Procesamiento de pagos para catering: del depósito al saldo final

Compare cómo maneja cada procesador todo el ciclo del catering: un depósito por enlace, un saldo por factura, pagos parciales, extras en el lugar y reembolsos. Luego compare las comisiones según su composición real de tarjetas, qué tan bien funciona con su software de catering, los reportes de liquidación y el soporte cuando un pago falla antes de un evento. Pida a cada proveedor de servicios para comerciantes una cotización por escrito y pruebe primero un depósito y un reembolso.

El costo depende de su composición de tarjetas, de cómo se aceptan las tarjetas, de su importe promedio por transacción y de los equipos o servicios que añada, por lo que no se puede dar una cifra sin sus estados de cuenta. RapidCents cobra con intercambio más margen: el intercambio interbancario se traslada al costo, más su margen de RapidCents indicado en su tabla de comisiones, más las cuotas por equipos o servicios, si corresponde. Fee Check muestra el intercambio separado del margen.

APPIE y RapidBridge conectan RapidCents con muchas plataformas importantes, y la mejor opción para Tripleseat depende de su edición y de su versión: dígale a su representante de RapidCents cuál usa y se la explicará. Un enlace de pago, una factura o un pago por terminal virtual también puede funcionar junto a Tripleseat con el número del evento en la referencia, y las transacciones liquidadas se asignan a QuickBooks Online o Xero.

Envíe el depósito como enlace de pago de RapidCents con la propuesta o el acuerdo, para que el cliente pague con tarjeta desde un teléfono o una computadora y reciba un recibo. Antes, acuerde por escrito el monto del depósito, las condiciones de reembolso y las fechas de cancelación, y obtenga la autorización del cliente si se guardará una tarjeta para el saldo. Si la tarjeta es rechazada, reenvíe el enlace o pida otra tarjeta.

Un negocio de catering en Estados Unidos puede ofrecer tarjetas de crédito y débito, débito con PIN donde sea compatible y pagos bancarios ACH, liquidados en dólares estadounidenses (USD), en la medida en que cada uno esté habilitado en su cuenta de RapidCents. Los depósitos y los saldos de facturas pagados por enlace se procesan como pagos con tarjeta, mientras que el débito con PIN se aplica en el terminal.

Una vez aprobada su cuenta, la configuración pide su marca y los datos de su negocio en la factura, el personal autorizado para enviar enlaces y una regla única para la referencia de cada factura de evento. Los enlaces salen por mensaje de texto, correo electrónico o código QR y pueden llevar fecha de vencimiento. No se necesita un terminal para enviar un enlace. Haga una prueba de factura y de reembolso antes de que un cliente la vea.

Use una sola referencia para todo el evento, como el número y la fecha del evento, en el depósito, en cada pago de hito y en el saldo, para que finanzas asocie cada pago con su evento. Guarde lo que debe el evento en su software de catering, limite quién puede ingresar o reembolsar pagos y, si un pago falla, comuníquese con el cliente y verifique si hay un cargo aprobado antes de intentarlo de nuevo.

Sí. Facturación, Enlaces de pago, el terminal virtual y Tap to Pay se usan en una misma cuenta de RapidCents, de modo que los saldos finales y los pagos con tarjeta corporativa se ven juntos en el panel de control del comercio y en los reportes de liquidación. Su libro de eventos y los contactos de clientes pueden seguir en su software de catering, y su representante de RapidCents le explica cómo conectar ambos registros mediante APPIE o RapidBridge.

Asocie cada depósito bancario con un reporte de liquidación y luego asocie la liquidación con sus transacciones, reembolsos, disputas y comisiones usando el identificador de la transacción y la referencia del evento. Las ventas brutas, los reembolsos, los contracargos y las comisiones son líneas separadas, y su representante puede mostrarle si las comisiones se descuentan de los depósitos o se facturan aparte. Las transacciones liquidadas se asignan a QuickBooks Online o Xero, y una exportación CSV lleva la referencia del evento.

Cambie por etapas y no dé por hecho que las tarjetas guardadas se trasladarán. Enumere cada evento reservado, tarjeta guardada y factura abierta, pruebe un depósito, un saldo y un reembolso en la nueva configuración y luego dirija primero las nuevas reservas a ella mientras la anterior cobra lo ya programado. Las tarjetas guardadas solo se transfieren si ambos proveedores están de acuerdo, por lo que RapidCents no puede prometerlo; cuando se quedan atrás, los clientes autorizan su tarjeta de nuevo.

El MCC 5811 se asocia comúnmente con los servicios de catering. RapidCents establece la categoría correcta del comercio durante la incorporación, según lo que su negocio realmente vende, así que describa cada fuente de ingresos, como catering para eventos, servicio de barra, alquileres, cargos por el local y cualquier venta en mostrador o de restaurante. La incorporación asigna el código, así que no hay nada que adivinar de antemano.