Procesamiento de pagos para agencias de marketing: retainers y proyectos

El mejor procesador es el que se ajusta a su flujo de trabajo, así que compare con ese criterio. Revise cómo maneja retainers, facturas por hito y gastos reembolsados, el costo total con su composición real de tarjetas, el ajuste con su software, el soporte y la conciliación. Pida a cada proveedor una cotización detallada por escrito. Nosotros le mostramos el flujo y le entregamos una cotización escrita para su agencia.

El costo depende de su composición de tarjetas, del tamaño de las facturas y de los canales, por lo que no hay una cifra única. Fijamos el precio de cada cuenta con intercambio más margen: intercambio al costo, su margen de RapidCents en su programa de tarifas y cuotas por equipo o servicios, si aplican. Mes a mes, sin plazo fijo. Ejecute Fee Check con un estado de cuenta para ver el intercambio separado del margen.

Sí. RapidBridge funciona con Harvest: sus clientes pueden pagar una factura de Harvest con tarjeta a través de RapidCents mientras su equipo sigue trabajando en Harvest. Con Productive, Scoro y otras herramientas, RapidCents se integra con muchas plataformas importantes mediante APPIE y RapidBridge. La mejor opción depende de su proveedor y de su versión; su representante de RapidCents le explicará los detalles.

Antes de mover, liste las tarjetas guardadas y sus autorizaciones, los calendarios de retainers, las facturas abiertas, los reembolsos y las referencias de proyecto. Conserve los reportes y exportaciones del procesador anterior. Pruebe una venta, un reembolso y un depósito en el nuevo y luego opere ambos en paralelo. El traslado de tarjetas depende de ambos proveedores; si no es posible, pida a los clientes una nueva autorización.

Una agencia de marketing en Estados Unidos normalmente puede ofrecer tarjetas de crédito y débito, débito con PIN donde se admita, y pagos bancarios ACH, con liquidación en dólares estadounidenses (USD). Los cargos ACH requieren la autorización del cliente. Su representante de RapidCents ajustará los métodos a la forma en que su agencia factura.

Guarde la tarjeta autorizada del cliente en un perfil de cliente y programe el cargo con Pagos recurrentes. Acuerde primero por escrito el monto, la fecha y las condiciones de cancelación. Si un cargo falla, se ejecutan reintentos y avisos, y el servicio de actualización de tarjetas puede renovar la tarjeta. Finanzas concilia luego cada cargo liquidado con la cuenta del cliente.

Envíe cada uno como una factura o un enlace de pago distinto, con una referencia de proyecto, aparte del retainer. Los hitos se facturan cuando el cliente da el visto bueno a una fase, y los reembolsos salen con la factura del proveedor adjunta. Si el cliente disputa una línea, las demás permanecen liquidadas.

Envíe un enlace de pago por correo electrónico o mensaje de texto por el depósito acordado, o adjúntelo a una factura o a un alcance de trabajo firmado. El cliente paga desde cualquier dispositivo y el depósito queda registrado en el proyecto. Fije las condiciones de reembolso en el alcance de trabajo, porque una filmación o un sprint cancelado puede requerir un reembolso parcial.

Incluya el cliente, el código del proyecto y el número de orden de compra en cada factura o enlace de pago. Esa referencia acompaña al pago en Informes, y finanzas puede relacionar un depósito liquidado con un trabajo. Su software operativo sigue siendo el registro del proyecto y su software contable lleva el libro contable.

Compare el costo total de cada uno con el tamaño habitual de sus retainers, la preferencia del cliente, la autorización requerida y el manejo de fallas. El pago con tarjeta confirma más rápido y da al cliente una vía de disputa, mientras que el pago bancario conviene para un monto grande y predecible. Obtenga la autorización escrita del cliente antes de cualquier cargo bancario.

El MCC 7311 se asocia comúnmente con servicios de publicidad y agencias. Su contacto de incorporación define la categoría de comercio correcta según lo que su agencia realmente vende. Si además revende medios, impresión o software, dígaselo para que el negocio se describa con precisión.