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Protection contre les rétrofacturations et analyse des frais

Voyez le fonctionnement : les commerçants à volume élevé obtiennent des preuves de litige, une lecture de l’interchange et la visibilité des économies.

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Traitement des paiements en optométrie: examens, lunettes, lentilles

Le traitement des paiements en optométrie couvre les frais d'examen et les quotes-parts, les acomptes sur montures et verres, les soldes à la remise et les commandes de lentilles cornéennes. RapidCents fournit des terminaux, des liens de paiement, un terminal virtuel et des paiements récurrents, et s'intègre à de nombreuses grandes plateformes grâce à APPIE et à RapidBridge.

Personnel d'une clinique d'optométrie encaissant le paiement par carte d'un patient sur un terminal RapidCents au comptoir
Les frais d'examen, les acomptes sur lunettes et les soldes à la remise se règlent généralement au comptoir sur un terminal RapidCents.
  • PCI DSS niveau 1
  • SOC 2 Type II
  • Toutes les grandes cartes : Visa, Mastercard, Amex, Discover, UnionPay, Diners Club et débit Interac
  • Interchange-plus disponible
  • Support canadien

Comment les cliniques d'optométrie sont payées

Les cliniques d'optométrie sont payées en plusieurs étapes: des frais d'examen ou d'ajustement à la fin de la visite, un acompte à la commande des lunettes, un solde à la remise, la part du patient après le paiement d'un régime de soins de la vue ou de santé, puis les commandes de lentilles tout au long de l'année. Chacune a son payeur, son déclencheur et son registre.

  • Frais d'examen et d'ajustement à la caisse

    Le patient paie l'examen de la vue, plus un ajustement de lentilles cornéennes ou une imagerie rétinienne s'il y a lieu, à la fin de la visite, ou une quote-part et les services non couverts si un régime couvre l'examen. La réception l'encaisse sur un terminal. Quand une personne autre que le parent payeur amène l'enfant, le personnel envoie un lien de paiement par texto au parent. Les finances reçoivent un reçu lié à la visite.

  • Acomptes sur lunettes à la commande

    Quand le patient approuve les montures et les verres, l'opticien prend un acompte avant l'envoi au laboratoire, car des verres taillés selon une ordonnance ne peuvent pas être revendus. Il se règle à la table de remise, ou par lien de paiement si le patient décide par téléphone, et s'inscrit comme crédit sur la commande. Avec une couverture, il ne couvre que la part estimée du patient.

  • Soldes sur lunettes à la remise

    Le solde est exigible quand le laboratoire retourne les lunettes et que le patient vient pour l'ajustement. Le personnel l'encaisse à la remise ou envoie par texto un lien de paiement avec le numéro de commande, ce qui convient aussi aux lunettes expédiées. Si des lunettes ne sont jamais récupérées, vos conditions de commande prévoient la suite; les finances voient la commande se clore à zéro.

  • La part du patient après le paiement d'un régime

    Quand un régime de soins de la vue ou une assurance maladie couvre une partie d'un examen ou de lunettes, le régime paie selon son propre processus et le patient doit le reste, comme un excédent sur la monture, une amélioration de verres ou une franchise. Encaissez-la à la caisse si le montant est connu, sinon par lien de paiement après le paiement du régime, inscrite à part du paiement du régime.

  • Commandes répétées de lentilles cornéennes

    Les porteurs de lentilles paient à chaque réapprovisionnement: une fois par année, quand ils appellent ou écrivent pour recommander, ou automatiquement à l'expédition d'un envoi planifié, avec une carte qu'ils vous ont autorisé à conserver. Si l'ordonnance est expirée, la commande attend un nouvel examen. Les finances associent chaque débit à un envoi.

  • Remboursements sur commandes annulées ou retournées

    Les remboursements retournent à la carte utilisée par le patient: un acompte sur des lunettes annulées avant la taille des verres, des boîtes de lentilles non ouvertes retournées selon les conditions de votre fournisseur, ou un crédit restant quand un régime paie plus que prévu. Le personnel rembourse à partir du paiement d'origine dans RapidCents, afin que les finances relient chacun à sa vente.

