Passerelle de paiement pour hôtels : dépôts, frais au folio et règlement par établissement

Un hôtel autorise la carte à la réservation, retient un dépôt à l'arrivée, porte les frais de chambre et les extras au folio pendant le séjour, puis règle le tout au départ. RapidCents traite les réservations en ligne par la passerelle de paiement, saisit les réservations téléphoniques au terminal virtuel, installe des terminaux de paiement à la réception et au restaurant, et règle les paiements multi-établissements avec des rapports par propriété. L'hôtellerie relève du code MCC 7011.

Un établissement Hôtels et hôtellerie relie le service, le paiement par carte et le suivi des transactions dans RapidCents.

PCI DSS niveau 1
SOC 2 Type II
Toutes les grandes cartes : Visa · Mastercard · Amex · débit Interac
Interchange-plus disponible
Support canadien

Flux opérationnels

Réservation retenue avec une carte au dossier
Préautorisation prise à l'arrivée pour le folio
Restaurant, spa et stationnement portés à la chambre
Folio réglé au départ et rapporté par établissement

Défis de paiement

La préautorisation doit tenir tout le séjour
Le blocage pris à l'arrivée doit encore couvrir les frais qui s'ajoutent jusqu'au départ du client.
Absences et annulations tardives
Une chambre gardée toute la nuit et jamais occupée doit être portée sur une carte prise des semaines plus tôt.
Des frais contestés après le départ
Le minibar et le spa arrivent au folio après que le client a quitté la réception, et le dossier doit pouvoir les expliquer.

Choisir la bonne configuration de paiement pour Hôtels et hôtellerie

Choisir traitement des paiements hôteliers
Pour Hôtels et hôtellerie, cartographiez le comptoir, le service et la fermeture de quart, l'acompte, les paiements intermédiaires et le solde et chaque succursale et le suivi consolidé avant de choisir une configuration. Retenez les canaux qui correspondent à ces moments, puis confirmez que la solution choisie couvre réellement chaque canal.
Matériel de paiement pour Hôtels et hôtellerie
Pour Hôtels et hôtellerie, choisissez le matériel selon le point d'encaissement : comptoir, service ou paiement déplacé. Commencez par le flux réel du personnel, puis confirmez les options de terminal adaptées avant l'achat.
Comparer les frais pour Hôtels et hôtellerie
Pour Hôtels et hôtellerie, demandez une ventilation écrite des coûts qui couvre les acomptes et le solde final et le détail des coûts par appareil et par succursale. Comparez le coût effectif sur votre mix réel de cartes et de canaux; ne choisissez pas selon un taux vedette seul.
Mise en place et changement de fournisseur
Pour mettre en place les paiements de Hôtels et hôtellerie, documentez le flux de service et de fermeture de quart, confirmez les compatibilités avant l'achat, puis testez un flux de paiement réel avant la mise en service.

Produits recommandés

Comment ça se met en place

Carte autorisée à la réservation
La réservation passe par la passerelle de paiement, la carte étant autorisée au moment où la chambre est retenue et non à l'arrivée.
Dépôt à l'arrivée
La réception retient un dépôt au terminal du comptoir pour couvrir les extras avant que le client monte.
Frais portés au folio pendant le séjour
Restaurant, bar et chambre s'inscrivent au même folio, ce qui fait du départ un seul règlement au lieu de cinq.
Règlement par établissement
Chaque hôtel règle son propre volume carte : un dépôt par propriété, traçable à l'audit de nuit de cette propriété.

Intégrations

Opera Cloud
Opera Cloud est le système de gestion hôtelière de référence; les paiements s'inscrivent au folio du client pour que le compte de chambre se règle en un seul endroit.
Cloudbeds
Cloudbeds gère les canaux de réservation et les tarifs d'un petit établissement; les autorisations carte se rattachent à la réservation dès son arrivée.
Mews
Mews porte la réservation et la fiche client; les paiements s'inscrivent au folio pour que le départ se ferme sur le solde que voit la réception.

Exploitation, sécurité et mise en service

L'audit de nuit doit balancer avec le règlement carte
Les rapports par établissement permettent de rattacher le total des folios au lot carte de la même journée d'exploitation.
Les réservations téléphoniques sont saisies, pas notées
Une carte dictée aux réservations entre au terminal virtuel, pour que la feuille de réservation du comptoir n'en porte jamais le numéro.
Autorisations et frais finaux sont distincts
La retenue prise à l'arrivée et le montant prélevé au départ doivent se lire séparément, sinon on réclame à un client une somme déjà couverte.
Mise en service entre le PMS et la réception
Passerelle, terminaux du comptoir et rapports de l'établissement sont configurés ensemble avant qu'une nuit d'arrivées en dépende.

Questions sur les paiements pour les Hôtels et hôtellerie

Que devrait comparer un hôtel dans le traitement des paiements?

Comparez traitement des paiements hôteliers selon le parcours réel : le comptoir, le service et la fermeture de quart, l'acompte, les paiements intermédiaires et le solde et chaque succursale et le suivi consolidé. Commencez par les canaux et le matériel nécessaires, puis confirmez les compatibilités et l'accompagnement avant de vous engager.

Quel matériel de paiement convient à Hôtels et hôtellerie?

Pour Hôtels et hôtellerie, le matériel doit correspondre au moment où le personnel encaisse : au comptoir, pendant le service ou à un autre point. Testez chaque scénario avant de retenir un format de terminal.

Quels canaux de paiement faut-il prévoir dans le secteur Hôtels et hôtellerie?

Pour Hôtels et hôtellerie, partez de le comptoir, le service et la fermeture de quart, l'acompte, les paiements intermédiaires et le solde et chaque succursale et le suivi consolidé. Retenez uniquement les canaux qui correspondent à ces moments, puis vérifiez le parcours complet avant de les proposer aux clients.

Comment évaluer les frais de traitement dans le secteur Hôtels et hôtellerie?

Pour Hôtels et hôtellerie, comparez les coûts liés à les acomptes et le solde final et le détail des coûts par appareil et par succursale à partir des transactions réelles. Demandez une ventilation écrite des frais et des conditions plutôt que de vous fier à un taux affiché seul.

Que faut-il confirmer avant de mettre en place les paiements dans le secteur Hôtels et hôtellerie?

Pour Hôtels et hôtellerie, documentez le flux de service et de fermeture de quart, vérifiez les compatibilités nécessaires et testez le flux avant la mise en service. Cela révèle les étapes manuelles ou les exceptions à régler avant que les clients les rencontrent.

Comment planifier les acomptes et les paiements importants dans le secteur Hôtels et hôtellerie?

Distinguez l'acompte, les paiements intermédiaires et le solde final dans votre procédure. Confirmez aussi les règles d'autorisation et de remboursement qui s'appliquent à votre activité avant de communiquer les modalités au client.

Quel MCC s'applique aux Hôtels et hôtellerie?

Le code MCC 7011 est couramment utilisé pour les Hôtels et hôtellerie. Notre équipe confirme la catégorie lors de l'onboarding.

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