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Protection contre les rétrofacturations et analyse des frais

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Traitement des paiements pour distributeurs alimentaires et d’épicerie

Le traitement des paiements pour distributeurs alimentaires consiste à encaisser les paiements des épiceries, restaurants et cuisines institutionnelles que vous livrez: relevés des comptes à terme, commandes récurrentes portées à une carte autorisée et paiements que vos chauffeurs prennent à la livraison, chacun rattaché à la bonne facture.

Au bureau d'un entrepôt, un chauffeur règle par carte sur un terminal bleu, avec un chariot élévateur dans la cour.
Quand le chauffeur d'un client vient chercher une commande à votre quai, le paiement peut être pris sur un terminal RapidCents au bureau.
  • PCI DSS niveau 1
  • SOC 2 Type II
  • Toutes les grandes cartes : Visa, Mastercard, Amex, Discover, UnionPay, Diners Club et débit Interac
  • Interchange-plus disponible
  • Support canadien

Comment les distributeurs alimentaires et d'épicerie sont payés

Les distributeurs alimentaires et d'épicerie sont payés par les épiciers indépendants, les chaînes, les restaurants et les cuisines institutionnelles qu'ils livrent, selon cinq types de paiement. Les paiements B2B pour la distribution alimentaire suivent le camion: relevés et commandes récurrentes, paiements à la livraison, paiements d'avance de première commande et crédits pour livraisons incomplètes. Les épiceries qui encaissent leurs clients à la caisse ont leur propre page.

  • Relevés pour les comptes d'épicerie à terme

    Les épiciers indépendants et les chaînes d'épiceries dont le crédit est approuvé reçoivent plusieurs livraisons par semaine et paient un relevé qui énumère chaque facture de livraison, déduction faite des crédits. La date d'échéance déclenche l'envoi par courriel d'un lien de paiement, réglé par carte ou par paiement bancaire. Si un magasin ne paie qu'une partie d'une facture contestée, vos comptes clients doivent quand même savoir exactement quelles factures chaque paiement couvre.

  • Commandes récurrentes des restaurants et des cuisines

    Les restaurants, cafés, traiteurs et cuisines institutionnelles répètent souvent la même commande chaque semaine à partir d'un guide de commande. Chaque livraison confirmée déclenche un débit du total accepté sur une carte enregistrée que le compte vous a autorisé à débiter. Si une carte est refusée ou expirée, un lien de paiement règle la situation. Chaque débit porte le numéro de la facture de livraison.

  • Paiements à la livraison et ramassages au quai

    Les nouveaux comptes, les comptes dont le crédit est suspendu et certains petits restaurants paient à l'arrivée du camion. Le chauffeur encaisse le total ajusté sur un terminal mobile, et les clients qui envoient leur propre camionnette paient au bureau de votre entrepôt. Si une caisse est refusée ou une carte déclinée, l'arrêt est ajusté sur place. Chaque paiement est enregistré selon sa tournée, son arrêt et sa facture.

  • Commandes par téléphone et paiement d'avance de la première commande

    Un nouveau compte peut payer d'avance ses premières commandes jusqu'à la mise en place de son crédit, et les comptes réguliers ajoutent des articles par téléphone après l'heure limite. Votre service des commandes saisit la carte dans le Terminal virtuel avec les vérifications AVS et CVV, ou envoie un lien. Vérifiez une nouvelle entreprise avant de remettre une grosse première commande payée par carte à un tiers qui la ramasse. Le journal d'audit indique qui a pris chaque paiement.

  • Crédits et remboursements pour manquants, dommages et retours

    Une livraison peut arriver incomplète, avec des caisses endommagées, des produits surgelés décongelés ou un mauvais article préparé, et les magasins retournent parfois de la marchandise selon votre politique de retour. Chaque réclamation acceptée devient une note de crédit ou une facture révisée dans votre ERP, ou un remboursement sur la carte si le compte a déjà payé. Les finances lient chaque crédit et chaque remboursement à la facture d'origine et au bon de livraison.

Comment les comptes d'épicerie et de restaurant paient-ils leurs factures de livraison?

Les comptes d'épicerie à terme paient généralement un relevé couvrant plusieurs factures de livraison au moyen d'un lien de paiement, tandis que les restaurants règlent plus souvent chaque livraison avec une carte qu'ils vous ont autorisé à débiter. Les paiements de factures de distributeur d'épicerie s'imputent plus facilement quand chaque paiement arrive avec le numéro de compte et les factures qu'il règle, afin que vos comptes clients puissent l'inscrire sans appeler le magasin.

