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Protection contre les rétrofacturations et analyse des frais

Voyez le fonctionnement : les commerçants à volume élevé obtiennent des preuves de litige, une lecture de l’interchange et la visibilité des économies.

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Traitement des paiements pour fournisseurs de restaurants et d’équipement

Le traitement des paiements pour fournisseurs de restaurants consiste à encaisser les restaurateurs de trois façons: acompte à la signature d'équipement de cuisine et solde à la livraison ou au démarrage, réassorts de petite batterie et consommables facturés à leur compte, et commandes ramassées à votre entrepôt. RapidCents encaisse chacun avec des références que votre équipe peut rapprocher.

Un employé d'un fournisseur tend un terminal de paiement à un acheteur professionnel dans une salle d'exposition
Un client professionnel prend le terminal pour payer au comptoir de la salle d'exposition, avec le tableau de bord RapidCents ouvert sur un écran.
  • PCI DSS niveau 1
  • SOC 2 Type II
  • Toutes les grandes cartes : Visa, Mastercard, Amex, Discover, UnionPay, Diners Club et débit Interac
  • Interchange-plus disponible
  • Support canadien

Comment les fournisseurs de restaurants se font payer

Les fournisseurs de restaurants se font payer selon cinq types de paiement, chacun avec son payeur, son déclencheur et ses documents : acomptes et soldes d'équipement, réassorts de petite batterie et de consommables, factures de compte à échéance convenue, ramassages au comptoir et commandes téléphoniques urgentes de pièces. Les garder séparés facilite le rapprochement des paiements de factures, puisque l'acompte, le réassort et la vente au comptoir ferment chacun un dossier différent.

  • Acomptes sur équipement et soldes de livraison

    Le propriétaire signe une soumission pour des cuisinières, de la réfrigération, un lave-vaisselle ou une cuisine complète. Un acompte est dû à la signature et le solde à la livraison, à l'installation ou à la mise en marche, encaissé par demande de signature électronique, lien de paiement ou carte que le restaurateur vous a autorisé à enregistrer. La finance veut un seul numéro de soumission ou de commande sur chaque paiement.

  • Réassorts de petite batterie et de consommables

    Chefs et gérants de cuisine recommandent bacs, plaques, contenants d'entreposage, ustensiles, produits jetables et produits d'entretien, souvent chaque semaine. Chaque commande crée une facture au compte du restaurant, payée par lien de paiement ou par une carte que le restaurant vous a autorisé à garder enregistrée. Si un article est en attente ou remplacé, le total change, et la facture avec lui. Chaque paiement porte le numéro de commande et la succursale.

  • Factures de compte à échéance convenue

    Les restaurants clients établis achètent selon les conditions de leur entente de compte, par exemple un paiement dans un nombre de jours convenu, et reçoivent des factures ou un relevé mensuel. Le propriétaire ou les comptes fournisseurs paient par lien de paiement, carte ou paiement bancaire, et la facturation envoie des rappels avant les dates d'échéance. Si un paiement arrive sans numéro de facture, rapprochez-le du relevé avant de l'appliquer. Votre équipe des comptes doit connaître chaque facture couverte.

  • Ramassages au comptoir et ventes en magasin

    Propriétaires, cuisiniers et coursiers ramassent les commandes à votre entrepôt ou au comptoir de la salle d'exposition, et des restaurateurs de passage achètent de la petite batterie sur les tablettes. Le paiement est dû avant la sortie de la marchandise, sauf si la commande est au compte. Si le preneur n'est pas sur la liste de ramassage du compte, retenez la commande jusqu'à l'approbation du propriétaire. Pour le rapprochement, chaque vente au comptoir correspond à son billet de ramassage.

  • Commandes téléphoniques urgentes de pièces

    Quand le thermostat d'une friteuse, le joint de porte d'un four ou la pompe d'un lave-vaisselle lâche, la cuisine appelle votre comptoir de pièces. Le personnel saisit la carte dans le terminal virtuel, qui vérifie l'adresse et le code de sécurité et tient un journal d'audit, puis expédie la pièce. Si la pièce est la mauvaise, le retour est remboursé sur le paiement initial, et la finance relie le numéro de commande à la transaction.

Comment fonctionnent acomptes et soldes de livraison pour l'équipement de cuisine commerciale?

