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NuevoProtección contra contracargos y análisis de comisiones para comercios de alto volumen. Obtenga un análisis de ahorro y una revisión de la gestión de disputas.Ver cómo funciona
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Protección contra contracargos y optimización de comisiones

Vea cómo funciona: los comerciantes de alto volumen reciben evidencia de disputas automatizada, optimización de intercambio interbancario y visibilidad de ahorros en tiempo real.

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Análisis de comisiones

Procesamiento de pagos para hoteles: depósitos, retenciones y cobro del folio

El procesamiento de pagos para hoteles cubre tres momentos: depósito o tarjeta guardada al reservar, preautorización para gastos incidentales en el check-in y captura del folio en el check-out. RapidCents los gestiona con Enlaces de pago, la Terminal virtual y terminales, y se integra con muchas plataformas importantes mediante APPIE y RapidBridge.

Recepcionista de hotel con una terminal RapidCents mientras una huésped acerca su tarjeta; al lado, el panel de pagos
Una huésped paga acercando su tarjeta en la recepción mientras la computadora portátil del recepcionista muestra el panel de pagos de RapidCents.
  • PCI DSS nivel 1
  • SOC 2 Tipo II
  • Todas las tarjetas principales: Visa, Mastercard, Amex, Discover, UnionPay, Diners Club y débito con PIN
  • Precios de intercambio más margen
  • Incorporación con apoyo de especialistas

Cómo cobran los hoteles

Los hoteles cobran de seis formas habituales: depósitos por adelantado antes de la llegada, retenciones para gastos incidentales en el check-in, cobro del folio en el check-out, tarjetas virtuales de agencias de viajes en línea, cargos por no presentarse o por cancelación tardía, y facturas para grupos y cuentas de facturación directa. Cada una tiene su pagador y su momento de cobro, y necesita una referencia para que la auditoría nocturna y finanzas vinculen el dinero con una reserva o un folio.

  • Depósitos por adelantado antes de la llegada

    El huésped, o el organizador de un grupo, paga por adelantado cuando la tarifa o las fechas lo exigen: tarifa no reembolsable, temporada alta, bloque para grupos. Los enlaces de pago para depósitos por adelantado permiten al equipo de reservas pedir el depósito por correo o SMS, sin tomar números de tarjeta por teléfono. Los reembolsos siguen su política de cancelación. Ponga el número de confirmación en cada enlace para que finanzas aplique el depósito al folio correcto.

  • Retenciones para gastos incidentales en el check-in

    Al llegar el huésped, la recepción preautoriza su tarjeta por el saldo pendiente de la habitación más un monto para gastos incidentales, normalmente sin contacto o con chip en la terminal de la recepción. Todavía no se cobra nada: la retención solo reserva fondos hasta el check-out. Si una tarjeta se rechaza, pida otra antes de entregar las llaves. El código de autorización se anota en el folio para la captura del check-out.

  • Cobro del folio en el check-out

    Al salir el huésped, usted captura el total del folio contra la retención, o el huésped paga con otra tarjeta. El total incluye habitación, impuestos y cargos de restaurante, spa o estacionamiento de la estadía. Si detecta un cargo tras la salida, como el minibar, cóbrelo a la tarjeta solo si la tarjeta de registro firmada autoriza esos cargos. Finanzas concilia cada captura con su número de folio.

  • Tarjetas virtuales de agencias de viajes en línea

    Cuando una agencia de viajes en línea (OTA) cobra al huésped, le paga con una tarjeta virtual de un solo uso por lo que le adeuda. El procesamiento de tarjetas de crédito virtuales en hoteles significa ingresarla como pago sin tarjeta presente en la Terminal virtual o su PMS, según las fechas y el monto que fija la agencia. Los cargos anticipados o excesivos suelen rechazarse, y finanzas concilia cada pago con el número de confirmación de la OTA.

  • Cargos por no presentarse y por cancelación tardía

    Si un huésped con reserva respaldada por tarjeta no llega, o cancela fuera de plazo, cobre a la tarjeta guardada lo que su política estableció al reservar, a menudo la primera noche más impuestos, desde la Terminal virtual o su PMS. Antes de cobrar, confirme que el huésped vio esa política y autorizó que se guardara su tarjeta. Estos cargos generan disputas, así que conserve la confirmación y el texto de la política con cada transacción.

