Skip to main content
NuevoProtección contra contracargos y análisis de comisiones para comercios de alto volumen. Obtenga un análisis de ahorro y una revisión de la gestión de disputas.Ver cómo funciona
Detalles

Protección contra contracargos y optimización de comisiones

Vea cómo funciona: los comerciantes de alto volumen reciben evidencia de disputas automatizada, optimización de intercambio interbancario y visibilidad de ahorros en tiempo real.

Ver cómo funciona
Análisis de comisiones

Procesamiento de pagos para consultorios de terapia y consejería

El procesamiento de pagos para consultorios de terapia abarca terminales en el consultorio, enlaces de pago tras una sesión virtual y pagos telefónicos. Usted cobra a cada cliente su monto escalonado, ejecuta pagos semanales con tarjeta autorizada y aplica cargos por no presentarse solo con consentimiento previo. RapidCents se adapta al software que usted ya usa.

Administradora de consultorio de consejería revisando pagos de sesiones en el panel de RapidCents junto a una terminal
En la recepción, la administradora del consultorio concilia los pagos de sesiones con las cuentas de los clientes.
  • PCI DSS nivel 1
  • SOC 2 Tipo II
  • Todas las tarjetas principales: Visa, Mastercard, Amex, Discover, UnionPay, Diners Club y débito con PIN
  • Precios de intercambio más margen
  • Incorporación con apoyo de especialistas

Cómo cobran los consultorios de consejería

Los consultorios de consejería cobran por sesión, casi siempre cada semana o cada dos semanas, y el monto puede variar de un cliente a otro. Cuatro tareas de pago cubren casi todo: tarifas escalonadas, cargos recurrentes, sesiones a distancia y cargos por no presentarse con consentimiento.

  • Tarifas de sesión escalonadas

    El cliente paga la tarifa acordada en la admisión, que puede ser menor que la tarifa completa. El personal cobra ese monto en la terminal o con un enlace de pago después de la sesión. Finanzas ve el monto acordado en el recibo y en el perfil del cliente.

  • Pagos recurrentes semanales

    Un cliente que asiste con ritmo fijo autoriza una tarjeta guardada. El consultorio cobra cada sesión en su fecha, con el monto propio de ese cliente. Los rechazos se reintentan o se marcan, y el recibo indica la fecha de la sesión para la conciliación.

  • Pagos de sesiones a distancia

    Después de una sesión por video o por teléfono, el cliente paga con un enlace de pago enviado por mensaje de texto o correo electrónico. El personal también puede ingresar una tarjeta en la terminal virtual cuando el cliente la dicta por teléfono. Cada pago queda ligado a la cuenta del cliente.

  • Cargos por no presentarse y cancelación tardía

    El cliente acepta una política de cancelación y una tarjeta guardada antes de la primera sesión. Si falta, el personal cobra solo el cargo acordado, envía un recibo y conserva la política firmada por si el cliente disputa el cobro.

¿Cómo manejar las tarifas de sesión escalonadas?

Cobre a cada cliente el monto acordado en la admisión, regístrelo en su perfil y cóbrelo en la terminal o con un enlace de pago. La facturación escalonada funciona cuando la tarifa acordada se escribe una sola vez y cada cobro y cada recibo coinciden con ella.

  • Cómo se realiza el cobro

    Un cliente acuerda una tarifa reducida en la admisión. El personal guarda el monto y la tarjeta, con la autorización del cliente, en un perfil de cliente. Después de cada sesión, la recepción cobra ese monto y el cliente recibe un recibo con la misma cifra.

  • Qué configurar primero

    Escriba la tarifa acordada, la fecha de revisión y la autorización para guardar una tarjeta en los documentos de admisión. Limite quién puede editar el monto de un cliente, para que cualquier cambio de escala sea una decisión deliberada y con registro.

  • Cuando cambia la situación del cliente

    Las tarifas cambian cuando cambia la situación del cliente, y un cliente puede pagar parte de la sesión con tarjeta y el resto de otra forma. Reembolse un cobro excedido a la tarjeta original. El reembolso de una aseguradora queda fuera del registro del pago con tarjeta.

