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NouveauProtection contre les rétrofacturations et analyse des frais pour les commerçants à volume élevé. Obtenez une analyse des économies et un examen du traitement des litiges.Voir le fonctionnement
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Protection contre les rétrofacturations et analyse des frais

Voyez le fonctionnement : les commerçants à volume élevé obtiennent des preuves de litige, une lecture de l’interchange et la visibilité des économies.

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Traitement des paiements pour salons : acomptes, pourboires et abonnements

Le traitement des paiements pour salons couvre trois moments dans un salon ou un spa: un acompte ou une carte enregistrée à la réservation, le paiement et le pourboire au fauteuil ou en cabine, et le passage à la caisse combinant services, produits, forfaits et cartes-cadeaux. Nous tarifons chaque compte à l'interchange plus, sans durée fixe.

Un employé de salon tient un terminal portatif RapidCents bleu pendant qu'une cliente paie par carte à la réception
Des produits capillaires garnissent les étagères pendant qu'une cliente paie par carte à la réception, avec le tableau de bord du commerçant RapidCents ouvert à l'écran.
  • PCI DSS niveau 1
  • SOC 2 Type II
  • Toutes les grandes cartes : Visa, Mastercard, Amex, Discover, UnionPay, Diners Club et débit Interac
  • Interchange-plus disponible
  • Support canadien

Comment les salons et les spas sont payés

Un salon ou un spa encaisse de l'argent dans six situations : acomptes et frais de non-présentation autour d'une réservation, passage à la caisse au fauteuil ou à la réception, abonnements et forfaits, vente de cartes-cadeaux, réservations de mariage et d'événements, et loyer de fauteuil des coiffeurs locataires. Chacune a son payeur, son déclencheur et son registre, et la réception, la paie et le comptable ont besoin que ces registres concordent.

  • Acomptes de réservation et frais de non-présentation

    Le client paie une partie d'un service long ou de grande valeur à la réservation, comme des extensions ou une correction de couleur, ou accepte des frais de non-présentation sur une carte enregistrée. Le déclencheur est la réservation ou le rendez-vous manqué, et l'encaissement se fait à distance. Si un client annule tardivement, votre politique écrite tranche. La comptabilité reçoit un paiement sans présence de la carte portant la référence de réservation.

  • Passage à la caisse au fauteuil ou à la réception

    Le client paie le service terminé, le pourboire et les produits de détail une fois la note fermée dans votre logiciel de salon. L'équipe prend la carte sur un terminal de comptoir, ou apporte un terminal mobile ou un téléphone Tap to Pay au fauteuil ou en cabine. Si un service s'allonge au fauteuil, comme un glaçage ajouté à une coupe, la note s'allonge avec lui. La comptabilité reçoit une transaction par carte, pourboire compris.

  • Abonnements de spa et forfaits prépayés

    Les membres paient des frais mensuels qui créditent un massage ou un soin du visage, et les acheteurs de forfaits prépaient une série de soins. La facturation des abonnements de spa fonctionne avec les paiements récurrents sur une carte autorisée par le membre, avec reprises automatiques et service de mise à jour des cartes enregistrées pour les refus et les cartes remplacées. Un forfait payé en versements est un calendrier de paiements convenu avec le client, pas un prêt.

  • Ventes de cartes-cadeaux

    Quelqu'un achète une carte-cadeau à la réception ou en ligne, souvent pour une personne qui n'est jamais venue. L'achat est un paiement par carte ordinaire; le solde est créé et suivi dans votre logiciel de salon ou votre système de point de vente, pas dans le compte de paiement. Si un client demande le remboursement d'une carte inutilisée, votre politique et les règles locales sur les cartes-cadeaux tranchent.

  • Noces, événements et coiffure sur place

    Une mariée, une organisatrice d'événements ou un employeur qui réserve une journée de spa pour son équipe verse un acompte pour garantir la date, puis le solde. Contrats et signatures électroniques envoie le contrat de service, recueille la signature et prend l'acompte; Facturation suit les sommes dues; un terminal mobile encaisse les ajouts sur place. Si un groupe rétrécit après la réservation, le contrat règle le sort de l'acompte.