Comment encaisser les acomptes sur lunettes et les soldes à la remise

Encaissez un acompte sur lunettes quand le patient approuve les montures et les verres, avant l'envoi au laboratoire, puis le solde à la remise des lunettes. Prenez les acomptes sur le terminal de l'optique ou par lien de paiement, inscrivez les conditions de remboursement sur la commande signée et imputez les deux paiements à la même commande pour que le solde soit exact.

  • Du choix de la monture à la remise

    Le patient, ou le parent titulaire du dossier, choisit montures et verres avec l'opticien, qui chiffre les traitements, les améliorations et toute allocation du régime. L'acompte est pris sur un terminal RapidCents à la table de remise, avec le numéro de commande plutôt que les détails de l'ordonnance sur le reçu. Au retour des lunettes, le patient paie le solde à l'ajustement ou par un lien de paiement envoyé par texto avec ce numéro.

  • Conditions d'acompte à fixer d'abord

    Établissez l'acompte pour chaque type de commande, comme verres unifocaux, progressifs ou monture seule, et ce qui est remboursé si le patient annule avant ou après la taille des verres. Imprimez les conditions sur le bon de travail que le patient signe, y compris le sort des lunettes jamais récupérées. Pour une commande conclue par téléphone, Contrats et signatures électroniques peut envoyer les conditions, saisir la signature et prendre l'acompte ensemble.

  • Reprises, annulations et refus

    Une reprise pour une erreur du laboratoire, ou pour un patient qui ne s'adapte pas aux verres progressifs, reste généralement sur la commande d'origine sans nouveau débit, sauf si le patient choisit une amélioration. Si le patient annule, remboursez ce que vos conditions permettent à partir du paiement d'origine. Si une carte est refusée à la remise, le patient peut utiliser une autre carte ou un lien de paiement, et vos conditions déterminent si les lunettes sortent avant.

  • Des progressifs au-delà de l'allocation de monture, acompte d'abord

    Disons qu'un patient choisit des verres progressifs avec traitement antireflet et une monture dont le prix dépasse l'allocation de son régime. L'opticien estime la part du patient, prend un acompte sur le terminal de l'optique et envoie le travail au laboratoire. À l'arrivée des lunettes, le personnel envoie par texto un lien de paiement pour le solde, le patient paie avant l'ajustement, et les deux paiements figurent sur une même commande qui affiche maintenant zéro.

Frais d'examen, quotes-parts et part du patient après l'assurance

Encaissez les frais d'examen ou la quote-part à la fin de la visite, et toute autre part du patient seulement après que le régime de soins de la vue ou de santé a payé la sienne. Le régime traite la réclamation dans son propre système; une transaction RapidCents n'enregistre que ce que le patient vous a payé, quand et pour quelle visite. Le recouvrement des soldes de patients en optométrie est plus simple quand vous facturez une seule fois, d'après le paiement réel du régime.

  • La caisse et les deux modèles de régime

    À la caisse, la réception applique la couverture du patient aux frais de la visite. Certains régimes paient la clinique à partir d'une réclamation que vous soumettez, de sorte que le patient paie une quote-part et les services non couverts; d'autres remboursent le patient, qui paie le tout et réclame avec la facture détaillée tirée de votre logiciel de clinique. Notez le modèle de chaque régime, pour que le personnel sache quoi encaisser avant que le patient n'arrive au comptoir.

  • Un paiement pour plusieurs frais

    Un parent peut payer l'examen de deux enfants et une paire de lunettes en un seul paiement. RapidCents enregistre une transaction; la réception la répartit dans le logiciel de clinique entre les frais de chaque patient, selon les directives du payeur ou en commençant par les plus anciens, avec la référence RapidCents sur chaque ligne. Un surplus devient un crédit au compte ou un remboursement, non un excédent inexpliqué.

