Procesamiento de pagos para bufetes de abogados, del anticipo a la factura
El procesamiento de pagos para bufetes de abogados consiste en cobrar con tarjeta anticipos, facturas y planes de pago, manteniendo el dinero en fideicomiso separado del dinero operativo. RapidCents ofrece Enlaces de pago y Facturación, y RapidBridge funciona con Clio Manage, MyCase, PracticePanther, Smokeball y LEAP. Que una tarjeta pueda financiar un depósito fiduciario depende de su regulador.
- PCI DSS nivel 1
- SOC 2 Tipo II
- Todas las tarjetas principales: Visa, Mastercard, Amex, Discover, UnionPay, Diners Club y débito con PIN
- Precios de intercambio más margen
- Incorporación con apoyo de especialistas
Cómo cobran los bufetes de abogados
Los bufetes de abogados cobran con tarjeta de cinco maneras: un anticipo tras la carta de contratación, una reposición cuando baja un anticipo permanente, una factura de honorarios devengados y gastos, una tarjeta recibida por teléfono o en recepción, y un plan de pagos u honorarios mensuales de asesoría. Su socio director o administrador legal necesita vincular cada uno con un número de caso y con dinero fiduciario u operativo.
Anticipo al contratar
Un cliente nuevo paga un anticipo después de firmar la carta de contratación. El asistente legal envía un enlace de pago y el cliente paga con tarjeta. Si la tarjeta es rechazada, el asistente envía un enlace nuevo. El contador recibe el registro del pago para asentarlo en el libro contable del cliente.
Reposición de un anticipo permanente
Un anticipo permanente se repone cuando su saldo baja de un nivel acordado. El personal revisa el saldo en el software de gestión del bufete y luego envía un enlace nuevo o ingresa la tarjeta por teléfono. Una tarjeta guardada se cobra automáticamente solo con la autorización por escrito del cliente sobre monto, fecha y cancelación.
Facturas de honorarios devengados y gastos
Un cliente paga una factura de honorarios devengados, tarifas de presentación o informes periciales. Los enlaces de pago para facturas de abogados salen de Facturación por correo electrónico o SMS, y Facturación sigue cada factura desde el borrador hasta el pago. Si el cliente paga una parte, un segundo enlace cobra el saldo.
Pagos con tarjeta por teléfono y en recepción
Un cliente llama con su tarjeta o paga una consulta en recepción. El personal autorizado ingresa el pago en la Terminal virtual o lo recibe en una terminal de pago. Si falla la verificación de la dirección o del código de seguridad, el cliente corrige los datos o usa otra tarjeta. Finanzas ve cada pago en el reporte de transacciones.
Planes de pagos y honorarios mensuales de asesoría
Un cliente empresarial paga honorarios mensuales de asesoría general, o una persona paga sus honorarios en cuotas. Pagos recurrentes ejecuta el calendario con un aviso antes de cada cargo y reintentos automáticos tras un rechazo. Es un calendario de cobro acordado con el cliente, no un financiamiento.
¿Cómo funciona el pago de anticipos de honorarios en un bufete?
El pago de anticipos de honorarios empieza con una carta de contratación firmada y un enlace de pago por el monto del anticipo. Termina cuando el panel muestra el pago como pagado y su contador lo asienta en el libro contable del cliente. Los pagos de la cuenta operativa y la cuenta fiduciaria no deben compartir un enlace: envíe los anticipos como enlaces de depósito y los honorarios devengados como facturas.
Cómo se hace la solicitud del anticipo
Una vez firmada la carta de contratación, un asistente legal crea un enlace de pago para el anticipo y lo envía por correo electrónico, SMS o código QR. Contratos y firmas electrónicas puede enviar la carta, recoger la firma y recibir el depósito. El expediente se abre cuando el panel muestra el pago como pagado.
Qué configurar primero
Indique en la carta de contratación el monto del anticipo, su finalidad y si se mantiene en fideicomiso o se devenga al recibirlo; lo deciden su acuerdo de honorarios y su regulador, no el pago. Pregunte qué correo o teléfono puede recibir el enlace, ya que algunos casos familiares o penales requieren un canal privado. Fije una fecha de vencimiento para el enlace.