  • Loyer de fauteuil des coiffeurs locataires

    Un coiffeur qui loue un fauteuil ou une suite verse un loyer hebdomadaire ou mensuel au propriétaire du salon, tandis que ses propres clients le paient directement. L'encaissement du loyer de fauteuil fonctionne avec les paiements récurrents ou la facturation, avec l'autorisation écrite du locataire de prélever une carte, ou un compte bancaire lorsque votre compte offre les paiements bancaires. La comptabilité inscrit le loyer séparément des revenus de services.

Pages de paiement pour les entreprises spécialisées

Certaines entreprises de ce secteur encaissent assez différemment pour avoir leur propre page. Chacune présente ses paiements, ses questions de compatibilité logicielle et sa FAQ.

Comment fonctionnent les acomptes et les frais de non-présentation dans un salon ou un spa?

Un salon ou un spa prend un acompte quand un client réserve un service long ou de grande valeur, ou garde une carte enregistrée selon une politique de non-présentation que le client accepte par écrit. Avec RapidCents, les acomptes de rendez-vous de spa sont envoyés par lien de paiement ou saisis dans le terminal virtuel, puis appliqués à la note finale. Si le client annule avec le préavis exigé par votre politique, vous remboursez l'acompte; en cas de rendez-vous manqué, votre politique détermine ce qui est conservé ou facturé.

  • Le déroulement d'un acompte

    Le client réserve un balayage, un traitement à la kératine ou une pose complète de cils en ligne ou par téléphone. La réception envoie un lien de paiement par texto ou courriel avec la référence du rendez-vous et une date d'expiration avant la visite, ou saisit la carte dans le terminal virtuel pendant que le client est au téléphone. L'acompte apparaît ensuite dans votre rapport des transactions sous cette référence jusqu'au passage à la caisse.

  • Établir d'abord la politique et le consentement

    Inscrivez le montant de l'acompte, le délai d'annulation et les frais de non-présentation dans la confirmation de réservation, et faites-les accepter par le client avant le paiement. Garder une carte enregistrée exige l'autorisation du client de la conserver et de la débiter pour les motifs énoncés. La tokenisation des données de paiement conserve la carte sous forme de jeton dans le coffre de cartes sécurisé, de sorte qu'aucun numéro de carte n'est inscrit dans l'agenda.

  • Retenues, annulations tardives et frais contestés

    Une retenue d'autorisation réserve des fonds sans les débiter, mais elle expire après un nombre limité de jours selon les règles des réseaux de cartes; elle convient donc aux rendez-vous dans un jour ou deux, pas à une coiffure de mariage réservée des mois à l'avance. Votre représentant RapidCents vous dira si votre canal la prend en charge. Après une annulation tardive, votre politique fixe la part de l'acompte que vous gardez. Si un client conteste des frais de non-présentation, la politique acceptée, les rappels et le registre des rendez-vous sont vos preuves.

  • Un balayage à 240 $ réservé deux semaines à l'avance

    Disons qu'une cliente réserve un balayage de trois heures à 240 $ et accepte une politique d'annulation de 48 heures. Le salon envoie un lien de paiement pour un acompte de 60 $ lié à la réservation. Au passage à la caisse, le logiciel déduit l'acompte, le terminal débite le solde de 180 $ plus le pourboire, et le comptable associe les deux paiements par carte à une seule note. Si la cliente ne s'était pas présentée, le salon aurait gardé les 60 $ selon la politique acceptée.

Comment les pourboires par carte parviennent-ils au bon coiffeur ou thérapeute?

Les pourboires par carte parviennent au bon coiffeur, coloriste ou thérapeute lorsque le pourboire est saisi sur le paiement par carte et que la répartition est consignée pour chaque professionnel dans votre logiciel de salon. Un terminal de paiement avec pourboire affiche l'invite avant que la carte soit présentée, de sorte que le pourboire fait partie d'une seule autorisation. RapidCents enregistre le pourboire dans la vente; c'est votre logiciel de réservation ou de paie qui détermine qui l'a gagné.