  • Quand le régime paie un montant différent

    Si un régime paie moins que prévu, par exemple à cause d'une franchise ou d'une prestation déjà utilisée, le patient doit la différence. Des liens de paiement pour examen de la vue envoyés par texto avec la référence de la visite la recueillent sans appels; ne débitez une carte enregistrée que si le patient l'a autorisée pour les soldes après réclamation. Si le régime paie plus, remboursez le trop-perçu à la carte d'origine ou, avec l'accord du patient, appliquez-le à une commande de lunettes ouverte.

  • Un examen avec un ajustement non couvert, payé en deux temps

    Disons que le régime d'un porteur de lentilles couvre l'examen de routine, mais ni l'ajustement des lentilles ni l'imagerie rétinienne. À la caisse, le patient paie la quote-part et les deux services non couverts ensemble. Le régime paie ensuite moins que prévu pour l'examen, parce qu'une partie de la prestation était déjà utilisée; la réception envoie donc par texto un lien de paiement pour la différence et l'impute à la même visite.

Produits RapidCents pour les cliniques d'optométrie

Quatre produits correspondent aux paiements que prend le plus souvent une clinique d'optométrie: des terminaux pour les examens et les remises, des liens de paiement pour les soldes de lunettes et les écarts de régime, un terminal virtuel pour les commandes de lentilles par téléphone et des paiements récurrents pour les plans d'approvisionnement.

Comment facturer les commandes répétées de lentilles cornéennes

Facturez les commandes répétées de lentilles comme un approvisionnement payé d'un coup, une recommande ponctuelle prise par téléphone ou lien de paiement, ou un plan d'approvisionnement qui débite une carte enregistrée à chaque envoi. Un plan exige l'accord écrit du patient sur le montant, le calendrier et les conditions d'annulation, et comme chaque envoi demande une ordonnance valide, le calendrier de facturation doit suivre l'expiration de l'ordonnance.

  • Mettre en place un plan d'approvisionnement avec Paiements récurrents

    Le patient choisit un plan, par exemple un envoi tous les six mois, et signe une autorisation indiquant le montant par envoi, les dates, la façon d'annoncer les changements de prix et comment annuler. La carte est alors enregistrée dans le Coffre de cartes sécurisé, et Paiements récurrents débite chaque envoi selon le calendrier et peut aviser le patient avant chaque débit. Notez la référence du débit sur chaque envoi.

  • Recommandes ponctuelles par téléphone ou par lien

    Quand un patient appelle pour recommander, le personnel saisit la carte dans le terminal virtuel, où les vérifications AVS et CVV s'exécutent et où les autorisations par rôle limitent qui peut saisir des données de carte. Quand un patient écrit par courriel ou texto, un lien de paiement évite que quiconque lise ou note un numéro de carte. Dans les deux cas, vérifiez que l'ordonnance est valide avant de commander chez votre fournisseur.

  • Ordonnances expirées, changements de puissance et refus

    Suspendez un plan quand l'ordonnance de lentilles expire et relancez-le après le prochain examen, avec une nouvelle autorisation si la lentille ou le prix change. Quand un changement de puissance laisse des boîtes non ouvertes, traitez-les selon les conditions de retour de votre fournisseur et remboursez ou créditez le patient à partir du débit d'origine. Le service de mise à jour des cartes enregistrées actualise les cartes remplacées lorsque l'émetteur y participe, et les reprises automatiques relancent un débit refusé avant que le personnel n'intervienne.

  • De l'approvisionnement annuel aux envois trimestriels

    Disons qu'un patient qui achetait une année de lentilles jetables quotidiennes en un seul paiement passe à un plan avec un envoi tous les trois mois. Il signe l'autorisation à la caisse et Paiements récurrents débite la carte enregistrée à l'expédition de chaque boîte. L'ordonnance expire avant le dernier envoi; le personnel fixe donc l'examen et suspend ce débit jusqu'à ce qu'une nouvelle ordonnance soit au dossier.