Cuando el pago falla o el cliente se retira
Una tarjeta rechazada no cobra nada, así que envíe un enlace nuevo o reciba otra tarjeta. Reembolse el anticipo a la tarjeta con que se pagó si el cliente se retira antes de empezar el trabajo. Si el cliente disputa el cargo, Disputas y Protección contra contracargos cubre alertas, evidencia y plazos; consulte a su asesor de ética antes de compartir más que la carta de contratación y la factura.
Un anticipo de $5,000, tarjeta rechazada una vez
Imagine un bufete de familia con dos abogados que envía el martes un enlace por un anticipo de $5,000. La primera tarjeta del cliente es rechazada, así que el asistente envía un enlace nuevo. Como el acuerdo de honorarios mantiene el anticipo en fideicomiso, el administrador asienta $5,000 en el libro contable fiduciario del cliente cuando el pago aparece como pagado, y se abre el expediente.
¿Cómo funcionan los pagos con tarjeta a la cuenta fiduciaria?
Los pagos con tarjeta a la cuenta fiduciaria funcionan solo donde su regulador permite depósitos con tarjeta en fideicomiso y el manejo de comisiones, reembolsos y contracargos cumple sus reglas. RapidCents recibe el pago por enlace, terminal o Terminal virtual; su cuenta fiduciaria, su libro contable fiduciario y las reglas del regulador deciden dónde puede estar el dinero.
Tres maneras de recibir la tarjeta
El personal autorizado puede enviar un enlace de pago, ingresar la tarjeta en la Terminal virtual durante una llamada (AVS, CVV y 3-D Secure cuando corresponda) o recibirla en una terminal de pago en recepción. Obtenga primero el acuerdo del cliente sobre el monto y la finalidad. Los permisos por rol controlan quién puede usar la Terminal virtual, y el registro de auditoría registra su uso.
Defina las reglas antes del primer depósito
Los reguladores difieren sobre si un depósito con tarjeta puede ir a fideicomiso, qué cuenta puede recibirlo, cuál puede pagar las comisiones de tarjeta y cuál puede debitarse por un reembolso o contracargo. Consulte a su regulador y luego hable con su representante de RapidCents, quien le explicará los arreglos que configuramos durante la incorporación. Procesar una tarjeta no hace que un depósito cumpla las reglas, y RapidCents no es su cuenta fiduciaria, su libro contable fiduciario ni asesoría legal.
Mantenga el registro de la tarjeta separado del libro contable
Informes de RapidCents enumera cada pago, reembolso y comisión en reportes de transacciones, de liquidación y de comisiones que se exportan a CSV o PDF. Su contador asienta cada pago en el libro contable del cliente en su software de gestión o de contabilidad fiduciaria y concilia el estado de cuenta bancario cada mes. El registro de la tarjeta prueba el pago; no reemplaza el libro contable fiduciario.
Una reposición de $1,500 por teléfono
Imagine que un cliente llama para reponer un anticipo de $1,500. El asistente legal abre la Terminal virtual, ingresa la tarjeta con su dirección de facturación y código de seguridad, y guarda el recibo en el expediente. Si alguna verificación falla, el cliente corrige los datos o usa otra tarjeta. Donde se permiten depósitos con tarjeta en fideicomiso, el contador asienta $1,500 en el libro contable fiduciario del cliente.
Productos de RapidCents para bufetes de abogados
Enlaces de pago cobra anticipos y saldos. Facturación envía facturas con su marca y enlaces de pago, y sigue el estado desde el borrador hasta el pago. La Terminal virtual recibe pagos con tarjeta por teléfono con verificaciones AVS y CVV. Pagos recurrentes ejecuta calendarios de cuotas y honorarios mensuales. Informes da a su contador reportes de transacciones, de liquidación y de comisiones.