  • Facturas de grupos y de facturación directa

    Empresas con tarifas negociadas, operadores turísticos y equipos deportivos suelen pagar después de la estadía, con una factura generada desde un folio maestro o el city ledger. Facturación de RapidCents envía una factura con su marca y un enlace de pago, y el pago bancario puede estar disponible según su país. Si un grupo paga en partes o disputa una partida, incluya el número de factura en cada pago para cuentas por cobrar.

¿Cómo funcionan las retenciones para gastos incidentales del check-in al check-out?

La preautorización para gastos incidentales en hoteles reserva dinero en la tarjeta del huésped en el check-in, y solo el total final del folio se cobra en el check-out. La recepción autoriza el saldo previsto de la habitación más un monto para incidentales, y autoriza más si el folio supera la retención. Al capturar el folio, se libera la parte no usada de la retención, pero el banco del huésped decide cuándo vuelve a aparecer ese dinero como disponible.

  • Cómo transcurre una estadía con RapidCents

    El huésped acerca o inserta su tarjeta en una terminal de pago RapidCents en la recepción, o el PMS solicita la autorización mediante su conexión de pasarela. El código de autorización queda registrado en la reserva. Los cargos de restaurante, bar y estacionamiento se registran en el folio durante la estadía. A la salida, la recepción captura el total del folio contra la retención y entrega al huésped el folio detallado con el recibo de la tarjeta.

  • Defina la política de retención antes de la primera llegada

    Decida cómo se calcula la retención; por ejemplo, la habitación y los impuestos de la estadía más un monto diario para incidentales. Imprima esa regla en la tarjeta de registro, con el consentimiento del huésped a cargos posteriores a la salida, y pida que el huésped la firme. Defina quién puede modificar la retención, aceptar débito para incidentales o liberarla antes de tiempo, y limite esos derechos con permisos por usuario. Su representante de RapidCents le mostrará la preautorización, la captura y la anulación en su propia terminal o PMS.

  • Tarjetas de débito y el saldo disponible del huésped

    Una retención en una tarjeta de débito reduce el dinero que el huésped puede usar de su cuenta bancaria hasta que se libera, y es el banco del huésped, no el hotel, quien controla esa liberación después del check-out. Informe el monto de la retención en el check-in a quien pague con débito, manténgalo cerca del folio previsto y capture el monto final a la salida, no días después, para que el banco pueda vincular el cargo con la retención y liberar el resto.

  • Cuando cambia la estadía

    Una extensión, una mejora de categoría o una cuenta grande de servicio a la habitación pueden llevar el folio por encima de la retención. Autorice el monto adicional antes de que se consuma, como autorización incremental sobre la retención original o como segunda autorización, según su configuración. Si el huésped se va antes, capture solo lo que muestra el folio; si no debe nada, anule la autorización. Las estadías largas requieren capturas intermedias, porque una autorización no es válida indefinidamente; su representante le dirá cuánto dura la suya.

  • Disputas después de la estadía

    Los cargos posteriores a la salida, los huéspedes que no se presentan y los que dicen que nunca se hospedaron son causas comunes de disputas en hoteles. Conserve con cada transacción la tarjeta de registro, el folio detallado, la confirmación de la reserva con su política y las horas de check-in y check-out. En reservas a distancia, use AVS y CVV en la Terminal virtual y 3D Secure en línea cuando corresponda; con Disputas y Protección contra contracargos, usted da seguimiento a alertas, pruebas y plazos de respuesta.

  • Una estadía de tres noches, de principio a fin

    Digamos que un huésped reserva dos noches con tarifa reembolsable y el hotel guarda la tarjeta para pagos futuros, con su autorización, mediante Tokenización de pagos. En el check-in, el huésped acerca la tarjeta y la recepción autoriza ambas noches, los impuestos y un monto diario para incidentales. El segundo día, el huésped agrega una noche, así que la recepción autoriza esa noche antes de que se use. En el check-out, la recepción captura el total del folio y se libera la parte no usada de la retención.

Procesamiento de pagos hoteleros con Fusebox: requisitos de pasarela y PMS

Puede procesar pagos de Fusebox con RapidCents. Fusebox es la pasarela de pagos de Elavon para hotelería, y RapidCents ofrece seguimiento, reembolsos y reportes de las transacciones de Fusebox en su panel. Fusebox se ubica entre su PMS y el procesamiento de tarjetas; no es el PMS. Su representante de RapidCents le guía en la configuración según su PMS, su versión y su configuración de Fusebox, y la prueba con usted antes de mover pagos reales.