Comparer les frais de traitement et le coût d'exploitation total en optométrie

Le coût du traitement de cartes de crédit pour optométristes dépend de votre répartition des cartes utilisées et de la façon dont chaque paiement est pris, car l'interchange, fixé par les réseaux de cartes, varie selon le type de carte et son mode d'utilisation. RapidCents transmet cet interchange au coût sur chaque quote-part, commande de lunettes et envoi de lentilles, puis ajoute votre majoration et les frais d'équipement ou de service de votre barème de frais, au mois, sans durée fixe.

  • Ce qu'un relevé interchange plus sépare

    Un relevé interchange plus présente l'interchange, qui varie entre carte de débit, carte standard, carte avec récompenses haut de gamme et carte commerciale, séparément de votre majoration RapidCents, avec les frais d'équipement ou de service sur leurs propres lignes. Certains fournisseurs offrent plutôt un prix groupé par paiement, qui masque lesquels de vos paiements coûtent le plus à accepter.

  • Montants des lunettes, cartes haut de gamme et vente au détail optique

    Les commandes de lunettes sont généralement les plus gros montants d'une clinique, et les patients peuvent les régler avec des cartes de crédit à récompenses dont l'interchange est plus élevé que celui de la carte de débit derrière une quote-part d'examen. Si votre optique a un espace de vente, le traitement des paiements pour boutique d'optique ajoute de plus petites ventes, comme lunettes de soleil, étuis et produits d'entretien. Deux cliniques au même volume mensuel peuvent payer des totaux différents selon cette répartition.

  • Au comptoir, saisi, par lien ou planifié

    Une carte présentée sans contact ou insérée à la réception ou à la table de remise est une transaction avec carte présente. Une commande de lentilles saisie par téléphone dans le terminal virtuel, un solde payé par lien de paiement et un plan débité selon un calendrier sont des transactions sans présence de la carte, où l'interchange peut être plus élevé et où les vérifications AVS, CVV et 3-D Secure s'appliquent au besoin. Établissez la part de chaque canal dans votre volume.

  • Intégré ou autonome, terminaux et contestations

    Un service de paiement groupé avec votre logiciel de clinique peut inscrire les paiements aux dossiers des patients à votre place; un processeur autonome peut obliger le personnel à inscrire chacun avec sa référence, alors comptez ce temps et tout frais de paiement du logiciel. Comparez si les offres vous font acheter, louer ou financer les terminaux par crédit-bail, rappelez-vous qu'un opticien peut utiliser Tap to Pay sur un iPhone ou un téléphone Android compatible, et voyez comment les remboursements et les rétrofacturations sont facturés.

  • Quoi apporter à Fee Check

    Apportez vos trois derniers relevés mensuels de traitement, votre montant moyen par transaction pour les examens et pour les lunettes, votre répartition entre comptoir, téléphone, lien et paiements planifiés, le nombre de remboursements et de rétrofacturations, et toute condition de location de terminal ou de résiliation anticipée. Téléversez un relevé dans Fee Check pour voir l'interchange séparé de la majoration, puis servez-vous de cette base pour juger chaque offre écrite, celle de RapidCents comprise.

Utiliser RapidCents avec RevolutionEHR et les autres logiciels de clinique

RapidCents se connecte à de nombreuses grandes plateformes par APPIE et RapidBridge, de sorte que la plupart des cliniques gardent leur logiciel d'optométrie actuel. La bonne option dépend de votre éditeur, de votre édition et de votre version; votre représentant RapidCents vous guidera. Le personnel encaisse sur un terminal RapidCents, par lien de paiement ou dans le terminal virtuel, et inscrit chaque paiement à l'examen ou à la commande avec sa référence RapidCents.

  • RevolutionEHR

    RevolutionEHR est un logiciel infonuagique de dossiers médicaux et de gestion de clinique pour l'optométrie, et son éditeur commercialise aussi son propre service de paiement, RevPay. Dites à votre représentant RapidCents quelle édition vous utilisez; il vous montrera comment les paiements RapidCents atteignent le grand livre du patient, par une connexion, une importation ou une saisie avec la référence RapidCents, et comment les remboursements apparaissent.

