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NouveauProtection contre les rétrofacturations et analyse des frais pour les commerçants à volume élevé. Obtenez une analyse des économies et un examen du traitement des litiges.Voir le fonctionnement
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Protection contre les rétrofacturations et analyse des frais

Voyez le fonctionnement : les commerçants à volume élevé obtiennent des preuves de litige, une lecture de l’interchange et la visibilité des économies.

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Analyse des frais

Traitement des paiements pour distributeurs de boissons : tournées et consignes

Le traitement des paiements pour distributeurs de boissons permet à un grossiste de boissons non alcoolisées d'encaisser les factures de tournée, les consignes de contenants et les soldes de commandes permanentes. RapidCents offre des liens de paiement, des terminaux mobiles et des paiements récurrents pour les commandes autorisées, reliés à votre logiciel de tournée ou de PGI.

Un employé encaisse le paiement par carte d'un chauffeur à son bureau, avec une cour de fret et un tableau de bord derrière
Le bureau d'un distributeur enregistre le paiement par carte d'un chauffeur, avec la cour et le tableau de bord des paiements en vue.
  • PCI DSS niveau 1
  • SOC 2 Type II
  • Toutes les grandes cartes : Visa, Mastercard, Amex, Discover, UnionPay, Diners Club et débit Interac
  • Interchange-plus disponible
  • Support canadien

Comment les distributeurs de boissons sont payés

Les distributeurs de boissons sont payés par quatre types d'encaissements : les factures de tournée à la livraison, les consignes de contenants et crédits de retour, les commandes permanentes et les soldes de comptes réglés par un propriétaire ou un siège social. Chacun porte sa propre référence, pour que la finance associe chaque paiement à la bonne facture.

  • Factures de tournée à la livraison

    Le gérant du magasin ou le chef de cuisine règle la facture à l'arrivée du chauffeur, par carte au quai ou par lien de paiement. Une caisse manquante ou une palette refusée modifie le montant. La finance reçoit le numéro de facture et le compte sur chaque reçu.

  • Consignes de contenants et crédits de retour

    Les caisses, fûts réutilisables et bouteilles portent une consigne que l'acheteur paie à la livraison et récupère au retour des contenants vides. Le bureau inscrit le retour comme crédit au compte, ce qui permet le rapprochement ligne par ligne.

  • Commandes de livraison permanentes

    Un café ou un restaurant commande les mêmes boissons chaque semaine. Avec l'autorisation de l'acheteur, une carte enregistrée est débitée selon le calendrier convenu. Si les quantités changent, le montant est confirmé d'abord. Une demande d'annulation arrête le cycle suivant.

  • Soldes de comptes et paiements du siège social

    Le siège social d'une chaîne paie les livraisons de plusieurs magasins, ou un propriétaire règle un solde par téléphone. Le bureau envoie un lien de paiement par facture ou prend la carte par téléphone, en conservant le numéro du magasin.

Comment encaisser les livraisons de tournée?

Un distributeur de boissons encaisse une livraison de tournée en liant le paiement à la facture de livraison : le chauffeur prend la carte sur un terminal mobile au quai, ou le bureau envoie un lien de paiement pour la même facture. Dans les deux cas, le reçu indique le numéro de facture et le compte.

  • Déroulement du paiement à la livraison

    La commande validée devient une facture de livraison. Au quai, l'acheteur paie par carte sur le terminal mobile du chauffeur. Si personne n'est sur place, le bureau envoie un lien de paiement par texto. Définissez d'abord qui peut payer chaque compte et quelle référence accompagne chaque paiement.

  • Ce qui peut mal tourner et comment on y répond

    Les caisses manquantes, les palettes abîmées et les livraisons refusées modifient la facture après le départ du chauffeur. Ajustez d'abord la facture, puis encaissez le montant corrigé ou remboursez la différence sur la carte d'origine. Une carte refusée mène à un lien de paiement, non à des saisies répétées au quai.

  • Quarante caisses d'eau pétillante, deux endommagées

    Disons qu'un chauffeur livre quarante caisses d'eau pétillante et huit de café infusé à froid à un café, dont deux caisses endommagées. Le bureau les crédite sur la facture, et le propriétaire règle le solde corrigé par un lien de paiement envoyé avant le prochain arrêt.

Comment traiter les consignes et les crédits de retour?

Les consignes de contenants et les crédits de retour figurent sur des lignes distinctes de la facture. La consigne est facturée avec la livraison, et le crédit de retour s'inscrit au même compte quand les contenants reviennent. Des lignes visibles permettent à l'acheteur et à votre finance de s'entendre sur ce qui était dû et remboursé.