  • Qué hace Fusebox en un hotel

    Fusebox es una pasarela de pagos para hoteles de Elavon: lleva las solicitudes de autorización, captura y reembolso desde los sistemas del hotel hasta el procesamiento de tarjetas, y las propiedades la usan para preautorizar tarjetas de reservas y gestionar depósitos. Su PMS sigue siendo el registro de la reserva, el folio y la auditoría nocturna. RapidCents agrega seguimiento, reembolsos y reportes de esas transacciones en su panel.

  • Qué llevar a su reunión de configuración

    Indique a su representante de RapidCents el nombre y la versión de su PMS, cómo se conecta hoy ese PMS a Fusebox y las terminales que usa en la recepción y en los restaurantes o bares del hotel. Él le mostrará una preautorización, una captura, un reembolso y un depósito en su configuración antes de la puesta en marcha, para que su equipo haya visto funcionar cada tipo de pago en su propiedad antes de que los huéspedes dependan de ello.

  • Dónde queda el registro de cada pago

    Las reservas, los folios y la auditoría nocturna quedan en su PMS. La transacción, su código de autorización, cualquier reembolso y la liquidación quedan en los reportes de RapidCents. Para vincular ambos se necesita una referencia común, idealmente el número de reserva o de folio; su representante le mostrará qué campos de referencia se transmiten en su configuración y comprobará que aparezcan en el reporte de liquidación.

  • Qué puede fallar y cómo se resuelve

    Además de los rechazos habituales, prevea problemas de configuración: una versión de PMS que su conexión no cubre, una terminal de recepción que no encaja en la configuración o referencias que nunca llegan al reporte. Cuando una autorización no puede pasar por el PMS, el personal necesita un plan de respaldo, como tomar la retención en una terminal independiente de RapidCents, registrarla a mano en el folio y marcarla para la auditoría nocturna.

  • Hoteles que no usan Fusebox

    Fusebox es una ruta, no un requisito. Una propiedad sin Fusebox puede usar las Terminales de pago de RapidCents en la recepción, la Terminal virtual para reservas telefónicas y Enlaces de pago para depósitos junto al PMS, o conectarse mediante la API de la Pasarela de pagos cuando el proveedor del PMS lo admita. Muchos hoteles empiezan con terminales y enlaces, y conectan el PMS más adelante.

  • Un hotel de 90 habitaciones que ya usa Fusebox

    Digamos que un hotel de 90 habitaciones ya envía los pagos con tarjeta desde su PMS a través de Fusebox y quiere ver sus transacciones, reembolsos y reportes en RapidCents. El equipo hace una preautorización, una captura, un reembolso y un depósito en un período de prueba con su representante. Los pagos reales se trasladan cuando las referencias cuadran con la auditoría nocturna, y la cuenta de comerciante anterior sigue abierta para reembolsar los depósitos que cobró.

Productos de RapidCents para hoteles

La Pasarela de pagos procesa depósitos en línea y tarjetas guardadas donde se conecte su motor de reservas o su pasarela, la Terminal virtual cobra reservas telefónicas y tarjetas virtuales de OTA, las Terminales de pago cubren la recepción, los restaurantes y los bares, y Varias sucursales da a cada propiedad su propio MID, sus permisos y reportes consolidados.

¿Qué implica la integración de pagos con el folio del hotel?

La integración de pagos con el folio del hotel significa que cada pago con tarjeta, retención y reembolso llega al folio correcto del huésped en su PMS sin ingresarse dos veces. Con una conexión por pasarela o por API, la transacción se registra en el folio con su referencia. Sin ella, el personal cobra en una terminal independiente o con un enlace y lo registra a mano en el folio, lo que funciona, pero agrega un paso que la auditoría nocturna debe revisar.

  • Integrado o independiente en la recepción

    Una configuración integrada envía el monto del PMS al dispositivo de pago y devuelve la autorización al folio, así que la recepción nunca vuelve a teclear totales. Una configuración independiente coloca una terminal RapidCents o la Terminal virtual junto al PMS: es más rápida de poner en marcha, pero cada pago se ingresa dos veces y un monto mal tecleado solo aparece en la auditoría nocturna. Su representante le mostrará cuál encaja con su PMS.

  • Cómo dirigir cada cargo al folio correcto

    Muchas estadías necesitan más de un folio: la tarjeta virtual de una OTA paga la habitación mientras la tarjeta del huésped cubre los incidentales, o un empleador paga la habitación y el empleado paga las comidas. Cuando paga alguien distinto del huésped, envíe al titular de esa tarjeta un enlace de pago en lugar de recibir por correo un formulario de autorización con los dígitos de la tarjeta, para que los datos nunca queden en un correo. Tome una retención o un pago por separado para cada folio.