  • Una sesión de $70 con tarifa completa de $140

    Digamos que una clínica de tres terapeutas acuerda $70 por sesión con un cliente cuya tarifa completa es de $140. El cliente paga $70 con un enlace de pago después de cada sesión. El reporte mensual lista esos cobros y el contador concilia cada uno con la cuenta del cliente.

¿Cómo funcionan los pagos recurrentes semanales de sesiones?

Los pagos recurrentes semanales se cobran con una tarjeta que el cliente autorizó, según un calendario acordado y por el monto propio de ese cliente. El consultorio fija primero por escrito el monto, el momento y las condiciones de cancelación, y cada cobro genera un recibo ligado a una fecha de sesión.

  • Cómo se realiza el cobro

    Pagos recurrentes de RapidCents cobra una tarjeta guardada cada semana o cada dos semanas, por el monto del cliente. El personal pausa el calendario en vacaciones o interrupciones del tratamiento, y el cliente recibe un recibo por cada cobro.

  • Qué configurar primero

    Una tarjeta guardada en terapia requiere la autorización del cliente sobre el monto, el momento y la forma de cancelar. Obtenga la autorización por escrito o con firma electrónica antes del primer cobro, y dé al cliente una forma clara de detener el calendario.

  • Cuando un cobro falla o cambia

    Una tarjeta rechazada se reintenta o se marca para que el personal contacte al cliente. Un servicio de actualización de tarjetas renueva una tarjeta reemplazada donde la red de tarjetas lo permite. Si se omiten sesiones, ajuste el calendario en lugar de cobrar y luego reembolsar.

  • Cada martes por $120, en pausa por un viaje

    Digamos que una consejera atiende a un cliente cada martes por $120. El cliente firma una autorización recurrente y la tarjeta se cobra cada martes. Cuando viaja dos semanas, el personal pausa el calendario, así que no se cobra ninguna sesión que no se haya dado.

Productos de RapidCents para consultorios de consejería

Pagos recurrentes para sesiones semanales, Enlaces de pago para teleterapia, Terminal virtual para pagos telefónicos y Perfiles de clientes para mantener juntos la tarjeta y el monto acordado de cada cliente: la recepción repite las mismas tareas con las mismas herramientas.

¿Cómo configurar el cobro de teleterapia?

El cobro de teleterapia funciona mejor cuando la solicitud de pago sale apenas termina la sesión. Un enlace de pago por mensaje de texto o correo permite que el cliente pague desde su dispositivo, y el personal puede ingresar una tarjeta en la terminal virtual si el cliente prefiere llamar.

  • Cómo fluye el pago

    El terapeuta termina la sesión por video y la recepción envía un enlace de pago por el monto acordado. El cliente lo abre en su teléfono, paga con tarjeta y recibe un recibo. El pago aparece en el panel, en el perfil de ese cliente.

  • Pagos por teléfono y por correo

    Algunos clientes prefieren dictar el número de la tarjeta. El personal autorizado lo ingresa en la terminal virtual, que admite verificaciones de dirección y de código de seguridad. Use permisos por rol y nunca anote números de tarjeta en las notas de sesión.

  • Privacidad en el registro de pago

    Mantenga neutra la descripción del pago, como una fecha de sesión y un número de factura, sin detalles clínicos. Un cliente que paga por otra persona, como un padre o un empleador, debe figurar como pagador en el recibo.

  • Un pago de $95 tras una sesión por video de las 4 p. m.

    Digamos que un cliente asiste a una sesión por video a las 4 p. m. y el enlace llega a las 4:55. Paga $95 desde su teléfono y recibe un recibo. A la mañana siguiente, la administradora concilia ese pago con las sesiones del día en el reporte de transacciones.

¿Cómo comparar las comisiones de procesamiento y el costo operativo total?