  • Afficher la consigne sur sa propre ligne

    Inscrivez chaque article consigné, comme les caisses, bouteilles, fûts réutilisables ou palettes, à part du produit. L'acheteur voit alors le total des produits, celui des consignes et celui de la facture, et votre finance peut produire un rapport pour chacun.

  • Crédits de retour, remboursements et décomptes contestés

    Au retour des contenants vides, inscrivez un crédit au compte. Appliquez-le à la prochaine facture, ou remboursez-le sur la carte d'origine si l'acheteur le demande et que vos conditions le permettent. Une note de crédit et un remboursement sont deux écritures distinctes. Réglez un décompte contesté avant de créditer.

  • Vingt caisses livrées, seize rapportées

    Disons qu'une épicerie reçoit vingt caisses avec une ligne de consigne sur la facture. Une semaine plus tard, le chauffeur reprend seize caisses vides. Le bureau crédite seize consignes et en laisse quatre ouvertes, si bien que la prochaine facture affiche le solde restant.

Produits RapidCents pour distributeurs de boissons

Facturation et Liens de paiement couvrent les factures de tournée et les soldes de comptes. Paiements récurrents gère les commandes permanentes autorisées. Terminaux mobiles permettent aux chauffeurs d'accepter les cartes au quai ou au comptoir. Votre représentant RapidCents les configure selon vos tournées.

Peut-on débiter automatiquement les commandes récurrentes?

Oui, si l'acheteur l'a autorisé et que chaque débit correspond à la commande. Les paiements récurrents peuvent gérer des livraisons permanentes selon un calendrier, mais des quantités variables exigent un montant confirmé avant chaque débit. Sans entente sur le montant, le moment et l'annulation, envoyez plutôt une facture avec un lien de paiement.

  • L'autorisation d'abord

    Enregistrer une carte exige l'autorisation de l'acheteur. Obtenez son accord écrit sur le montant, le moment et l'annulation de chaque commande permanente, et conservez-le dans la fiche client. Sans lui, ne débitez pas une carte enregistrée.

  • Montants variables et débits refusés

    Les commandes hebdomadaires restent rarement identiques. Fixez le montant d'une commande permanente stable, ou confirmez le montant final de la facture avec l'acheteur avant de débiter. Un débit refusé déclenche une nouvelle tentative et un rappel. Ne repassez pas une carte que l'acheteur a refusée.

  • La commande de sirop et de jus du lundi

    Disons qu'un restaurant convient d'une livraison le lundi de boîtes de sirop et de caisses de jus. Le bureau confirme les quantités finales le vendredi, débite la carte enregistrée le lundi comme convenu, et une demande d'annulation du restaurant arrête le cycle suivant.

Comment comparer les frais en distribution de boissons?

Comparez les frais selon votre mix de paiements réel : cartes de débit et de crédit, cartes commerciales de grands comptes, paiements saisis ou sans contact, et volume de remboursements. RapidCents applique une tarification interchange plus : l'interchange au coût, votre majoration RapidCents dans votre barème de frais, et des frais d'équipement ou de services, le cas échéant. Au mois, sans durée fixe.

  • Ce qui fait varier vos coûts

    L'interchange varie selon le type de carte, comme débit, crédit, prestige ou commerciale, et selon le mode de saisie. Une carte sans contact au quai diffère d'une carte saisie par téléphone ou payée en ligne. Les grosses factures payées par carte d'entreprise modifient votre mix.

  • Quoi apporter pour comparer

    Apportez vos relevés de traitement des paiements récents, votre facture moyenne, la répartition entre quai, téléphone et liens, ainsi que vos remboursements et rétrofacturations. Les retours de contenants et crédits de livraison ajoutent des remboursements. Téléversez ensuite un relevé dans Fee Check pour voir l'interchange séparé de la majoration.

  • Lire votre barème de frais

    Votre barème de frais indique votre majoration RapidCents, ainsi que les frais d'équipement, comme les terminaux mobiles, ou de services. Demandez-le par écrit et comparez les offres ligne par ligne. Sans durée fixe, vous pouvez revoir l'entente d'un mois à l'autre.

Quels logiciels de tournée et de PGI fonctionnent avec RapidCents?

RapidCents s'intègre à de nombreuses plateformes majeures grâce à APPIE et RapidBridge, si bien que la plupart des distributeurs gardent leur logiciel de tournée, de commandes et de PGI. Transactions réglées, frais et remboursements se rattachent à QuickBooks Online et Xero. La meilleure option dépend de votre fournisseur et de votre version : votre représentant RapidCents vous guidera.