  • Consumos en restaurantes y bares, y cargos a la habitación

    Los consumos de restaurante, bar, spa y estacionamiento se cargan a la habitación mediante la interfaz de su POS con el PMS, o se pagan al momento. El cargo a la habitación queda en el folio hasta el check-out; el consumo pagado al momento se cobra en la mesa o el mostrador y no debe cargarse también a la habitación, o el huésped pagará dos veces. Junto a la piscina, una terminal Rivo con SIM activa puede pasar la venta a la red celular si el Wi-Fi no llega.

  • Reembolsos y ajustes después del check-out

    Cuando un huésped cuestiona un cargo después del check-out, como un artículo del minibar, ajuste el folio en el PMS y reembolse el mismo monto a la tarjeta original. Con un PMS conectado, el reembolso puede iniciarse desde el PMS; sin conexión, hágalo en RapidCents y anote el ID de la transacción en el folio. Reembolsar a otra tarjeta deja el cargo original expuesto a una disputa.

  • Auditoría nocturna frente al reporte de tarjetas

    La auditoría nocturna cierra la jornada en el PMS, y sus totales con tarjeta deben coincidir con el reporte de transacciones de RapidCents para la misma hora límite. Las causas comunes de una diferencia son un pago independiente que nunca se registró, un reembolso hecho en un solo sistema o horas límite que no coinciden. Conozca la hora límite de liquidación de su cuenta y resuelva las diferencias a diario, no a fin de mes.

  • Un bloque de 20 habitaciones para una boda

    Digamos que una pareja reserva un bloque de 20 habitaciones y el banquete del sábado. El organizador firma el contrato y paga el primer depósito mediante Contratos y firmas electrónicas, y un enlace de pago cobra el segundo depósito un mes antes. Las habitaciones y el banquete van a un folio maestro, y cada invitado deja una tarjeta para incidentales en su propio folio. Después del evento, Facturación envía el saldo del folio maestro, y cada pago lleva el número de folio del grupo para la auditoría nocturna y cuentas por cobrar.

¿De qué dependen las comisiones de procesamiento de tarjetas de crédito para hoteles?

Las comisiones de procesamiento de tarjetas de crédito para hoteles dependen sobre todo de las tarjetas de sus huéspedes y de cómo se cobra cada una: en la recepción, por teléfono o en línea. RapidCents aplica precios de intercambio más margen: el intercambio interbancario de cada pago, fijado por las redes de tarjetas, se traslada al costo, más su margen de RapidCents indicado en su Tabla de comisiones y los cargos por equipos o servicios, si corresponden. El contrato es mes a mes, sin plazo fijo.

  • La composición de tarjetas de sus huéspedes

    Los huéspedes de hotel suelen pagar con tarjetas prémium de recompensas y tarjetas corporativas, que normalmente tienen un intercambio más alto que el débito de consumo estándar. Las tarjetas virtuales de las agencias de viajes en línea son tarjetas comerciales con sus propias categorías de intercambio, y las tarjetas emitidas en el extranjero tienen otro precio. Sus propios estados de cuenta muestran la proporción real, que puede variar por temporada a medida que cambia su mezcla de huéspedes de ocio, de negocios e internacionales.

  • Cómo se cobra cada pago

    Una tarjeta acercada o insertada en la recepción suele calificar para un intercambio más bajo que la misma tarjeta ingresada para una reserva telefónica, en una página de reservas o desde la extranet de una OTA. Como los hoteles cobran muchos pagos sin tarjeta presente, la proporción entre pagos en recepción, en línea, por teléfono y con tarjeta virtual importa tanto como los tipos de tarjeta.

  • Retenciones, anulaciones, reembolsos y disputas

    Una estadía puede generar varias transacciones: una retención en el check-in, otra cuando se extiende la estadía, una anulación cuando un huésped cancela, un reembolso de un depósito. Su Tabla de comisiones indica cómo se cobran las autorizaciones, anulaciones, reembolsos y contracargos. Cuente también su volumen de disputas, porque las disputas por no presentarse o por cargos tardíos cuestan tiempo del personal y, si se pierden, el ingreso mismo.