  • Comptes à relevé: du relevé au lien de paiement

    Votre ERP produit le relevé: chaque facture de livraison de la période, chaque note de crédit et le montant net à payer. Envoyez-le par courriel avec un lien de paiement pour ce total, créé dans Liens de paiement ou Facturation, avec les numéros de compte et de relevé dans les champs de référence du lien. Le propriétaire du magasin ou le commis aux comptes fournisseurs de la chaîne paie par carte ou par paiement bancaire, et un reçu envoyé par courriel confirme le paiement.

  • Comptes par livraison: carte enregistrée, débitée après signature

    Pour les restaurants qui paient à chaque livraison, conservez la carte dans le Coffre de cartes sécurisé seulement après la signature d'une autorisation par le compte. Comme chaque total de livraison diffère, l'autorisation doit préciser que vous débitez le montant accepté sur le bon de livraison signé, à quel moment vous débitez et comment le compte l'annule. Débitez après la signature du réceptionnaire, et non à la préparation de la commande. Le service de mise à jour des cartes enregistrées peut actualiser une carte réémise lorsque l'émetteur y participe.

  • Un paiement pour plusieurs factures ou plusieurs magasins

    Le paiement d'un relevé règle une semaine de livraisons seulement si quelqu'un l'impute facture par facture, notes de crédit comprises. Votre représentant RapidCents vous montrera si votre configuration enregistre cette imputation ou si votre équipe des comptes clients l'effectue dans l'ERP. Les chaînes paient souvent pour tous leurs magasins depuis le siège social: inscrivez le numéro du magasin sur chaque facture, convenez de qui peut payer et confirmez par téléphone tout changement de courriel d'un payeur.

  • La semaine d'un épicier indépendant: onze livraisons, un seul relevé

    Disons qu'un épicier indépendant qui exploite trois magasins reçoit onze livraisons en une semaine, dont deux avec des caisses écrasées. Le distributeur émet deux notes de crédit, puis envoie par courriel le relevé du vendredi: onze factures, deux crédits et un seul total net. Le propriétaire le paie par le lien avec une carte d'affaires, et les comptes clients imputent le paiement aux onze factures, de sorte que le grand livre de chaque magasin montre la semaine comme payée.

Comment les manquants, les dommages et les articles rejetés modifient-ils le montant dû?

Les manquants, les caisses endommagées et les articles rejetés réduisent le montant dû au moyen d'une note de crédit ou d'une facture révisée, inscrite avant que vous demandiez le paiement. Le bon de livraison signé indique ce que le magasin a accepté, votre ERP émet le crédit sur la facture de cette livraison, et vous encaissez le solde. Un remboursement par le processeur ne vise que la marchandise qu'un client a déjà payée et n'a pas gardée.

  • Confirmer les quantités acceptées à la réception

    À chaque arrêt, le chauffeur et le réceptionnaire comparent la cargaison à la facture: nombre de caisses, erreurs de préparation, caisses écrasées ou qui coulent, produits à date limite rapprochée et température des articles réfrigérés et surgelés. Chaque exception est notée sur le bon de livraison ou sur l'appareil portatif du chauffeur, signée par le réceptionnaire. Ce document signé établit le crédit; il sert aussi de preuve si le paiement par carte de cette livraison est contesté plus tard.

  • Note de crédit ou remboursement sur la carte: choisir l'un des deux

    Si le compte n'a pas payé, émettez une note de crédit sur la facture de livraison, ou révisez la facture, et encaissez le montant net: aucune transaction par carte n'a alors à être annulée. Si le client a déjà payé, par exemple une première commande payée d'avance, remboursez la carte utilisée ou laissez un crédit pour la prochaine livraison. Choisissez un seul recours par ajustement, car faire les deux rembourse le client deux fois.

  • Substitutions, poids variable et dommages constatés plus tard

    Un produit de substitution accepté par le réceptionnaire est facturé tel que livré, et celui qu'il refuse est crédité comme un manquant. Les articles à poids variable, comme le fromage ou la viande en portions, sont facturés au poids réellement livré: le montant suit l'étiquette de la balance plutôt que la commande. Les dommages constatés après le départ du camion suivent votre délai de réclamation écrit avant l'émission de tout crédit.