  • Crystal PM

    Crystal PM est un logiciel de gestion de clinique d'optométrie dont l'éditeur commercialise Crystal Payments. Dites à votre représentant RapidCents quelle version de Crystal PM vous utilisez; il vous expliquera comment un paiement RapidCents s'inscrit à la facture du patient avec sa référence et comment les options varient selon le pays.

  • Visual-Eyes

    Visual-Eyes est un logiciel de gestion pour cliniques d'optométrie. Votre représentant RapidCents vous montrera comment un paiement RapidCents atteint le dossier du patient par l'option qui convient à votre édition, qu'il s'agisse d'un connecteur, d'une exportation ou d'une saisie manuelle, et comment un remboursement sur une commande de lunettes annulée est inscrit.

  • Eyefinity OfficeMate

    Eyefinity OfficeMate est un logiciel de gestion de clinique d'optométrie; c'est donc là que sont suivis les frais d'examen, les commandes de lunettes et le grand livre du patient. Votre représentant RapidCents vous expliquera comment les paiements RapidCents y parviennent selon votre édition, par connecteur, par exportation ou à la main, et comment cela se passe dans votre pays.

  • Ocuco Acuitas 3

    Ocuco Acuitas 3 comprend des flux de paiement et d'assurance intégrés. Si votre clinique l'utilise, votre représentant RapidCents vous montrera comment un paiement ou un remboursement RapidCents s'inscrit à une commande de lunettes et comment les paiements par carte sont acheminés pour votre installation.

  • QuickBooks Online et Xero

    Votre logiciel de comptabilité reçoit le volet financier de chaque examen et de chaque commande de lunettes. RapidCents relie les transactions réglées, les frais et les remboursements à QuickBooks Online et à Xero, pour que votre teneur de livres rapproche chaque versement des ventes d'examens et de lunettes sans ressaisie. Les groupes d'optique sur NetSuite ou SAP utilisent des modèles d'importation de règlement plutôt qu'un connecteur en direct.

Modes de paiement pour les cliniques d'optométrie au Canada

Les cliniques d'optométrie du Canada qui utilisent RapidCents acceptent le débit Interac et les cartes de crédit en personne, envoient des liens de paiement pour les soldes de lunettes, saisissent les commandes de lentilles par téléphone dans le terminal virtuel et, lorsque c'est activé, encaissent les plans de lentilles par paiement bancaire au moyen d'un débit préautorisé, avec règlement en CAD. Les régimes provinciaux et les assurances maladie complémentaires traitent leurs propres réclamations; RapidCents n'encaisse que ce que le patient paie à la clinique.

  • Débit Interac et crédit à la réception

    À la réception ou à la table de remise, les patients présentent sans contact ou insèrent leur carte de débit Interac, en saisissant leur NIP au besoin, ou paient par carte de crédit Visa, Mastercard ou American Express sur un terminal RapidCents. Un gros solde de lunettes peut dépasser la limite sans contact de l'émetteur; attendez-vous alors à un paiement par puce et NIP. Le débit et le crédit sont tarifés différemment, si bien que la façon dont les patients paient leurs lunettes influe sur votre total.

  • Couverture provinciale et prestations remboursées

    Les régimes de santé provinciaux couvrent les examens de la vue de routine pour certains groupes d'âge dans plusieurs provinces, et les règles diffèrent d'une province à l'autre; vérifiez la vôtre avant de donner un prix. Certains régimes d'assurance maladie complémentaire remboursent le patient plutôt que la clinique: le patient paie alors le tout et réclame avec votre facture détaillée; lorsqu'un régime accepte les réclamations de la clinique, n'encaissez que la part du patient.

  • Débit préautorisé pour les plans de lentilles

    Lorsque les paiements bancaires sont activés sur votre compte, un patient en plan d'approvisionnement peut payer par prélèvement sur un compte bancaire, selon un accord de débit préautorisé signé, plutôt que par carte enregistrée. Un débit préautorisé peut être retourné après sa soumission; assurez-vous donc qu'il est réglé avant l'envoi de la prochaine boîte.