  • El costo total más allá del procesamiento

    Sume todo lo que cuesta su configuración de pagos: las terminales de la recepción, los restaurantes y los bares, los cargos por equipos o servicios de su Tabla de comisiones, los cargos de la pasarela o de la interfaz de pagos del PMS que cobran otros proveedores, y las horas dedicadas a registrar pagos independientes y a buscar diferencias en la auditoría nocturna. Si hoy alquila terminales, revise el plazo restante y las condiciones de devolución antes del cambio.

  • Liquidación por propiedad

    Con Varias sucursales, cada propiedad puede liquidar con su propio número de identificación del comercio (MID), de modo que los depósitos bancarios llegan hotel por hotel, con reportes de transacciones, de liquidación y de comisiones por propiedad y un reporte consolidado del grupo. El momento de los depósitos bancarios depende de su cuenta y de su banco, así que planifique el flujo de caja según el calendario de desembolsos de su contrato.

  • Qué traer para una comparación equivalente

    Traiga tres estados de cuenta de procesamiento recientes de cada propiedad, la proporción entre pagos en recepción, en línea, por teléfono y con tarjetas virtuales de OTA, su folio promedio y su cantidad de reembolsos y contracargos. Cargue un estado de cuenta en Fee Check para ver el intercambio separado del margen y luego compare cotizaciones por escrito de servicios para comerciantes del sector hotelero con esa misma composición de tarjetas, no con una cifra llamativa.

Compatibilidad de software: OPERA Cloud, Cloudbeds, Mews, Stayntouch y roommaster

RapidCents se integra con muchas plataformas importantes mediante APPIE y RapidBridge, y la mejor opción depende de su PMS, su edición y su país. Su representante de RapidCents le guía en la ruta de cada sistema: una pasarela como Fusebox, una conexión API con la Pasarela de pagos de RapidCents, una terminal o un enlace de pago fuera del PMS con registro manual en el folio, o una exportación de liquidaciones que usted importa. Cada ruta cambia cuánto ingresa a mano su personal.

  • OPERA Cloud

    OPERA Cloud es el PMS en la nube de Oracle para reservas, folios y auditoría nocturna. Si su propiedad ya envía las tarjetas desde OPERA Cloud a través de Fusebox, indique a su representante de RapidCents su versión de OPERA Cloud; él le guiará en la configuración, con una retención, una captura y un reembolso probados antes de la puesta en marcha. Si no usa Fusebox, le mostrará qué otra ruta encaja con su edición.

  • Cloudbeds

    Cloudbeds combina un PMS, un motor de reservas y un gestor de canales, y ofrece además su propio servicio de pagos, Cloudbeds Payments. RapidBridge funciona con Cloudbeds: un pago con tarjeta de RapidCents se registra dentro del sistema que ya usa, sin cambiarlo. Su representante de RapidCents le guiará en la configuración según su plan y su país, con enlaces de pago y terminales junto al PMS donde los quiera.

  • Mews

    Mews es un PMS en la nube que ofrece su propio producto de pagos, Mews Payments. RapidBridge funciona con Mews: los pagos de RapidCents se ejecutan dentro del software que su equipo ya conoce. Su representante de RapidCents le explicará cómo se manejan las preautorizaciones para incidentales y las tarjetas guardadas en su edición de Mews y su país, y cómo encaja todo junto a Mews Payments si usa ambos.

  • Stayntouch

    Stayntouch es un PMS en la nube con opciones de check-in móvil y de autoservicio, así que los huéspedes pueden ingresar los datos de su tarjeta en un teléfono o un quiosco en lugar de una terminal de recepción. Por eso, los depósitos por adelantado y la autorización para guardar tarjetas son las preguntas clave. RapidCents se integra con muchas plataformas importantes mediante APPIE y RapidBridge; su representante le guiará hacia la mejor ruta para su configuración de Stayntouch.

  • roommaster

    roommaster es un PMS hotelero todo en uno que cubre reservas, folios y auditoría nocturna. RapidCents se integra con muchas plataformas importantes mediante APPIE y RapidBridge, y la mejor opción depende de su versión de roommaster y de cómo cobra las tarjetas virtuales de OTA. Su representante de RapidCents le guiará, y las terminales y los enlaces de pago de RapidCents funcionan junto al PMS desde el primer día.

  • Contabilidad: QuickBooks Online, Xero y ERP más grandes

    Después del PMS, los datos de pago pasan a la contabilidad. Para hoteles con QuickBooks Online o Xero, RapidCents conecta las transacciones liquidadas, las comisiones y los reembolsos con esos libros contables; los grupos hoteleros con SAP o NetSuite importan archivos de liquidación. Decida si los ingresos se registran desde el PMS y solo los depósitos y las comisiones vienen de RapidCents; su representante configurará la asignación en consecuencia.