  • Une livraison surgelée avec une caisse rejetée

    Disons que la commande récurrente de 40 caisses d'un restaurant arrive avec deux caisses manquantes, et que le réceptionnaire rejette une caisse de frites surgelées qui a commencé à dégeler. Le réceptionnaire signe pour 37 caisses, le distributeur finalise la facture pour 37, et la carte enregistrée est débitée de ce total une fois l'arrêt terminé. Les deux caisses manquantes partent dans le camion de jeudi, sous une nouvelle facture.

Produits RapidCents pour les distributeurs alimentaires

Ces produits couvrent les comptes clients d'un distributeur alimentaire, du camion au grand livre: Facturation et Liens de paiement pour les relevés et les factures de livraison, terminaux mobiles pour l'encaissement par les chauffeurs et les ramassages au quai, et paiements bancaires pour les gros relevés, avec les références de magasin, de facture et de relevé sur chaque lien.

Comment fonctionne l'encaissement par les chauffeurs aux arrêts payables à la livraison?

L'encaissement par les chauffeurs fonctionne lorsque vous mettez en place le processus mobile avant la première tournée: un terminal mobile RapidCents dans chaque camion, des limites claires sur ce que les chauffeurs peuvent faire avec lui et une règle sur les comptes qui paient à la porte. Les paiements de livraison par tournée se rapprochent alors arrêt par arrêt, car chaque transaction est associée à sa tournée, à son client et à sa facture plutôt qu'à un seul total de lot quotidien.

  • Le déroulement d'un encaissement à l'arrêt

    Le manifeste de la tournée indique quels arrêts paient à la livraison. À l'arrêt, le réceptionnaire vérifie la cargaison, le chauffeur note les manquants, puis saisit le total ajusté de la facture sur le terminal mobile. Le client approche sa carte ou l'insère et entre son NIP si le terminal le demande, reçoit un reçu, et le chauffeur associe la transaction à la facture avant que le camion reparte.

  • Définir d'abord les permissions et les solutions de rechange

    Décidez quels comptes paient à la livraison et ce que les chauffeurs peuvent faire sur le terminal: effectuer une vente, mais ni remboursement, ni annulation de transaction, ni saisie manuelle d'un numéro de carte. Votre représentant RapidCents vous indiquera lesquelles de ces limites vos terminaux appliquent. Prévoyez une solution de rechange pour une carte refusée ou un quai en sous-sol sans signal, comme retenir la livraison ou envoyer un lien de paiement, et n'écrivez jamais de numéros de carte.

  • Rapprocher la tournée arrêt par arrêt

    Au retour du camion, le rapprochement de la tournée compare chaque paiement par carte à son arrêt et à sa facture. Les encaissements des chauffeurs apparaissent dans le tableau de bord du commerçant, à côté des paiements par lien et par facture. Avant l'usage quotidien, testez comment chacun est associé, soit par une référence saisie sur le terminal, si votre configuration en offre une, soit par le numéro de transaction consigné dans votre logiciel de tournées.

  • Trois arrêts payables à la livraison sur une tournée de 18 arrêts

    Disons qu'une tournée de 18 arrêts comprend trois comptes payables à la livraison: deux restaurants de mets à emporter et une épicerie de quartier dont le crédit est suspendu. À l'épicerie, le réceptionnaire refuse une caisse de boîtes de conserve bosselées, et le chauffeur encaisse donc le total réduit par carte sans contact. Au retour, le commis de tournée associe trois paiements à trois factures et la caisse refusée à sa note de crédit avant le chargement des camions du lendemain matin.

Qu'est-ce qui détermine les coûts de traitement par carte d'un distributeur alimentaire?

Les coûts du traitement des paiements par carte de crédit pour fournisseurs d'épicerie dépendent des cartes qu'utilisent vos comptes, du mode de prise de chaque paiement (camion, lien ou commande téléphonique) et de la taille et du nombre de paiements encaissés chaque semaine. RapidCents applique la tarification interchange plus: l'interchange, fixé par les réseaux de cartes, est transmis au coût, et vous payez la majoration RapidCents indiquée dans votre grille tarifaire, plus les frais d'équipement ou de services, le cas échéant. Les ententes sont mensuelles, sans durée fixe.

