Facturation par séance, tarifs adaptés et reçus pour assureur

Flux opérationnels

Défis de paiement

• Aucun client ne paie le même montant

  Une échelle mobile impose un calendrier par client plutôt qu'un forfait, et un changement de tarif s'applique à partir d'une séance donnée.

• Facturer sans réception

  Beaucoup de cabinets n'ont pas de comptoir d'accueil : le prélèvement doit se faire sans conversation d'argent à la fin du rendez-vous.

• Une séance manquée occupe quand même l'heure

  Les règles d'annulation déterminent si l'heure est facturée, et le dossier doit refléter la décision prise.

Choisir la bonne configuration de paiement pour Santé mentale et counseling

• Choisir paiement cabinet de psychothérapie

  Pour Santé mentale et counseling, cartographiez la réservation, le rendez-vous et le suivi, l'inscription, la facturation planifiée et le renouvellement et le checkout et le paiement en ligne avant de choisir une configuration. Retenez les canaux qui correspondent à ces moments, puis confirmez que la solution choisie couvre réellement chaque canal.

• Matériel de paiement pour Santé mentale et counseling

  Pour Santé mentale et counseling, le matériel physique peut être secondaire au parcours de checkout. Priorisez d'abord les exigences de passerelle ou de page de paiement, puis ajoutez un terminal seulement lorsqu'un point d'encaissement en personne est réellement nécessaire.

• Comparer les frais pour Santé mentale et counseling

  Pour Santé mentale et counseling, demandez une ventilation écrite des coûts qui couvre la facturation planifiée, les cartes refusées et les annulations et le checkout en ligne et la gestion des contestations. Comparez le coût effectif sur votre mix réel de cartes et de canaux; ne choisissez pas selon un taux vedette seul.

• Mise en place et changement de fournisseur

  Pour mettre en place les paiements de Santé mentale et counseling, documentez le parcours de checkout, de confirmation et de remboursement et les règles de dépôt et de paiement après rendez-vous, confirmez les compatibilités avant l'achat, puis testez un flux de paiement réel avant la mise en service.

Comment ça se met en place

• Tarif propre à chaque client

  Le tarif de chaque client, échelle mobile comprise, est consigné dans sa fiche : le montant prélevé est celui convenu à la première rencontre.

• Prélèvement au rythme du client

  Le calendrier récurrent est hebdomadaire ou aux deux semaines selon la cadence du client, plutôt qu'un mois civil, parce que c'est ainsi que les séances se planifient.

• Lien envoyé après une séance à distance

  Une séance en visioconférence se termine par un lien de paiement, sans manipulation d'argent pendant l'heure clinique.

• Paiements par téléphone saisis au terminal virtuel

  Le client qui préfère donner sa carte au téléphone est prélevé au terminal virtuel, le montant étant inscrit à sa fiche.

Intégrations

• Jane App

  Une séance réservée dans Jane App est marquée payée au tarif propre du client, échelle mobile comprise.

• Owl Practice

  Les notes de séance dans Owl Practice et le paiement correspondant restent rattachés au même dossier client.

• SimplePractice exports

  Les exports SimplePractice transfèrent l'historique de facturation des clients en fichier lors d'une migration, sans lien bidirectionnel.

Exploitation, sécurité et mise en service

• Rapports par client et par séance

  Ce qu'un cabinet doit savoir, c'est quel client a payé quelle séance, y compris une séance facturée à tarif réduit.

• Des reçus présentables à un assureur

  Chaque prélèvement produit un reçu portant les coordonnées du cabinet, celui que le client transmet à son régime.

• Données de carte séparées du dossier clinique

  La carte est tokenisée dans une fiche de paiement : les coordonnées bancaires ne cohabitent pas avec les notes cliniques.

• Un cabinet solo en service sans personnel administratif

  La configuration se résume à un calendrier par client et à un modèle de lien, le thérapeute étant aussi celui qui facture.

Secteurs voisins

• Soins de santé

  Fournisseurs de soins collectent paiements à l'accueil, par lien et plans récurrents.

• Cliniques dentaires

  Cliniques dentaires acceptent paiements accueil, à distance et planifiés avec…

• Physio et chiropratique

  Cliniques physio et chiropratique collectent copaiements, forfaits et plans récurrents.

• Cliniques vétérinaires

  Cliniques vétérinaires encaissent en salle, dépôts devis et plans bien-être récurrents.

• Pharmacies

  Pharmacies acceptent comptoir, sans contact et téléphone avec terminaux PCI.

• Spas médicaux

  Spas médicaux combinent forfaits, abonnements et vente au détail avec carte en dossier.

• Optométrie

  Optométristes collectent examens, dépôts lunettes et soldes assurance.

• Gym et studios fitness

  Gyms et studios gèrent abonnements, forfaits cours, vente et Tap to Pay mobile.