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NouveauProtection contre les rétrofacturations et analyse des frais pour les commerçants à volume élevé. Obtenez une analyse des économies et un examen du traitement des litiges.Voir le fonctionnement
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Protection contre les rétrofacturations et analyse des frais

Voyez le fonctionnement : les commerçants à volume élevé obtiennent des preuves de litige, une lecture de l’interchange et la visibilité des économies.

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Analyse des frais

Traitement des paiements pour stations-service et détaillants de carburant

Le traitement des paiements pour stations-service couvre deux points de paiement: le comptoir, pour le carburant et la boutique, et la pompe, où une somme estimée est retenue avant le plein. RapidCents prend en charge le comptoir avec ses terminaux, et votre représentant examine avec vous vos pompes avant tout passage au paiement à la pompe.

Au comptoir, un commis tient un terminal bleu pendant qu'un client paie par téléphone; collations et boissons au fond
Un client approche son téléphone d'un terminal bleu tenu par le commis, pendant qu'un ordinateur portable affiche le tableau de bord des paiements.
  • PCI DSS niveau 1
  • SOC 2 Type II
  • Toutes les grandes cartes : Visa, Mastercard, Amex, Discover, UnionPay, Diners Club et débit Interac
  • Interchange-plus disponible
  • Support canadien

Comment les stations-service sont payées

Une station-service est payée de six façons: le carburant réglé au comptoir avant ou après le plein, les achats en boutique, les paiements par carte à la pompe, le lave-auto, les comptes clients des entreprises locales et les cartes de parc automobile. Chaque cas a son payeur et son moment de vente, et exige une référence (numéro de pompe, code de lavage, numéro de facture) pour relier l'argent à la vente à la clôture du quart de travail ou du mois.

  • Carburant payé au comptoir

    Les conducteurs entrent et paient une pompe au terminal du comptoir, soit un montant choisi avant le plein, soit le total de la pompe après. Si une vente est inscrite à la mauvaise pompe ou si un prépaiement s'arrête plus tôt, on corrige par un remboursement ou un ajustement. Les finances ont besoin que chaque vente de carburant et chaque remboursement soient liés à un numéro de pompe et à un quart de travail.

  • Achats en boutique

    Conducteurs et clients de passage achètent café, collations, boissons, lave-glace et autres articles, certains sans prendre de carburant. Ce sont des ventes rapides, carte présente, au terminal du comptoir, surtout sans contact ou par insertion, souvent saisies avec un prépaiement. Les retours et les articles annulés se règlent à la caisse. Les finances obtiennent les totaux par rayon du système de point de vente (PDV) et les totaux des cartes des rapports RapidCents.

  • Paiements par carte à la pompe

    Les conducteurs qui n'entrent pas paient à l'appareil de paiement extérieur du distributeur, en insérant ou en approchant leur carte avant le départ de la pompe. Ces paiements passent par l'équipement de l'aire des pompes; leur transfert vers RapidCents commence donc par une revue de compatibilité. Si une carte est refusée ou si un lecteur est hors service, le conducteur paie à l'intérieur. Les finances obtiennent les totaux du PDV carburant et le règlement du processeur des pompes.

  • Ventes du lave-auto

    Un lavage se vend en supplément au comptoir ou à la pompe, ou se paie à l'entrée du lave-auto. Certaines stations facturent chaque mois un forfait de lavage illimité à une carte enregistrée, avec l'accord du conducteur sur le montant, la date et l'annulation. Les codes viennent du PDV et du contrôleur de lavage, non du terminal; un code refusé à la baie se règle depuis le PDV. Les finances veulent les revenus du lavage à part.

  • Comptes clients des entreprises locales

    Entrepreneurs, fermes, exploitants de taxis et autres entreprises locales font le plein sur un compte client et paient plus tard, selon les modalités de la station. Elle facture chaque compte mensuellement: Facturation RapidCents envoie la facture avec un lien de paiement, ou le bureau encaisse une carte par téléphone dans le Terminal virtuel. Un paiement partiel ou un plein contesté est noté sur la facture. Les finances inscrivent chaque paiement au compte et à la facture.

  • Cartes de parc automobile et commerciales

    Les conducteurs de véhicules d'entreprise paient avec des cartes de parc automobile, qui peuvent demander un identifiant de conducteur, un numéro de véhicule ou le kilométrage, et se limiter au carburant. Votre représentant RapidCents vérifie chaque programme avec votre PDV et vos terminaux, pour que vous sachiez lesquels vous pouvez accepter. Prévoyez les invites que votre configuration ne traite pas et les articles restreints. Les finances obtiennent la vente par carte et, si possible, des données enrichies.