  • Les cartes qu'utilisent vos comptes

    Les épiciers indépendants et les propriétaires de restaurants paient souvent avec des cartes de crédit d'affaires ou avec récompenses, qui comportent généralement un interchange plus élevé que les cartes de débit. Les chaînes, les groupes de restaurants et les acheteurs institutionnels, comme les écoles ou les hôpitaux, peuvent plutôt utiliser des cartes d'achat ou des paiements bancaires. Comparez plusieurs mois: un mois de gros relevés de chaînes ressemble très peu à un mois de petits débits de restaurants.

  • Au camion, par lien ou par téléphone

    Une carte approchée ou insérée sur le terminal d'un chauffeur ou au bureau de votre quai est un paiement avec carte présente. Une carte saisie dans un lien de relevé, ou entrée par votre service des commandes dans le Terminal virtuel, est une transaction sans présence de la carte, qui comporte généralement un interchange plus élevé. Mesurez la répartition des paiements entre camion, lien et téléphone: elle diffère souvent entre les comptes d'épicerie et les restaurants.

  • Taille des paiements, volume et données de cartes commerciales

    Un distributeur alimentaire encaisse souvent de nombreux paiements de taille moyenne chaque semaine plutôt que quelques très gros paiements: comparez donc le nombre de paiements et leur taille moyenne, pas seulement le volume mensuel. Les cartes d'achat utilisées par les chaînes et les institutions peuvent porter le détail des taxes et des lignes de facture sous forme de données enrichies de niveau 2 ou 3; vérifiez tout effet sur l'interchange dans vos relevés de traitement des paiements.

  • Remboursements, frais supplémentaires et ce dont Fee Check a besoin

    Les remboursements sur des cartes déjà débitées et les rétrofacturations sur des livraisons contestées ajoutent des coûts et du temps; créditer les manquants avant de débiter limite les remboursements. Avant d'ajouter des frais supplémentaires pour paiement par carte aux relevés, vérifiez les règles des réseaux de cartes et la loi applicable à votre entreprise. Pour Fee Check, apportez deux ou trois relevés de traitement des paiements récents, votre répartition par carte et par canal, votre paiement moyen par relevé et à la livraison, et le nombre de vos remboursements et rétrofacturations.

RapidCents fonctionnera-t-il avec votre ERP de distribution et votre logiciel de tournées?

RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes grâce à APPIE et à RapidBridge, de sorte que la plupart des distributeurs gardent l'ERP, le logiciel de tournées et le logiciel de comptabilité qu'ils utilisent déjà. RapidBridge prend les paiements dans un logiciel Web sans le modifier, QuickBooks Online et Xero reçoivent les transactions réglées, les frais et les remboursements, et NetSuite et SAP importent des fichiers de règlement. Votre représentant RapidCents vous présentera la bonne option selon votre fournisseur et votre version.

  • NetSuite et SAP Business One

    RapidBridge fonctionne avec Oracle NetSuite et SAP Business One Web Client: un paiement par carte s'inscrit donc sur la facture de livraison que vous avez déjà ouverte. Les paiements réglés, les frais et les remboursements parviennent aussi à l'un ou l'autre de ces ERP par des fichiers d'importation de règlements, que votre équipe impute aux factures de livraison ouvertes et aux notes de crédit. Votre représentant RapidCents adaptera l'option à votre édition, à votre version et à tout module de paiement qui détient déjà des cartes enregistrées.

  • Acumatica, Epicor Prophet 21 et Dynamics 365 Business Central

    RapidBridge fonctionne avec Acumatica et Dynamics 365 Business Central: chaque paiement s'inscrit sur la facture que vous avez ouverte. Pour Epicor Prophet 21, RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes grâce à APPIE et à RapidBridge, et la bonne option dépend de votre version. Certains ERP n'acceptent les paiements que par leur propre module complémentaire: indiquez à votre représentant lequel vous utilisez et qui détient les cartes enregistrées de vos restaurants.

  • Applications de comptabilité de tournées et appareils portatifs de livraison

    Les applications de comptabilité de tournées et de livraison directe au magasin installées sur les appareils portatifs des chauffeurs impriment ou envoient souvent la facture à l'arrêt et consignent les manquants, les retours et les signatures. RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes grâce à APPIE et à RapidBridge, et la bonne option dépend du fournisseur et de la version de votre application. Dites à votre représentant RapidCents quelle application vos chauffeurs utilisent, et il vous montrera comment un paiement pris sur un terminal parvient à la facture.