Opciones de pago para hoteles en Estados Unidos

Los hoteles en Estados Unidos pueden aceptar tarjetas de crédito y débito Visa, Mastercard, American Express y Discover en la recepción y en línea, débito con PIN donde esté disponible, pagos sin tarjeta presente para reservas y tarjetas virtuales de OTA, y pagos bancarios ACH para facturas de grupos y empresas, con liquidación en dólares estadounidenses (USD). Su representante de RapidCents activa los métodos que quiera en su cuenta.

  • Débito con firma y débito con PIN en la recepción

    Las tarjetas de débito Visa y Mastercard pueden autorizarse como tarjetas de crédito, así que admiten una retención para incidentales, aunque esa retención reduce el saldo disponible del huésped hasta que su banco la libera. El débito con PIN, donde esté disponible, suele procesarse como una compra inmediata y no como una retención, por lo que conviene para pagar el folio final en el check-out. Indique en su política de check-in qué tarjetas de débito acepta la recepción para retenciones.

  • ACH para grupos y cuentas de facturación directa

    Los organizadores de eventos, los operadores turísticos y las empresas con cuentas de facturación directa pueden pagar facturas por transferencia bancaria ACH, con la autorización del pagador archivada. Incluya el número de factura y de folio maestro en cada pago para que cuentas por cobrar pueda saldar el city ledger.

  • Impuestos de ocupación en el folio

    Su PMS calcula los impuestos estatales y locales de ocupación o de alojamiento, y cualquier cargo municipal o turístico, y los imprime en el folio; el pago con tarjeta cubre el total. El procesamiento de tarjetas no calcula, declara ni remite esos impuestos, así que la configuración fiscal queda en manos de su PMS y su contador.

¿Cómo cambiar el procesador de pagos de un hotel sin afectar las llegadas?

Cambie el procesador de pagos de un hotel por etapas planificadas, no de una sola vez. Haga una lista de cada tarjeta guardada, depósito abierto y cargo futuro de la cuenta anterior, y pruebe retenciones, capturas, reembolsos y enlaces para depósitos en la nueva configuración. Luego traslade primero las reservas nuevas y las llegadas mientras la cuenta anterior termina lo que inició, y concilie ambas cuentas con la auditoría nocturna cada día hasta que la anterior no tenga liquidaciones, reembolsos ni disputas pendientes.

  • Haga un inventario antes de mover nada

    Enumere las tarjetas guardadas en reservas futuras, los depósitos por adelantado sin aplicar, los reembolsos pendientes, los folios maestros abiertos, las facturas sin pagar de cuentas de facturación directa, las tarjetas virtuales de OTA sin cobrar y cualquier calendario de cobro de estadías largas acordado con huéspedes. Anote qué sistema guarda cada elemento. Una vez aprobada su cuenta, esa lista define su fecha de cambio y lo que la cuenta anterior aún debe gestionar. Si su hotel es franquiciado, revise también qué exige su marca sobre proveedores de pago.

  • Tarjetas guardadas y depósitos anteriores

    Los tokens de tarjeta guardados en reservas futuras se quedan con el proveedor que los creó, así que solo se trasladan si ambos proveedores acuerdan una migración compatible; planifique como si no fuera a ocurrir. Para las reservas futuras que dependían de una tarjeta guardada, cobre un depósito con un enlace de pago antes de la llegada o tome una tarjeta nueva en el check-in. Mantenga abierta la cuenta anterior hasta que cada depósito que cobró se haya aplicado o reembolsado a la tarjeta original.

  • Pruebe antes de que las llegadas dependan de ello

    En cada combinación de PMS y terminal que use, haga una preautorización, una captura, una anulación, un reembolso, un depósito con enlace de pago y un pago sin tarjeta presente ingresado manualmente. Compruebe que cada transacción muestre su referencia de reserva o de folio en los reportes de RapidCents antes de trasladar los pagos reales, y entregue por escrito los nuevos pasos al personal de recepción y de auditoría nocturna.

  • Permisos y reembolsos después de la puesta en marcha

    Decida quién puede reembolsar, anular, ingresar una tarjeta manualmente o liberar una retención, y configure esos permisos por usuario antes de la puesta en marcha; la Terminal virtual anota cada acción en un registro de auditoría exportable. Los reembolsos de pagos cobrados en la nueva cuenta vuelven a la tarjeta original a través de RapidCents, mientras que los reembolsos de depósitos anteriores siguen con el procesador previo.

