Traitement des paiements pour cliniques de physiothérapie et de chiropratique

RapidCents gère les deux moments : la part connue au passage à la caisse et tout écart qui apparaît après la réclamation. Votre personnel envoie un lien de paiement avec la date de visite ou le numéro de compte comme référence, débite une carte enregistrée seulement si le patient a autorisé les écarts, rembourse une partie d'un paiement sur la carte d'origine et retrouve chaque paiement dans les rapports de règlement. L'assureur tranche la réclamation; le dossier de paiement n'indique que ce que le patient a payé et quand.

Vendez le forfait en un seul paiement et remboursez les visites inutilisées sur celui-ci, pendant que votre logiciel de clinique suit les visites. Les conditions du forfait doivent préciser ce qu'il comprend, s'il expire et comment le remboursement se calcule. Avec RapidCents, vous vendez des forfaits à la réception, par lien de paiement ou sur une page de paiement, remboursez une partie du paiement d'origine et pouvez offrir des versements planifiés, qui sont un calendrier de perception et non du crédit.

Obtenez le consentement par écrit avant le premier prélèvement. L'entente doit indiquer le montant, le calendrier, le nombre de paiements et la façon d'annuler, ainsi que la permission d'enregistrer la carte ou de débiter le compte. RapidCents conserve ensuite la carte sous forme de jeton, relance automatiquement les refus, récupère les cartes réémises grâce à la mise à jour des cartes enregistrées lorsque l'émetteur y participe et envoie un avis avant chaque prélèvement. Obtenez une nouvelle signature chaque fois qu'une réévaluation modifie le plan, et ne présentez jamais le plan comme du financement.

Ne prélevez acomptes et frais d'annulation tardive que selon une politique que le patient a acceptée à la réservation, et jamais plus que ce qu'elle prévoit. Si votre logiciel de réservation enregistre les cartes par son propre processeur, ces cartes restent chez lui; avec RapidCents, vous pouvez prendre un acompte de réservation par lien de paiement ou enregistrer une carte avec l'autorisation du patient. Envoyez un avis avant de prélever des frais de visite manquée, et gardez ces frais séparés des traitements pour qu'ils n'entrent jamais dans une réclamation d'assurance.

Une clinique de physio ou de chiropratique au Canada peut offrir le débit Interac et le crédit Visa, Mastercard et American Express en personne, des liens de paiement par texto ou courriel, Paiements récurrents pour les plans de soins et des paiements bancaires EFT par débit préautorisé là où ils sont activés, le tout réglé en dollars canadiens (CAD). Les patients couverts par une assurance maladie complémentaire paient leur part ainsi, que vous facturiez l'assureur directement ou qu'ils réclament eux-mêmes. Votre représentant RapidCents les configure avec vous pour votre compte marchand.

Émettez les reçus des praticiens depuis votre logiciel de clinique et rapprochez-en chaque jour vos paiements par carte RapidCents. Le reçu qu'un patient soumet à son assureur contient les renseignements du praticien, le service et la date, que ne détient pas un processeur de cartes; le dossier RapidCents prouve le paiement avec son montant, sa marque de carte, son heure et sa référence. Rapprochez les paiements inscrits dans le logiciel de clinique du rapport des transactions, puis le dépôt bancaire du rapport de règlement, avant de payer les partages avec les travailleurs autonomes.

Le bon processeur est celui dont l'offre écrite et le fonctionnement conviennent à votre propre répartition de visites, de forfaits et de plans de soins; aucun fournisseur ne convient à toutes les cliniques. Pour le traitement des paiements en santé paramédicale, commencez par votre logiciel de clinique : inclut-il son propre processeur, et qu'arrive-t-il aux cartes enregistrées et aux acomptes de réservation si vous traitez ailleurs? Comparez ensuite une tarification qui sépare l'interchange de la majoration, les coûts de terminal et de location, la durée du contrat, le traitement des remboursements et des rapports de règlement rapprochables des revenus par praticien.

Prévoyez l'interchange plus la majoration du processeur et les éventuels frais d'équipement ou de service; ce qui diffère d'une clinique à l'autre, c'est la répartition de visites, de forfaits et de plans de soins à laquelle ils s'appliquent. Avec RapidCents, l'interchange est facturé au coût et votre majoration figure dans votre barème de frais, au mois, sans durée fixe. L'interchange est souvent plus bas pour les cartes approchées ou insérées à la réception que pour les ventes de forfaits en ligne ou les prélèvements de plans de soins sur carte enregistrée. Exigez toute offre par écrit, fondée sur vos propres relevés.

Oui. RapidBridge fonctionne avec Jane App et Cliniko : un paiement par carte pris sur un terminal RapidCents ou par lien de paiement s'inscrit à la facture que votre réception a déjà ouverte, et vous gardez le logiciel de clinique que vous connaissez. Votre représentant RapidCents vous guidera pour les remboursements, les cartes enregistrées à la réservation et les soldes de forfaits. Pour les autres logiciels de clinique, RapidCents s'intègre à de nombreuses plateformes majeures grâce à APPIE et à RapidBridge; la bonne option dépend de votre fournisseur et de la version.

Prévenez les contestations par un consentement signé et un préavis, et protégez les cartes en ne les conservant que sous forme de jetons. Les conditions de forfait signées, les ententes de plan de soins et les politiques d'annulation sont vos preuves quand un patient conteste un prélèvement, et une carte enregistrée en chiropratique ne se défend que par l'autorisation qui la soutient. N'écrivez jamais de numéros de carte sur les formulaires d'accueil ni dans les notes au dossier. Conservez les cartes sous forme de jetons dans le coffre de cartes sécurisé, limitez les remboursements au personnel désigné par les permissions de rôle et suivez les preuves et l'échéance de chaque contestation dans Litiges et Protection contre les rétrofacturations. Les preuves renforcent une réponse sans en décider l'issue.

Vos dossiers de facturation restent dans votre logiciel de clinique : un changement ne met en jeu que l'historique du processeur, les cartes enregistrées et les prélèvements planifiés. Avant de fermer l'ancien compte, téléchargez son historique de transactions, de règlements et de relevés, dressez la liste du prochain prélèvement de chaque plan de soins et de chaque forfait avec ses visites restantes, et demandez aux deux fournisseurs si les cartes enregistrées peuvent être transférées en toute sécurité. Si le transfert est impossible, demandez à chaque patient d'un plan de soins une nouvelle autorisation avant son prochain versement, et remboursez les anciens forfaits par le compte qui les a encaissés.

Le code MCC 8099, services médicaux et praticiens de la santé non classés ailleurs, est couramment associé aux cliniques de physiothérapie et multidisciplinaires, et un cabinet uniquement de chiropratique peut relever du MCC 8041, chiropraticiens. Les réseaux de cartes et les émetteurs utilisent ce code pour repérer le type d'entreprise derrière chaque paiement. Votre représentant RapidCents fixe avec vous la bonne catégorie de commerçant d'après ce que fait réellement votre clinique : mentionnez donc les ventes de produits comme les orthèses et toute entreprise distincte qui partage votre réception.