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NouveauProtection contre les rétrofacturations et analyse des frais pour les commerçants à volume élevé. Obtenez une analyse des économies et un examen du traitement des litiges.Voir le fonctionnement
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Protection contre les rétrofacturations et analyse des frais

Voyez le fonctionnement : les commerçants à volume élevé obtiennent des preuves de litige, une lecture de l’interchange et la visibilité des économies.

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Analyse des frais

Traitement des paiements pour cabinets d’avocats, de la provision à la facture

Le traitement des paiements pour cabinets d'avocats consiste à accepter les cartes pour les provisions, factures et plans de paiement, sans mêler fiducie et exploitation. RapidCents offre les Liens de paiement et la Facturation, et RapidBridge fonctionne avec Clio Manage, MyCase, PracticePanther, Smokeball et LEAP. Le dépôt en fiducie par carte dépend de votre organisme de réglementation.

Le personnel d'un cabinet d'avocats accepte un paiement par carte sur un terminal RapidCents et suit les transactions
L'équipe d'un cabinet d'avocats accepte le paiement par carte d'un client sur un terminal RapidCents et suit chaque transaction dans le tableau de bord.
  • PCI DSS niveau 1
  • SOC 2 Type II
  • Toutes les grandes cartes : Visa, Mastercard, Amex, Discover, UnionPay, Diners Club et débit Interac
  • Interchange-plus disponible
  • Support canadien

Comment les cabinets d'avocats sont payés

Les cabinets d'avocats sont payés de cinq façons par carte: une provision après la lettre de mandat, un complément quand une provision permanente baisse, une facture pour honoraires gagnés et débours, une carte prise par téléphone ou à la réception, et un plan de paiement ou des honoraires mensuels de conseiller. Votre associé directeur ou votre administrateur juridique doit lier chacun à un numéro de dossier et à l'argent en fiducie ou d'exploitation.

  • Provision à l'ouverture du mandat

    Un nouveau client verse une provision après avoir signé la lettre de mandat. L'adjoint juridique envoie un lien de paiement et le client paie par carte. Si la carte est refusée, l'adjoint envoie un nouveau lien. Le teneur de livres reçoit le relevé du paiement pour l'inscrire au grand livre du client.

  • Complément d'une provision permanente

    Une provision permanente est regarnie dès que son solde passe sous un seuil convenu. Le personnel suit le solde dans le logiciel de gestion de cabinet, puis envoie un nouveau lien ou saisit la carte par téléphone. Une carte enregistrée n'est débitée automatiquement qu'avec l'autorisation écrite du client sur le montant, le moment et l'annulation.

  • Factures d'honoraires gagnés et de débours

    Un client règle une facture d'honoraires gagnés, de frais de dépôt ou de rapports d'experts. Les liens de paiement pour factures d'avocats partent de Facturation par courriel ou texto, et Facturation suit chaque facture du brouillon jusqu'au paiement. Si le client paie en partie, un second lien encaisse le solde.

  • Paiements par carte par téléphone et à la réception

    Un client appelle avec sa carte, ou paie des frais de consultation à la réception. Le personnel autorisé saisit le paiement dans le Terminal virtuel ou le prend sur un terminal de paiement. Si la vérification de l'adresse ou du code de sécurité échoue, le client corrige ses données ou utilise une autre carte. La finance voit chaque paiement dans le rapport des transactions.

  • Plans de paiement et honoraires mensuels de conseiller

    Un client d'affaires paie des honoraires mensuels de conseiller juridique général, ou un particulier règle ses honoraires par versements. Paiements récurrents applique l'échéancier avec un avis avant chaque prélèvement et des reprises automatiques après un refus. C'est un échéancier de recouvrement convenu avec le client, pas du financement.

Comment fonctionne le paiement des provisions d'un cabinet d'avocats?

Le paiement des provisions d'un cabinet d'avocats commence par une lettre de mandat signée et un lien de paiement pour le montant de la provision. Il se termine quand le tableau de bord affiche le paiement comme payé et que votre teneur de livres l'inscrit au grand livre du client. Les paiements du compte d'exploitation et du compte en fiducie ne devraient pas partager un même lien: envoyez les provisions comme liens de dépôt et les honoraires gagnés comme factures.