Compare el procesamiento de tarjetas de crédito según su mezcla real de pagos, no según una cifra de anuncio. RapidCents cobra cada cuenta con intercambio más margen: la comisión de intercambio se traslada al costo, su margen de RapidCents figura en su tabla de tarifas, y se aplican cuotas de equipo o servicio si corresponde. Mes a mes, sin plazo fijo.

  • Qué determina el costo en consejería

    La comisión de intercambio varía según el tipo de tarjeta, como débito, crédito, premium o comercial, y según cómo se toma la tarjeta. Una tarjeta pasada por contacto o chip en la recepción se cobra distinto que un pago ingresado a mano o enviado por enlace en línea.

  • Qué llevar para comparar

    Lleve sus estados de cuenta de procesamiento recientes, su tarifa promedio por sesión, la división entre pagos presenciales, por enlace e ingresados, y la frecuencia de reembolsos y disputas. Un consultorio con cobros semanales recurrentes tiene un perfil distinto al de una clínica sin cita.

  • Costos fuera del margen

    Revise la compra o renta de la terminal, las cuotas mensuales o de servicio, y los cargos por reembolsos y disputas. Pida que todo conste por escrito junto a las líneas de intercambio y margen, para comparar dos cotizaciones sobre la misma base.

  • Haga un Fee Check

    Fee Check lee un estado de cuenta de procesamiento cargado y muestra el intercambio por separado del margen. Úselo antes de firmar y luego hable con su representante de RapidCents sobre una tabla de tarifas basada en su propia mezcla de pagos presenciales y remotos.

¿Qué software de práctica funciona con RapidCents, incluido Jane?

RapidCents se integra con muchas plataformas empresariales importantes mediante APPIE y RapidBridge, así que un consultorio de consejería conserva el software que ya usa. RapidBridge funciona con Jane App, SimplePractice y TherapyNotes, y las liquidaciones, comisiones y reembolsos se conectan con QuickBooks Online y Xero.

  • Jane

    RapidBridge funciona con Jane App: un pago con tarjeta de RapidCents se registra en el expediente del cliente que usted ya tiene abierto, sin cambiar Jane. Jane Payments es un servicio de procesamiento aparte. Cuéntele a su representante cómo cobra hoy y él lo configura.

  • Owl Practice

    RapidCents se integra con muchas plataformas importantes mediante APPIE y RapidBridge. La mejor opción para Owl Practice depende del proveedor y de la versión de su software; su representante de RapidCents le explicará los pasos, incluido cómo llegan los recibos al expediente del cliente.

  • SimplePractice

    RapidBridge funciona con SimplePractice: un pago con tarjeta tomado con RapidCents queda registrado en la cuenta del cliente. Los recibos, los montos y los asientos siguen el mismo camino en cada sesión, ya sea que el cliente pague en la recepción o con un enlace.

  • TherapyNotes

    RapidBridge funciona con TherapyNotes: los pagos llegan a la cuenta del cliente que usted ya usa. En contabilidad, SAP y NetSuite importan archivos de liquidación, mientras que QuickBooks Online y Xero se conectan con las liquidaciones, las comisiones y los reembolsos.

  • Sessions Health

    RapidCents se integra con muchas plataformas importantes mediante APPIE y RapidBridge. La mejor opción para Sessions Health depende de su proveedor y de su versión. Su representante de RapidCents le mostrará cómo un enlace de pago o una terminal marca una sesión pagada en la cuenta del cliente.

Opciones de pago para consultorios de consejería en Estados Unidos

Un consultorio de consejería en Estados Unidos puede aceptar tarjetas de crédito y débito, débito con PIN donde se admita y pagos bancarios ACH cuando estén activados. La liquidación es en dólares estadounidenses (USD), y su representante de RapidCents configura los métodos que convienen a sus clientes.

  • Tarjetas de crédito y débito

    Los clientes pueden pagar con Visa, Mastercard, American Express o Discover, por contacto, chip o enlace de pago. El débito con PIN funciona donde la terminal y la cuenta lo admitan. El tipo de tarjeta y la forma de captura influyen en la comisión de intercambio.