Comment fonctionne le paiement en magasin pour le carburant et la boutique?

Le paiement en magasin répartit chaque vente de carburant entre deux systèmes: la console de carburant commande la pompe, et un terminal RapidCents accepte la carte par puce, paiement sans contact ou NIP, avec les articles de la boutique dans la même vente. Le système de point de vente (PDV) consigne le numéro de pompe, et le terminal consigne le paiement. Un prépaiement dont le plein s'arrête plus tôt se termine habituellement par un remboursement; le comptoir doit donc suivre une procédure fixe.

  • Le déroulement d'une vente au comptoir avec RapidCents

    Pour un prépaiement, le conducteur indique une pompe et un montant, le caissier inscrit la vente au PDV avec les articles de la boutique, le conducteur paie au terminal RapidCents et le caissier libère la pompe. Après le plein, le caissier rappelle la vente terminée de cette pompe et encaisse de la même façon. Là où APPIE relie votre PDV au terminal, le montant est transmis automatiquement; sinon, le caissier saisit le total du PDV, et les deux doivent concorder.

  • Fixez les règles du comptoir avant le premier quart

    Décidez si les conducteurs peuvent faire le plein avant de payer ou doivent toujours prépayer, qui peut rembourser un plein incomplet et ce que le reçu indique. Imprimez le numéro de pompe sur chaque vente de carburant pour pouvoir y rattacher un remboursement. Si la configuration de votre terminal prend en charge la préautorisation, le caissier peut retenir le montant prépayé et le finaliser selon le plein réel au lieu de rembourser; votre représentant RapidCents vous montrera ce déroulement avant de vous y fier.

  • Pleins incomplets, refus et départs sans payer

    Un plein incomplet, où le réservoir est plein avant d'atteindre le montant prépayé, est remboursé à partir de la vente d'origine sur la carte utilisée, avec la pompe et le montant notés; un remboursement sur carte de débit peut exiger la carte au terminal. Un refus au comptoir survient avant que le carburant coule, ce qui est tout l'intérêt du prépaiement. Un départ sans payer après un plein ne parvient jamais au réseau des cartes; c'est une perte que vous consignez dans le PDV.

  • Gardez le comptoir en mesure d'accepter les cartes

    Si le Wi-Fi de la boutique tombe pendant que les conducteurs font la file, un terminal Rivo muni d'une carte SIM active bascule la vente sur le réseau cellulaire. Chaque terminal RapidCents effectue son propre contrôle de santé et peut se verrouiller hors d'un rayon défini autour du commerce; ses commandes de remboursement servent à un comptoir qui rembourse des pleins incomplets. À l'heure de pointe, un terminal mobile, ou un téléphone avec Tap to Pay, permet à un deuxième caissier de servir les clients de la boutique.

  • Un prépaiement avec un café à la pompe 3

    Imaginons qu'un conducteur demande un montant précis à la pompe 3, ajoute un café et paie par carte de débit. Le caissier inscrit les deux au PDV, encaisse la carte au terminal et libère la pompe 3. Le réservoir est plein plus tôt; le conducteur rapporte donc sa carte à l'intérieur et le caissier lui rembourse la différence, en notant la pompe 3 sur le reçu. À la clôture du quart, la vente et le remboursement figurent au PDV et dans les rapports RapidCents.

En quoi consiste le traitement des paiements à la pompe?

Le traitement des paiements à la pompe autorise la carte du conducteur pour un montant estimé au distributeur, libère la pompe, puis finalise la vente selon le plein réel une fois le pistolet raccroché. Le transfert de ces ventes vers RapidCents commence par une revue de chaque composant: le matériel de paiement des distributeurs, le contrôleur de l'aire des pompes et le PDV carburant, avec leurs versions logicielles. Un terminal de comptoir ne peut ni libérer ni commander un distributeur de carburant.

  • Qui s'occupe de chaque étape d'une vente à la pompe

    L'appareil de paiement du distributeur lit la carte, insérée ou approchée, et le système de l'aire des pompes envoie la demande d'autorisation puis, après le plein, la finalisation par son circuit de paiement. Le PDV carburant consigne le type de carburant, le volume et le numéro de pompe, tandis que l'enregistrement de la carte porte le montant et le code d'autorisation, ce qui permet de les jumeler plus tard.

  • Ce que la revue de compatibilité exige de vous

    Remettez à votre représentant RapidCents la marque et le modèle de vos distributeurs et de leurs appareils de paiement, le contrôleur de l'aire des pompes et le PDV carburant avec leurs versions logicielles, le traitement actuel des paiements à la pompe, votre pays et vos obligations de marque de carburant ou de cartes de parc automobile. Vous recevez le résultat par écrit: ce qui peut passer par RapidCents, ce qui doit changer et ce qui ne peut pas bouger. D'ici là, les paiements à la pompe restent où ils sont.