  • Comment le pourboire est saisi

    À la fin du service, le coiffeur apporte un terminal mobile au fauteuil, ou le client se rend au terminal de comptoir. L'invite de pourboire s'affiche à l'écran avant que la carte soit présentée, de sorte que le client donne son pourboire pendant que le coiffeur est encore là. Ajouter un pourboire après l'autorisation de la carte, ce qu'on appelle l'ajustement du pourboire, dépend de la configuration de votre terminal; votre représentant RapidCents vous dira ce que la vôtre permet.

  • Répartir un pourboire entre plusieurs professionnels

    Quand un coloriste, un coiffeur et un assistant travaillent tous pour un même client, la carte ne porte toujours qu'un seul pourboire. Fixez la règle de répartition à l'avance : la consigne du client à la réception, la part de chacun dans le total des services, ou un montant fixe pour l'assistant. Consignez-la dans votre logiciel de salon ou votre feuille de pourboires, car le réseau de cartes voit un montant, pas trois personnes.

  • Remboursements, rétrofacturations et versements

    Décidez d'avance si un service remboursé emporte le pourboire avec lui; un remboursement partiel peut rendre le montant du service et laisser le pourboire, ou l'inverse. Une rétrofacturation peut couvrir toute la transaction, pourboire compris; convenez donc avec l'équipe du traitement d'un pourboire contesté. Les pourboires des employés leur parviennent par la paie, tandis que ceux d'un locataire de fauteuil vont à son propre compte, jamais au vôtre.

  • Un massage en duo avec deux thérapeutes

    Disons que deux personnes réservent des massages côte à côte avec deux thérapeutes, et que l'une paie pour les deux à la réception. Le terminal affiche le total de 260 $, le client ajoute un pourboire de 50 $ à l'écran et présente son téléphone. RapidCents enregistre une seule vente de 310 $. Selon la règle de répartition du spa, le logiciel attribue 25 $ de pourboire à chaque thérapeute, et le rapport des pourboires de fin de journée est transmis à la paie.

Produits RapidCents pour salons et spas

Tap to Pay et Terminaux mobiles encaissent paiements et pourboires au fauteuil ou en cabine, Liens de paiement perçoivent acomptes de réservation et soldes par texto ou courriel, et Paiements récurrents facture abonnements, versements de forfaits et loyers de fauteuil selon des calendriers autorisés par les clients et les locataires.

Comment encaisser services, produits de détail et forfaits sur une seule note?

Les paiements de services et de produits de détail en salon sont plus clairs sur une seule note : créez-la dans votre logiciel de salon, appliquez-y l'acompte, le crédit de forfait ou le solde de carte-cadeau, puis débitez le reste en un seul paiement par carte avec le pourboire. Le registre de paiement montre le montant débité et le pourboire, tandis que le logiciel conserve le détail des lignes; un produit retourné ou un service ajusté devient donc un remboursement partiel de la vente initiale.

  • Comment la note se construit

    Les services de chaque professionnel s'ajoutent à la note du client au fur et à mesure, et les produits de détail s'y ajoutent à la réception : un shampooing, un sérum, un coffret-cadeau. Le logiciel applique l'acompte pris à la réservation et tout crédit de forfait ou de carte-cadeau, et la réception saisit le solde dans le terminal, sauf si RapidBridge ou APPIE l'envoie. Un seul paiement par carte clôt la visite avec un seul reçu.

  • Invites de pourboire quand des produits sont sur la note

    Les pourboires suggérés sur un terminal autonome sont généralement calculés à partir du montant que reçoit le terminal; une note incluant un séchoir à cheveux fait donc monter chaque suggestion. Si les pourboires ne doivent porter que sur les services, passez les produits comme une vente distincte après le paiement du service, ou laissez les clients saisir un pourboire personnalisé. Votre représentant RapidCents vous montrera comment votre terminal calcule les suggestions; faites traiter les notes de la même façon à chaque quart de travail.