Les paiements d'équipement de cuisine commerciale se font généralement par étapes : un acompte à la signature de la soumission, puis un ou plusieurs soldes à la livraison, à la mise en place ou à la mise en marche. RapidCents encaisse chaque étape sous le même numéro de soumission ou de commande, pour que votre équipe voie ce qui est payé et ce qui reste dû. Les jalons, les conditions d'annulation et les conditions de remboursement viennent de votre contrat de vente, pas du système de paiement.

  • De la soumission signée au solde final

    Envoyez la soumission par Contrats et signatures électroniques pour que le restaurateur signe et verse l'acompte en une seule étape, ou envoyez un lien d'acompte portant le numéro de soumission et une date d'expiration qui correspond à la soumission. À l'expédition ou à l'installation, émettez la facture du solde avec son propre lien, que le propriétaire peut payer avant le départ de votre équipe. Avec l'autorisation écrite pour ce prélèvement, une carte enregistrée convient aussi.

  • Convenir d'abord des jalons, des payeurs et des limites

    Notez d'abord ce qui déclenche chaque paiement : livraison au quai, mise en place ou visite de mise en marche du fabricant. Nommez qui paie chaque étape, car un groupe propriétaire ou un entrepreneur général paie parfois à la place du restaurant, et signalez les articles sur commande spéciale que l'usine ne reprendra pas. Si un solde dépasse la limite de carte du restaurant ou celle de votre compte, utilisez un paiement bancaire ou des étapes documentées, jamais plusieurs petits prélèvements par carte.

  • Livraisons partielles, annulations et contestations

    Les cuisines complètes arrivent par morceaux : si la chambre froide est expédiée avant la hotte, facturez ce qui est livré et laissez le reste ouvert. Si un restaurateur annule, appliquez les conditions d'annulation signées et remboursez ce qui est dû sur le paiement initial. Un bon de livraison signé, des photos d'installation et le rapport de mise en marche sont vos preuves en cas de contestation de livraison ou d'état, et les outils de contestation RapidCents affichent l'échéance.

  • La cuisine d'un café, de l'acompte à la mise en marche

    Imaginons qu'un fournisseur soumissionne pour un nouveau café un four mixte, deux réfrigérateurs, un lave-vaisselle sous comptoir et de la petite batterie. Le propriétaire signe et verse l'acompte dans une seule demande de signature électronique. La réfrigération et la petite batterie arrivent d'abord et sont facturées à la livraison. Le four suit trois semaines plus tard et, après la visite de mise en marche du fabricant, le solde restant est envoyé au propriétaire par un lien portant le numéro de soumission d'origine.

Comment les groupes de restaurants paient-ils les réassorts commandés à chaque succursale?

Les groupes de restaurants séparent généralement la commande du paiement : chefs et gérants de cuisine commandent pour leur succursale, et le siège social paie les factures ou un relevé mensuel. RapidCents s'adapte à cette séparation lorsque chaque demande de paiement va à la personne autorisée à payer et porte la succursale, le bon de commande et les numéros de facture, de sorte qu'un seul paiement du siège social se rapproche des factures de la bonne succursale.

  • Comment un réassort de groupe est payé

    Un gérant de cuisine commande contenants, gants, plaques et pinces pour une succursale, et votre système facture cette succursale. Le siège social reçoit chaque facture avec un lien de paiement, ou un relevé mensuel avec un seul lien pour le total. Les comptes fournisseurs paient par carte ou paiement bancaire, la facturation applique un paiement partiel au solde ouvert, et votre équipe répartit le paiement d'un relevé entre les factures qu'il énumère.

  • Fixer d'abord les rôles, les références et les conditions

    Convenez avec le groupe de qui peut commander pour chaque succursale et de qui peut payer, et n'envoyez les demandes qu'au payeur désigné. Mettez le format de bon de commande du groupe et le nom ou numéro de la succursale dans les champs de référence du lien de paiement. Enregistrer une carte exige l'autorisation écrite de ce payeur. Payer par carte ou par lien ne change pas les conditions nettes de l'entente, et RapidCents ne finance pas ces conditions.