La pantalla de facturas de RapidCents: totales pendientes, vencidos, pagados y en borrador arriba, la lista de facturas debajo y, a la derecha, la vista previa de una factura con sus conceptos y un botón View & Record Payment. Facturación
RapidCents ayuda a servicios profesionales, contratistas y proveedores B2B a crear facturas con su marca.
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La pantalla de enlaces de pago de RapidCents con los enlaces creados, su monto, estado, número de clics y si ya se pagaron, junto a un teléfono con la página de marca que el cliente abre para pagar $2,500.00. Enlaces de pago
Su personal crea enlaces de pago con su marca para facturas, anticipos, saldos y donaciones.
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La terminal virtual de RapidCents: datos del pago, número de tarjeta, vencimiento y CVV ingresados a mano a la izquierda y, a la derecha, un resumen con el monto, la comisión de procesamiento estimada y un botón Process Payment. Terminal virtual
Con la terminal virtual, su personal autorizado ingresa pagos por correo o teléfono en un navegador seguro.
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La pantalla de pagos recurrentes de RapidCents con suscripciones activas, ingresos recurrentes mensuales, pagos fallidos y próximas renovaciones, sobre una lista de suscripciones con su plan, monto, frecuencia y próxima fecha de cobro. Pagos recurrentes
RapidCents gestiona suscripciones, renovaciones de membresía y pagos a plazos con reintentos automáticos.
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Alternativas de procesador de pagos a Clio: ¿qué cuenta paga comisiones y reembolsos?
La cuenta que paga las comisiones de tarjeta y los reembolsos depende de cómo cada proveedor configure su cuenta, así que obtenga la respuesta por escrito antes de elegir entre las alternativas de procesador de pagos a Clio. Haga las mismas preguntas a cada proveedor y compare las respuestas antes que los precios.
Pagos integrados frente a un procesador externo
Si su software de gestión del bufete incluye sus propios pagos, un solo proveedor responde todas las preguntas sobre comisiones, reembolsos y depósitos. Un procesador externo como RapidCents ofrece precios e informes separados, y RapidBridge asienta cada pago en la factura de Clio Manage, MyCase, PracticePanther, Smokeball o LEAP: usted conserva el control y un solo registro.
Cuatro preguntas para cada proveedor
Pregunte por escrito a cada proveedor qué cuenta recibe cada depósito, cuál paga las comisiones de tarjeta, cuál se debita por un reembolso y cuál por un contracargo. Pregunte qué referencia aparece en cada depósito y en el reporte exportado. Dé a todos la misma edición del software, el mismo país y la misma composición de tarjetas para que las respuestas sean comparables.
Nombre un responsable de la conciliación
Un pago recibido fuera de la ruta de RapidBridge, como un enlace enviado desde el panel, deja su factura abierta hasta que alguien lo registra. Nombre a una persona que registre cada uno de esos pagos en el caso el mismo día, por captura manual o por importación si el software la acepta. Revise cada semana las facturas abiertas contra el panel.
Un reembolso de $1,200 de un anticipo de $3,000
Imagine que el caso de un cliente se resuelve con $1,200 sin usar de un anticipo de $3,000. El bufete reembolsa $1,200 a la tarjeta con que se pagó, desde la cuenta acordada de antemano para reembolsos. El reembolso aparece en el reporte de transacciones junto al pago original, y el contador asienta la salida de $1,200 del libro contable del cliente el mismo día.
Cómo comparar las comisiones de procesamiento de pagos para bufetes de abogados
Las comisiones de procesamiento de pagos para bufetes de abogados dependen de su composición de tarjetas, su importe promedio por transacción y cómo se recibe cada tarjeta, así que compare cotizaciones con sus propios estados de cuenta, no con una tarifa publicitada. RapidCents cobra con intercambio más margen: el intercambio interbancario se traslada al costo, más el margen de RapidCents indicado en su tabla de tarifas, más cargos por equipo o servicios si aplican. Las condiciones son mes a mes, sin plazo fijo.