  • NetSuite et SAP Business One

    SAP et NetSuite importent les fichiers de règlement RapidCents : consignes, frais et remboursements s'inscrivent au grand livre avec les références de facture et de client que vous utilisez déjà. Votre représentant RapidCents vous indiquera le modèle que votre édition exige et l'association des lignes de consigne.

  • Dynamics 365 Business Central, Acumatica et Fishbowl

    RapidBridge fonctionne avec Dynamics 365 Business Central, Acumatica, Fishbowl Inventory, Cin7 et Unleashed : un paiement par carte s'inscrit à la commande ou à la facture déjà ouverte, sans modifier votre logiciel. Dites à votre représentant RapidCents quelle édition vous utilisez, et il vous montrera comment les paiements y parviennent.

  • QuickBooks Online, Xero et logiciels de tournée

    Transactions réglées, frais et remboursements se rattachent à QuickBooks Online et Xero. Les logiciels de tournée varient selon le fournisseur, et RapidCents s'intègre à de nombreuses plateformes majeures grâce à APPIE et RapidBridge. Dites à votre représentant RapidCents quel système l'appareil du chauffeur utilise, et il vous montrera le chemin des paiements.

Modes de paiement pour distributeurs de boissons au Canada

Au Canada, les distributeurs de boissons peuvent accepter le débit Interac et les cartes de crédit au quai ou au comptoir, et recevoir des paiements bancaires par virement électronique (EFT) ou débit préautorisé (PAD) de comptes permanents. Le règlement se fait en dollars canadiens (CAD). Votre représentant RapidCents vous guidera vers les modes adaptés à vos tournées.

  • Débit Interac et cartes de crédit à la livraison

    Le terminal mobile du chauffeur accepte le débit Interac par puce et NIP ou sans contact, ainsi que les cartes de crédit Visa, Mastercard et American Express. Le gérant paie au quai et le reçu indique le numéro de facture.

  • TPS/TVH, consignes et EFT ou PAD

    Les factures peuvent indiquer la TPS/TVH sur les lignes de produits, et les programmes provinciaux de consigne diffèrent : affichez les consignes sur des lignes distinctes. L'EFT ou le PAD convient aux comptes permanents dont l'acheteur a signé l'autorisation de paiement bancaire.

Comment changer de processeur de paiement et faire le rapprochement?

Changer de processeur de paiement demande un court inventaire et un essai avant de passer les tournées en production. Dressez la liste des cartes enregistrées et de leurs autorisations, des factures ouvertes, des commandes permanentes et des remboursements en cours, puis testez une vente, une ligne de consigne et un remboursement. Faites fonctionner les deux fournisseurs en parallèle au besoin, puis rapprochez les dépôts bancaires.

  • Dresser l'inventaire d'abord

    Listez chaque carte enregistrée et l'autorisation qui la couvre, chaque commande permanente, les factures ouvertes et les crédits en attente. Les cartes enregistrées ne passent d'un processeur à l'autre que si les deux fournisseurs y consentent. Prévoyez de redemander l'autorisation aux acheteurs au besoin.

  • Tester avant la mise en production

    Une fois votre compte approuvé, testez une vente au quai, un lien de paiement, une ligne de consigne et un remboursement. Vérifiez que le numéro de facture et la référence client figurent sur chaque reçu. Commencez par une tournée ou un groupe de comptes, puis ajoutez le reste.

  • Fonctionner en parallèle et rapprocher

    Gardez votre ancien fournisseur pour les éléments ouverts pendant que les nouvelles factures passent par RapidCents. Associez chaque dépôt bancaire aux factures couvertes, consignes et crédits compris, et reliez les références à votre logiciel comptable. Fermez l'ancien compte une fois les soldes ouverts réglés.

Questions de paiement des distributeurs de boissons

Quel est le meilleur processeur de paiement pour distributeurs de boissons?

Le meilleur processeur est celui qui convient à vos tournées, factures et consignes à un prix lisible. Comparez des soumissions écrites : tarification interchange plus, terminaux mobiles pour chauffeurs, liens de paiement, lignes de consigne sur facture, commandes récurrentes autorisées, rapports et compatibilité logicielle. Demandez à chaque fournisseur de mettre ses conditions par écrit.

Combien coûte le traitement des paiements par carte de crédit pour distributeurs de boissons?