  • Retenues sur la carte des conducteurs

    Une préautorisation à la pompe est souvent ce que le conducteur voit en premier dans son application bancaire, avant que le montant final la remplace. Sur une carte de débit, cette retenue immobilise de l'argent dans le compte du conducteur jusqu'à ce que l'émetteur libère la partie inutilisée, un délai que la station ne contrôle pas. Ce sur quoi vous pouvez agir, c'est la rapidité avec laquelle votre configuration envoie les finalisations: posez la question à votre représentant et affichez à la pompe une signalisation claire sur les retenues.

  • Quand la pompe ne peut pas accepter une carte

    Un refus au distributeur envoie le conducteur payer au comptoir. Une pompe qui perd sa connexion de paiement devrait passer au paiement en magasin, avec une affiche, jusqu'à la réparation. Une finalisation qui n'atteint jamais l'émetteur laisse une retenue en place; demandez comment les autorisations ouvertes sont signalées dans votre configuration. Inspectez périodiquement les appareils de paiement extérieurs pour déceler des lecteurs frauduleux; si une carte contrefaite ou volée utilisée à la pompe revient en rétrofacturation, suivez preuves et échéances avec Litiges et Protection contre les rétrofacturations.

  • Une station de quatre pompes planifie son passage

    Imaginons une station de quatre pompes qui accepte déjà les paiements au comptoir sur des terminaux RapidCents et souhaite y ajouter les ventes à la pompe. Le propriétaire transmet à son représentant les détails des distributeurs, du contrôleur et du PDV, et reçoit le résultat par écrit. Si le résultat est positif, un distributeur est mis à l'essai avec une vente, l'annulation d'une retenue inutilisée, un remboursement et un règlement avant que les autres suivent; sinon, la station garde sa configuration et ne traite que le comptoir avec RapidCents.

Produits RapidCents pour stations-service

Les Terminaux de paiement acceptent au comptoir les ventes de carburant et de boutique, les Paiements intégrés relient un PDV à ces terminaux par APPIE lorsque le fournisseur et la version de votre PDV carburant le permettent, Multi-succursales donne à chaque station son identifiant de commerçant et ses permissions, et les Rapports filtrent transactions, règlements et frais par site, date et type de carte.

Comment rapprocher les ventes des pompes, de la boutique et du lave-auto par quart de travail et par site?

Rapprochez le rapport du PDV de chaque quart avec les totaux des cartes du même site et de la même heure limite, puis chaque lot réglé avec le dépôt bancaire du site. Les Rapports RapidCents filtrent transactions, règlements et frais par date, site, canal et type de carte, et Multi-succursales donne à chaque station son propre identifiant de commerçant. Le détail du carburant reste dans le PDV carburant; les deux rapports ont donc besoin d'une référence commune, comme l'heure, le montant et le code d'autorisation.

  • Clôturer chaque quart avec le rapport des cartes

    Au changement de quart, le rapport de quart du PDV indique le carburant par type, les ventes de la boutique par rayon et un total des cartes. Comparez ce total avec le rapport des transactions RapidCents du même site et de la même heure limite, en comptant les remboursements à part. Un écart vient habituellement d'une vente faite au terminal que personne n'a inscrite au PDV, d'un remboursement saisi d'un côté seulement ou de deux heures limites différentes.

  • Décidez comment séparer les ventes des pompes, de la boutique et du lave-auto

    Un rapport des cartes ne peut séparer que ce que la configuration sépare; décidez donc de la répartition avant la mise en service. Votre représentant RapidCents vous montrera comment des identifiants de commerçant distincts, des appareils distincts ou des rayons du PDV gardent séparées les ventes des pompes, de la boutique et du lave-auto. Si les paiements à la pompe restent chez un autre processeur, chaque quart compte deux rapports de cartes à rapprocher d'un seul rapport du PDV, et chacun exige sa propre vérification.

  • Dépôts et rapports consolidés par site

    Avec Multi-succursales, chaque site a son propre identifiant de commerçant; les dépôts se suivent station par station, et les rapports consolidés permettent au propriétaire de comparer ventes, dépôts et contestations de paiement pour tous les sites. Les permissions des utilisateurs peuvent limiter les gérants à leur propre station. Le moment où l'argent arrive à la banque dépend du calendrier des versements de votre entente et de votre banque; planifiez vos liquidités pour les livraisons de carburant selon ce calendrier, et non le jour de la vente.

