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NouveauProtection contre les rétrofacturations et analyse des frais pour les commerçants à volume élevé. Obtenez une analyse des économies et un examen du traitement des litiges.Voir le fonctionnement
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Protection contre les rétrofacturations et analyse des frais

Voyez le fonctionnement : les commerçants à volume élevé obtiennent des preuves de litige, une lecture de l’interchange et la visibilité des économies.

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Analyse des frais

Traitement des paiements pour cliniques vétérinaires et hôpitaux pour animaux

Le traitement des paiements pour cliniques vétérinaires couvre l'acompte à la signature d'un devis de chirurgie, le paiement en salle d'examen, le prélèvement mensuel d'un plan de santé et le solde après des soins d'urgence. RapidBridge fonctionne avec ezyVet, Covetrus Pulse et Shepherd Veterinary Software.

Employé d'une clinique vétérinaire tenant un terminal portable RapidCents pendant qu'un propriétaire paie par carte
Un propriétaire paie sur un terminal portable RapidCents pendant que le tableau de bord du commerçant affiche les paiements récents sur l'ordinateur de la réception.
  • PCI DSS niveau 1
  • SOC 2 Type II
  • Toutes les grandes cartes : Visa, Mastercard, Amex, Discover, UnionPay, Diners Club et débit Interac
  • Interchange-plus disponible
  • Support canadien

Comment les cliniques vétérinaires sont payées

Une clinique vétérinaire encaisse ses propriétaires dans six situations : le paiement après une visite, l'acompte à l'approbation d'un devis, les prélèvements mensuels d'un plan de santé, le solde après des soins d'urgence, les versements échelonnés d'une grosse facture et les paiements à distance pour des renouvellements ou des frais de suivi. Chacune a un déclencheur différent et laisse une trace différente à rapprocher pour la réception et le comptable.

  • Paiement à la fin d'un rendez-vous

    Le propriétaire paie l'examen, les vaccins, les tests et les médicaments une fois la facture fermée dans votre logiciel de clinique. Le personnel prend la carte sur un terminal de comptoir à la réception, ou apporte un terminal mobile ou un téléphone Tap to Pay en salle d'examen. Si un propriétaire répartit la facture sur deux cartes, la comptabilité reçoit une transaction par carte à rapprocher de la facture fermée.

  • Acomptes sur les devis d'intervention

    Avant une chirurgie ou un soin dentaire planifié, le propriétaire approuve un devis et en paie une partie d'avance. Le personnel prend l'acompte sur le terminal à l'admission, ou par lien de paiement quand le devis est approuvé par courriel. Si l'intervention est reportée, vos conditions écrites d'acompte précisent si la somme est retenue, appliquée plus tard ou remboursée. La comptabilité a besoin de l'acompte lié au numéro de devis.

  • Prélèvements mensuels des plans de santé

    Les propriétaires qui adhèrent à un plan de soins préventifs paient un montant mensuel fixe pour les examens, vaccins et tests de routine inclus. Les paiements récurrents débitent la carte que le propriétaire a autorisé la clinique à enregistrer, à la date de facturation prévue au contrat du plan. Si une carte est refusée ou expirée, la réception envoie un lien de paiement pour ce mois. La comptabilité obtient un historique daté des prélèvements pour chaque membre.

  • Soldes d'urgence et de soirée

    Quand un animal arrive d'urgence, le propriétaire verse un acompte sur le devis d'urgence à l'accueil, puis le solde au congé, parfois plusieurs jours plus tard. Le paiement se fait par terminal, par téléphone avec le terminal virtuel, ou par lien de paiement envoyé à la personne qui paie. Si une seule carte ne peut pas couvrir le montant entier, le solde se répartit. La comptabilité doit voir chaque paiement partiel appliqué à une seule facture.

  • Paiements échelonnés sur les grosses factures

    Un propriétaire qui ne peut pas régler d'un coup une grosse facture de chirurgie ou d'urgence peut convenir de payer à des dates fixes. Les paiements récurrents exécutent le calendrier à partir d'une carte enregistrée, avec les montants, les dates et les conditions d'annulation dans une entente que le propriétaire signe. C'est un calendrier d'encaissement, pas un prêt : la clinique porte le solde impayé. La comptabilité voit chaque versement rattaché à la facture d'origine.