  • QuickBooks Online et Xero

    Les petits distributeurs qui tiennent leurs livres dans QuickBooks Online ou Xero peuvent y connecter RapidCents directement: les transactions réglées, les frais et les remboursements s'associent à l'un ou l'autre de ces logiciels. Convenez avec votre teneur de livres de la façon d'imputer les notes de crédit et les paiements partiels, afin que le grand livre de chaque client corresponde au relevé que vous avez envoyé.

  • Votre portail de commande en ligne

    Si les comptes commandent par votre portail ou votre application Web, la page de paiement hébergée ou l'API de la passerelle de paiement peuvent recevoir la carte, et la tokenisation des données de paiement peut l'enregistrer avec l'accord du client. La passerelle prend en charge l'autorisation puis la capture du paiement: vous pouvez donc autoriser à la commande et capturer le montant livré. Votre représentant RapidCents vous dira si votre portail exige un module d'extension ou du développement.

Options de paiement pour les distributeurs alimentaires au Canada

Au Canada, les distributeurs alimentaires peuvent encaisser par carte de crédit, par débit Interac sur le terminal d'un chauffeur ou du quai, et par transfert électronique de fonds (TEF) ou débit préautorisé (DPA), avec un règlement en dollars canadiens (CAD). Les cartes conviennent aux liens de relevé et aux commandes récurrentes, le débit Interac aux arrêts payables à la livraison, et le DPA aux comptes qui paient un relevé à une date fixe.

  • Cartes de crédit et débit Interac à la porte

    Les comptes peuvent payer avec Visa, Mastercard et American Express, y compris des cartes d'affaires, au moyen de liens de relevé, de commandes téléphoniques dans le Terminal virtuel et de terminaux mobiles. À un arrêt payable à la livraison ou au bureau de votre quai, le propriétaire d'un magasin peut payer par débit Interac, avec paiement par puce et NIP ou sans contact, sur un terminal compatible.

  • TEF et DPA pour les relevés hebdomadaires

    Les paiements bancaires évitent les limites de crédit des cartes, ce qui convient aux relevés hebdomadaires des chaînes et des plus grands épiciers indépendants. Avant de débiter un compte, le client signe un accord de débit préautorisé qui précise le montant ou son mode de calcul, puisque les totaux des relevés changent chaque semaine, ainsi que le moment des prélèvements et la façon de l'annuler.

  • Règlement en dollars canadiens et TPS/TVH sur les factures alimentaires

    Les paiements sont réglés en dollars canadiens (CAD). Une même facture de distributeur peut mêler des lignes assujetties à la TPS/TVH et d'autres qui ne le sont pas; votre ERP ou votre logiciel de comptabilité calcule la taxe de chaque ligne, et le paiement encaisse le total de la facture. Si vous livrez aussi à des comptes hors du Canada, renseignez-vous sur les paiements internationaux avant de leur envoyer des liens de relevé.

Comment changer de processeur sans perturber les tournées ni les commandes récurrentes

Un distributeur alimentaire peut changer de processeur de paiement sans perturber les tournées ni les commandes récurrentes en déplaçant une tournée à la fois. Dressez d'abord la liste de chaque carte enregistrée et de son autorisation, de chaque lien de relevé ouvert, de chaque crédit non imputé et de chaque terminal de camion; faites ensuite un essai pilote sur une tournée et gardez l'ancien compte ouvert jusqu'à la clôture de ses remboursements et contestations de paiement.

  • Faire l'inventaire de ce que détient l'ancien processeur

    Dressez la liste des restaurants dont la carte est enregistrée et de l'autorisation que chacun a signée, des relevés qui portent encore d'anciens liens de paiement, des crédits non encore imputés et des terminaux attribués à chaque camion. Les données de carte ne passent à un nouveau processeur que si les deux fournisseurs acceptent le transfert; prévoyez donc de recueillir de nouvelles autorisations auprès de certains comptes, en commençant par les restaurants dont les commandes récurrentes partent le plus tôt.

  • Faire l'essai pilote d'une tournée avant les autres

    Une fois votre compte approuvé, effectuez une vente d'essai, un remboursement, un lien de relevé qui comprend une note de crédit et un encaissement de chauffeur sur un terminal mobile. Déplacez ensuite une tournée et vérifiez que chaque paiement transmet sa référence de magasin et de facture à l'importation de votre ERP ou à votre connexion comptable. Ajoutez les autres tournées par vagues une fois qu'une semaine complète sur la tournée pilote se rapproche sans écart.