  • Fin de mois et comptabilité

    En fin de mois, exportez un rapport consolidé ou d'une seule station en CSV ou en PDF, ou faites-le envoyer par courriel selon un horaire, dans des formats prêts pour l'importation dans un grand livre général. RapidCents relie les transactions réglées, les frais et les remboursements à QuickBooks Online et à Xero, et SAP et NetSuite importent des fichiers de règlement. L'inventaire du carburant et le rapprochement des stocks restent dans le logiciel administratif de votre station; le rapport des cartes ne fournit que le volet paiement.

  • Trois stations, un propriétaire

    Imaginons un propriétaire qui exploite trois stations, dont deux avec lave-auto. Chaque site a son propre identifiant de commerçant, et chaque matin, le gérant rapproche les quarts de la veille du rapport des cartes de son site. En fin de mois, le comptable exporte un rapport consolidé, le filtre par site et par type de carte et comptabilise les frais et les remboursements sur des lignes distinctes, pendant que les rayons du PDV gardent séparés les revenus du lavage et du carburant.

Qu'est-ce qui détermine les frais de traitement des paiements par carte de crédit pour stations-service?

Ce que vous payez dépend des cartes que les conducteurs utilisent, de la façon dont chaque carte est acceptée et de la marge RapidCents. RapidCents applique la tarification interchange plus: les réseaux de cartes fixent l'interchange selon le type de carte et le mode d'acceptation, RapidCents le transmet au coût, et la marge RapidCents de votre barème des frais s'y ajoute, avec des frais d'équipement ou de service, le cas échéant. La tarification de vos stations est établie mois par mois, sans durée minimale.

  • Cartes de débit, de récompenses, de parc automobile et commerciales

    Une station voit souvent du débit au comptoir, des cartes de crédit à récompenses pour le carburant et des cartes de parc automobile ou commerciales. Le débit comporte en général moins d'interchange que le crédit; les cartes à récompenses haut de gamme et commerciales en comportent plus. Les programmes propriétaires de parc automobile, lorsqu'ils sont acceptés, ont leurs propres frais. La ventilation par type de carte de votre relevé de traitement des paiements montre de quel côté penche votre station; les moyennes d'autres stations, non.

  • Petits achats en boutique et gros achats de carburant

    L'interchange est souvent un pourcentage de la vente plus un montant fixe par transaction; il pèse donc différemment sur un café et sur un plein. Les réseaux fixent aussi certaines catégories d'interchange selon le type de commerçant, et les ventes de carburant peuvent relever de catégories distinctes. Comparez séparément le montant moyen d'un achat de carburant et celui d'un achat en boutique, car les mélanger masque les deux.

  • Paiements au comptoir, à la pompe et saisis manuellement

    À l'intérieur, une carte approchée ou insérée est une vente carte présente. Une vente à la pompe est aussi carte présente, mais sans surveillance, avec sa propre catégorie de commerçant et ses règles de réseau. Une carte d'un compte client saisie à la main lors d'un appel est une transaction sans présence de la carte et comporte habituellement plus d'interchange. Répartir votre volume entre comptoir, pompe et paiements saisis montre où se trouve le coût.

  • Autorisations, annulations, remboursements et contestations de paiement

    Une vente à la pompe exige une autorisation et une finalisation, une pompe libérée mais jamais utilisée exige une annulation, et un plein incomplet au comptoir se traduit habituellement par un remboursement. Votre barème des frais indique comment chacun de ces cas, ainsi que les refus et les rétrofacturations, est facturé; comptez combien votre station en traite chaque mois. Les cartes contrefaites et volées utilisées à la pompe peuvent donner lieu à des contestations de paiement, qui coûtent du temps de personnel autant que de l'argent.

  • Coûts d'équipement, d'intégration et de marque

    Comptez toute la configuration: les terminaux de comptoir et les frais d'équipement ou de service indiqués dans votre barème des frais, les mises à niveau des appareils de paiement extérieurs facturées par le fournisseur de vos distributeurs, les frais du fournisseur de PDV pour une connexion de paiement et tout frais prévu par un programme de marque de carburant. Si vous louez aujourd'hui des terminaux ou du matériel de pompe, vérifiez la durée restante et les conditions de retour avant de changer.

  • Quoi apporter pour une comparaison

    Réunissez trois relevés récents par site, votre répartition entre paiements au comptoir, à la pompe et saisis, les montants moyens des achats de carburant et de boutique, le nombre mensuel de remboursements et de rétrofacturations, et les programmes de parc automobile que vous acceptez. Téléversez l'un de ces relevés dans Fee Check, qui sépare l'interchange de la marge, et mesurez chaque soumission de services aux commerçants pour stations de carburant selon ce même mélange.