  • Paiements insuffisants, produits en attente et carte personnelle d'un chef

    Quand le siège social paie un relevé en moins parce qu'une succursale conteste un nombre de caisses, appliquez le paiement aux factures non contestées et gardez la facture contestée ouverte jusqu'à ce qu'une note de crédit ou une nouvelle livraison la règle. Ajustez la facture pour les produits en attente et les substitutions avant l'envoi de la demande de paiement. Si un chef paie avec sa carte personnelle, inscrivez-le à la facture de cette succursale pour que le siège social ne paie pas deux fois.

  • Un groupe de quatre succursales en fin de mois

    Imaginons un groupe de quatre restaurants qui laisse chaque sous-chef recommander petite batterie et produits jetables deux fois par semaine. Le fournisseur facture chaque succursale avec le numéro de bon de commande du groupe. En fin de mois, le contrôleur reçoit un lien de relevé pour toutes les factures ouvertes et paie tout, sauf une facture pour une caisse de pellicule manquante, qui reste ouverte jusqu'à l'émission de la note de crédit; il paie alors le montant corrigé.

Produits RapidCents pour fournisseurs de restaurants

Facturation et Liens de paiement gèrent les réassorts de compte et les relevés du siège social, Contrats et signatures électroniques encaisse l'acompte à la signature d'une soumission d'équipement, et les terminaux de comptoir encaissent les ramassages et les ventes en salle d'exposition.

Comment payer et remettre les commandes ramassées au comptoir?

Les commandes ramassées se paient de trois façons : à l'avance par lien de paiement, à votre comptoir sur un terminal de comptoir, ou au compte du restaurant lorsque la personne qui ramasse figure sur sa liste approuvée. RapidCents gère les deux premières, et votre système de commandes contrôle la troisième. Dans tous les cas, le personnel vérifie le numéro de commande et le nom du preneur avant que quoi que ce soit quitte le quai.

  • Comment une commande à ramasser est payée

    Une fois la commande préparée et marquée prête, le personnel consulte le tableau de bord du commerçant : si le propriétaire a déjà payé le lien, la marchandise est remise. Sinon, le preneur paie sans contact ou par puce sur le terminal de comptoir et le personnel joint le reçu au billet de ramassage. Sur le quai de chargement, un terminal mobile ou Tap to Pay sur un iPhone ou un téléphone Android compatible fonctionne aussi.

  • Décider qui peut ramasser et ce qui doit être prépayé

    Demandez à chaque compte de nommer qui peut ramasser et signer les commandes, par exemple le propriétaire, le chef et un coursier désigné, et gardez cette liste au comptoir. Décidez quelles commandes doivent être payées avant la remise, par exemple les premières commandes de nouveaux clients ou les articles sur commande spéciale, et indiquez-le sur la confirmation de commande. Avec plusieurs entrepôts, Multi-succursales donne à chacun son propre identifiant de commerçant et ses autorisations, avec des rapports consolidés.

  • Mauvais preneurs, retours au comptoir et refus

    Si un coursier d'une succursale ramasse la commande d'une autre, corrigez les documents avant d'encaisser plutôt que de rembourser et de refacturer ensuite. La petite batterie inutilisée rapportée au comptoir est remboursée sur la carte qui a servi au paiement, après vérification selon vos conditions de retour. Si une carte est refusée au ramassage, retenez la commande ou envoyez un lien de facture au propriétaire, et remettez la marchandise une fois le paiement affiché comme payé.

  • Un ramassage avant le service du soir

    Imaginons qu'un chef commande à quatorze heures un panier de friteuse de remplacement, deux caisses de contenants à emporter et une caisse de gants en nitrile, et que le directeur général paie à partir de son téléphone le lien reçu par courriel. Un cuisinier arrive une heure plus tard. Le personnel trouve la commande, la voit marquée payée, vérifie le nom du cuisinier sur la liste de ramassage et la lui remet, sans carte.

Qu'est-ce qui détermine les coûts de traitement par carte pour un fournisseur de restaurants?

Le coût de traitement par carte d'un fournisseur de restaurants dépend surtout des cartes que les restaurateurs utilisent et de la façon dont elles sont acceptées. Nous établissons le traitement de cartes de crédit pour fournisseur de restaurants selon la tarification interchange plus : l'interchange, fixé par les réseaux de cartes, est transmis au coût, plus la marge RapidCents inscrite à votre grille tarifaire et les frais d'équipement ou de services applicables à votre compte. Aucune durée fixe ne s'applique; vous restez au mois le mois.