  • Renouvellements et frais de suivi payés par texto

    Certains paiements se font sans visite : le renouvellement d'une ordonnance, un sac d'aliments thérapeutiques mis de côté ou les frais d'un appel de suivi. Le personnel envoie un lien de paiement par texto ou courriel avec le numéro de facture dans le champ de référence, et le propriétaire paie depuis son téléphone. Un lien peut avoir une date d'expiration, et la comptabilité voit quels liens sont ouverts, payés ou expirés.

Comment fonctionnent les acomptes sur devis avant une chirurgie vétérinaire?

Les acomptes sur devis vétérinaires fonctionnent mieux quand le propriétaire paie au moment où il approuve le devis, que le paiement est consigné sous le numéro du devis et que l'acompte est appliqué à la facture finale au congé. Avec RapidCents, la réception prend l'acompte sur un terminal de paiement à l'admission ou par un lien de paiement joint au devis, puis encaisse le solde ou rembourse l'écart sous la même référence.

  • Comment se déroule l'acompte

    Préparez le devis dans votre logiciel de clinique avec ses montants minimum et maximum et l'acompte exigé. À la signature, prenez l'acompte avant l'admission de l'animal et inscrivez-le au devis dans le logiciel le jour même. Un acompte payé par lien porte le numéro du devis dans son champ de référence : le dossier RapidCents et celui du logiciel partagent ainsi un seul numéro.

  • Fixez les conditions d'acompte avant la première réservation

    Décidez du montant exigé d'avance, par exemple une somme fixe ou une part du montant minimum du devis, de son échéance et de ce qui arrive si le propriétaire reporte, annule ou si le plan d'intervention change. Inscrivez ces conditions au devis que le propriétaire signe. Pour les approbations à distance, Contrats et signatures électroniques peut envoyer le devis, recueillir la signature et prendre l'acompte dans le même parcours.

  • Débiter l'acompte ou placer une retenue?

    Un acompte est un débit complet qui se règle comme n'importe quelle vente. Certaines cliniques préfèrent une retenue capturée plus tard, et votre représentant RapidCents vous dira si la préautorisation convient à votre configuration de terminal ou de passerelle. Une autorisation de carte expire après un délai fixé par les règles des réseaux et la banque émettrice; une retenue convient donc mieux à une intervention proche de l'admission qu'à une chirurgie prévue dans plusieurs semaines.

  • Quand la facture finale s'écarte du devis

    Si le traitement dépasse la fourchette approuvée, obtenez l'accord du propriétaire sur un devis révisé et consignez-le au dossier avant d'encaisser la différence sur le terminal ou par lien de paiement. Si la facture finale est inférieure à l'acompte, remboursez l'excédent sur la carte utilisée, pour que le remboursement corresponde à la transaction d'origine. Un refus au moment du retrait se règle avec une deuxième carte ou un paiement partiel sur la facture.

  • Un soin dentaire réservé une semaine d'avance, acompte par lien

    Disons qu'une clinique réserve le soin dentaire d'un chien pour la semaine suivante et envoie par courriel un devis avec une fourchette. Le propriétaire signe le devis et verse l'acompte par le lien de paiement joint, si bien que le numéro du devis accompagne le paiement. Le jour même, des soins ajoutés rapprochent la facture du haut de la fourchette; le propriétaire approuve le changement par téléphone et, au retrait, règle le solde par carte sans contact. L'acompte et le solde sont rattachés à un seul devis et à une seule facture.

Comment fonctionne la facturation d'un plan de santé vétérinaire avec une carte enregistrée?

La facturation d'un plan de santé vétérinaire repose sur un débit de carte planifié. Le propriétaire signe un contrat qui fixe le montant mensuel, la date de facturation, la durée et les conditions d'annulation, et autorise la clinique à garder une carte enregistrée. Les paiements récurrents débitent ensuite cette carte à chaque date de facturation. Les nouvelles tentatives automatiques et le service de mise à jour des cartes enregistrées règlent les deux échecs habituels : un refus temporaire et une carte remplacée.

  • Inscrivez chaque membre une seule fois

    À l'inscription, avec l'autorisation du propriétaire, enregistrez sa carte dans sa fiche client sous forme de jeton dans le coffre de cartes sécurisé, jamais sur un formulaire papier ni dans une note du logiciel de clinique. Réglez le montant et la date de facturation dans les paiements récurrents exactement comme le contrat signé, avec un avis au propriétaire avant chaque débit. Un propriétaire qui a deux animaux sur deux plans doit voir chaque plan facturé et consigné séparément, pour que la fin de l'un n'arrête pas l'autre.

