante de cualquier tratamiento médico que ofrezca y de cómo se reparten sus ingresos entre servicios, productos, membresías y paquetes, para que la categoría coincida.