Qué mueve el intercambio en un bufete
Las redes de tarjetas fijan el intercambio, que varía según el tipo de tarjeta: una tarjeta de débito personal, una tarjeta de crédito premium y una tarjeta comercial corporativa están en categorías distintas. También varía según cómo se recibe la tarjeta. Una tarjeta acercada en recepción no se cotiza igual que una ingresada por teléfono o pagada con un enlace.
Por qué la composición de un bufete es distinta
La composición de un bufete suele ser unos pocos pagos grandes: anticipos, facturas a clientes empresariales y honorarios de consulta. Muchos se ingresan o se pagan en línea en lugar de acercar la tarjeta, y los clientes empresariales pueden pagar con tarjetas comerciales. Los planes de pagos y los honorarios mensuales añaden cargos recurrentes menores. Sus propios estados de cuenta, no un promedio del sector, muestran lo que paga.
Qué llevar a Fee Check
Lleve estados de cuenta de procesamiento recientes, el tamaño promedio de sus anticipos y facturas, cómo se reparten los pagos entre enlaces, teléfono y mostrador, y la cantidad de reembolsos y contracargos. Cargue un estado de cuenta en Fee Check, que muestra el intercambio por separado del margen. Pida a cada proveedor una cotización por escrito que detalle intercambio, margen, equipo y cargos por excepciones, con el país y la moneda.
Compatibilidad con Clio y flujo de datos de pago
RapidBridge funciona con Clio Manage, MyCase, PracticePanther, Smokeball y LEAP: un pago recibido con RapidCents se asienta en la factura que ya tiene abierta, sin cambiar su software. El flujo de datos de pago es el movimiento de registros de pagos, reembolsos, comisiones y liquidaciones entre RapidCents y su software de gestión del bufete; su representante de RapidCents lo configura con usted según su edición y su país.
Clio
Clio Manage es donde viven sus casos y facturas. RapidBridge recibe los pagos de RapidCents dentro de Clio sin modificarlo, así que un pago con tarjeta queda en la factura que ya tiene abierta. Su representante de RapidCents le guía en la configuración según su edición de Clio y su país.
MyCase
MyCase guarda sus casos y su facturación, y RapidBridge funciona con él. Un pago recibido por RapidCents se registra en la factura de MyCase, y su contador no tiene que volver a teclear los montos. Su representante de RapidCents le mostrará cómo encaja con su forma de facturar.
PracticePanther
PracticePanther gestiona la práctica del bufete con facturación, y RapidBridge funciona con él. Los pagos, reembolsos y transacciones liquidadas regresan a la factura del caso, y la conciliación parte de un registro limpio. Dígale a su representante de RapidCents qué edición usa, y le mostrará la configuración.
Smokeball
Smokeball guarda casos y facturación, y RapidBridge funciona con él. El número de caso y el número de factura acompañan a cada pago, lo que mantiene limpia la conciliación porque las referencias coinciden. Su representante de RapidCents repasará con usted los eventos de pago que regresan a su edición.
LEAP
LEAP es un software para la práctica jurídica, y RapidBridge funciona con él. Un pago, un reembolso y una liquidación quedan registrados donde su equipo ya trabaja. Dígale a su representante de RapidCents qué edición de LEAP usa, y le mostrará cómo se conecta.
Opciones de pago para bufetes de abogados en Estados Unidos
Los bufetes de abogados en Estados Unidos pueden aceptar tarjetas de crédito y débito, débito con PIN donde sea compatible y pagos bancarios ACH, con liquidación en dólares estadounidenses (USD). Además, cada colegio de abogados estatal fija sus propias reglas sobre depósitos con tarjeta en cuentas fiduciarias de clientes, así que revise las reglas de cada estado donde sus abogados tengan licencia antes de aceptarlos.
Tarjetas de crédito y débito
Las tarjetas de crédito Visa, Mastercard, American Express y Discover, y las tarjetas de débito, funcionan con enlaces de pago, facturas, la Terminal virtual y el mostrador. El débito con PIN funciona en la terminal donde sea compatible.
