Procesamiento de pagos para firmas contables, también en temporada de impuestos

El mejor procesador para una firma contable maneja su forma real de facturar a un costo total que usted puede verificar. RapidCents cubre la facturación recurrente con autorización del cliente, los enlaces de pago en facturas y los pagos telefónicos, y registra las comisiones y los reembolsos en QuickBooks Online y Xero. Al comparar servicios para comerciantes y elegir una cuenta de comerciante para firmas contables, revise esas tareas, el encaje con su software de gestión, si el intercambio se muestra separado del margen y quién ayuda cuando falla un cargo en temporada de impuestos. Luego compare cotizaciones por escrito basadas en sus propios estados de cuenta.

Para una firma contable, el costo del procesamiento de tarjetas de crédito depende de la composición de tarjetas de sus clientes y de cómo se cobra cada pago, así que una cotización honesta parte de sus estados de cuenta, no de una sola cifra. El intercambio interbancario lo fijan las redes de tarjetas y suele ser más alto para tarjetas empresariales y de recompensas y para transacciones sin tarjeta presente. RapidCents traslada el intercambio al costo y suma su margen según su Tabla de comisiones, más cargos por equipos o servicios si corresponde, mes a mes y sin plazo fijo. Cargue un estado de cuenta en Fee Check para ver el desglose.

Sí, su firma puede cobrar con otro procesador y llevar sus libros en QuickBooks Online, pero la forma en que el pago llega a cada factura depende de su edición y de la conexión. QuickBooks Online ofrece QuickBooks Payments, de Intuit, para pagar facturas en línea; con otro procesador, prevea que el cliente pague mediante un enlace en la factura o en el correo electrónico. RapidCents registra en QuickBooks Online las transacciones liquidadas, las comisiones y los reembolsos, y su representante de RapidCents le explicará cómo se registran los pagos en su edición.

Descargue su historial de transacciones y liquidaciones antes de que cierre la cuenta anterior, y migre las autorizaciones de pago de sus clientes de forma ordenada, no todas a la vez. Haga una lista de cada cliente recurrente, factura abierta, anticipo sin aplicar y reembolso pendiente, y prevea que los clientes vuelvan a ingresar sus tarjetas mediante un enlace seguro, salvo que ambos proveedores acuerden transferir los datos de tarjetas guardadas. Su libro contable conserva el historial registrado en cualquier caso. Cambie en un mes tranquilo, pruebe primero la cuenta nueva y mantenga la anterior abierta durante al menos un ciclo de facturación.

Una firma contable en Estados Unidos puede ofrecer tarjetas Visa, Mastercard, American Express y Discover en línea, en facturas y por teléfono, débito con PIN en una terminal donde se admita y pagos bancarios ACH para honorarios recurrentes, con liquidación en USD. Los cargos ACH requieren la autorización del cliente, y una tarjeta guardada solo se carga dentro del importe y el calendario que el cliente aceptó. Hable con su representante de RapidCents sobre los métodos que quiere antes de cambiar las condiciones de pago de sus cartas de compromiso.

Programe el honorario como cargo recurrente a una tarjeta o cuenta bancaria que el cliente haya autorizado, y deje que RapidCents lo cobre en la fecha acordada cada mes. La carta de compromiso fija el importe, la fecha de cobro, lo que cubre el honorario y cómo terminarlo. El cliente guarda un método de pago mediante un enlace seguro, Pagos recurrentes envía un aviso antes de cada cargo y un recibo después, y los cargos fallidos se reintentan automáticamente. RapidCents conserva el pago, el recibo y cualquier reembolso al método de pago original, y la conexión de RapidCents marca el mes como pagado en QuickBooks Online o Xero.

Envíe la factura con un enlace de pago de RapidCents cuando la declaración esté lista para revisión, y el cliente paga con tarjeta desde el correo electrónico o el mensaje de texto. Incluya en la referencia el número de cliente, el año fiscal y el tipo de declaración, para que el pago se concilie sin llamadas. Facturación muestra la factura como enviada, vista, pagada en parte o pagada, y puede enviar recordatorios antes y después de la fecha de vencimiento. Su carta de compromiso define si presenta la declaración antes o después del pago; el reembolso por un cambio de honorario vuelve a la tarjeta original.

Factúrelos por separado, con una factura única o un solo cargo, y deje sin cambios el importe recurrente mensual. Acuerde primero por escrito el alcance y el honorario, por ejemplo para una entidad adicional o la respuesta a una notificación de la autoridad fiscal. Envíe una factura con enlace de pago, o haga un solo cargo a la tarjeta guardada del cliente si su autorización cubre cargos únicos. Dé al cargo su propia referencia para que los reportes separen los trabajos adicionales de la base mensual, y reembólselo o ajústelo por separado si cambia el alcance.

Concilie cada depósito bancario con el reporte de liquidación que lo respalda y luego registre los pagos en las facturas de los clientes y las comisiones en una cuenta de gastos. El módulo Informes de RapidCents ofrece reportes de transacciones, de liquidación y de comisiones, exportables en CSV y PDF, y RapidCents registra las transacciones liquidadas, las comisiones y los reembolsos en QuickBooks Online y Xero. La referencia de cada pago lo vincula con el cliente y la factura. Concilie por fecha de liquidación y trate los reembolsos y contracargos como líneas propias.

Reduzca las facturas vencidas pasando los honorarios previsibles a facturación recurrente y enviando todas las demás facturas con un enlace de pago, para que el cliente pague en un solo paso. Facturación puede enviar recordatorios programados antes y después de la fecha de vencimiento y sigue cada factura desde enviada hasta pagada, así que su equipo solo da seguimiento a las excepciones. En temporada de impuestos, envíe el enlace con la copia para revisión, acepte pagos parciales cuando los clientes los necesiten y reciba pagos telefónicos en la Terminal virtual.

El código de categoría del comercio (MCC) que suele asociarse con las firmas contables es el 8931, servicios de contabilidad, auditoría y teneduría de libros. RapidCents asigna la categoría correcta durante el alta del comercio según lo que su negocio realmente ofrece, así que una firma que sobre todo prepara declaraciones de impuestos puede clasificarse de otra forma, por ejemplo con el MCC 7276 de servicios de preparación de impuestos. La categoría indica a las redes de tarjetas y a los emisores qué tipo de negocio tiene, así que describa sus servicios con precisión al presentar su solicitud.