  • Le déroulement de la demande de provision

    Une fois la lettre de mandat signée, un adjoint juridique crée un lien de paiement pour la provision et l'envoie par courriel, texto ou code QR. Contrats et signatures électroniques peut envoyer la lettre, recueillir la signature et prendre le dépôt. Le dossier s'ouvre quand le tableau de bord affiche le paiement comme payé.

  • Ce qu'il faut configurer d'abord

    Indiquez dans la lettre de mandat le montant de la provision, son objet et si elle est détenue en fiducie ou acquise à la réception; votre convention d'honoraires et votre organisme de réglementation en décident, pas le paiement. Demandez quelle adresse courriel ou quel numéro peut recevoir le lien, car certains dossiers de famille ou criminels exigent un canal privé. Fixez une date d'expiration au lien.

  • Quand le paiement échoue ou que le client se retire

    Une carte refusée n'encaisse rien: envoyez un nouveau lien ou prenez une autre carte. Remboursez la provision sur la carte utilisée si le client se retire avant le début du travail. Si le client conteste le débit, Litiges et Protection contre les rétrofacturations couvre les alertes, la preuve et les délais; consultez votre conseiller en déontologie avant de partager plus que la lettre de mandat et la facture.

  • Une provision de 5 000 $, carte refusée une fois

    Prenons un cabinet de droit de la famille de deux avocats qui envoie un lien pour une provision de 5 000 $ le mardi. La première carte du client est refusée, donc l'adjoint envoie un nouveau lien. Comme la convention d'honoraires place la provision en fiducie, l'administrateur inscrit 5 000 $ au grand livre en fiducie du client dès que le paiement s'affiche comme payé, et le dossier s'ouvre.

Comment fonctionnent les paiements par carte au compte en fiducie?

Les paiements par carte au compte en fiducie ne fonctionnent que là où votre organisme de réglementation permet les dépôts par carte en fiducie et où le traitement des frais, des remboursements et des rétrofacturations respecte ses règles. RapidCents prend le paiement par lien, par terminal ou par Terminal virtuel; votre compte en fiducie, votre grand livre en fiducie et les règles de l'organisme décident où l'argent peut se trouver.

  • Trois façons de prendre la carte

    Le personnel autorisé peut envoyer un lien de paiement, saisir la carte dans le Terminal virtuel pendant un appel (AVS, CVV et 3-D Secure s'il y a lieu) ou la prendre sur un terminal de paiement à la réception. Obtenez d'abord l'accord du client sur le montant et l'objet. Les permissions par rôle limitent l'accès au Terminal virtuel, et le journal d'audit en consigne l'utilisation.

  • Réglez les règles avant le premier dépôt

    Les organismes diffèrent sur la possibilité d'un dépôt par carte en fiducie, le compte qui peut le recevoir, celui qui peut payer les frais de carte et celui qui peut être débité pour un remboursement ou une rétrofacturation. Renseignez-vous auprès de votre organisme, puis parlez à votre représentant RapidCents, qui vous présentera les arrangements que nous mettons en place à l'intégration. Traiter une carte ne rend pas un dépôt conforme, et RapidCents n'est ni votre compte en fiducie, ni votre grand livre en fiducie, ni un avis juridique.

  • Séparez le relevé de carte du grand livre

    Rapports de RapidCents énumère chaque paiement, remboursement et frais dans des rapports des transactions, de règlement et des frais exportables en CSV ou en PDF. Votre teneur de livres inscrit chaque paiement au grand livre du client dans votre logiciel de gestion ou de comptabilité en fiducie et effectue chaque mois le rapprochement du relevé bancaire. Le relevé de carte prouve le paiement; il ne remplace pas le grand livre en fiducie.

  • Un complément de provision de 1 500 $ par téléphone

    Prenons un client qui appelle pour compléter une provision de 1 500 $. L'adjoint juridique ouvre le Terminal virtuel, saisit la carte avec son adresse de facturation et son code de sécurité, et joint le reçu au dossier. Si l'une des vérifications échoue, le client corrige ses données ou utilise une autre carte. Là où les dépôts par carte en fiducie sont permis, le teneur de livres inscrit 1 500 $ au grand livre en fiducie du client.