Pagos bancarios ACH
ACH puede convenir para una factura grande de un cliente empresarial o para honorarios mensuales de asesoría. Requiere la autorización por escrito del cliente sobre el monto y la fecha. Su representante de RapidCents configurará ACH en su cuenta cuando quiera ofrecerlo.
Liquidación en USD y reglas fiduciarias estatales
Los depósitos se liquidan en dólares estadounidenses. Cada colegio de abogados estatal fija sus reglas sobre cuentas fiduciarias, depósitos con tarjeta en ellas, quién paga las comisiones y cómo funcionan los reembolsos, así que un bufete con abogados con licencia en más de un estado revisa cada conjunto de reglas.
¿Cómo cambian de procesador los bufetes y conservan las referencias de caso?
Una vez aprobada su cuenta, cambiar de procesador consiste en enumerar todo lo que depende del anterior, probar un anticipo, un pago de factura y un reembolso en la cuenta nueva, y operar ambos hasta que los depósitos coincidan con los libros contables operativo y fiduciario. Las referencias de caso se conservan porque sus propios registros las guardan, no porque un procesador las traslade.
Haga el inventario antes de mudarse
Enumere cada tarjeta guardada y la autorización por escrito que la respalda, cada calendario recurrente como honorarios mensuales y planes de pagos, las facturas abiertas y los enlaces ya enviados, los reembolsos pendientes y el formato de referencia que usa. No suponga que las tarjetas guardadas se trasladan: ambos proveedores deben aceptar la transferencia, y los clientes podrían tener que autorizar de nuevo sus tarjetas.
Pruebe y luego opere ambos en paralelo
Antes de mover el tráfico real, haga una venta de prueba, un reembolso y un pago de anticipo en la cuenta nueva y rastree cada uno hasta su estado de cuenta bancario. Conserve el acceso a la cuenta anterior hasta que sus enlaces, reembolsos y disputas estén resueltos, porque una disputa puede llegar mucho después del pago al que se refiere.
Asigne referencias y concilie
Ponga el número de caso en el número de factura o en la descripción de cada pago para poder asociar un depósito. Exporte los reportes de transacciones y de liquidación de RapidCents a CSV o PDF y asocie cada depósito con el libro contable. Las transacciones liquidadas, las comisiones y los reembolsos pueden asignarse a QuickBooks Online o Xero para los libros operativos. El libro contable fiduciario permanece en su software de gestión del bufete.
Preguntas de pago de los bufetes de abogados
¿Cuál es el mejor procesador de pagos para bufetes de abogados?
El procesador de pagos adecuado para un bufete se ajusta a sus reglas de cuentas fiduciaria y operativa, funciona con su software de gestión y cobra con claridad según su composición real de pagos. Compare canales, comisiones según sus propios estados de cuenta, conexión con su software, soporte y conciliación, y pida a cada proveedor una cotización por escrito. Ningún procesador sirve para todos los bufetes; Fee Check muestra el intercambio por separado del margen en su estado de cuenta.
¿Cuánto cuesta el procesamiento de tarjetas de crédito para bufetes de abogados?
El procesamiento de tarjetas de crédito para bufetes no tiene un precio único: es el intercambio de cada transacción más el margen del procesador, más cualquier cargo por equipo o servicio. El intercambio depende del tipo de tarjeta y de cómo se recibe, así que una tarjeta comercial ingresada no se cotiza igual que una tarjeta de débito acercada. Con RapidCents, el intercambio se traslada al costo más el margen de su tabla de tarifas, mes a mes.
¿Puede Clio usar otro procesador de pagos?
Sí. RapidBridge funciona con Clio Manage: un pago recibido con RapidCents se asienta en la factura de Clio que ya tiene abierta, y usted conserva Clio como su software de gestión del bufete. Su representante de RapidCents le acompaña en la configuración de su edición. La contabilidad fiduciaria sigue donde está hoy.
¿Cómo pueden los bufetes cambiar de procesador sin perder el historial de pagos?