  • Concilie hasta que la cuenta anterior quede vacía

    Durante el período de transición, compare los totales con tarjeta de cada jornada en el PMS con los reportes de liquidación de ambos proveedores y con los depósitos bancarios, con las comisiones, los reembolsos y los contracargos en líneas separadas. Los contracargos pueden llegar meses después de una estadía, así que cierre la cuenta anterior solo cuando no quede nada por liquidar ni reembolsar y haya vencido su plazo para disputas.

  • Implementación en varias propiedades

    En un grupo hotelero, traslade primero una propiedad y confirme que su auditoría nocturna cuadra durante un cierre de mes completo antes de que sigan las demás. Varias sucursales da a cada hotel su propio MID y sus propios permisos, y los reportes consolidados permiten a la oficina central comparar depósitos bancarios, reembolsos y disputas entre propiedades.

Preguntas sobre pagos de los hoteles

¿Qué debe comparar un hotel antes de elegir un procesador de pagos?

Compare cómo maneja cada proveedor el ciclo real de una estadía, no un precio llamativo. Revise cómo se conecta con su PMS, su edición y su país; una demostración en vivo de una retención, captura, anulación y reembolso, en Fusebox si lo usa; cómo se cobran las tarjetas virtuales de OTA y los depósitos por adelantado; cómo se estructuran los precios y si hay un plazo fijo; los reportes de liquidación por propiedad; las herramientas para disputas; y, si su hotel es franquiciado, lo que permite la marca. El mejor procesamiento de tarjetas de crédito para hoteles es la configuración que supere esas pruebas en su propiedad, así que compare cotizaciones por escrito con sus propios estados de cuenta.

¿Cuánto cuesta el procesamiento de pagos para un hotel?

El costo del procesamiento de pagos de un hotel depende de los tipos de tarjeta de sus huéspedes y de cómo se cobra cada una, así que no hay una cifra única. Con RapidCents, usted paga el intercambio interbancario al costo, que varía según el tipo de tarjeta y si se acerca en la recepción, se ingresa para una reserva telefónica o se cobra en línea, más su margen de RapidCents indicado en su Tabla de comisiones y los cargos por equipos o servicios, si corresponden. El contrato es mes a mes. Una proporción alta de tarjetas prémium, corporativas, virtuales o emitidas en el extranjero y de reservas a distancia eleva el intercambio. Cargue un estado de cuenta reciente en Fee Check para ver su propia proporción.

¿RapidCents es compatible con Fusebox para mi hotel y mi PMS?

Sí. RapidCents es compatible con Fusebox, la pasarela de pagos de Elavon para hotelería, con seguimiento de pagos, reembolsos y reportes en el panel de RapidCents. Fusebox es una pasarela, no un PMS, así que la configuración depende de su PMS y su versión. Dígale a su representante de RapidCents qué PMS usa y cómo se conecta hoy a Fusebox, y él le guiará, con una prueba de cada tipo de pago antes de la puesta en marcha.

¿Cómo funciona en el día a día el procesamiento de pagos hoteleros con Fusebox?

El personal de recepción sigue trabajando en el PMS mientras Fusebox lleva cada solicitud de pago al procesamiento de tarjetas. La recepción o el flujo de reservas pide una preautorización, una captura o un reembolso, el PMS envía la solicitud a través de Fusebox y el resultado vuelve al folio. La transacción también aparece en el panel de RapidCents para seguimiento, reembolsos y reportes, y el huésped ve un pago con tarjeta normal. Antes de la puesta en marcha, su representante prueba con usted cada tipo de pago en su configuración y acuerda un plan de respaldo para cuando la pasarela no responda, como una terminal independiente con registro manual en el folio.

¿Qué opciones de pago puede ofrecer un hotel en Estados Unidos?

Un hotel en Estados Unidos puede ofrecer tarjetas de crédito y débito Visa, Mastercard, American Express y Discover en la recepción, débito con PIN donde esté disponible, pagos sin tarjeta presente para reservas en línea y telefónicas y para tarjetas virtuales de OTA, enlaces de pago para depósitos y pagos bancarios ACH para facturas, con liquidación en dólares estadounidenses (USD). Las tarjetas de débito admiten retenciones para incidentales, pero la retención reduce el saldo disponible del huésped, así que avísele en el check-in. Su representante de RapidCents configurará los métodos que encajen con su propiedad.

¿Qué configuración necesita la integración de pagos con el folio del hotel?