  • Crédits, notes partagées et retours

    Les crédits de forfait et les soldes de cartes-cadeaux se trouvent dans votre logiciel de salon; un soin du visage prépayé utilisé ne met donc que le pourboire, le cas échéant, sur la carte, et une carte-cadeau qui couvre une partie de la note laisse le terminal débiter le reste. Des amies qui partagent une journée de spa peuvent chacune payer avec leur carte. Un produit retourné est remboursé sur la carte d'origine par un remboursement partiel de cette ligne.

  • Coupe, couleur, produit et carte-cadeau en une visite

    Disons que la coupe et la couleur d'une cliente totalisent 165 $, avec un acompte de 40 $ pris à la réservation et une carte-cadeau de 50 $ à utiliser, et que la cliente ajoute un shampooing de 38 $. Le logiciel applique les deux crédits, ce qui laisse 113 $, et la cliente ajoute un pourboire de 30 $ à l'écran; la carte est donc débitée de 143 $. Le rapport des transactions montre deux paiements par carte, l'acompte et le passage à la caisse; la carte-cadeau n'apparaît que dans le logiciel du salon.

Comparer les frais de traitement et le coût total d'exploitation d'un salon

Les frais de traitement d'un salon dépendent des cartes que portent vos clients, de la façon dont chaque carte est acceptée, et de ce que les appareils et les logiciels ajoutent. RapidCents applique la tarification interchange plus : l'interchange, fixé par les réseaux de cartes, est transmis au coût, et votre marge RapidCents ainsi que les frais d'équipement ou de service, le cas échéant, figurent dans votre barème de frais. Il n'y a aucune durée fixe : l'entente est mensuelle.

  • La répartition des cartes de vos clients

    Les forfaits de spa, les réservations de mariage et les corrections de couleur peuvent être payés avec des cartes de crédit à récompenses haut de gamme, dont l'interchange est plus élevé que celui des cartes de débit ou de crédit standard, alors qu'une épilation des sourcils payée par débit se situe à l'autre extrémité. Une journée de spa d'entreprise réglée avec une carte commerciale relève des catégories de cartes commerciales. Comme l'interchange est transmis au coût, les cartes de vos clients font varier votre total même si votre marge reste la même.

  • Paiements au fauteuil ou à distance

    Une carte présentée sans contact ou insérée au fauteuil ou à la réception est un paiement avec présence de la carte. Les acomptes par lien de paiement, les frais de non-présentation débités sur une carte enregistrée, les renouvellements d'abonnement et les ventes de cartes-cadeaux en ligne sont sans présence de la carte, ce qui signifie généralement un interchange plus élevé et une plus grande exposition à la fraude. Les pourboires comptent aussi : l'interchange s'applique au montant total traité, pourboire compris; un pourboire généreux augmente donc le coût de cette vente.

  • Appareils, logiciels et reste de l'offre

    Comptez chaque appareil : le terminal de paiement par carte de crédit à la réception, les terminaux mobiles pour les cabines, et les téléphones configurés pour Tap to Pay, qui transforme les iPhone et téléphones Android compatibles en terminaux sans contact. Demandez au fournisseur de votre logiciel de réservation si son prix ou ses fonctions, comme les acomptes en ligne, changent si vous traitez ailleurs. Puis évaluez les remboursements, les rétrofacturations et toute location de terminal dans chaque offre comparée.

  • Ce qu'il faut apporter pour Fee Check

    Apportez deux ou trois relevés de traitement des paiements récents, votre note moyenne de services et votre ajout moyen de produits de détail, la répartition de votre volume entre paiements au fauteuil, acomptes, abonnements et cartes-cadeaux, ainsi que votre nombre mensuel de remboursements et de rétrofacturations. Téléversez un relevé dans Fee Check, qui sépare l'interchange de la marge, pour comparer une offre écrite de RapidCents avec ce que vous payez aujourd'hui.

RapidCents avec Fresha, Vagaro et les autres logiciels de salon

RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes par APPIE et RapidBridge, et RapidBridge fonctionne avec Fresha, Vagaro, Boulevard et Zenoti : un paiement par carte s'inscrit donc sur la note que vous avez déjà ouverte. Pour Booksy et les autres plateformes de réservation, la bonne option dépend du fournisseur et de la version de votre logiciel; votre représentant RapidCents vous guidera.