  • Garder l'ancien compte ouvert un certain temps

    Les remboursements pour manquants sur des paiements pris par l'ancien compte repassent normalement par lui, et les rétrofacturations liées à ces livraisons y arrivent aussi. Gardez-le ouvert jusqu'au règlement des crédits dus sur les anciens paiements et jusqu'à l'expiration du délai de contestation des livraisons récentes. Réémettez les liens de relevé impayés depuis RapidCents pour qu'aucun compte ne paie les mêmes factures par deux systèmes.

  • Rapprocher chaque jour et informer vos comptes

    Pendant les premières semaines, rapprochez le règlement de chaque jour des paiements de relevés, des débits de commandes récurrentes et des encaissements de tournée qu'il contient, à l'aide des rapports de transactions, de règlements et de frais de RapidCents exportés en CSV ou en PDF, ou dans des formats d'importation comptable. Informez le teneur de livres de chaque compte du nouveau format de reçu, du nom de l'entreprise qui apparaîtra sur ses relevés de carte et de la provenance des liens de relevé.

Questions de paiement des distributeurs alimentaires

Quel est le meilleur processeur de paiement pour les distributeurs alimentaires?

Le meilleur processeur de paiement pour un distributeur d'épicerie ou de services alimentaires est celui qui convient à votre cycle de la livraison à la facture; jugez donc les services aux commerçants pour grossistes alimentaires selon ce cycle plutôt que selon un prix affiché. Cherchez des liens de paiement de relevé qui portent les références du magasin et de la facture, des cartes enregistrées avec autorisation signée pour les commandes récurrentes, un encaissement mobile pour les arrêts payables à la livraison et un lien simple avec votre ERP ou votre logiciel de tournées. Demandez une tarification interchange plus sans durée fixe, et comparez des soumissions écrites à partir d'un même relevé de traitement des paiements récent.

Combien coûte le traitement des paiements par carte de crédit pour les distributeurs alimentaires?

Avec une tarification interchange plus, le traitement des paiements par carte de crédit pour les distributeurs alimentaires coûte l'interchange plus la majoration du fournisseur; le total dépend donc des cartes de vos comptes, de vos canaux de paiement et de la taille de vos paiements. RapidCents facture l'interchange au coût, plus la majoration de votre grille tarifaire et les frais d'équipement ou de services applicables. Les cartes d'affaires et avec récompenses comportent généralement un interchange plus élevé que le débit, et les paiements par lien ou par téléphone coûtent habituellement plus cher que les cartes approchées au camion. Téléversez un relevé dans Fee Check pour voir séparément votre interchange et votre majoration.

Notre ERP de distribution ou notre logiciel de tournées peut-il utiliser un autre processeur de paiement?

Oui. RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes grâce à APPIE et à RapidBridge, de sorte que la plupart des distributeurs gardent les logiciels qu'ils utilisent déjà. RapidBridge fonctionne avec Oracle NetSuite, SAP Business One Web Client, Acumatica et Dynamics 365 Business Central; QuickBooks Online et Xero reçoivent les transactions réglées, les frais et les remboursements, et NetSuite et SAP importent aussi des fichiers de règlement. Pour Epicor Prophet 21 ou votre application de tournées, dites à votre représentant RapidCents quelle version vous utilisez, et il vous présentera la bonne option.

Comment les distributeurs alimentaires peuvent-ils changer de processeur sans perdre leur historique de paiements?

Téléchargez votre historique avant de changer, et gardez l'ancien compte ouvert jusqu'à l'expiration des délais de contestation des livraisons passées. Enregistrez les rapports de transactions, de remboursements et de rétrofacturations, dressez la liste de chaque carte enregistrée avec l'autorisation correspondante et repérez les paiements récents qui pourraient encore exiger un remboursement pour un manquant ou un retour, car ces remboursements repassent normalement par l'ancien compte. Les données de carte ne sont transférées que si les deux fournisseurs y consentent; attendez-vous donc à ce que certains restaurants signent une nouvelle autorisation. Les factures et les notes de crédit restent dans votre ERP.

Quelles options de paiement un distributeur alimentaire au Canada peut-il offrir à ses comptes d'épicerie et de restaurant?