  • Cartes d'entreprise, d'achat, avec récompenses et de débit

    Le contrôleur d'un groupe de restaurants peut utiliser une carte d'achat, alors qu'un propriétaire indépendant paie avec une carte personnelle avec récompenses ou de débit; chaque type de carte a ses propres catégories d'interchange. Lorsque votre configuration prend en charge les données enrichies de niveau 2 ou 3, y compris le numéro de bon de commande, le montant de taxe et les lignes de détail, transmettez-les avec les paiements par carte commerciale. Les transmettre ne garantit pas un coût moindre.

  • Comptoir, téléphone et liens de paiement

    Une carte utilisée sans contact ou par puce à votre comptoir est un paiement avec présence de la carte; une carte saisie lors d'une commande téléphonique ou sur un lien de paiement est une transaction sans présence de la carte, qui relève généralement d'autres catégories d'interchange et exige des vérifications d'adresse et de code de sécurité. Si la plupart des réassorts arrivent par téléphone ou par lien, votre répartition par canal peut compter autant que la répartition des cartes utilisées.

  • Petits réassorts ou gros billets d'équipement

    Certaines catégories d'interchange comprennent un montant fixe par transaction, qui pèse davantage sur un petit réassort que sur un gros solde d'équipement. Les gros billets comportent d'autres coûts : une contestation de livraison ou d'état met plus d'argent en jeu, et les limites de carte peuvent diriger le solde vers un paiement bancaire. Comparez ce que coûte chaque méthode pour vos commandes d'équipement avant de fixer une politique de paiement.

  • Quoi apporter à Vérifier mes frais

    Rassemblez vos derniers relevés de traitement des paiements, une répartition approximative entre cartes d'entreprise et de particulier, un billet de réassort type et un billet d'équipement type, la part des paiements au comptoir, par téléphone et par lien, ainsi que le nombre de remboursements et de rétrofacturations. Fee Check lit le relevé téléversé et sépare l'interchange de la marge, pour que les offres concurrentes se comparent sur la même base.

RapidCents fonctionnera-t-il avec votre ERP, vos outils de soumission et votre comptabilité?

RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes grâce à APPIE et à RapidBridge, et la meilleure option dépend de votre éditeur de logiciel et de sa version. RapidBridge fonctionne avec Oracle NetSuite, SAP Business One Web Client, Dynamics 365 Business Central et Acumatica, et les transactions réglées, les frais et les remboursements passent vers QuickBooks Online et Xero. Votre représentant RapidCents vous guidera vers l'option qui convient à vos logiciels de soumission et de distribution.

  • NetSuite et SAP Business One

    Si soumissions, commandes, acomptes clients et factures vivent dans Oracle NetSuite ou SAP Business One, RapidBridge fonctionne avec les deux dans l'application Web, de sorte qu'un paiement s'inscrit au dossier que vous avez déjà ouvert. NetSuite et SAP peuvent aussi importer les fichiers de règlement RapidCents. Votre représentant vous montrera comment comptabiliser les acomptes sur équipement non livré.

  • Dynamics 365 Business Central, Acumatica et Epicor Prophet 21

    RapidBridge fonctionne avec Dynamics 365 Business Central et Acumatica : les paiements par carte s'inscrivent à la commande ou à la facture que vous avez déjà ouverte. Pour Epicor Prophet 21 et les autres ERP de distribution, RapidCents s'intègre grâce à APPIE et à RapidBridge, et la bonne option dépend de votre éditeur, de votre version et de tout module de paiement déjà installé. Votre représentant RapidCents vous guidera.

  • QuickBooks Online et Xero

    Une maison de fournitures qui tient ses livres dans QuickBooks Online ou Xero peut transférer de RapidCents les transactions réglées, les frais et les remboursements. Convenez avec votre comptable de la comptabilisation d'un acompte sur équipement non encore livré, pour que l'acompte et la facture du solde ne comptent pas deux fois la même vente.

  • Outils de soumission et portails de commande en ligne

    Si votre équipe prépare ses soumissions d'équipement dans un logiciel de soumission pour services alimentaires ou de conception de cuisine, ou prend les réassorts par un portail de commande interentreprises, RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes grâce à APPIE et à RapidBridge, et votre représentant vous montrera l'option qui convient. Reportez le numéro de soumission ou de commande Web dans la demande de signature ou le lien de paiement, et demandez si l'API de la passerelle de paiement ou la page de paiement hébergée convient à votre portail.