  • Fresha

    Fresha gère la réservation en ligne, les dossiers clients, le passage à la caisse et les pourboires du personnel. RapidBridge fonctionne avec Fresha : un paiement par carte RapidCents s'inscrit sur la note que votre équipe a déjà ouverte, sans changer votre façon de réserver et d'encaisser. Vos politiques d'acompte, d'annulation et de non-présentation restent dans Fresha, et votre représentant RapidCents vous montre comment acomptes et pourboires s'alignent pour votre édition.

  • Vagaro

    Vagaro gère l'horaire, le passage à la caisse, l'inventaire de détail, les abonnements, les forfaits et les commissions du personnel; c'est donc souvent là que sont consignés les crédits de service et les répartitions de pourboires. RapidBridge fonctionne avec Vagaro : les paiements par carte s'inscrivent sur la note devant vous, et vos crédits et répartitions restent là où votre équipe les tient déjà. Votre représentant RapidCents vous guide pour les acomptes et la facturation des abonnements.

  • Booksy

    Booksy transmet les réservations de son application client aux coiffeurs, barbiers et prothésistes ongulaires, et les locataires de fauteuil peuvent chacun avoir leur propre compte Booksy et faire leurs propres choix de paiement. RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes par APPIE et RapidBridge. La bonne option dépend de votre fournisseur et de votre version; dites à votre représentant RapidCents comment votre équipe utilise Booksy, et il vous montrera comment acomptes et paiements s'y raccordent.

  • Boulevard

    Boulevard gère la réservation, le passage à la caisse, les abonnements et les rapports pour les salons et les spas, y compris les groupes de plusieurs emplacements. RapidBridge fonctionne avec Boulevard : un paiement par carte RapidCents s'inscrit sur la note que vous avez déjà ouverte, et le paiement avec carte enregistrée et les abonnements restent dans le logiciel que votre équipe connaît. Votre représentant RapidCents vous guide pour la configuration de chaque emplacement.

  • Zenoti

    Zenoti sert les chaînes de spas et de salons et gère les abonnements, les forfaits, les cartes-cadeaux et la paie de plusieurs emplacements. RapidBridge fonctionne avec Zenoti : les paiements s'inscrivent sur la note de chaque emplacement. Multi-succursales de RapidCents offre des MID par emplacement et des rapports consolidés pour les groupes, et votre représentant RapidCents vous montre comment les données de règlement parviennent à votre système comptable.

Modes de paiement pour salons et spas au Canada

Les salons et spas du Canada acceptent le débit Interac et les cartes de crédit Visa, Mastercard et American Express au fauteuil ou à la réception, et perçoivent acomptes, frais de non-présentation et abonnements à distance par lien de paiement, terminal virtuel ou paiements récurrents. Les paiements bancaires par débit préautorisé conviennent aux montants récurrents comme le loyer de fauteuil, et les fonds sont réglés en dollars canadiens (CAD). Votre représentant RapidCents configure les modes qui conviennent à votre compte marchand.

  • Débit Interac au fauteuil et à la réception

    Les clients peuvent payer par débit Interac sans contact ou en insérant la carte et en entrant leur NIP, sur un terminal mobile au fauteuil ou un terminal de comptoir à la réception. L'invite de pourboire précède la présentation de la carte, de sorte que le pourboire fait partie du même paiement par débit. Votre représentant RapidCents vous dira quels types de cartes acceptent vos terminaux et votre configuration Tap to Pay.

  • Loyer de fauteuil et abonnements par débit préautorisé

    Lorsque les paiements bancaires sont activés sur votre compte, le loyer hebdomadaire d'un locataire de fauteuil ou l'abonnement mensuel d'un client de spa peut être prélevé sur un compte bancaire par débit préautorisé, une fois que le payeur a signé un accord de débit préautorisé précisant le montant, le calendrier et la façon d'annuler. Les paiements récurrents par carte restent offerts aux payeurs qui préfèrent une carte.