Liste de vérification de la compatibilité: PDV carburant, aire des pompes et systèmes de lave-auto

Les paiements du PDV d'une station-service vont au processeur que votre PDV et votre contrôleur de l'aire des pompes sont configurés pour utiliser; le parcours dépend donc du fournisseur, du modèle, de la version logicielle et du pays exacts. RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes par APPIE et RapidBridge, et votre représentant RapidCents vous présente l'option qui convient à votre station. Un terminal autonome au comptoir n'exige aucune connexion au PDV; une connexion au PDV ou tout paiement à la pompe commence par la revue.

  • Verifone Commander

    Verifone Commander est un système de point de vente pour les sites de carburant et de dépanneur. RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes par APPIE et RapidBridge, et la bonne option pour un site Commander dépend de sa version, de son pays et de sa configuration de paiement. L'entente d'approvisionnement d'une station de marque peut trancher la question avant toute vérification technique. Votre représentant RapidCents vous présentera votre configuration Commander, et les paiements à la pompe restent où ils sont tant que la réponse n'est pas écrite.

  • NCR Voyix

    NCR Voyix fournit des logiciels de point de vente pour l'épicerie et le commerce de proximité. Si la boutique de votre station fonctionne avec ce système, la bonne façon d'acheminer les paiements par carte vers RapidCents dépend de l'édition du produit, de la version, du pays et de la connexion de paiement utilisée aujourd'hui. Dites à votre représentant RapidCents quelle édition vous utilisez; il vous présentera l'option, puis mettra à l'essai avec vous une vente, un remboursement et un règlement avant tout changement.

  • Contrôleurs de l'aire des pompes et appareils de paiement des distributeurs

    Le contrôleur de l'aire des pompes libère les pompes et signale chaque plein; les appareils de paiement des distributeurs lisent les cartes à l'extérieur. Ce sont des lecteurs sans surveillance conçus pour cet usage, et le parcours dépend du fournisseur, du modèle et de la version logicielle exacts du contrôleur et du distributeur. Un terminal de comptoir ne remplace ni l'un ni l'autre. La compatibilité du contrôleur de l'aire des pompes est la première question de toute revue de paiement à la pompe.

  • Réseaux de paiement des stations de marque

    Si votre station vend une marque de carburant sous entente d'approvisionnement, cette entente peut exiger que les paiements par carte, ou du moins les ventes de carburant et les cartes de la marque, passent par le réseau de la marque. Lisez les clauses de paiement avant de demander des soumissions et transmettez-les à votre représentant RapidCents, afin que la revue ne couvre que les ventes que vous êtes libre de transférer. Les programmes de fidélité et de rabais liés à la marque ou au PDV exigent la même vérification.

  • DRB SiteWatch et autres systèmes de lave-auto

    Un logiciel de gestion de lave-auto, comme DRB SiteWatch, gère les ventes, les codes et les forfaits de lavage illimité. RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes par APPIE et RapidBridge, et la bonne option dépend de votre fournisseur de logiciel et de sa version. Une borne de paiement à l'entrée du lave-auto a son propre lecteur et son propre circuit de paiement; elle subit donc la même revue qu'une pompe, alors qu'un lavage vendu au comptoir suit la vente du comptoir. La page Lave-auto traite de la facturation des forfaits et des renouvellements échoués.

  • QuickBooks Online, Xero et logiciels administratifs de station

    RapidCents relie les transactions réglées, les frais et les remboursements à QuickBooks Online et à Xero, pour que votre fin de mois parte de chiffres propres. Les utilisateurs de SAP et de NetSuite importent des fichiers de règlement créés à partir de modèles plutôt que par un connecteur en direct. Décidez si le logiciel administratif de votre station prend les totaux des cartes dans le PDV ou dans les rapports RapidCents, afin qu'un seul système fasse foi pour les ventes par carte.

Options de paiement pour les stations-service au Canada

Au comptoir, une station-service au Canada peut accepter le débit Interac ainsi que les cartes de crédit Visa, Mastercard et American Express, par puce et NIP ou sans contact, portefeuilles de téléphone inclus. Les factures des comptes clients peuvent être payées par transfert électronique de fonds (TEF) ou par débit préautorisé (DPA), et le règlement se fait en dollars canadiens (CAD). Les paiements à la pompe commencent par une revue de compatibilité de votre équipement, et votre représentant RapidCents configure chaque mode de paiement sur votre compte.