  • Visual-Eyes et Acuitas 3 au Canada

    Les cliniques canadiennes qui utilisent Visual-Eyes ou Acuitas 3 gardent le logiciel qu'elles connaissent. RapidCents se connecte à de nombreuses grandes plateformes par APPIE et RapidBridge, et la bonne option dépend de votre éditeur et de votre version. Votre représentant RapidCents vous expliquera comment les paiements s'inscrivent aux dossiers des patients.

Liste de contrôle du changement: commandes ouvertes, cartes enregistrées et rapprochement

Pour changer de processeur, dressez d'abord la liste de chaque commande de lunettes ouverte avec acompte, de chaque plan d'approvisionnement de lentilles et carte enregistrée, et de chaque remboursement en attente; testez ensuite le nouveau compte, déplacez les débits planifiés un à un et rapprochez chaque jour avec le logiciel de clinique. Gardez l'ancien compte ouvert jusqu'à ce que les remboursements de ses propres paiements et les contestations soient réglés.

  • Inventorier tout ce qui dépend de l'ancien processeur

    Listez chaque commande de lunettes avec acompte sur l'ancien compte, chaque plan avec sa prochaine date de débit, chaque carte enregistrée avec l'autorisation correspondante, les soldes impayés, les remboursements en attente et les contestations ouvertes. Ajoutez chaque terminal et son contrat de location, les paramètres de paiement de votre logiciel de clinique et toute page de rendez-vous ou de recommande qui accepte les cartes. Cette liste devient votre plan de transition.

  • Acomptes et cartes enregistrées d'avant le changement

    Pour les commandes dont l'acompte a été pris chez l'ancien processeur, encaissez le solde à la remise sur RapidCents et remboursez tout acompte annulé chez l'ancien processeur, afin qu'il soit relié au débit d'origine. Les cartes enregistrées ne se transfèrent que si les deux fournisseurs acceptent un transfert sécurisé; sinon, obtenez une nouvelle carte et une nouvelle autorisation de chaque patient en plan avant son prochain envoi, et n'annulez chaque ancien calendrier qu'une fois son remplaçant actif.

  • Tester avant que les patients paient

    Une fois votre compte approuvé, effectuez une vente, un acompte sur lunettes, un solde par lien de paiement et un remboursement, puis vérifiez que chacun apparaît dans les rapports RapidCents avec une référence que le personnel peut inscrire à la commande du patient. Définissez les autorisations par rôle pour la saisie de cartes et les remboursements dans le terminal virtuel, et montrez aux opticiens quand annuler une erreur avant son règlement au lieu de la rembourser.

  • Rapprochement quotidien des paiements en optique

    Le rapprochement des paiements en optique consiste à comparer chaque jour trois registres: le rapport de règlement RapidCents, la feuille de la journée de votre logiciel de clinique et le versement à votre banque. Les paiements par carte doivent figurer aux dossiers des patients et aux commandes de lunettes, les remboursements doivent apparaître comme des ajustements, et le versement doit égaler les ventes réglées moins les remboursements et les frais déduits. Multi-succursales donne à chaque bureau son propre numéro de commerçant avec des rapports consolidés.

Questions de paiement des cliniques d'optométrie

Comment une clinique d'optométrie doit-elle gérer les acomptes sur lunettes et les soldes finaux?

Prenez l'acompte quand le patient approuve les montures et les verres, avant que le laboratoire commence, et encaissez le solde à la remise. Fixez l'acompte de façon à couvrir ce que coûterait une annulation, puisque des verres sur mesure n'ont aucune valeur de revente une fois taillés, et inscrivez les conditions de remboursement sur la commande. Quand un régime paie une partie des lunettes, il décide de sa part; basez l'acompte sur la part estimée du patient et réglez la différence à la remise. Imputez les deux paiements à une seule commande avec leurs références RapidCents.

Comment encaisser les frais d'examen et la part du patient quand l'assurance couvre une partie de la visite?