  • TPS/TVH sur les reçus et règles provinciales sur les cartes-cadeaux

    Votre logiciel de salon ou votre système de point de vente ajoute la TPS/TVH aux services et aux produits de détail et l'imprime sur le reçu, tandis que le registre de paiement RapidCents montre le total payé par le client. Les provinces fixent leurs propres règles sur les dates d'expiration et les frais des cartes-cadeaux; vérifiez ce qui s'applique là où vous exercez avant d'imprimer des conditions sur une carte-cadeau ou un certificat.

Liste de vérification pour la mise en service, le changement et le rapprochement d'un salon

Un salon ou un spa change de fournisseur sans heurt en dressant d'abord la liste des cartes enregistrées, des abonnements, des acomptes ouverts et des ententes de terminal, en testant acomptes, ventes avec pourboire et remboursements sur RapidCents, et en gardant l'ancien compte ouvert jusqu'à ce que son dernier acompte soit utilisé ou remboursé. Le rapprochement des paiements du salon devient alors une comparaison quotidienne des totaux de terminal et des pourboires avec le rapport de fin de journée de votre logiciel, et des règlements avec votre compte bancaire.

  • Dresser la liste de ce que contient la configuration actuelle

    Avant de changer quoi que ce soit, listez les cartes enregistrées dans votre logiciel de réservation ou chez votre processeur actuel, chaque calendrier d'abonnement et de versements de forfait, les acomptes déjà pris pour des rendez-vous futurs, les soldes de cartes-cadeaux ouverts, les conditions de location de terminal et les locataires qui utilisent vos appareils. Un acompte pris avec l'ancien processeur doit être remboursé par lui; gardez donc son compte ouvert jusqu'à la date du dernier de ces rendez-vous.

  • Transférer les cartes enregistrées et les abonnements avec consentement

    Les cartes enregistrées ne passent d'un processeur à l'autre que si les deux fournisseurs acceptent un transfert, et les plateformes de réservation qui conservent des cartes pour leurs propres paiements peuvent ne pas les libérer. Quand aucun transfert n'est possible, recueillez une nouvelle autorisation de carte à la prochaine réservation ou visite de chaque client. Ne relancez un abonnement avec les paiements récurrents qu'une fois que le membre a accepté le montant, le calendrier et la façon d'annuler.

  • Tester un jour de semaine tranquille, puis fonctionner en parallèle

    Une fois votre compte approuvé, configurez le téléphone de chaque coiffeur et chaque terminal, puis testez une vente avec pourboire, un acompte par lien de paiement, un débit sur une carte enregistrée, un remboursement de produit et une note partagée, et vérifiez chacun dans votre logiciel. Passez en production en milieu de semaine plutôt que le samedi, gardez les anciens terminaux à la réception pendant un certain temps, et définissez les autorisations par rôle du personnel avant le premier quart de travail.

  • Rapprocher pourboires, acomptes et règlements

    Chaque jour, comparez les totaux des terminaux et de Tap to Pay avec le rapport des ventes de fin de journée de votre logiciel, les pourboires par carte avec le rapport utilisé par la paie, et associez chaque acompte à sa référence de réservation. Chaque règlement doit ensuite correspondre au versement dans votre compte bancaire, les frais provenant du rapport des frais RapidCents. RapidCents relie les transactions réglées, les frais et les remboursements à QuickBooks Online et à Xero.

Questions sur les paiements des propriétaires de salons et des gestionnaires de spas

Comment un salon ou un spa devrait-il gérer les acomptes et les non-présentations en choisissant un fournisseur de paiement?

Choisissez un fournisseur qui peut prendre un acompte à distance, enregistrer une carte seulement avec l'autorisation du client, rembourser une partie d'un paiement et inscrire la référence de réservation sur chaque débit. Avec RapidCents, l'acompte est envoyé par lien de paiement ou saisi dans le terminal virtuel, une carte tokenisée couvre des frais de non-présentation acceptés par écrit par le client, et l'acompte est associé à la note finale dans votre rapport des transactions. Demandez à votre représentant RapidCents ce qu'il en est des retenues d'autorisation sur le canal que vous prévoyez utiliser.

Comment un salon ou un spa devrait-il gérer les pourboires de chaque professionnel?