  • Débit Interac au comptoir

    Beaucoup de conducteurs paient le carburant et les articles de la boutique par débit Interac, par puce et NIP ou sans contact. Un achat Interac est prélevé directement sur le compte bancaire du conducteur; un plein incomplet sur une vente Interac prépayée devient donc un remboursement, et un remboursement Interac exige normalement la carte du conducteur au terminal. Demandez aux conducteurs de revenir à l'intérieur avant de partir si le plein s'arrête plus tôt.

  • Règles de paiement avant le plein

    Lorsque des règles provinciales exigent que les conducteurs paient avant de faire le plein, le prépaiement au comptoir, ou à la pompe là où votre équipement le permet, est le déroulement normal. Vérifiez la règle qui s'applique dans votre province et faites du remboursement des pleins incomplets une étape courante de chaque quart.

  • TEF et DPA pour les comptes clients

    Un entrepreneur ou une ferme ayant un compte client peut régler la facture mensuelle par TEF, ou signer une entente de débit préautorisé (DPA) pour que le solde soit prélevé à la date convenue, là où ces paiements bancaires sont configurés pour vous. Inscrivez le numéro de compte et de facture sur chaque prélèvement DPA, et demandez aux payeurs par TEF de les indiquer, afin que le bureau puisse clore le mois.

  • TPS/TVH et taxes sur les carburants sur le reçu

    Les taxes sur les carburants et la TPS/TVH sont configurées dans votre PDV carburant et imprimées sur le reçu, et le terminal facture le total que le PDV envoie ou que le caissier saisit. Le paiement par carte ne joue aucun rôle dans le calcul, la production ou la remise des taxes; les questions fiscales vont donc à votre fournisseur de PDV et à votre comptable.

Comment une station-service devrait-elle mettre à l'essai un nouveau processeur de paiement?

Commencez par le comptoir, pas par les pompes. Dressez l'inventaire de ce qui fonctionne où, transférez le paiement en magasin à une seule caisse ou à un seul site, mettez à l'essai les ventes, les remboursements, les pleins incomplets et la clôture du quart, et laissez les paiements à la pompe sur la configuration actuelle jusqu'à ce qu'un résultat de compatibilité écrit indique qu'ils peuvent passer. Fermez l'ancien compte en dernier, une fois réglés ses derniers remboursements, rétrofacturations et règlements.

  • Faites l'inventaire de chaque mode de paiement

    Dressez la liste de chaque endroit où une carte est acceptée: terminaux de comptoir, appareils de paiement des pompes, entrée du lave-auto, paiements par téléphone pour les comptes clients, ainsi que les forfaits de lavage ou comptes clients facturés à des cartes enregistrées. Notez pour chacun le processeur, le contrat et le réseau utilisés, tout bail de terminaux ou de matériel de pompe, vos obligations de paiement liées à la marque de carburant et les programmes de parc automobile acceptés. Cette liste détermine ce qui peut changer et quand.

  • Cartes enregistrées et anciens remboursements

    Les cartes enregistrées pour des comptes clients ou des forfaits de lavage sont conservées sous forme de jetons par le fournisseur qui les a enregistrées et ne se transfèrent que si les deux fournisseurs acceptent de les migrer; prévoyez donc d'obtenir une nouvelle autorisation de chaque client avant d'enregistrer de nouveau sa carte. Les remboursements de ventes faites sur l'ancien compte passent par l'ancien fournisseur, ce qui est une raison de le garder ouvert un certain temps.

  • Mettez d'abord un comptoir à l'essai

    Une fois votre compte approuvé, menez l'essai sur une caisse ou un site pendant au moins une semaine complète de quarts. Testez une vente par puce, une vente sans contact, un prépaiement avec remboursement d'un plein incomplet, une annulation, une vente combinée de carburant et de boutique et une clôture de quart, et vérifiez que chacune figure sous le bon site dans les rapports RapidCents. Remettez aux caissiers par écrit les nouvelles étapes de remboursement avant le premier quart.

  • Transférez l'aire des pompes en dernier, sur un résultat écrit

    Les paiements à la pompe changent une fois que la revue de compatibilité montre que votre équipement peut passer par RapidCents. Si c'est le cas, planifiez la bascule pendant vos heures les plus calmes, gardez l'ancienne configuration prête comme solution de repli et prévoyez du personnel pour envoyer les conducteurs à l'intérieur si une pompe cesse d'accepter les cartes. Sinon, prévoyez deux rapports de cartes par quart tant que les pompes restent chez l'autre fournisseur.

  • Rapprochez jusqu'à ce que l'ancien compte soit vide

    Pendant la période de chevauchement, rapprochez chaque quart des rapports des deux fournisseurs et chaque dépôt de sa ligne bancaire, en gardant séparés les frais, les remboursements et les rétrofacturations. Les rétrofacturations peuvent arriver des mois après un plein; fermez donc l'ancien compte seulement une fois son délai de contestation écoulé. Avec plusieurs stations, terminez le mois complet d'un site sur RapidCents avant de passer au suivant.