Necesita una conexión entre su PMS y el sistema de pagos, mediante una pasarela como Fusebox o una integración por API, y terminales de recepción que encajen con ella. Luego asigne los tipos de pago y los campos de referencia para que cada transacción lleve el número de reserva o de folio, decida cómo se registran las retenciones, los depósitos y los reembolsos, y configure los permisos del personal. Su representante le guía en cada paso. Mientras la conexión no esté activa, los pagos se cobran en terminales independientes de RapidCents o con enlaces de pago, y el personal los registra en el folio.

¿Cómo debe gestionar un hotel las preautorizaciones para gastos incidentales?

Redacte una sola política de retenciones y aplíquela igual en todos los turnos. Defina cómo se calcula la retención, quién puede cambiarla o liberarla y quién puede aceptar débito para incidentales; registre el código de autorización en la reserva; y autorice más antes de que una extensión o un cargo grande supere la retención. Si una autorización se rechaza, pida otra tarjeta o cobre los incidentales como un pago que reembolsará en el check-out, y anótelo en la reserva. En el check-out, capture el total del folio o anule la retención si no se debe nada.

¿Puede una sola plataforma manejar enlaces de pago para depósitos por adelantado y pagos con tarjetas virtuales de OTA?

Sí. Los Enlaces de pago de RapidCents cobran depósitos por adelantado por correo electrónico, SMS o código QR, y la Terminal virtual cobra las tarjetas virtuales de OTA como pagos sin tarjeta presente, así que ambos aparecen en los mismos reportes de RapidCents. Con un PMS conectado, ambos se registran en la misma reserva; sin conexión, el personal registra cada pago en el folio con el número de confirmación. Cobre cada tarjeta virtual solo dentro de las fechas y el monto que permite la agencia de viajes.

¿Cómo concilia un hotel los pagos con tarjeta y los depósitos bancarios?

Concilie los depósitos de tarjetas en tres pasos: del PMS a las transacciones, de las transacciones a la liquidación y de la liquidación al banco. Primero, compare los totales con tarjeta de la auditoría nocturna con el reporte de transacciones de RapidCents para la misma hora límite, usando la referencia de reserva o de folio y el ID de la transacción. Luego, cuadre cada lote liquidado con el depósito bancario de la propiedad, con los reembolsos, los contracargos y las comisiones en líneas separadas. Los reportes se exportan en CSV o PDF, y las transacciones liquidadas, las comisiones y los reembolsos se conectan con QuickBooks Online o Xero; SAP y NetSuite importan archivos de liquidación.

¿Cómo cambiamos de proveedor de pagos sin perder las tarjetas guardadas ni afectar Fusebox?

Suponga que las tarjetas guardadas no se trasladarán y planifique en torno a sus reservas. Los tokens se quedan con el proveedor que los emitió, salvo que ambos proveedores acuerden una migración compatible, así que pida a los huéspedes con estadías futuras un depósito mediante un enlace de pago antes de la llegada, o tome una tarjeta nueva en el check-in. Si usa Fusebox, su representante le guía en la configuración según la versión de su PMS, prueba con usted cada tipo de pago, traslada las reservas nuevas en una fecha fija, y la cuenta anterior sigue abierta hasta que terminen sus depósitos, reembolsos y disputas.

¿Qué MCC se usa para los hoteles?

El código de categoría del comercio (MCC) 7011, de alojamiento, suele asociarse con hoteles, moteles y resorts. Durante el alta del comercio, RapidCents establece la categoría correcta para su propiedad según lo que realmente vende, ya sean solo habitaciones o habitaciones con restaurante, spa o tienda. Si un restaurante, bar o tienda funciona como un negocio aparte con sus propias ventas, indíquelo a su representante, quien le dirá si debe tener su propia cuenta de comerciante.

Sectores de hospitalidad relacionados

El restaurante, bar y banquetes de un hotel funcionan con las mismas cuentas abiertas, propinas y depósitos para eventos que un restaurante, bar o servicio de catering independiente, y los campamentos cobran depósitos de reserva como un hotel. Esos sectores detallan sus propios flujos; para un hotel, todo gira en torno a la estadía, el folio y el PMS.

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Revise lo que paga su hotel antes de comparar cotizaciones

Cargue un estado de cuenta de procesamiento reciente de su propiedad y Fee Check separa el intercambio del margen, para que compare cotizaciones con su combinación real de pagos en recepción, reservas, tarjetas virtuales de OTA y reembolsos.

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  • Carga segura del estado de cuenta