Choisissez un terminal qui demande le pourboire à l'écran avant que la carte soit présentée, puis consignez la répartition par professionnel dans votre logiciel de salon. Le réseau de cartes voit un pourboire sur une vente; la part d'un coloriste et d'un assistant, ou de deux thérapeutes, se trouve donc dans votre logiciel ou votre feuille de pourboires. Votre représentant RapidCents peut vous dire si les pourboires peuvent être ajustés après l'autorisation avec votre configuration. Les locataires de fauteuil encaissent leurs pourboires sur leurs propres comptes, pas sur celui du salon.

Comment un salon ou un spa devrait-il gérer le passage à la caisse des soins et des produits sur une seule note?

Passez services et produits sur une seule note dans votre logiciel de salon, appliquez-y acomptes, crédits de forfait et soldes de cartes-cadeaux, puis débitez le reste en un seul paiement par carte. Votre fournisseur de paiement doit gérer les remboursements partiels, car un revitalisant retourné est remboursé comme une ligne de la vente initiale pendant que le service demeure. Surveillez l'invite de pourboire : les montants suggérés suivent généralement le total que reçoit le terminal; passez donc les produits à part ou laissez les clients saisir leur propre pourboire si celui-ci ne doit porter que sur les services.

Comment un salon devrait-il gérer les paiements des locataires de fauteuil par rapport à ceux des employés?

Gardez les deux séparés : les services des employés sont payés dans le compte marchand du salon, alors qu'un locataire de fauteuil prend généralement les paiements de ses clients sur un compte marchand au nom de sa propre entreprise. Faire passer les ventes des locataires dans le terminal du salon pour les leur verser plus tard mélange les revenus, complique la comptabilité et laisse le salon répondre aux rétrofacturations pour un travail qu'il n'a pas fait. Percevez le loyer avec les paiements récurrents ou la facturation, avec l'autorisation écrite du locataire, et demandez à votre comptable comment inscrire le revenu des locataires.

Quels modes de paiement un salon ou un spa au Canada peut-il offrir?

Un salon ou un spa au Canada peut accepter le débit Interac et les cartes de crédit Visa, Mastercard et American Express sans contact ou par puce au fauteuil ou à la réception, y compris sur des téléphones Tap to Pay. Les acomptes et les frais de non-présentation peuvent être envoyés par lien de paiement ou terminal virtuel, les abonnements fonctionnent avec les paiements récurrents, et le loyer de fauteuil peut être prélevé par débit préautorisé selon un accord signé. Les fonds sont réglés en dollars canadiens (CAD). Votre représentant RapidCents vous guidera selon votre compte.

Comment un salon ou un spa devrait-il gérer les soldes de forfaits et de cartes-cadeaux?

Suivez les crédits de forfait et les soldes de cartes-cadeaux dans votre logiciel de salon ou votre système de point de vente; le compte de paiement enregistre l'argent reçu à la vente d'un forfait ou d'une carte-cadeau, pas ce qu'il en reste. Les utilisations ne sont pas des transactions par carte : un client qui utilise un massage prépayé ne paie par carte que pour un pourboire ou des extras. Les séances inutilisées sont remboursées sur la carte d'origine selon votre politique écrite, et les règles d'expiration et de frais des cartes-cadeaux varient selon le territoire; vérifiez les vôtres avant d'imprimer des conditions.

Quel processeur de paiement est le meilleur pour les salons et les spas, et que faut-il comparer?

Le meilleur processeur pour un salon ou un spa est celui qui prend en charge vos acomptes, vos pourboires au fauteuil et votre logiciel de réservation à un coût total que vous pouvez vérifier par écrit. Comparez chaque fournisseur sur les mêmes points : consentement pour les acomptes et les cartes enregistrées, invites et rapports de pourboires, appareils pour le fauteuil et la cabine, exigences de votre logiciel de réservation, interchange présenté séparément de la marge, durée du contrat et soutien en cas de contestation. Demandez à chacun une offre écrite fondée sur vos propres relevés.

Quels frais un salon ou un spa doit-il prévoir pour les paiements par carte en personne et en ligne?