Questions de paiement des propriétaires de stations-service

Quel est le meilleur processeur de paiement pour une station-service?

Le meilleur processeur est celui qui convient à votre équipement et réussit un essai sur celui-ci, non celui qui affiche le chiffre le plus alléchant. Quand vous comparez les services aux commerçants pour stations de carburant, demandez à chaque fournisseur de vous dire par écrit quels paiements au comptoir, à la pompe et au lave-auto il peut traiter sur votre PDV et votre aire des pompes. Demandez aussi comment fonctionnent les retenues à la pompe et les remboursements de pleins incomplets, quels programmes de parc automobile il prend en charge, si votre marque de carburant limite le choix, qui répond en cas de panne de paiement à la pompe, et comment la tarification et la durée sont présentées. Comparez des soumissions écrites à vos propres relevés.

Combien coûte le traitement des cartes de crédit pour une station-service?

Il n'existe aucun chiffre unique: le coût dépend des cartes utilisées à votre station et de la façon dont chacune est acceptée. Avec la tarification interchange plus de RapidCents, l'interchange est transmis au coût et varie selon le type de carte (débit, crédit à récompenses ou commerciale) et le mode d'acceptation: sans contact au comptoir, lue à la pompe ou saisie. La marge RapidCents s'ajoute selon votre barème des frais, avec des frais d'équipement ou de service le cas échéant, sans durée minimale. Un mélange riche en cartes à récompenses et commerciales coûte habituellement plus en interchange qu'un mélange riche en débit. Soumettez le relevé récent d'une station à Fee Check, qui montre séparément l'interchange et la marge.

Puis-je garder mon PDV carburant ou mon contrôleur de l'aire des pompes si je change de processeur?

Partez des systèmes que vous utilisez aujourd'hui. Un PDV carburant ou un contrôleur de site, comme Verifone Commander, envoie les paiements par carte selon le parcours pour lequel il est configuré, et RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes par APPIE et RapidBridge. La bonne option dépend de votre fournisseur, du modèle et de la version logicielle, et une entente de marque de carburant peut limiter le choix. Dites à votre représentant RapidCents ce que vous utilisez; il vous présentera l'option et mettra à l'essai avec vous une vente, une annulation, un remboursement et un règlement avant de toucher à une station en exploitation. Un terminal RapidCents autonome peut aussi accepter les ventes de la boutique là où vos ententes le permettent.

Comment une station-service peut-elle changer de processeur sans perdre son historique de paiements?

Exportez votre historique de l'ancien fournisseur avant de partir, et gardez ce compte ouvert jusqu'à ce que son dernier remboursement et sa dernière rétrofacturation soient réglés. Téléchargez les rapports de transactions, de règlements et de rétrofacturations pour la période dont votre comptable a besoin. Les cartes enregistrées font exception: les jetons des comptes clients ou des forfaits de lavage ne se transfèrent que par une migration que les deux fournisseurs prennent en charge et acceptent; demandez donc à ces clients une nouvelle autorisation de carte. Les remboursements d'anciennes ventes et les rétrofacturations tardives passent par l'ancien compte, tandis que le nouvel historique s'accumule dans les rapports RapidCents dès votre première vente en direct.

Quelles options de paiement une station-service au Canada peut-elle offrir?

Une station-service au Canada peut offrir le débit Interac au comptoir, ainsi que les cartes de crédit American Express, Mastercard et Visa et les portefeuilles de téléphone, par puce et NIP ou sans contact. Les clients à compte client peuvent payer une facture par son lien de paiement, ou par TEF ou DPA là où ces paiements bancaires sont configurés, avec règlement en CAD. L'acceptation à la pompe, y compris Interac au distributeur, commence par une revue de compatibilité de vos appareils extérieurs, de votre contrôleur et de votre PDV carburant. Chaque programme de parc automobile est examiné séparément, et votre représentant RapidCents vous présente les modes de paiement que vos stations peuvent utiliser.

RapidCents peut-il traiter les paiements à la pompe et à l'intérieur du magasin?

À l'intérieur du magasin, oui: les Terminaux de paiement RapidCents acceptent les paiements par puce, sans contact et par NIP au comptoir, pour le carburant et les articles de la boutique. À la pompe, tout commence par une revue. Vos appareils de paiement extérieurs, votre contrôleur de l'aire des pompes et votre PDV carburant sont examinés selon le fournisseur, le modèle et la version logicielle de chacun, ainsi que votre pays, et votre représentant RapidCents vous dit par écrit si les ventes à la pompe peuvent passer par RapidCents. Ce sont deux étapes distinctes: une station peut donc transférer les paiements au comptoir et laisser les paiements à la pompe où ils sont.