Produits RapidCents pour cabinets d'avocats

Liens de paiement encaisse provisions et soldes. Facturation envoie des factures à votre image avec des liens de paiement et suit l'état du brouillon jusqu'au paiement. Le Terminal virtuel prend les paiements par carte par téléphone avec vérifications AVS et CVV. Paiements récurrents applique les échéanciers de versements et les honoraires mensuels. Rapports donne à votre teneur de livres les rapports des transactions, de règlement et des frais.

Alternatives de processeur de paiement à Clio: quel compte paie les frais et les remboursements?

Le compte qui paie les frais de carte et les remboursements dépend de la façon dont chaque fournisseur configure votre compte; obtenez la réponse par écrit avant de choisir parmi les alternatives de processeur de paiement à Clio. Posez les mêmes questions à chaque fournisseur et comparez les réponses avant les prix.

  • Paiements intégrés ou processeur externe

    Si votre logiciel de gestion de cabinet intègre ses propres paiements, un seul fournisseur répond à toutes les questions sur les frais, les remboursements et les dépôts. Un processeur externe comme RapidCents offre une tarification et des rapports distincts, et RapidBridge inscrit chaque paiement à la facture dans Clio Manage, MyCase, PracticePanther, Smokeball ou LEAP: vous gardez le contrôle et un registre unique.

  • Quatre questions pour chaque fournisseur

    Demandez par écrit à chaque fournisseur quel compte reçoit chaque dépôt, lequel paie les frais de carte, lequel est débité pour un remboursement et lequel l'est pour une rétrofacturation. Demandez quelle référence figure sur chaque dépôt et dans le rapport exporté. Donnez à tous la même édition du logiciel, le même pays et la même répartition des cartes utilisées pour que les réponses se comparent.

  • Nommez un responsable du rapprochement

    Un paiement pris hors de la voie RapidBridge, comme un lien envoyé depuis le tableau de bord, laisse sa facture ouverte tant que personne ne l'inscrit. Nommez une personne qui inscrit chacun de ces paiements au dossier le jour même, par saisie manuelle ou par importation si le logiciel en accepte une. Vérifiez chaque semaine les factures ouvertes avec le tableau de bord.

  • Un remboursement de 1 200 $ sur une provision de 3 000 $

    Prenons le dossier d'un client qui se règle avec 1 200 $ non utilisés d'une provision de 3 000 $. Le cabinet rembourse 1 200 $ sur la carte utilisée, à partir du compte convenu d'avance pour les remboursements. Le remboursement figure dans le rapport des transactions à côté du paiement initial, et le teneur de livres inscrit la sortie de 1 200 $ au grand livre du client le jour même.

Comment comparer les frais de traitement des paiements pour cabinets d'avocats

Les frais de traitement des paiements pour cabinets d'avocats dépendent de votre répartition des cartes utilisées, de votre montant moyen par transaction et de la façon dont chaque carte est prise; comparez donc les offres à partir de vos propres relevés, pas d'un taux annoncé. RapidCents applique la tarification interchange plus: l'interchange est facturé au coût, plus la marge RapidCents indiquée dans votre grille tarifaire, plus des frais d'équipement ou de services s'il y a lieu. Les conditions sont mensuelles, sans durée déterminée.

  • Ce qui fait varier l'interchange pour un cabinet

    Les réseaux de cartes fixent l'interchange, qui varie selon le type de carte: une carte de débit de consommateur, une carte de crédit privilège et une carte commerciale d'entreprise relèvent de catégories différentes. Il varie aussi selon la façon de prendre la carte. Une carte tapée à la réception n'est pas tarifée comme une carte saisie au téléphone ou payée par un lien.

  • Pourquoi la répartition d'un cabinet est différente

    La répartition d'un cabinet se compose souvent de quelques gros paiements: provisions, factures à des clients d'affaires et frais de consultation. Beaucoup sont saisis ou payés en ligne plutôt que tapés, et les clients d'affaires peuvent payer avec des cartes commerciales. Les plans de paiement et les honoraires mensuels ajoutent de plus petits prélèvements récurrents. Vos propres relevés, pas une moyenne du secteur, montrent ce que vous payez.

