Traitement des paiements pour hôtels: acomptes, retenues et paiement du folio

Comparez la façon dont chaque fournisseur gère votre vrai cycle de séjour, non un prix d'appel. Regardez comment il se connecte à votre PMS, à votre édition et à votre pays; une démonstration en direct d'une retenue, d'une capture, d'une annulation et d'un remboursement, sur Fusebox si vous l'utilisez; la façon dont les cartes virtuelles d'OTA et les acomptes sont pris; la construction de la tarification et l'existence ou non d'une durée fixe; les rapports de règlement par établissement; les outils de contestation; et, si vous êtes franchisé, ce que la bannière permet. Le meilleur traitement des cartes de crédit pour hôtels est la configuration qui passe ces vérifications pour votre établissement; comparez donc des soumissions écrites à vos propres relevés.

Le coût du traitement des paiements d'un hôtel dépend des types de cartes de vos clients et de la façon dont chaque carte est prise; aucun chiffre unique ne convient donc à tous les hôtels. Avec RapidCents, vous payez l'interchange au coût, qui varie selon le type de carte et selon qu'elle est approchée à la réception, saisie pour une réservation par téléphone ou débitée en ligne, plus votre majoration RapidCents indiquée dans votre grille tarifaire, et des frais pour l'équipement ou les services, s'il y a lieu. L'entente est mensuelle. Une forte part de cartes haut de gamme, d'entreprise, virtuelles ou émises à l'étranger et de réservations à distance fait monter l'interchange. Téléversez un relevé récent de votre établissement dans Fee Check pour voir votre propre répartition.

Oui. RapidCents prend en charge Fusebox, la passerelle de paiement d'Elavon pour l'hôtellerie, avec le suivi des paiements, les remboursements et les rapports dans le tableau de bord RapidCents. Fusebox est une passerelle, non un PMS; la configuration dépend donc de votre PMS et de sa version. Dites à votre représentant RapidCents quel PMS vous utilisez et comment il se connecte aujourd'hui à Fusebox, et il vous guidera, avec un test de chaque type de paiement avant la mise en service.

Le personnel de la réception continue de travailler dans le PMS pendant que Fusebox achemine chaque demande de paiement au traitement des cartes. La réception ou le parcours de réservation demande une préautorisation, une capture ou un remboursement, le PMS l'envoie par Fusebox, et le résultat revient au folio. La transaction apparaît aussi dans le tableau de bord RapidCents pour le suivi, les remboursements et les rapports, et le client voit un paiement par carte ordinaire. Avant la mise en service, votre représentant teste avec vous chaque type de paiement sur votre configuration et convient d'une solution de repli quand la passerelle est injoignable, comme un terminal autonome avec inscription manuelle au folio.

Un hôtel au Canada peut offrir les cartes de crédit Visa, Mastercard et American Express, le débit Interac à la réception par puce et NIP ou sans contact, les paiements sans présence de la carte pour les réservations, les réservations par téléphone et les cartes virtuelles d'OTA, les liens de paiement pour les acomptes, et les paiements bancaires par EFT ou débit préautorisé pour les factures, le tout réglé en dollars canadiens. Les cartes de crédit portent habituellement la retenue pour frais accessoires, car un achat par débit Interac est prélevé immédiatement. Votre représentant RapidCents configurera les modes qui conviennent à votre établissement.

Il vous faut une connexion entre votre PMS et le côté paiement, par une passerelle comme Fusebox ou une intégration API, et des terminaux de comptoir qui s'y prêtent. Associez ensuite les types de paiement et les champs de référence pour que chaque transaction porte le numéro de réservation ou de folio, décidez comment les retenues, les acomptes et les remboursements s'inscrivent, et réglez les permissions du personnel. Votre représentant vous guide à chaque étape. Tant que la connexion n'est pas en service, les paiements passent par des terminaux RapidCents autonomes ou des liens de paiement, et le personnel les inscrit lui-même au folio.

Rédigez une seule politique de retenue et appliquez-la de la même façon à chaque quart de travail. Fixez comment la retenue est calculée, qui peut la modifier ou la libérer et qui peut accepter le débit pour les frais accessoires; consignez le code d'approbation à la réservation; et autorisez davantage avant qu'une prolongation ou un gros frais dépasse la retenue. Quand une autorisation est refusée, demandez une autre carte ou prenez les frais accessoires comme un paiement à rembourser au départ, et notez-le à la réservation. Au départ, capturez le total du folio ou annulez la retenue si rien n'est dû.

Oui. Les Liens de paiement RapidCents encaissent les acomptes par courriel, texto ou code QR, et le terminal virtuel débite les cartes virtuelles d'OTA comme des paiements sans présence de la carte, de sorte que les deux apparaissent dans les mêmes rapports RapidCents. Avec un PMS connecté, les deux s'inscrivent dans la même réservation; sans connexion, le personnel inscrit chaque paiement au folio avec le numéro de confirmation. Ne débitez chaque carte virtuelle que dans les dates et le montant que l'agence de voyages permet.

Rapprochez les dépôts de cartes en trois étapes: du PMS aux transactions, des transactions au règlement, du règlement à la banque. Faites d'abord correspondre les totaux de cartes de la vérification de nuit au rapport des transactions RapidCents pour la même heure limite, avec la référence de réservation ou de folio et l'identifiant de transaction. Faites ensuite correspondre chaque lot réglé, avec les remboursements, les rétrofacturations et les frais sur des lignes distinctes, au dépôt bancaire de l'établissement. Les rapports s'exportent en CSV ou en PDF, et les transactions réglées, les frais et les remboursements se relient à QuickBooks Online ou à Xero; SAP et NetSuite importent des fichiers de règlement.

Supposez que les cartes enregistrées ne se déplaceront pas, et planifiez en fonction de vos réservations. Les jetons restent chez le fournisseur qui les a émis, sauf si les deux fournisseurs conviennent d'une migration prise en charge; demandez donc aux clients ayant des séjours futurs un acompte par lien de paiement avant l'arrivée, ou prenez une nouvelle carte à l'arrivée. Si vous utilisez Fusebox, votre représentant vous guide dans la configuration selon la version de votre PMS, teste avec vous chaque type de paiement, fait passer les nouvelles réservations à une date fixée, et l'ancien compte reste ouvert jusqu'à ce que ses acomptes, remboursements et contestations soient réglés.

Le MCC 7011, hébergement, est couramment associé aux hôtels, motels et centres de villégiature. Lors de l'intégration, RapidCents établit la bonne catégorie de commerçant pour votre établissement selon ce qu'il vend réellement, que ce soit des chambres seules ou des chambres avec restaurant, spa ou boutique. Si un point de vente est exploité comme une entreprise distincte avec ses propres ventes, dites-le à votre représentant, qui vous indiquera s'il devrait avoir son propre compte marchand.