Pourquoi le montant retenu à la pompe peut-il différer de l'achat final de carburant?

Les montants diffèrent parce que la pompe ne connaît pas le total final au moment où la carte est autorisée. Le paiement à la pompe réserve habituellement un montant estimé, libère la pompe, puis finalise la transaction selon le plein réel, après quoi la différence entre la retenue et la vente est libérée. Le calcul de la retenue dépend de l'équipement, du type de carte et de l'émetteur. Le moment où la partie inutilisée disparaît dépend de la rapidité d'envoi de la finalisation et de la banque du conducteur; aucune station ni aucun processeur ne peut promettre un délai. Si un conducteur demande, retrouvez sa vente finalisée et renvoyez-le à sa banque.

Les ventes de la pompe et de la boutique peuvent-elles être rapprochées ensemble?

Oui, quand votre configuration les sépare clairement et que les deux se retrouvent dans des rapports que vous pouvez jumeler. Les rapports de transactions, de règlements et de frais RapidCents se filtrent par site, date, type de carte et canal, tandis que le détail du type et du volume reste dans votre PDV carburant. Les ventes de la pompe, de la boutique et du lave-auto se distinguent lorsque chacune a son propre identifiant de commerçant, ses propres appareils ou son propre rayon du PDV, et votre représentant vous aide à choisir la répartition pour votre station. Quand les paiements à la pompe restent chez un autre fournisseur, vous rapprochez les rapports des deux fournisseurs du même rapport de quart du PDV.

Puis-je accepter les cartes de parc automobile ou les cartes réservées au carburant?

Oui, programme par programme. Votre représentant RapidCents vérifie chaque programme dont vous avez besoin avec votre PDV et vos terminaux, pour que vous sachiez ce que vous pouvez promettre aux clients de parc automobile. Accepter Visa ou Mastercard ne prouve pas qu'un programme de parc automobile fonctionne: certaines cartes passent par les grands réseaux de cartes avec des invites et des restrictions d'achat supplémentaires, tandis que d'autres sont des programmes propriétaires avec leurs propres conditions d'acceptation. Pour chaque programme, regardez si les invites de conducteur ou de véhicule, les restrictions aux produits de carburant et les données de transaction enrichies sont prises en charge par votre PDV et vos terminaux. L'acceptation des cartes de parc automobile se décide programme par programme.

Que dois-je comparer dans une soumission de traitement du carburant?

Comparez les soumissions sur votre vraie station, pas sur un chiffre vedette. Donnez à chaque fournisseur les mêmes relevés, le même mélange de cartes, les mêmes montants moyens d'achats de carburant et de boutique, la même répartition entre paiements au comptoir, à la pompe et saisis, et la configuration que vous voulez réellement. Alignez ensuite la marge du fournisseur, la facturation des autorisations, des annulations, des remboursements et des rétrofacturations, les coûts des terminaux et de l'équipement extérieur, les frais de PDV ou d'intégration, les rapports, qui soutient les pompes, ainsi que les conditions du contrat et de sortie. Une soumission qui exclut les paiements à la pompe doit le dire clairement.

Quel code MCC est utilisé pour les stations-service?

Le code de catégorie de commerçant (MCC) 5541, stations-service, est couramment associé aux stations-service, et les ventes à la pompe sur distributeurs de carburant automatisés sont souvent classées sous le MCC 5542. RapidCents établit la catégorie de chaque partie de votre site lors de l'intégration, selon ce qui est vendu et l'endroit où la carte est acceptée. Dites à votre représentant RapidCents si la boutique, un comptoir alimentaire ou le lave-auto est une entreprise distincte avec ses propres livres, car cette partie pourrait exiger sa propre catégorie ou son propre compte marchand.

Secteurs connexes du carburant et de la route

Dépanneurs approfondit le paiement en boutique et la clôture du quart, Lave-auto les forfaits de lavage et les bornes de paiement, et Pétrole et énergie les factures de livraison de carburant. Distributrices et libre-service et Bornes de recharge pour VÉ couvrent d'autres parcours où un appareil, plutôt qu'un caissier, accepte la carte.

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Prochaine étape

Voyez ce que votre station paie avant de comparer des soumissions de traitement

Téléversez un relevé de traitement des paiements récent de votre station, et Fee Check place l'interchange à côté de la marge, pour que vous puissiez évaluer chaque offre selon votre vrai mélange de ventes au comptoir, de transactions à la pompe, de cartes de parc automobile et de remboursements.

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