  • Quoi apporter à Fee Check

    Apportez vos récents relevés de traitement des paiements, le montant moyen de vos provisions et factures, la répartition des paiements entre liens, téléphone et comptoir, ainsi que le nombre de remboursements et de rétrofacturations. Téléversez un relevé dans Fee Check, qui montre l'interchange séparément de la marge. Demandez à chaque fournisseur une offre écrite qui détaille interchange, marge, équipement et frais d'exception, avec le pays et la devise.

Compatibilité avec Clio et flux des données de paiement

RapidBridge fonctionne avec Clio Manage, MyCase, PracticePanther, Smokeball et LEAP: un paiement pris avec RapidCents s'inscrit à la facture que vous avez déjà ouverte, sans changer votre logiciel. Le flux des données de paiement désigne le déplacement des relevés de paiements, remboursements, frais et règlements entre RapidCents et votre logiciel de gestion de cabinet; votre représentant RapidCents le met en place avec vous selon votre édition et votre pays.

  • Clio

    Clio Manage est l'endroit où se trouvent vos dossiers et vos factures. RapidBridge prend les paiements RapidCents à l'intérieur sans modifier Clio, donc un paiement par carte s'inscrit à la facture que vous avez déjà ouverte. Votre représentant RapidCents vous guide dans la configuration selon votre édition de Clio et votre pays.

  • MyCase

    MyCase contient vos dossiers et votre facturation, et RapidBridge fonctionne avec lui. Un paiement reçu par RapidCents s'inscrit à la facture MyCase, et votre teneur de livres n'a pas à ressaisir les montants. Votre représentant RapidCents vous montrera comment l'ensemble s'adapte à votre façon de facturer.

  • PracticePanther

    PracticePanther gère la pratique du cabinet avec la facturation, et RapidBridge fonctionne avec lui. Les paiements, remboursements et transactions réglées retournent à la facture du dossier, et le rapprochement part d'un registre propre. Dites à votre représentant RapidCents quelle édition vous utilisez, et il vous montrera la configuration.

  • Smokeball

    Smokeball conserve les dossiers et la facturation, et RapidBridge fonctionne avec lui. Le numéro de dossier et le numéro de facture suivent chaque paiement, ce qui garde le rapprochement propre, car les références concordent. Votre représentant RapidCents passera en revue les événements de paiement qui reviennent dans votre édition.

  • LEAP

    LEAP est un logiciel de pratique juridique, et RapidBridge fonctionne avec lui. Un paiement, un remboursement et un règlement s'inscrivent là où votre équipe travaille déjà. Dites à votre représentant RapidCents quelle édition de LEAP vous utilisez, et il vous montrera comment la connexion se fait.

Modes de paiement pour cabinets d'avocats au Canada

Les cabinets d'avocats au Canada peuvent accepter les cartes de crédit, le Débit Interac au terminal, ainsi que les EFT ou le débit préautorisé (DPA) pour les paiements bancaires, avec règlement en dollars canadiens. Chaque barreau fixe aussi ses propres règles sur les dépôts en fiducie par carte; vérifiez donc celles de la province où vous exercez avant de les accepter.

  • Cartes et Débit Interac

    Les cartes de crédit comme Visa et Mastercard fonctionnent par liens de paiement, factures, Terminal virtuel et comptoir. Le Débit Interac se prend par puce et NIP ou sans contact sur un terminal RapidCents, ce qui convient à des frais de consultation payés à la réception.

  • EFT et débit préautorisé (DPA)

    Les paiements bancaires par EFT ou DPA peuvent convenir à une grosse facture d'un client d'affaires ou à des honoraires mensuels de conseiller. Un DPA exige l'autorisation écrite du client sur le montant et le moment. Votre représentant RapidCents configurera les paiements bancaires sur votre compte quand vous voudrez les offrir.