Modes de paiement pour fournisseurs de restaurants au Canada

Les fournisseurs de restaurants au Canada peuvent accepter le débit Interac et les cartes de crédit au comptoir, les cartes sur les liens de paiement de factures et les commandes téléphoniques, ainsi que les paiements bancaires par EFT ou débit préautorisé (DPA) pour les relevés de compte et les gros soldes d'équipement, réglés en CAD. Votre représentant RapidCents configure avec vous les modes de paiement, types de cartes et limites, pour que les options imprimées sur vos soumissions et factures soient celles que vous pouvez accepter.

  • Débit Interac et crédit au comptoir

    Les propriétaires et coursiers qui paient une commande à ramasser peuvent utiliser le débit Interac, par puce avec NIP ou sans contact, sur un terminal de comptoir RapidCents, ainsi que les cartes de crédit Visa, Mastercard et American Express, y compris les cartes d'entreprise. Le débit Interac est activé sur le terminal avant la mise en service, pour qu'un coursier qui n'a qu'une carte de débit puisse payer.

  • DPA et EFT pour les clients au compte

    Pour les groupes de restaurants au compte, un accord de débit préautorisé vous permet de prélever le total du relevé sur le compte bancaire du groupe à la date convenue. Obtenez l'accord signé avant le premier prélèvement et donnez le préavis exigé. Les paiements bancaires par EFT peuvent aussi couvrir un gros solde d'équipement qui dépasserait la limite de carte du restaurant.

  • La taxe reste sur la facture

    La TPS/TVH, ainsi que la TVP ou la TVQ s'il y a lieu, sont calculées dans le système qui produit votre facture; le paiement encaisse le total de la facture. Gardez la taxe sur la facture plutôt que de l'ajouter au terminal, pour que le montant payé corresponde à la facture que votre ERP enregistre.

Comment changer de processeur avec des acomptes ouverts et des cartes enregistrées?

Changez par étapes : gardez votre processeur actuel ouvert jusqu'à ce que chaque acompte qu'il a encaissé soit livré ou remboursé, demandez aux restaurants qui recommandent avec une carte enregistrée d'en autoriser une nouvelle, et envoyez d'abord les nouvelles soumissions et les réassorts par RapidCents. Testez chaque parcours de paiement avant de basculer les commandes réelles, puis faites le rapprochement des règlements avec votre grand livre pendant au moins un cycle complet de relevé avant de fermer l'ancien compte.

  • Dresser la liste de ce que détient l'ancien processeur

    Exportez l'historique des transactions et des règlements, puis dressez la liste des cartes enregistrées et des autorisations qui les accompagnent, des prélèvements récurrents, des acomptes sur équipement non livré, des soldes impayés et des remboursements à venir. Un remboursement est normalement émis par le processeur qui a traité la vente d'origine : un acompte encaissé il y a des mois sur l'ancien compte est donc remboursé depuis ce compte, qui doit rester ouvert jusqu'à la clôture de ces commandes.

  • Demander de nouvelles autorisations de carte

    Les cartes que les restaurants ont autorisées pour les réassorts sont conservées sous forme de jetons qui restent généralement chez le processeur qui les a créés, et ne se déplacent que si les deux fournisseurs y consentent. Demandez à chaque restaurant qui recommande avec une carte enregistrée d'en autoriser une avec RapidCents, par écrit, en précisant quelles commandes peuvent être prélevées, quand, et comment annuler, puis basculez ce compte une fois la nouvelle carte enregistrée.

  • Tester chaque parcours, puis faire rouler les deux comptes

    Une fois votre compte approuvé, testez avant de basculer les commandes réelles un acompte par Contrats et signatures électroniques, un lien de paiement de solde, une commande téléphonique dans le terminal virtuel, une vente au comptoir et un remboursement, et vérifiez que chacun apparaît dans les rapports avec la bonne référence. Envoyez ensuite les nouvelles soumissions et les réassorts par RapidCents pendant que l'ancien compte termine les commandes d'équipement ouvertes qu'il détient déjà.