  • Mettez d'abord les conditions du plan par écrit

    Avant le premier débit, le contrat du plan devrait préciser le montant mensuel, la date de facturation, la durée du plan, s'il se renouvelle automatiquement et ce que le propriétaire doit ou récupère si le plan prend fin plus tôt. Indiquez clairement que le plan paie des soins offerts par votre clinique et qu'il ne s'agit pas d'une assurance pour animaux. Les règles de renouvellement automatique et d'annulation varient selon les territoires : faites vérifier les conditions pour les endroits où la clinique exerce.

  • Refus, cartes remplacées et double facturation

    Quand un débit est refusé, les nouvelles tentatives automatiques essaient de nouveau la carte, et le service de mise à jour des cartes enregistrées peut actualiser une carte remplacée ou expirée lorsque la banque émettrice y participe. Si le débit échoue encore, envoyez au propriétaire un lien de paiement pour ce mois. Si votre logiciel de clinique ou un administrateur de plan facture aussi le plan, choisissez un seul système pour débiter la carte afin qu'aucun propriétaire ne soit facturé deux fois.

  • Quand un plan se termine plus tôt

    Un plan peut se terminer plus tôt après le décès d'un animal, un déménagement ou un changement de clinique. Votre contrat décide du règlement, en pesant les services déjà utilisés et les débits déjà pris. Sortez l'historique complet des débits du plan pour que la réception puisse expliquer précisément ce qui a été payé, puis encaisser un dernier montant ou rembourser la différence sur la carte enregistrée. Après le décès d'un animal, arrêtez d'abord le prochain débit et réglez le reste plus tard.

  • Un plan chiot de douze mois, de la première visite au déménagement

    Disons qu'une clinique vend un plan chiot de douze mois couvrant examens, vaccins et dépistage de parasites pour un montant mensuel. Le propriétaire signe le contrat et autorise la carte enregistrée à la première visite. Au cinquième mois, la banque remplace la carte : si l'émetteur participe au service de mise à jour, les nouvelles données sont récupérées; sinon le débit échoue, et la réception envoie un lien de paiement pour ce mois et demande la nouvelle carte. Au neuvième mois, la famille déménage et le plan est réglé selon son historique.

Les produits RapidCents pour cliniques vétérinaires

Les terminaux de paiement et Tap to Pay prennent le paiement à la réception ou en salle d'examen, les liens de paiement encaissent acomptes et soldes par texto ou courriel, et les paiements récurrents facturent les plans de santé et les paiements échelonnés sur des cartes que les propriétaires vous ont autorisé à garder.

Soldes de soins d'urgence : de l'acompte à l'accueil jusqu'au congé

Les soldes de soins d'urgence s'encaissent plus facilement par étapes : un acompte sur le devis d'urgence à l'accueil, un devis révisé et un autre acompte si le traitement change, puis le solde au congé. RapidCents prend en charge chaque étape à la réception, par téléphone avec le terminal virtuel ou par un lien de paiement envoyé à un proche qui paie d'ailleurs, chaque paiement étant consigné sur une seule facture.

  • Gardez chaque étape sur une seule facture

    Ouvrez une facture à l'accueil et consignez-y chaque paiement du séjour, que la carte ait été présentée au comptoir, saisie dans le terminal virtuel ou payée par lien. Avant chaque acompte supplémentaire, notez le devis révisé dans le logiciel de clinique avec l'heure et le nom de la personne qui l'a approuvé. Les notes de traitement restent dans le logiciel de clinique; le dossier de paiement indique le montant, la carte utilisée et le moment du paiement.

  • Permissions pour les quarts de soir et de fin de semaine

    Les paiements d'urgence sont pris par la personne en poste : réglez donc les permissions de rôle du terminal virtuel pour savoir qui peut saisir une carte, qui peut rembourser et qui peut seulement consulter les transactions; le journal d'audit consigne qui a fait quoi. Saisissez l'adresse de facturation et le code CVV pour les paiements saisis à la main afin que les vérifications AVS et CVV s'appliquent, car une carte saisie expose davantage la clinique aux contestations pour fraude qu'une carte lue sans contact ou par puce.

