Traitement des paiements pour agences de marketing: mandats et projets

Le meilleur processeur est celui qui s'adapte à votre flux de travail, alors comparez en fonction de lui. Regardez la gestion des mandats, des factures par étape et des dépenses refacturées, le coût total selon votre répartition réelle des cartes, l'adéquation avec vos logiciels, le soutien et le rapprochement. Demandez à chaque fournisseur une soumission détaillée par écrit. Nous vous présentons le parcours et vous remettons une soumission écrite pour votre agence.

Le coût dépend de votre répartition des cartes, du montant des factures et des canaux, donc aucun chiffre unique ne s'applique. Nous tarifons chaque compte à l'interchange plus: interchange au coût, votre majoration RapidCents inscrite à votre barème de frais, et frais d'équipement ou de services, le cas échéant. Mensuel, sans durée fixe. Lancez Fee Check sur un relevé pour voir l'interchange séparé de la majoration.

Oui. RapidBridge fonctionne avec Harvest: vos clients peuvent payer une facture Harvest par carte avec RapidCents pendant que votre équipe continue de travailler dans Harvest. Pour Productive, Scoro et d'autres outils, RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes grâce à APPIE et à RapidBridge. La meilleure option dépend de votre fournisseur et de votre version; votre représentant RapidCents vous guidera.

Avant de bouger, listez les cartes enregistrées et leurs autorisations, les calendriers de mandats, les factures ouvertes, les remboursements et les références de projet. Conservez les rapports et exportations de l'ancien processeur. Testez une vente, un remboursement et un acompte sur le nouveau, puis faites rouler les deux en parallèle. Le transfert des cartes dépend des deux fournisseurs; s'il est impossible, redemandez l'autorisation aux clients.

Une agence de marketing au Canada peut généralement offrir les cartes de crédit, le débit Interac quand un client paie en personne, et l'EFT ou le débit préautorisé pour les paiements bancaires, avec un règlement en dollars canadiens (CAD). Le débit préautorisé exige l'autorisation signée du client. Votre représentant RapidCents adaptera les modes à la façon dont votre agence facture.

Enregistrez la carte autorisée du client dans une fiche client et planifiez le prélèvement avec Paiements récurrents. Convenez d'abord par écrit du montant, de la date et des conditions d'annulation. Si un prélèvement échoue, des relances et des avis s'exécutent, et le service de mise à jour des cartes enregistrées peut actualiser la carte. Les finances rapprochent ensuite chaque prélèvement réglé du compte du client.

Envoyez chacune sous forme de facture ou de lien de paiement distinct, avec une référence de projet, à part du mandat. Les étapes sont facturées quand le client valide une phase, et les refacturations partent avec la facture du fournisseur en pièce jointe. Si une ligne est contestée, les autres demeurent réglées.

Envoyez un lien de paiement par courriel ou texto pour l'acompte convenu, ou joignez-le à une facture ou à un énoncé de travaux signé. Le client paie sur n'importe quel appareil, et l'acompte est inscrit au projet. Fixez les conditions de remboursement dans l'énoncé de travaux, car un tournage ou un sprint annulé peut exiger un remboursement partiel.

Inscrivez le client, le code du projet et le numéro de bon de commande sur chaque facture ou lien de paiement. Cette référence suit le paiement dans Rapports, et les finances peuvent associer un dépôt réglé à un mandat. Votre logiciel de gestion demeure le registre du projet, et votre logiciel comptable tient le grand livre.

Comparez le coût total de chacun au montant habituel de vos mandats, la préférence du client, l'autorisation requise et la gestion des échecs. Le paiement par carte confirme plus vite et offre au client un recours en cas de contestation, tandis que le paiement bancaire convient à un montant élevé et prévisible. Obtenez l'autorisation écrite du client avant tout prélèvement bancaire.

Le MCC 7311 est couramment associé aux services de publicité et aux agences. Votre contact à l'intégration établit la bonne catégorie de commerçant selon ce que votre agence vend réellement. Si vous revendez aussi des médias, de l'impression ou des logiciels, dites-le-lui pour que l'entreprise soit décrite avec exactitude.