  • Cartographier les références et rapprocher les règlements

    Décidez quel champ porte les numéros de facture, de commande, de bon de commande et de succursale, et assurez-vous que l'importation de votre ERP ou de votre comptabilité les lit. Rapprochez chaque règlement qui arrive à votre banque des paiements, remboursements et frais qui le composent, et vérifiez que acomptes, soldes et crédits d'équipement sont au bon compte client avant de fermer l'ancien processeur. Les rapports de transactions, de règlements et de frais s'exportent en CSV ou en PDF.

Questions de paiement des fournisseurs de restaurants

Quel est le meilleur processeur de paiement pour fournisseurs de restaurants?

Il n'existe pas un seul meilleur processeur de paiement pour fournisseurs de restaurants; le bon traite vos acomptes d'équipement, vos réassorts de compte et vos paiements au comptoir avec des références claires et une tarification vérifiable. Quand vous comparez des services aux commerçants pour distributeur alimentaire, demandez si les liens de paiement de facture portent les numéros de soumission, de bon de commande et de succursale, si les commandes téléphoniques se font avec un journal d'audit, et comment un restaurateur autorise une carte enregistrée. Obtenez ensuite des offres écrites qui séparent l'interchange de la marge, à partir du même relevé, et comparez les conditions du contrat.

Combien coûte le traitement des cartes de crédit pour les fournisseurs de restaurants?

Le coût de traitement par carte d'un fournisseur de restaurants dépend de ses cartes et de ses canaux, donc aucun chiffre unique ne s'applique. Le traitement de cartes de crédit pour fournisseur de restaurants avec RapidCents est établi ainsi : interchange au coût, plus la marge inscrite à votre grille tarifaire RapidCents et les frais d'équipement ou de services que vous utilisez, au mois le mois sans durée fixe. L'interchange varie selon le type de carte et selon qu'elle est utilisée au comptoir, saisie par téléphone ou payée par lien. Fee Check sépare l'interchange de la marge sur votre relevé actuel.

RapidCents fonctionne-t-il avec notre ERP, comme NetSuite ou Acumatica?

Souvent, oui. RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes grâce à APPIE et à RapidBridge, et la bonne option dépend du produit, de l'édition et de la version de votre ERP. RapidBridge fonctionne avec Oracle NetSuite, Dynamics 365 Business Central et Acumatica, NetSuite et SAP peuvent importer des fichiers de règlement, et les transactions réglées, les frais et les remboursements passent vers QuickBooks Online et Xero. Votre représentant RapidCents vous guidera vers l'option qui convient à votre ERP, y compris pour tout module de paiement déjà installé.

Comment les fournisseurs de restaurants peuvent-ils changer de processeur sans perdre l'historique des paiements?

Exportez d'abord votre historique de transactions et de règlements, et gardez l'ancien compte ouvert jusqu'à ce que chaque acompte qu'il a encaissé soit livré ou remboursé, puisque les remboursements passent normalement par le processeur qui a pris le paiement. Les cartes enregistrées ne passent d'un processeur à l'autre que si les deux fournisseurs y consentent; demandez donc aux clients qui recommandent d'autoriser une nouvelle carte. Dressez la liste des factures ouvertes, des soldes d'équipement impayés et des remboursements en attente, testez chaque parcours avec RapidCents et basculez d'abord les nouvelles commandes.

Quels modes de paiement un fournisseur de restaurants au Canada peut-il offrir aux restaurateurs?

Un fournisseur de restaurants au Canada peut offrir le débit Interac et le crédit Visa, Mastercard et American Express au comptoir, les paiements par carte sur les liens de facture et les commandes téléphoniques, et les paiements bancaires par EFT ou DPA pour les relevés de compte et les gros soldes d'équipement, le tout réglé en CAD. Le DPA exige l'accord signé du restaurant. Votre représentant RapidCents configure chaque mode avec vous, y compris les options pour les ventes aux États-Unis.

Comment un restaurant peut-il payer la facture d'un fournisseur sans se rendre à l'entrepôt?

Un restaurant peut payer la facture d'un fournisseur à distance par un lien de paiement, qu'un acheteur autorisé ouvre sur un téléphone ou un ordinateur. Envoyez le lien par courriel ou texto au payeur nommé au compte, ou imprimez-le en code QR sur la facture, et inscrivez le numéro de facture ou de commande et, pour les groupes de restaurants, la succursale et le bon de commande dans les champs de référence. Votre entrepôt peut alors remettre la commande dès que le lien affiche payé, et votre équipe des comptes peut rapprocher le paiement sans appeler le restaurant.

