Traitement des paiements pour cabinets de thérapie et de counseling

Choisissez un fournisseur qui enregistre le montant convenu de chaque client et facture exactement ce chiffre. Consignez les honoraires et l'autorisation du client à l'accueil, limitez qui peut modifier les montants et assurez-vous que les reçus concordent. Le remboursement d'un assureur est distinct du paiement par carte; suivez les deux dans votre logiciel.

Cherchez une facturation récurrente qui prélève une carte enregistrée selon le calendrier et le montant convenus avec le client. Obtenez une autorisation écrite couvrant le montant, le moment et l'annulation, et permettez la mise en pause lors des interruptions. Demandez comment les refus sont relancés et les cartes remplacées actualisées, car c'est là que les calendriers hebdomadaires se brisent.

Choisissez un fournisseur qui peut envoyer un lien de paiement par texto ou par courriel dès la fin de la séance. Le lien doit afficher le montant convenu, et chaque paiement doit se rattacher au compte du client. Ajoutez un terminal virtuel pour les paiements par téléphone et gardez les descriptions de paiement exemptes de détail clinique.

Facturez des frais de non-présentation seulement si le client a accepté la politique et une carte enregistrée au préalable. Conservez ensemble la politique signée, la date du rendez-vous manqué et le reçu. Ce dossier signé constitue votre preuve si le client conteste le paiement, mais il ne promet pas l'issue de la contestation.

Un cabinet de counseling au Canada peut généralement offrir les cartes de crédit, le débit Interac au terminal, les liens de paiement et les paiements saisis, avec règlement en dollars canadiens (CAD). Les paiements EFT ou par débit préautorisé peuvent convenir aux séances récurrentes lorsqu'ils sont activés. Votre représentant RapidCents vous guidera pour chaque option et son arrimage à votre logiciel.

Gardez les détails cliniques hors du dossier de paiement et n'accordez au personnel que l'accès requis par son rôle. Utilisez des descriptions neutres, comme une date de séance et un numéro de facture, et inscrivez qui a réellement payé s'il s'agit d'un parent ou d'un employeur. Renseignez-vous sur les autorisations par rôle, le journal d'audit et la tokenisation des données de paiement.

Le bon processeur de paiement est celui qui correspond à votre mix de paiements de séances; comparez donc des offres écrites plutôt que des noms. Vérifiez les frais totaux en tarification interchange plus, le matériel, les liens de paiement, la facturation récurrente, les rapports, le soutien et l'arrimage au logiciel. RapidCents offre Fee Check pour voir l'interchange séparé de la marge.

Prévoyez l'interchange, une marge et, au besoin, des frais d'équipement ou de service; les paiements en personne et en ligne sont tarifés différemment. L'interchange est transmis au coût, et votre marge RapidCents figure dans votre grille tarifaire. Demandez une offre écrite fondée sur votre propre volume et votre mix de canaux.

Oui. RapidBridge fonctionne avec Jane App: un paiement par carte RapidCents s'inscrit au dossier client que vous avez déjà ouvert, sans modifier Jane. Pour Owl Practice, RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes grâce à APPIE et à RapidBridge. La meilleure option dépend de votre éditeur et de votre version; votre représentant RapidCents vous guidera.

Obtenez une autorisation claire, envoyez des reçus et publiez une politique d'annulation. Limitez l'accès du personnel par rôle et utilisez la tokenisation des données de paiement là où elle est offerte, pour ne pas garder de numéros de carte dans les notes. Les preuves et les alertes aident à répondre à une contestation, mais aucun fournisseur ne peut promettre de la gagner.

Dressez d'abord la liste des soldes ouverts, des cartes enregistrées, des calendriers récurrents, des terminaux et des dépendances logicielles. Testez une vente, un remboursement et un dépôt, puis faites fonctionner les deux systèmes ensemble jusqu'à ce que votre grand livre concorde. Les cartes enregistrées peuvent exiger une migration acceptée par les deux fournisseurs; des clients devront peut-être réautoriser.

Le MCC 8011 est couramment associé à ce type d'entreprise. RapidCents établit la catégorie de commerçant à l'ouverture du compte, selon ce que votre cabinet vend réellement; décrivez donc clairement vos services. La catégorie peut influer sur l'examen et la déclaration de l'entreprise; dites à votre représentant si vous offrez plusieurs services.