Procesamiento de pagos para proveedores dentales y distribuidores

El mejor procesador de pagos para un proveedor dental es el que se ajusta a cómo pagan realmente sus clínicas, así que compare los servicios para comerciantes de distribuidores dentales con criterios claros. Busque enlaces de pago de facturas, pedidos por teléfono mediante una terminal virtual, tarjetas guardadas con autorización y terminales en persona. Luego verifique que las referencias de cuenta, factura y orden de compra acompañen cada pago, que exista una vía clara hacia su ERP o software de contabilidad y que los precios separen el intercambio del margen, sin plazo fijo. Por último, compare cotizaciones escritas con el mismo estado de cuenta reciente.

Con precios de intercambio más margen, el costo es el intercambio más el margen del proveedor, así que su total depende de la mezcla de tarjetas, los canales y el tamaño de los pedidos, y no de una cifra anunciada. Con RapidCents usted paga el intercambio al costo, el margen indicado en su tabla de tarifas y, si corresponde, cuotas por equipos o servicios. Las tarjetas comerciales, de recompensas y de compras suelen tener más intercambio que las de débito, y los pedidos por teléfono y los pagos en línea suelen costar más que las tarjetas presentadas en persona. Cargue un estado de cuenta reciente en Fee Check para ver el intercambio y el margen por separado.

Depende del ERP, de su edición y de su país. Algunos ERP de distribución están ligados a un complemento de pago incluido o a pasarelas específicas, mientras que otros admiten un conector, una integración por API o pagos tomados por enlace y registrados después. RapidCents se integra con muchas plataformas importantes mediante APPIE y RapidBridge. RapidBridge funciona con Oracle NetSuite, SAP Business One Web Client, Dynamics 365 Business Central y Acumatica, y RapidCents asigna las transacciones liquidadas, las comisiones y los reembolsos a QuickBooks Online y Xero. La mejor opción depende de su proveedor y su versión; su representante de RapidCents le guía.

Exporte su historial del procesador anterior y mantenga esa cuenta abierta hasta que se cierren sus partidas pendientes. Descargue los informes de transacciones, reembolsos y disputas, haga una lista de cada autorización de tarjeta guardada y de cada calendario de plan de mantenimiento, y anote los depósitos de equipos cobrados en la cuenta anterior, porque sus reembolsos normalmente vuelven por ella. Las tarjetas guardadas solo se transfieren si ambos proveedores lo aceptan, así que prevea que algunas clínicas autoricen una tarjeta de nuevo. Las facturas, las órdenes de compra y el historial de clientes permanecen en su ERP o software de contabilidad durante todo el proceso.

Un proveedor dental en Estados Unidos puede ofrecer a las clínicas pagos con tarjeta y pagos bancarios ACH. Las clínicas pueden usar tarjetas Visa, Mastercard, American Express y Discover en enlaces de factura, por teléfono mediante la terminal virtual o en persona en una terminal, con débito con PIN donde se admita. ACH sirve para saldos grandes de equipos y estados de cuenta mensuales una vez que la clínica autoriza el cargo. Los pagos se liquidan en dólares estadounidenses (USD). Su representante de RapidCents le dirá qué métodos y límites imprimir en sus facturas.

Sí. Envíe a la clínica una factura con un enlace de pago, y el administrador o el encargado de contabilidad podrá pagarla con tarjeta desde un teléfono o una computadora, y el número de factura y la referencia de la clínica quedarán en el registro del pago. Las marcas de tarjeta, los tipos de tarjeta y los límites de transacción dependen de su cuenta, y una factura grande puede superar el límite de crédito de la clínica, así que ofrezca un pago bancario para saldos grandes donde su cuenta lo admita. Pagar con tarjeta salda la factura; no cambia las condiciones de pago acordadas con la clínica.

Use una sola referencia de pedido de equipo en la cotización, el pago del depósito y cada factura posterior. La factura final debe mostrar el total cotizado, el depósito y los pagos por hitos ya recibidos, y el monto pendiente, para que ni la clínica ni su equipo de cuentas por cobrar tengan que reconstruir el pedido con recibos separados. Cuando parte del precio viene de un prestamista o una empresa de arrendamiento, registre ese pago con la misma referencia. Cierre el pedido cuando los pagos recibidos igualen el total final facturado, después de cualquier cambio al pedido.

Sí, siempre que cada sede tenga su propia referencia. Varias clínicas pueden compartir una misma relación comercial con usted, pero acuerde si cada clínica paga sus facturas o si la oficina central las salda, y haga una lista de quién puede pedir y quién puede pagar en cada sede. Ponga la referencia de la sede en cada factura y enlace de pago para poder ordenar los informes por clínica. Como el manejo de las referencias varía según la configuración, pida a RapidCents que verifique su cuenta e integración antes de confiar en los informes por sede.

Sí, si la clínica lo autoriza y la tarjeta se guarda como token en una bóveda segura, nunca en correos electrónicos, formularios de pedido ni hojas de cálculo. La Bóveda segura de tarjetas de RapidCents guarda el token en el registro del cliente de la clínica, de modo que el personal puede cobrar un pedido repetido sin volver a ingresar la tarjeta. Registre qué cubre la autorización, quién la dio en la clínica y cómo la cancela la clínica, y limite qué roles del personal pueden cobrar o reembolsar tarjetas guardadas.

No. La aceptación de tarjetas y los cobros programados no crean un acuerdo de financiamiento, y RapidCents no otorga crédito a las clínicas que son sus clientes. Los depósitos de equipos dentales y las facturas de saldo son pasos de cobro de un pedido, y cualquier condición de crédito comercial que usted ofrezca sigue siendo un acuerdo propio con la clínica. Si una clínica financia el equipo con un banco, un prestamista o una empresa de arrendamiento, mantenga ese arreglo por separado y registre el pago del prestamista a su favor con la referencia del pedido.

El código de categoría del comercio (MCC) 5047, que abarca equipos y suministros médicos, dentales, oftálmicos y hospitalarios, se asocia comúnmente con los negocios de suministros dentales. RapidCents confirma la categoría correcta al abrir una cuenta de comerciante para suministros dentales, según lo que su negocio realmente vende y cómo lo vende. Si vende productos solo con receta, o también tiene un laboratorio dental o un mostrador de venta al público, indíquelo durante la incorporación para que la revisión refleje todo su negocio.