  • Règlement en dollars canadiens, TPS/TVH et règles de la fiducie

    Les dépôts sont réglés en dollars canadiens. Les factures et reçus peuvent indiquer la TPS ou la TVH lorsque votre cabinet les applique aux honoraires, et votre comptable confirme comment. Chaque barreau fixe ses propres règles sur les comptes en fiducie, y compris la permission des dépôts par carte; vérifiez les vôtres.

Comment les cabinets changent-ils de processeur en gardant les références de dossier?

Une fois votre compte approuvé, changer de processeur consiste à dresser la liste de tout ce qui dépend de l'ancien, à tester une provision, un paiement de facture et un remboursement sur le nouveau compte, puis à faire fonctionner les deux jusqu'à ce que les dépôts concordent avec les grands livres d'exploitation et en fiducie. Les références de dossier se conservent parce que vos propres registres les contiennent, non parce qu'un processeur les transfère.

  • Dressez l'inventaire avant de migrer

    Listez chaque carte enregistrée et l'autorisation écrite qui la soutient, chaque échéancier récurrent comme les honoraires mensuels et les plans de paiement, les factures ouvertes et les liens déjà envoyés, les remboursements en attente et le format de référence utilisé. Ne présumez pas que les cartes enregistrées se transfèrent: les deux fournisseurs doivent y consentir, et les clients pourraient devoir autoriser de nouveau leur carte.

  • Testez, puis faites fonctionner les deux en parallèle

    Avant de déplacer le trafic réel, faites une vente test, un remboursement et un paiement de provision sur le nouveau compte et retracez chacun jusqu'à votre relevé bancaire. Gardez l'accès à l'ancien compte jusqu'à ce que ses liens, remboursements et contestations de paiement soient réglés, car une contestation peut survenir longtemps après le paiement visé.

  • Associez les références et faites le rapprochement

    Inscrivez le numéro de dossier dans le numéro de facture ou la description de chaque paiement pour pouvoir associer un dépôt. Exportez les rapports des transactions et de règlement de RapidCents en CSV ou en PDF et associez chaque dépôt au grand livre. Les transactions réglées, les frais et les remboursements peuvent être associés à QuickBooks Online ou à Xero pour les livres d'exploitation. Le grand livre en fiducie reste dans votre logiciel de gestion de cabinet.

Questions de paiement des cabinets d'avocats

Quel est le meilleur processeur de paiement pour les cabinets d'avocats?

Le bon processeur de paiement pour un cabinet respecte vos règles de comptes en fiducie et d'exploitation, fonctionne avec votre logiciel de gestion de cabinet et tarifie clairement selon votre répartition réelle des paiements. Comparez les canaux, les frais d'après vos propres relevés, le lien avec vos logiciels, le soutien et le rapprochement, et demandez à chaque fournisseur une offre écrite. Aucun processeur ne convient à tous les cabinets; Fee Check montre l'interchange séparément de la marge sur votre relevé.

Combien coûte le traitement des paiements par carte de crédit pour les cabinets d'avocats?

Le traitement des paiements par carte de crédit pour les cabinets n'a pas de prix unique: c'est l'interchange de chaque transaction plus la marge du processeur, plus d'éventuels frais d'équipement ou de services. L'interchange dépend du type de carte et de la façon de la prendre; une carte commerciale saisie n'est donc pas tarifée comme une carte de débit tapée. Avec RapidCents, l'interchange est facturé au coût plus la marge de votre grille tarifaire, sans durée déterminée.

Clio peut-il utiliser un autre processeur de paiement?

Oui. RapidBridge fonctionne avec Clio Manage: un paiement pris avec RapidCents s'inscrit à la facture Clio que vous avez déjà ouverte, et vous gardez Clio comme logiciel de gestion de cabinet. Votre représentant RapidCents vous accompagne dans la configuration de votre édition. La comptabilité en fiducie reste là où elle est aujourd'hui.

Comment un cabinet peut-il changer de processeur sans perdre l'historique des paiements?

Les cabinets conservent l'historique en exportant les rapports des transactions et de règlement de l'ancien processeur avant de le fermer et en gardant les références de dossier et de facture dans leurs propres registres. Listez les cartes enregistrées, les autorisations des clients, les échéanciers récurrents, les factures ouvertes et les remboursements, puis testez une vente et un remboursement sur le nouveau compte. Ne présumez pas que les cartes enregistrées se transfèrent: les deux fournisseurs doivent y consentir.