Los bufetes conservan el historial exportando los reportes de transacciones y de liquidación del procesador anterior antes de cerrarlo y guardando las referencias de caso y de factura en sus propios registros. Enumere tarjetas guardadas, autorizaciones de clientes, calendarios recurrentes, facturas abiertas y reembolsos, y luego pruebe una venta y un reembolso en la cuenta nueva. No suponga que las tarjetas guardadas se trasladan: ambos proveedores deben aceptar cualquier transferencia.
¿Qué opciones de pago puede ofrecer un bufete de abogados en Estados Unidos?
Un bufete de abogados en Estados Unidos puede aceptar tarjetas de crédito y débito, débito con PIN donde sea compatible y pagos bancarios ACH, con liquidación en USD. Los enlaces de pago, las facturas y la Terminal virtual reciben tarjetas. Su representante de RapidCents le explicará qué métodos se ajustan a su cuenta, y las reglas de su colegio de abogados estatal deciden si pueden usarse en depósitos fiduciarios.
¿Cómo separar las facturas operativas de los anticipos fiduciarios de los clientes?
Sepárelos en la solicitud y en la cuenta: envíe un enlace de depósito para el anticipo fiduciario y una factura con enlace de pago para honorarios devengados y gastos, y acuerde por escrito qué cuenta recibe cada uno. Ponga el número de caso en ambos y asiente cada pago en el libro contable correcto. RapidCents procesa los pagos; la contabilidad fiduciaria permanece en su software de gestión o de contabilidad fiduciaria.
¿Cómo recibir un pago con tarjeta para un anticipo?
Envíe un enlace de pago por SMS o correo electrónico, ingrese la tarjeta en la Terminal virtual durante una llamada o recíbala en una terminal de pago en recepción. Obtenga primero el acuerdo del cliente sobre el monto y la finalidad, y verifique que su regulador permite el depósito con tarjeta si es dinero fiduciario. Si la tarjeta es rechazada, no se cobra nada; envíe un enlace nuevo o pruebe otra tarjeta.
¿Cómo enviar a un cliente un enlace seguro para pagar una factura?
Cree la factura en Facturación de RapidCents, que adjunta un enlace de pago, y envíela al correo o teléfono que el cliente aprobó. El cliente paga en una página de pago en lugar de dictar o enviar por correo los datos de su tarjeta. Facturación sigue el estado desde el borrador hasta el pago, y luego su contador registra el pago con el número de factura en su sistema de facturación.
¿Cómo saber qué cuenta paga las comisiones de tarjeta y los reembolsos?
Pregunte a su representante de RapidCents y a su banco qué cuenta recibe los depósitos, de cuál salen las comisiones y cuál se debita por reembolsos y contracargos, y guarde las respuestas por escrito. Luego haga una pequeña venta de prueba y un reembolso, y rastree cada movimiento en sus estados de cuenta. Para dinero fiduciario de clientes, verifique el resultado con las reglas de su regulador antes del primer depósito real.
¿Cómo cambiar de proveedor de pagos conservando las referencias de caso?
Mantenga el número de caso en el número de factura o en la descripción de cada pago, y conserve en su propio sistema una lista maestra con número de caso, número de factura y referencia de pago. Exporte el historial del proveedor anterior antes de cerrarlo, pruebe un anticipo y una factura en la cuenta nueva, y luego concilie cada depósito con la lista maestra durante el primer mes.
¿Qué MCC se usa para bufetes de abogados?
El MCC 8111 se asocia comúnmente con bufetes de abogados y otros servicios jurídicos. RapidCents asigna la categoría de comerciante correcta durante la incorporación, según lo que su bufete realmente vende, así que describa cada servicio que cobra, incluso los que no son trabajo jurídico, como consultoría o preparación de documentos.
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Dé el siguiente paso
Revise los costos de procesamiento de su bufete
Cargue un estado de cuenta de procesamiento reciente en Fee Check para ver el intercambio separado del margen, y luego lleve su composición de anticipos, facturas y pagos telefónicos a una revisión de flujo con RapidCents.
- Sin compromiso
- Especialistas en pagos, no un centro de llamadas
- Carga segura del estado de cuenta