Encaissez les frais d'examen ou la quote-part à la caisse, et ne facturez toute autre part du patient qu'une fois le paiement du régime connu. Le régime de soins de la vue ou de santé traite la réclamation, et les détails de la réclamation restent dans votre logiciel de clinique; le paiement RapidCents indique ce que le patient a payé, quand et pour quelle visite. Pour un solde restant, envoyez par texto un lien de paiement avec la référence de la visite, ou débitez une carte enregistrée seulement avec l'autorisation du patient pour les soldes après réclamation. Remboursez tout trop-perçu à la carte d'origine.

Comment une clinique d'optométrie doit-elle facturer les commandes répétées de lentilles cornéennes?

Offrez trois options aux patients: un approvisionnement complet payé d'un coup, une recommande ponctuelle par téléphone ou lien de paiement, ou un plan d'approvisionnement qui débite une carte enregistrée à chaque envoi. Pour un plan, obtenez une autorisation signée couvrant le montant, le calendrier, l'avis de changement de prix et l'annulation avant d'enregistrer la carte. Vérifiez la date de l'ordonnance avant chaque commande, suspendez le plan quand l'ordonnance expire, et remboursez ou créditez les boîtes non ouvertes retournées à partir du débit d'origine.

Comment répartir un paiement de patient entre examens, lunettes et comptes familiaux?

Prenez le paiement une seule fois dans RapidCents et répartissez-le dans votre logiciel de gestion de clinique, où les frais de chaque patient sont suivis. La transaction par carte contient le montant, la carte et la référence; dans le logiciel, le personnel choisit quel examen, quelle commande de lunettes ou quel solde antérieur elle règle, selon les directives du payeur ou votre politique des plus anciens d'abord. Deux cartes pour une commande sont simplement deux transactions imputées à cette commande. Gardez la référence RapidCents sur chaque répartition pour retracer un remboursement ou une contestation ultérieurs.

Quels modes de paiement une clinique d'optométrie au Canada peut-elle offrir?

Une clinique d'optométrie au Canada peut offrir le paiement par carte à la réception, par lien de paiement, par téléphone et selon un calendrier, ainsi que les paiements bancaires par débit préautorisé lorsqu'ils sont activés, le tout réglé en CAD. En personne, cela comprend le débit Interac et le crédit Visa, Mastercard et American Express; à distance, les liens de paiement par texto ou courriel et le terminal virtuel pour les commandes de lentilles par téléphone; pour les plans d'approvisionnement, les débits récurrents par carte ou le débit préautorisé. Les patients dont les prestations sont remboursées paient le tout et ont besoin d'une facture détaillée. Votre représentant RapidCents configure sur le compte marchand les modes dont votre clinique a besoin.

Comment une clinique d'optométrie doit-elle traiter les remboursements de commandes de lunettes annulées?

Remboursez une commande de lunettes annulée à partir du paiement d'origine dans RapidCents, pour le montant que permettent vos conditions de commande signées. Vos conditions pourraient, par exemple, rendre tout l'acompte si la commande est annulée avant la taille des verres et retenir le coût du laboratoire ensuite, tandis que les montures retournent en stock ou chez le fournisseur selon ses conditions de retour. Rembourser à la carte d'origine garde en accord le compte du patient, votre rapport de règlement et le relevé de carte. Un acompte pris chez un processeur précédent se rembourse chez lui.

Quel processeur de paiement convient le mieux à une clinique d'optométrie, et que faut-il comparer?

Le bon processeur est celui qui correspond à la façon dont votre clinique prend ses paiements, alors comparez les fournisseurs selon les mêmes critères. Vérifiez comment chacun traite les acomptes sur lunettes et les soldes à la remise, les quotes-parts et les soldes après réclamation, et les plans d'approvisionnement de lentilles; les terminaux de paiement pour soins de la vue à la réception et à la table de remise; le coût total sur votre propre répartition des cartes; le règlement et les rapports de frais; le soutien; et la façon dont chacun se connecte à votre logiciel de clinique. Comparez ensuite des offres écrites fondées sur vos vrais relevés.