  • Pagos bancarios ACH

    Cuando esté activado en su cuenta, ACH puede cobrar sesiones semanales de una cuenta bancaria con la autorización escrita del cliente. Su representante de RapidCents le explicará las condiciones y las reglas de cancelación antes de ofrecerlo.

  • Tarjetas HSA y FSA, y leyes estatales

    Un cliente puede presentar una tarjeta HSA o FSA como cualquier otra tarjeta. Aceptarla no decide si la sesión es elegible, y las reglas de facturación y de expedientes varían según el estado.

¿Cuál es la lista de verificación de configuración, cambio y conciliación?

Cambiar un consultorio de consejería a un nuevo procesador de pagos requiere un inventario, una prueba y una conciliación. Una vez aprobada su cuenta, liste los acuerdos con los clientes, pruebe una venta, un reembolso y un depósito, y luego use ambas configuraciones en paralelo hasta que su libro contable coincida con los primeros depósitos.

  • Inventario antes de mudarse

    Liste los clientes con tarjeta guardada, los calendarios recurrentes semanales, los saldos pendientes, los reembolsos abiertos, las terminales y el software que registra pagos. Las tarjetas guardadas podrían no transferirse automáticamente; ambos proveedores deben acordar la migración y algunos clientes tendrían que volver a autorizar.

  • Pruebe primero el flujo

    Antes de pasar a operación real, haga una venta de prueba, un reembolso y un enlace de pago con una tarjeta del personal. Revise el texto del recibo, el perfil del cliente y la línea del reporte, y verifique que un depósito llegue donde su contador lo espera.

  • Concilie y cierre el ciclo

    Asigne cada referencia de pago a la cuenta del cliente y a la fecha de sesión. Exporte los reportes de liquidación y de comisiones para su contador; su representante los alineará con QuickBooks Online o Xero. Mantenga abierta la cuenta anterior hasta los últimos estados de cuenta y disputas.

Preguntas de pago de los consultorios de consejería

¿Cómo debe un consultorio de consejería manejar las tarifas de sesión escalonadas al elegir un proveedor de pagos?

Elija un proveedor que guarde el monto acordado de cada cliente y cobre exactamente esa cifra. Registre la tarifa y la autorización del cliente en la admisión, limite quién puede editar montos y verifique que los recibos coincidan. El reembolso de una aseguradora es independiente del pago con tarjeta; lleve el seguimiento de ambos en su software.

¿Cómo debe un consultorio de consejería manejar los pagos recurrentes semanales al elegir un proveedor de pagos?

Busque facturación recurrente que cobre una tarjeta guardada con el calendario y el monto que el cliente aceptó. Obtenga autorización escrita sobre monto, momento y cancelación, y permita pausar durante interrupciones. Pregunte cómo se reintentan los rechazos y cómo se actualizan las tarjetas reemplazadas, porque ahí es donde fallan los calendarios semanales.

¿Cómo debe un consultorio de consejería manejar el cobro de teleterapia al elegir un proveedor de pagos?

Elija un proveedor que pueda enviar un enlace de pago por mensaje de texto o correo justo después de la sesión. El enlace debe mostrar el monto acordado, y cada pago debe quedar ligado a la cuenta del cliente. Agregue una terminal virtual para pagos telefónicos y mantenga las descripciones de pago libres de detalles clínicos.

¿Cómo debe un consultorio de consejería manejar los cargos por no presentarse con consentimiento al elegir un proveedor de pagos?

Cobre un cargo por no presentarse solo si el cliente aceptó antes la política y una tarjeta guardada. Conserve juntos la política firmada, la fecha de la cita perdida y el recibo. Ese registro firmado es su evidencia si el cliente disputa el cobro, pero no promete el resultado de la disputa.

¿Qué opciones de pago puede ofrecer un consultorio de consejería en Estados Unidos?