Au Canada, un distributeur alimentaire peut offrir à ses comptes d'épicerie et de restaurant le paiement par carte de crédit, débit Interac ou paiement bancaire. Les comptes peuvent utiliser Visa, Mastercard ou American Express par liens de relevé, commandes téléphoniques dans le Terminal virtuel et terminaux mobiles de chauffeurs. Le débit Interac fonctionne en personne, par puce et NIP ou sans contact, aux arrêts payables à la livraison et aux ramassages au quai. Le TEF ou le débit préautorisé (DPA) convient aux relevés hebdomadaires une fois l'accord de débit préautorisé signé. Le règlement se fait en dollars canadiens (CAD). Votre représentant RapidCents vous présentera les modes de paiement et les limites de votre compte avant que vous les inscriviez sur vos relevés.

Un magasin d'épicerie peut-il payer la facture de son distributeur par carte de crédit?

Oui. La voie habituelle est un relevé ou une facture envoyé par courriel avec un lien de paiement, que le propriétaire du magasin ou son teneur de livres paie par carte. Le paiement identifie le compte du magasin et chaque facture qu'il règle. Payer par carte ne change pas les conditions de paiement convenues, et un gros relevé convient parfois mieux à un paiement bancaire. Votre représentant RapidCents vous présentera les cartes et les limites qui s'appliquent à votre compte.

Comment les manquants et les retours d'aliments sont-ils reflétés dans le solde?

Les manquants et les retours réduisent le solde au moyen d'une note de crédit ou d'une facture révisée dans votre ERP ou votre logiciel de comptabilité, et non par le processeur de paiement. Confirmez les quantités acceptées d'après le bon de livraison signé, inscrivez le crédit convenu sur la facture d'origine, puis seulement demandez le montant restant. Le remboursement par le processeur est une étape distincte, pour un client qui a déjà payé de la marchandise qu'il n'a pas gardée. Conservez ensemble le dossier de livraison, le crédit et tout remboursement sous une même référence de facture.

Les chauffeurs de livraison peuvent-ils encaisser les paiements des comptes?

Oui, au moyen d'un processus d'encaissement mobile, avec des permissions de personnel définies et l'accord du client de payer à la livraison. Les chauffeurs portent des terminaux mobiles RapidCents, de sorte que le client approche ou insère sa carte, et vous décidez de ce qu'un chauffeur peut faire sur le terminal, par exemple effectuer des ventes mais pas des remboursements. Avant l'usage quotidien, testez comment chaque reçu et chaque transaction sont associés à la tournée, au client et à la facture, pour que le rapprochement de la tournée vérifie chaque arrêt plutôt qu'un seul total quotidien.

Offrir le paiement en ligne modifie-t-il les conditions de paiement d'un client?

Non. Les conditions de paiement sont une entente commerciale entre vous et votre client, et l'ajout du paiement en ligne les laisse telles que convenues. Un lien de paiement ou une carte enregistrée est un moyen d'encaisser le montant dû à son échéance, et non une politique de crédit automatique ni une entente de financement; RapidCents n'accorde pas de crédit à vos clients. Pour modifier les conditions, les limites de crédit ou les règles de paiement d'avance d'un compte d'épicerie ou de restaurant, faites-le dans l'entente avec le client, séparément de la configuration des paiements.

Un seul paiement peut-il régler plusieurs factures de livraison?

Oui, à condition que le paiement soit imputé de façon fiable à chaque facture qu'il couvre. Une semaine de livraisons payée en un seul paiement de relevé exige une imputation facture par facture, notes de crédit comprises, pour que le solde et l'ancienneté des comptes du client restent exacts. Votre représentant RapidCents vous montrera si votre configuration effectue directement cette imputation ou si votre équipe de comptabilité l'applique, et vous pourrez la tester avec un relevé qui comprend un crédit avant la mise en service. Le prochain relevé du client montre exactement quelles factures sont payées et lesquelles restent ouvertes.

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Voyez ce que coûtent vos paiements de tournées et de relevés

Fee Check lit un relevé de traitement des paiements récent et sépare l'interchange de la majoration, pour que vous voyiez ce que coûtent aujourd'hui vos paiements de relevés, vos débits de commandes récurrentes et vos encaissements de chauffeurs. Apportez ensuite votre nombre de tournées, votre répartition de comptes et votre ERP ou logiciel de tournées à un examen de votre processus de paiement en distribution alimentaire.

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