Quels frais une clinique d'optométrie doit-elle prévoir pour les paiements par carte en personne et en ligne?

Une clinique d'optométrie qui utilise RapidCents paie l'interchange au coût, plus sa majoration et les frais d'équipement ou de service éventuels, tels que les énumère son barème de frais, au mois et sans durée fixe. L'interchange dépend de la carte et du canal: une carte de débit présentée sans contact pour une quote-part d'examen coûte généralement moins cher à accepter qu'une carte à récompenses haut de gamme saisie pour une recommande de lentilles ou utilisée en ligne. Demandez à chaque fournisseur une offre écrite fondée sur votre volume, votre répartition par canal, vos remboursements et vos contestations, et passez un relevé dans Fee Check.

Peut-on utiliser RapidCents avec RevolutionEHR ou Crystal PM?

RapidCents se connecte à de nombreuses grandes plateformes par APPIE et RapidBridge, et la bonne option dépend de votre éditeur, de votre édition et de votre version. Les deux éditeurs commercialisent leurs propres services de paiement, RevPay et Crystal Payments; dites donc à votre représentant RapidCents quel système vous utilisez. Il vous montrera comment les paiements atteignent le logiciel, par une connexion lorsqu'il y en a une qui convient, par une exportation ou par une saisie avec la référence RapidCents, et comment les remboursements sont inscrits.

Comment réduire les contestations de paiement et protéger les données de cartes enregistrées?

Réduisez les contestations avec des conditions de commande signées, des reçus qui nomment la commande et une preuve de remise, et protégez les données de carte en n'enregistrant les cartes que sous forme de jetons. Une carte enregistrée en optométrie doit se trouver dans le Coffre de cartes sécurisé, jamais dans les notes du dossier ni sur papier, et les autorisations par rôle doivent limiter qui peut saisir des cartes ou émettre des remboursements. Si un patient conteste des frais de lunettes, ces documents sont votre preuve, et les outils de litiges RapidCents suivent les alertes et les échéances; aucun processeur ne peut promettre l'issue.

Comment changer de fournisseur de paiement sans perdre les registres de facturation?

Le grand livre du patient et les commandes de lunettes restent dans votre logiciel de clinique quand le processeur change; le travail consiste donc à protéger l'historique des paiements et les éléments ouverts. Téléchargez l'historique des transactions et des relevés de l'ancien compte avant de le fermer. Listez les commandes de lunettes ouvertes avec acompte, les plans d'approvisionnement, les cartes enregistrées, les soldes impayés, les remboursements en attente, les terminaux et les paramètres du logiciel, puis testez un acompte, un solde à la remise et un remboursement sur RapidCents. Les cartes enregistrées ne se transfèrent que si les deux fournisseurs acceptent un transfert sécurisé; sinon, obtenez de nouvelles autorisations.

Quel code MCC est utilisé pour les cliniques d'optométrie?

Le MCC 8042 est couramment associé aux optométristes et aux ophtalmologistes, et RapidCents établit avec vous la bonne catégorie de commerçant à l'intégration selon ce que votre clinique vend réellement. Un autre code, le MCC 8043, couvre les opticiens et les magasins d'articles d'optique; une entreprise qui vend surtout des lunettes plutôt que des examens de la vue peut donc y être classée. Lors de votre demande, décrivez la répartition de vos revenus entre examens, lunettes et lentilles cornéennes.

Secteurs aux flux de paiement semblables

Les cliniques dentaires partagent le modèle acompte puis solde et la division entre paiements du régime et du patient, les pharmacies partagent les commandes répétées, et les cliniques de physiothérapie et de chiropratique partagent les quotes-parts et les soldes après réclamation. Chacun de ces secteurs a son propre guide sur le fonctionnement de ces flux.

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Voyez ce que votre clinique d'optométrie paie pour accepter les cartes

Téléversez un relevé de traitement récent dans Fee Check pour voir l'interchange séparé de la majoration sur vos quotes-parts d'examen, vos acomptes sur lunettes et vos commandes de lentilles, puis comparez chaque offre écrite à cette base.

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