Votre coût dépend de votre mix de paiements, non d'un chiffre unique. Nous tarifons chaque compte en interchange plus : l'interchange est transmis au coût, et vous payez la majoration RapidCents de votre barème de frais, plus les frais d'équipement ou de services, le cas échéant. Cartes commerciales, saisies manuelles et remboursements influent sur l'interchange. Téléversez un relevé dans Fee Check. Au mois, sans durée fixe.

Notre PGI ou logiciel de tournée peut-il fonctionner avec RapidCents?

Le plus souvent, oui. RapidCents s'intègre à de nombreuses plateformes majeures grâce à APPIE et RapidBridge, et la meilleure option dépend de votre fournisseur et de votre version. SAP et NetSuite importent les fichiers de règlement, et QuickBooks Online et Xero reçoivent vos transactions réglées, vos frais et vos remboursements. Votre représentant RapidCents vous guidera selon votre configuration.

Comment changer de processeur sans perdre l'historique des paiements?

Exportez vos anciens rapports avant de fermer le compte, puis passez les tournées par étapes. Faites l'inventaire des cartes enregistrées, des commandes permanentes, des factures ouvertes et des crédits en attente. Les cartes enregistrées ne passent d'un fournisseur à l'autre que si les deux y consentent : prévoyez une nouvelle autorisation. Testez une vente, une consigne et un remboursement d'abord.

Quels modes de paiement un distributeur de boissons au Canada peut-il offrir?

Un distributeur de boissons au Canada peut offrir le débit Interac, les principales cartes de crédit, les liens de paiement et le virement électronique (EFT) ou le débit préautorisé (PAD) pour les paiements bancaires, réglés en dollars canadiens (CAD). Le PAD exige l'autorisation signée de l'acheteur. Votre représentant RapidCents vous guidera vers les modes adaptés avant que vous les proposiez à vos acheteurs.

Comment afficher la consigne des bouteilles ou des fûts sur une facture?

Affichez chaque consigne sur sa propre ligne de facture, à part du produit, pour que l'acheteur voie les deux. Au retour des contenants vides, inscrivez un crédit au même compte et rapprochez-le de la prochaine facture ou d'un remboursement. La facturation porte les lignes, et les rapports montrent paiements réglés, frais et remboursements. Votre représentant RapidCents vous montrera comment les lignes de consigne parviennent à votre logiciel comptable.

Peut-on débiter automatiquement les commandes de livraison récurrentes?

Oui, si l'acheteur l'a autorisé et que le montant est exact à chaque livraison. Obtenez l'accord écrit sur le montant, le moment et l'annulation, et n'enregistrez la carte qu'avec l'autorisation du client. Des quantités variables exigent un montant confirmé avant chaque débit. Votre représentant RapidCents configurera le calendrier récurrent avec vous.

Travaillez-vous avec les distributeurs d'alcool?

Non. Nous travaillons avec les distributeurs de boissons non alcoolisées : eau, boissons gazeuses, jus, café, thé et boissons semblables vendus à des comptes de détail et de restauration. Si votre gamme dépasse les boissons non alcoolisées, parlez-en à votre représentant RapidCents à l'intégration : il vous dira où nous pouvons vous aider.

Comment traiter un crédit de livraison ou une caisse manquante?

Ajustez d'abord la facture, puis encaissez ou remboursez la différence. Si l'acheteur n'a pas payé, émettez une facture corrigée ou une note de crédit et envoyez un nouveau lien de paiement pour le solde. Si la carte a été débitée, remboursez la différence sur la carte d'origine. Gardez le motif du crédit avec le numéro de commande pour le rapprochement.

Comment le siège social paie-t-il plusieurs livraisons de magasins en gardant chaque référence?

Utilisez un payeur autorisé et une référence par facture. Le siège social peut régler chaque facture par son propre lien de paiement, portant le numéro de facture ou de magasin, ou par téléphone avec le terminal virtuel. Votre représentant RapidCents vous montrera comment les paiements de plusieurs factures s'inscrivent à vos comptes. Ne fractionnez jamais un débit pour contourner des limites de carte.

Secteurs de fournisseurs connexes

Les fournisseurs de restaurants, distributeurs alimentaires, grossistes de fruits et légumes, de viandes et fruits de mer et fournisseurs d'ingrédients de boulangerie partagent factures de tournée, ajustements et crédits. B2B et vente en gros couvre le parcours général des fournisseurs. Les détaillants et cafés qui encaissent leurs propres clients ont leurs secteurs.

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Téléversez un relevé de traitement des paiements dans Fee Check pour voir l'interchange séparé de votre majoration, selon votre mix de paiements au quai, par téléphone et par lien.

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