Une commande de four commercial peut-elle comporter un acompte et un solde à la livraison?

Oui, une commande de four commercial peut comporter un acompte à la commande et un solde dû à la livraison ou à la mise en marche, si votre contrat de vente le prévoit ainsi. Nommez chaque jalon et ce qui déclenche le solde, gardez les deux paiements sous le même numéro de commande pour que le montant impayé reste visible, et notez à quel moment les acomptes sur équipement de restaurant cessent d'être remboursables, par exemple une fois la commande d'usine passée. Votre représentant RapidCents vous montrera comment votre configuration enregistre les paiements partiels et le solde restant.

Un chef peut-il passer une commande pendant que le siège social paie?

Oui, un chef peut passer la commande pendant que le siège social paie, pourvu que vous et le groupe de restaurants conveniez à l'avance des rôles de commande et de paiement. Le chef ou le gérant de cuisine commande, et la facture ou la demande de paiement va au payeur que le siège social a nommé, avec la succursale et le bon de commande pour que les comptes fournisseurs sachent ce qu'ils paient. Si le siège social souhaite qu'une carte reste enregistrée pour ces commandes, obtenez son autorisation écrite précisant quelles commandes peuvent être prélevées, quand, et comment annuler.

Comment rembourser la petite batterie retournée et les annulations d'équipement?

Remboursez la petite batterie retournée et les annulations d'équipement selon les conditions de retour et d'annulation que vous avez communiquées, et rapprochez chaque remboursement de la transaction d'origine. Consignez l'ajustement approuvé, comme des frais de réapprovisionnement ou une commande d'usine que le fabricant ne reprendrait pas, pour que le remboursement et la facture concordent. Demandez si le restaurant préfère un crédit au compte ou un remboursement sur la carte : une note de crédit réduit ce que le restaurant vous doit, alors qu'un remboursement remet l'argent sur la carte, et chacun est un dossier différent.

Le traitement des paiements d'un fournisseur remplace-t-il le système de point de vente d'un restaurant?

Non. Le traitement des paiements d'un fournisseur ne remplace pas un système de point de vente de restaurant. Le traitement des paiements pour fournisseurs de restaurants couvre l'argent qu'un fournisseur encaisse des restaurants pour l'équipement, la petite batterie et les consommables, par factures, acomptes, références de compte et paiements au ramassage. Un système de point de vente de restaurant encaisse les clients à table, avec service aux tables, pourboires et commandes du menu; les deux ont donc des payeurs différents et produisent des dossiers différents. Si vous exploitez un restaurant et voulez encaisser vos clients, la page Restaurants et PDV restaurant RapidCents couvrent cela.

Quel MCC s'applique aux fournisseurs de restaurants?

Le MCC 5046, équipement commercial non classé ailleurs, est couramment associé aux commerces d'équipement de restaurant et de fournitures de cuisine commerciale. Votre représentant RapidCents établit la bonne catégorie de commerçant lors de votre demande, selon les produits que vous vendez et les canaux de vente. Si la plupart de vos ventes sont des produits alimentaires, des emballages à emporter ou des produits d'entretien plutôt que de l'équipement de cuisine et de la petite batterie, dites-le, car une autre catégorie pourrait convenir.

Pages connexes pour fournisseurs

Pour les flux de paiement communs à toutes les catégories de gros, commencez par le carrefour Commerce interentreprises et gros. Les distributeurs d'alimentation qui livrent des produits périssables aux restaurants ont leur propre page, tout comme les distributeurs de boissons. Si vous exploitez un restaurant et encaissez des clients, la page Restaurants couvre ces paiements.

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Vérifiez ce que coûtent vos paiements d'équipement, de réassort et de ramassage

Fee Check lit un relevé de traitement des paiements récent et sépare l'interchange de la marge, pour montrer ce que coûtent vos soldes d'équipement, réassorts de compte et ventes au comptoir. Passez ensuite en revue avec RapidCents vos étapes de soumission, d'acompte et de facturation dans un examen de votre processus de paiement de fournitures de restaurant.

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