Traitement des paiements pour fournisseurs dentaires et distributeurs

Le meilleur processeur de paiement pour un fournisseur dentaire est celui qui correspond à la façon dont vos cliniques paient réellement; comparez donc les services aux commerçants pour distributeurs dentaires selon des critères clairs. Cherchez des liens de paiement de facture, des commandes par téléphone au terminal virtuel, des cartes enregistrées avec autorisation et des terminaux en personne. Vérifiez ensuite que les références de compte, de facture et de bon de commande suivent chaque paiement, qu'une voie claire mène à votre ERP ou à votre logiciel de comptabilité, et que la tarification sépare l'interchange de la marge, sans durée fixe. Enfin, comparez des offres écrites à partir d'un même relevé récent.

Avec une tarification interchange plus, le coût est l'interchange plus la marge du fournisseur; votre total dépend donc de votre répartition des cartes utilisées, de vos canaux et de la taille de vos commandes, et non d'un chiffre annoncé. Avec RapidCents, vous payez l'interchange au coût, la marge indiquée dans votre barème tarifaire et, s'il y a lieu, des frais d'équipement ou de services. Les cartes d'entreprise, de récompenses et d'achat comportent généralement un interchange plus élevé que les cartes de débit, et les commandes saisies par téléphone et les paiements en ligne coûtent habituellement plus que les cartes présentées en personne. Téléversez un relevé récent dans Fee Check pour voir séparément l'interchange et la marge.

Cela dépend de l'ERP, de son édition et de votre pays. Certains ERP de distribution sont liés à un module de paiement fourni avec le logiciel ou à des passerelles précises, tandis que d'autres acceptent un connecteur, une intégration par API ou des paiements pris par lien et saisis plus tard. RapidCents s'intègre à de nombreuses plateformes majeures par APPIE et RapidBridge. RapidBridge fonctionne avec Oracle NetSuite, SAP Business One Web Client, Dynamics 365 Business Central et Acumatica, et RapidCents associe les transactions réglées, les frais et les remboursements à QuickBooks Online et Xero. La bonne option dépend de votre fournisseur et de votre version; votre représentant RapidCents vous guide.

Exportez votre historique de l'ancien processeur et gardez ce compte ouvert jusqu'à la fermeture de ses éléments en cours. Téléchargez les rapports de transactions, de remboursements et de contestations, listez chaque autorisation de carte enregistrée et chaque calendrier de plan d'entretien, et notez les acomptes d'équipement encaissés sur l'ancien compte, puisque leurs remboursements y retournent normalement. Les cartes enregistrées ne se transfèrent que si les deux fournisseurs y consentent; attendez-vous donc à ce que certaines cliniques autorisent de nouveau une carte. Les factures, les bons de commande et l'historique des clients restent dans votre ERP ou votre logiciel de comptabilité tout du long.

Un fournisseur dentaire au Canada peut offrir aux cliniques les cartes de crédit, le débit Interac et les paiements bancaires. Les cartes Visa, Mastercard et American Express fonctionnent par les liens de paiement de facture, le terminal virtuel et les terminaux. Le débit Interac fonctionne en personne, par puce et NIP ou sans contact. Le transfert électronique de fonds ou le débit préautorisé convient aux gros soldes d'équipement et aux paiements réguliers de compte une fois l'accord de débit préautorisé signé par la clinique. Les paiements sont réglés en dollars canadiens (CAD). Votre représentant RapidCents vous dira quels modes et limites inscrire sur vos factures.

Oui. Envoyez à la clinique une facture avec un lien de paiement, et le gestionnaire ou le responsable de la comptabilité peut la payer par carte sur un téléphone ou un ordinateur, le numéro de facture et la référence de la clinique restant au dossier de paiement. Les marques de cartes, les types de cartes et les limites de transaction dépendent de votre compte, et une grosse facture peut dépasser la limite de crédit de la clinique; offrez donc un paiement bancaire pour les gros soldes là où votre compte en offre un. Payer par carte règle la facture; cela ne change pas les modalités de paiement convenues avec la clinique.

Utilisez une seule référence de commande d'équipement sur la soumission, le paiement de l'acompte et chaque facture suivante. La facture finale doit montrer le total soumissionné, l'acompte et les paiements de jalon déjà reçus, ainsi que le montant encore dû, pour que ni la clinique ni votre équipe des comptes clients n'ait à reconstituer la commande à partir de reçus distincts. Quand une partie du prix vient d'un prêteur ou d'une société de crédit-bail, inscrivez ce paiement sous la même référence. Fermez la commande quand les paiements reçus égalent le total facturé final, après toute modification de commande.

Oui, dans la mesure où chaque site a sa propre référence. Plusieurs cliniques peuvent partager une même relation commerciale avec vous, mais convenez si chaque clinique paie ses factures ou si le siège social les règle, et listez qui peut commander et qui peut payer à chaque site. Inscrivez la référence du site sur chaque facture et chaque lien de paiement pour pouvoir trier les rapports par clinique. Comme la gestion des références varie selon la configuration, faites vérifier votre compte et votre intégration par RapidCents avant de vous fier aux rapports par site.

Oui, si la clinique l'autorise et si la carte est enregistrée sous forme de jeton dans un coffre sécurisé, jamais dans un courriel, sur des formulaires de commande ni dans des chiffriers. Le coffre de cartes sécurisé de RapidCents garde le jeton dans la fiche client de la clinique, de sorte que le personnel peut débiter une commande répétée sans ressaisir la carte. Consignez ce que couvre l'autorisation, qui l'a donnée à la clinique et comment la clinique l'annule, et limitez les rôles du personnel qui peuvent débiter ou rembourser des cartes enregistrées.

Non. L'acceptation des cartes et les encaissements planifiés ne créent pas une entente de financement, et RapidCents n'accorde pas de crédit à vos cliniques clientes. Les acomptes sur équipement dentaire et les factures de solde sont des étapes d'encaissement d'une commande, et toute modalité de crédit commercial que vous offrez reste une entente distincte entre vous et la clinique. Si une clinique finance son équipement par une banque, un prêteur ou une société de crédit-bail, gardez cet arrangement séparé et inscrivez le paiement du prêteur à votre profit sous la référence de commande.

Le code de catégorie de commerçant (MCC) 5047, qui couvre l'équipement et les fournitures médicaux, dentaires, ophtalmiques et hospitaliers, est couramment associé aux entreprises de fournitures dentaires. RapidCents confirme la bonne catégorie de commerçant à l'ouverture d'un compte marchand pour fournitures dentaires, selon ce que votre entreprise vend réellement et la façon dont elle le vend. Si vous vendez des produits sur ordonnance seulement, ou si vous exploitez aussi un laboratoire dentaire ou un comptoir de détail, mentionnez-le à l'intégration pour que l'examen reflète toute votre entreprise.