Traitement des paiements pour fournisseurs vétérinaires vendant aux cliniques

Le meilleur processeur pour un fournisseur vétérinaire est celui qui s'adapte à la façon dont vos cliniques et vos groupes paient déjà. Pour comparer des services aux commerçants de distributeur vétérinaire, posez par écrit quatre questions : quels produits l'approbation couvre, comment les commandes permanentes sont débitées sur des cartes enregistrées autorisées, si les références de succursale et de bon de commande se rendent jusqu'à votre ERP, et comment l'interchange est séparé de la majoration. Comparez ensuite des offres écrites fondées sur le même relevé récent, sans durée fixe.

Cela dépend de votre propre répartition : un fournisseur vétérinaire paie l'interchange sur chaque paiement plus la majoration du fournisseur, de sorte que réapprovisionnements permanents, commandes téléphoniques et soldes d'imagerie coûtent chacun différemment. Avec RapidCents, l'interchange est transmis au coût, et vous payez la majoration inscrite dans votre barème de frais et les frais d'équipement ou de services. Les cartes d'achat et avec récompenses ainsi que les paiements sans présence de la carte comportent généralement plus d'interchange que les cartes de débit présentées sans contact à un comptoir. Fee Check montre séparément votre interchange et votre majoration actuels.

Cela dépend de l'ERP, de son édition et de votre pays, et de la nécessité d'un connecteur ou de la possibilité de travailler avec des paiements pris par lien et des fichiers de règlement importés ensuite. RapidCents s'intègre à de nombreux ERP par APPIE et RapidBridge : QuickBooks Online et Xero reçoivent les transactions réglées, les frais et les remboursements, et NetSuite et SAP importent des fichiers de règlement plutôt qu'un connecteur en direct. Pour Business Central, Acumatica, Epicor Prophet 21 ou un module d'ERP qui détient déjà les cartes enregistrées de vos cliniques, votre représentant RapidCents vous présente les options.

Votre historique de paiements survit à un changement si vous l'exportez d'abord et faites fonctionner les deux comptes un certain temps. Tirez les rapports de transactions, de remboursements et de rétrofacturations de l'ancien processeur, gardez ce compte ouvert jusqu'à ce que les acomptes d'équipement qu'il a pris aient été livrés ou remboursés, et déplacez les commandes permanentes à la frontière d'un cycle. Prévoyez que certaines cliniques devront autoriser de nouveau leur carte enregistrée, car les données de carte ne se déplacent que si les deux fournisseurs y consentent. L'historique des commandes et des factures reste dans votre ERP, intact.

Les cliniques peuvent payer un fournisseur vétérinaire au Canada par carte de crédit, par débit Interac ou par virement EFT et débit préautorisé (DPA), une fois que RapidCents a approuvé ces modes pour le compte. Les cartes fonctionnent sur les liens de facture, le terminal virtuel et les terminaux, et le débit Interac convient aux paiements en personne à votre comptoir ou à un kiosque de congrès. Le DPA exige l'accord signé de la clinique et convient aux comptes mensuels et aux soldes d'imagerie ou d'anesthésie. Tout est réglé en CAD, et vos relevés ne devraient nommer que les modes activés pour votre compte.

Envoyez à la clinique un lien de paiement propre à la facture plutôt que de demander les données de carte par courriel. Le lien est envoyé par courriel ou texto à l'acheteur autorisé, affiche la facture, le compte de la clinique et le bon de commande, et ouvre une page adaptée au mobile où la clinique paie par carte. Son reçu indique quelle commande a été payée, et le tableau de bord du commerçant montre quels liens sont ouverts, payés ou expirés. Payer par lien règle la facture sans modifier les conditions nettes de la clinique. N'acceptez jamais de numéros de carte par courriel, sur des formulaires télécopiés ou dans une messagerie vocale.

Oui, une fois que vous avez convenu de qui, au siège social, est autorisé à payer et de la façon dont chaque paiement sera réparti. Donnez à chaque hôpital son propre identifiant de succursale sur les factures et les liens de paiement, et décidez si le siège social paie facture par facture ou par un seul relevé. Quand un paiement couvre plusieurs sites, répartissez-le dans votre ERP ou votre processus de comptes clients, et votre représentant RapidCents vous montrera comment votre configuration enregistre chaque succursale.

Non. L'approbation pour les consommables ou l'équipement vétérinaires ne s'étend pas par défaut aux médicaments, aux vaccins ni aux autres produits réglementés. RapidCents examine les produits exacts, les permis que vous détenez, votre façon de vendre et les pays où vous expédiez avant que l'un d'eux puisse être inclus, et il n'y a aucune acceptation générale. Les substances contrôlées et leurs précurseurs ne sont jamais acceptés. Indiquez à RapidCents, à l'intégration, tout ce que vend votre entreprise, afin que l'examen reflète toute votre gamme de produits et pas seulement vos fournitures.

Oui, lorsque l'acompte fait partie des modalités de commande signées par la clinique. La soumission devrait lister l'équipement, l'acompte, la livraison prévue, le solde restant et les conditions d'annulation, et l'acompte peut être encaissé par entente signée, lien de facture ou terminal une fois que vous avez confirmé que votre compte prend en charge cet arrangement et les montants en jeu. Un acompte est une étape d'encaissement, pas du financement : si la clinique loue ou emprunte pour l'équipement, inscrivez le paiement du prêteur sur la même commande.

Inscrivez d'abord le retour convenu et son crédit sur la facture d'origine, puis décidez en quoi le crédit se transforme : un solde ouvert réduit, un crédit au compte de la clinique ou un remboursement au mode de paiement initial, jamais plus d'un de ces choix pour le même montant. Inscrivez le numéro d'autorisation de retour sur la note de crédit et sur tout remboursement. Les frais de réapprovisionnement suivent votre politique de retour écrite. Rapports montre ensuite le remboursement à côté du paiement initial, afin que la comptabilité puisse clore les deux.