Un consultorio de consejería en Estados Unidos normalmente puede ofrecer tarjetas de crédito y débito, enlaces de pago y pagos ingresados, con liquidación en dólares estadounidenses (USD). El débito con PIN y los pagos bancarios ACH funcionan donde se activen en su cuenta. Su representante de RapidCents le explicará cada uno, y conviene revisar las reglas estatales de facturación y expedientes.

¿Cómo debe un consultorio de consejería manejar la privacidad del pagador y del cliente al elegir un proveedor de pagos?

Mantenga los detalles clínicos fuera del registro de pago y dé al personal solo el acceso que su función requiere. Use descripciones neutras, como una fecha de sesión y un número de factura, y anote quién pagó realmente si fue un padre o un empleador. Pregunte por permisos por rol, registro de auditoría y almacenamiento de tarjetas con tokenización.

¿Qué procesador de pagos conviene a los consultorios de consejería y qué se debe comparar?

El procesador adecuado es el que se ajusta a su mezcla de pagos de sesiones, así que compare cotizaciones escritas y no nombres. Revise las comisiones totales con intercambio más margen, el equipo, los enlaces de pago, la facturación recurrente, los reportes, el soporte y el ajuste con su software. RapidCents ofrece Fee Check para ver el intercambio separado del margen.

¿Qué comisiones debe esperar un consultorio de consejería en pagos con tarjeta presenciales y en línea?

Espere comisión de intercambio, un margen y, si corresponde, cuotas de equipo o servicio, y espere que los pagos presenciales y en línea se cobren distinto. La comisión de intercambio se traslada al costo, y su margen de RapidCents figura en su tabla de tarifas. Pida una cotización escrita basada en su propio volumen y mezcla de canales.

¿Podemos usar RapidCents con Jane u Owl Practice?

Sí. RapidBridge funciona con Jane App: un pago con tarjeta de RapidCents se registra en el expediente del cliente que usted ya tiene abierto, sin cambiar Jane. Para Owl Practice, RapidCents se integra con muchas plataformas importantes mediante APPIE y RapidBridge. La mejor opción depende de su proveedor y de su versión; su representante de RapidCents se lo explicará.

¿Cómo puede un consultorio de consejería reducir las disputas de pago y proteger las tarjetas guardadas?

Obtenga una autorización clara, envíe recibos y publique una política de cancelación. Limite el acceso del personal con permisos por rol y use tokenización donde esté disponible, para no guardar números de tarjeta en las notas. La evidencia y las alertas ayudan a responder una disputa, pero ningún proveedor puede prometer que usted la ganará.

¿Cómo puede un consultorio de consejería cambiar de proveedor de pagos sin perder sus registros de facturación?

Primero liste saldos abiertos, tarjetas guardadas, calendarios recurrentes, terminales y dependencias de software. Pruebe una venta, un reembolso y un depósito, y use ambas configuraciones juntas hasta que su libro contable coincida. Las tarjetas guardadas pueden requerir una migración que acuerden ambos proveedores; algunos clientes tendrían que volver a autorizar.

¿Qué código de categoría del comercio (MCC) se usa para los consultorios de consejería?

El MCC 8011 se asocia comúnmente con este tipo de negocio. RapidCents define la categoría correcta del comercio durante la incorporación, según lo que su consultorio realmente ofrece, así que describa claramente sus servicios. La categoría puede influir en cómo se revisa y reporta un negocio; avise a su representante si ofrece varios servicios.

Industrias relacionadas

Las clínicas dentales, la fisioterapia y quiropráctica, la terapia de masaje y otros negocios de salud y bienestar también cobran citas repetidas, tarjetas guardadas y depósitos, por lo que muchos de estos flujos se comparten.

Ver todos los sectores

Dé el siguiente paso

Revise cuánto paga su consultorio por procesar tarjetas

Cargue un estado de cuenta de procesamiento reciente en Fee Check y vea el intercambio separado del margen, según sus sesiones, enlaces y pagos ingresados.

Revisar los costos de mi consultorioAbrir una cuenta de comerciante
  • Sin compromiso
  • Especialistas en pagos, no un centro de llamadas
  • Carga segura del estado de cuenta