Quels modes de paiement un cabinet d'avocats au Canada peut-il offrir?

Un cabinet d'avocats au Canada peut accepter les cartes de crédit, le Débit Interac au terminal, ainsi que les EFT ou le débit préautorisé pour les paiements bancaires, avec règlement en dollars canadiens. Les liens de paiement, les factures et le Terminal virtuel prennent les cartes. Votre représentant RapidCents vous présente les modes qui conviennent à votre compte, et les règles de votre barreau décident s'ils peuvent servir aux dépôts en fiducie.

Comment séparer les factures d'exploitation des provisions en fiducie des clients?

Séparez-les à la demande et au compte: envoyez un lien de dépôt pour la provision en fiducie et une facture avec lien de paiement pour les honoraires gagnés et les débours, et convenez par écrit du compte qui reçoit chacun. Inscrivez le numéro de dossier sur les deux et associez chaque paiement au bon grand livre. RapidCents traite les paiements; la comptabilité en fiducie reste dans votre logiciel de gestion ou de comptabilité en fiducie.

Comment prendre un paiement par carte pour une provision?

Envoyez un lien de paiement par texto ou courriel, saisissez la carte dans le Terminal virtuel pendant un appel ou prenez-la sur un terminal de paiement à la réception. Obtenez d'abord l'accord du client sur le montant et l'objet, et vérifiez que votre organisme de réglementation permet le dépôt par carte s'il s'agit d'argent en fiducie. Si la carte est refusée, rien n'est encaissé; envoyez un nouveau lien ou essayez une autre carte.

Comment envoyer à un client un lien de paiement sécurisé pour une facture?

Créez la facture dans Facturation de RapidCents, qui joint un lien de paiement, puis envoyez-la à l'adresse courriel ou au numéro approuvé par le client. Le client paie sur une page de paiement au lieu de dicter ou d'envoyer ses données de carte. Facturation suit l'état du brouillon jusqu'au paiement, puis votre teneur de livres inscrit le paiement au numéro de facture dans votre système de facturation.

Comment savoir quel compte paie les frais de carte et les remboursements?

Demandez à votre représentant RapidCents et à votre banque quel compte reçoit les dépôts, de quel compte viennent les frais et quel compte est débité pour les remboursements et les rétrofacturations, et gardez les réponses par écrit. Faites ensuite une petite vente test et un remboursement, puis retracez chaque mouvement sur vos relevés. Pour l'argent en fiducie, vérifiez le résultat selon les règles de votre organisme avant le premier dépôt réel.

Comment changer de fournisseur de paiement en gardant les références de dossier?

Gardez le numéro de dossier dans le numéro de facture ou la description de chaque paiement, et tenez dans votre système une liste maîtresse du numéro de dossier, du numéro de facture et de la référence de paiement. Exportez l'historique de l'ancien fournisseur avant de le fermer, testez une provision et une facture sur le nouveau compte, puis rapprochez chaque dépôt de la liste maîtresse durant le premier mois.

Quel MCC s'applique aux cabinets d'avocats?

Le MCC 8111 est couramment associé aux cabinets d'avocats et aux autres services juridiques. RapidCents attribue la bonne catégorie de commerçant à l'intégration, selon ce que votre cabinet vend réellement; décrivez donc chaque service facturé, y compris ceux qui ne sont pas du travail juridique, comme la consultation ou la préparation de documents.

Secteurs aux flux de paiement semblables

Les cabinets comptables, les services professionnels et la gestion immobilière encaissent aussi des paiements à l'avance, facturent par mandat ou par dossier et ont besoin d'une référence claire sur chaque paiement. Leurs flux reposent sur les mêmes liens de paiement, la même facturation et les mêmes rapports.

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Téléversez un relevé de traitement des paiements récent dans Fee Check pour voir l'interchange séparé de la marge, puis apportez votre répartition de provisions, de factures et de paiements par téléphone à un examen de flux avec RapidCents.

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