Prévoyez l'interchange, qui varie selon la carte et la façon dont elle est acceptée, plus la marge du fournisseur et les frais d'équipement ou de service, le cas échéant. Avec RapidCents, l'interchange est transmis au coût et votre marge est inscrite dans votre barème de frais, selon une entente mensuelle sans durée fixe. Les paiements sans contact au fauteuil comportent généralement un interchange plus bas que les acomptes par lien ou les frais de non-présentation débités sur une carte enregistrée, et les pourboires s'ajoutent au montant traité. Fee Check sépare votre propre relevé en interchange et en marge.

Peut-on utiliser RapidCents avec Fresha ou Vagaro?

Oui. RapidBridge fonctionne avec Fresha et Vagaro : un paiement par carte RapidCents s'inscrit sur la note que votre équipe a déjà ouverte, et vos acomptes, abonnements et pourboires restent dans le logiciel que vous utilisez aujourd'hui. RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes par APPIE et RapidBridge, et la bonne option dépend de votre fournisseur et de votre version. Dites à votre représentant RapidCents quel système vous utilisez, et il vous guidera.

Comment les salons et les spas peuvent-ils réduire les contestations de paiement et protéger les données des cartes enregistrées?

Obtenez l'accord écrit du client sur vos conditions d'acompte, d'annulation et de non-présentation avant d'enregistrer ou de débiter une carte, et conservez ce document là où vous pouvez le retrouver. Envoyez des rappels de rendez-vous, assurez-vous que les clients reconnaîtront le nom de votre entreprise sur leur relevé, et ne gardez les cartes que sous forme de jetons dans le coffre de cartes sécurisé, jamais sur des fiches de réservation ni dans des textos. Limitez par des autorisations de rôle qui peut saisir ou rembourser des paiements. Litiges et Protection contre les rétrofacturations suit les alertes, les preuves et les échéances, mais aucun fournisseur ne peut promettre l'issue d'une contestation.

Comment un salon ou un spa peut-il changer de fournisseur de paiement sans perdre ses dossiers de facturation?

Dressez d'abord la liste des cartes enregistrées, abonnements, forfaits prépayés, acomptes ouverts et ententes de terminal, et gardez l'ancien compte ouvert jusqu'à ce que chacun soit réglé ou transféré. Les cartes enregistrées ne passent d'un processeur à l'autre que si les deux fournisseurs y consentent; sinon, les clients autorisent à nouveau une carte à leur prochaine réservation ou visite. Remboursez les anciens acomptes par l'ancien processeur, exportez son historique de transactions avant de le fermer, et testez une vente avec pourboire, un acompte et un remboursement sur RapidCents avant de fonctionner en parallèle pendant un certain temps.

Quel code MCC s'applique aux salons et aux spas?

Le MCC 7230, salons de coiffure et d'esthétique, est couramment associé aux salons de coiffure, d'ongles et d'esthétique, et votre représentant RapidCents établit avec vous la bonne catégorie de commerçant selon ce que votre entreprise vend réellement. Un spa de jour axé sur les massages et les soins du corps peut plutôt correspondre au MCC 7298, spas de santé et de beauté. Informez votre représentant de tout soin médical que vous offrez et de la répartition de vos revenus entre services, produits de détail, abonnements et forfaits, pour que la catégorie corresponde.

Autres commerces sur rendez-vous avec pourboires, acomptes et cartes enregistrées

Les salons de barbier partagent le pourboire au fauteuil et la question du loyer de fauteuil, les spas médicaux prennent des acomptes sur des plans de soins de plus grande valeur, la massothérapie et les studios de conditionnement physique facturent des abonnements sur des cartes enregistrées, et les studios de tatouage et de perçage gardent de longues séances avec acomptes.

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Prochaine étape

Vérifiez ce que votre salon paie pour accepter les cartes

Téléversez un relevé de traitement des paiements récent dans Fee Check pour voir l'interchange séparé de la marge, puis comparez-le à une offre écrite de RapidCents fondée sur votre propre combinaison de paiements au fauteuil, d'acomptes de réservation, d'abonnements et de notes avec pourboire.

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