  • Quand le propriétaire ne peut pas payer tout le solde

    Répartissez le solde sur deux cartes, ou envoyez à un deuxième payeur un lien de paiement réglé sur un montant partiel. Si le propriétaire a besoin de plus de temps, transférez le reste dans un calendrier de paiements échelonnés signé dans les paiements récurrents; c'est le plan d'encaissement de votre clinique, pas un prêt de RapidCents. Le propriétaire peut aussi demander du crédit à un prêteur tiers de financement pour animaux, selon une entente distincte entre lui et ce prêteur.

  • Les visites qui ne devraient pas se terminer au comptoir

    Après une euthanasie ou un diagnostic difficile, le comptoir n'est pas l'endroit pour demander un paiement. Prenez-le dans une pièce privée sur un terminal mobile ou avec Tap to Pay, avant une euthanasie planifiée ou avant le départ du propriétaire, ou envoyez un lien de paiement le lendemain avec un court mot. Convenez de l'approche à l'avance pour que le personnel n'improvise pas, et mettez les frais de suivi comme la crémation sur la même facture.

  • Une urgence de nuit, payée en trois temps

    Disons qu'un chat est amené tard en soirée. Le propriétaire signe le devis d'urgence et règle l'acompte par carte sans contact. Au matin, le plan de traitement s'est alourdi : l'équipe appelle le propriétaire, consigne l'approbation d'un devis révisé et prend un deuxième acompte avec le terminal virtuel. Au congé, deux jours plus tard, le propriétaire règle une partie du solde par carte, et un proche paie le reste avec un lien de paiement réglé sur ce montant partiel.

Qu'est-ce qui détermine les frais de traitement par carte de crédit d'une clinique vétérinaire?

Les frais de traitement par carte de crédit d'une clinique vétérinaire dépendent d'abord des cartes que les propriétaires utilisent et de la façon dont chaque carte est acceptée. Avec la tarification interchange plus de RapidCents, l'interchange est transmis au coût; les réseaux de cartes le fixent selon le type de carte et selon que la carte est lue sans contact, par puce, saisie ou payée en ligne. Votre marge RapidCents et les frais d'équipement ou de service figurent dans votre grille tarifaire, et l'entente est mensuelle, sans durée fixe.

  • Type de carte : débit, récompenses et cartes d'entreprise

    Le débit coûte généralement moins cher à accepter que le crédit, tandis que les cartes avec récompenses haut de gamme et les cartes d'entreprise portent un interchange plus élevé que les cartes de crédit standard. Quand une grosse facture de chirurgie ou d'urgence passe sur une carte avec récompenses, la catégorie d'interchange plus élevée s'applique à tout le montant. Les paiements d'éleveurs, de refuges et de clients agricoles par carte d'entreprise relèvent des catégories de cartes commerciales.

  • Comment chaque carte est acceptée

    Une carte lue sans contact ou par puce pendant que le propriétaire est en salle d'examen est un paiement avec carte présente. Un acompte saisi par téléphone, un solde payé par lien de paiement et un prélèvement de plan de santé sur une carte enregistrée sont des transactions sans présence de la carte, ce qui signifie habituellement un interchange plus élevé et une plus grande exposition à la fraude. Prendre le paiement en personne pendant que le propriétaire est là garde une plus grande part de votre volume avec carte présente.

  • Marge, équipement et le reste de la soumission

    Votre marge RapidCents figure dans votre grille tarifaire, avec les frais d'équipement ou de service, le cas échéant. Quand vous comparez des fournisseurs, alignez la marge de chaque soumission plutôt qu'un chiffre vedette, et demandez comment sont tarifiés les remboursements, les rétrofacturations et la location de terminaux. Une soumission à prix unique pour toutes les cartes empêche de voir ce que coûtent en interchange le débit au paiement courant et les cartes avec récompenses sur les factures de chirurgie.

  • Coût d'exploitation total au-delà du traitement

    Comptez les appareils dont vous avez besoin : un terminal de comptoir à la réception, des terminaux mobiles ou des téléphones Tap to Pay pour les salles d'examen, un appareil de rechange pendant qu'un autre se recharge, et le même ensemble dans chaque hôpital additionnel. Demandez à l'éditeur de votre logiciel de clinique si son intégration de paiement comporte ses propres frais ou exige son propre processeur, et ajoutez le temps du personnel consacré chaque jour à rapprocher les paiements des factures. Ces coûts doivent figurer dans la comparaison, à côté de la marge.

  • Quoi apporter à Fee Check

    Apportez trois relevés de traitement des paiements récents, votre répartition entre débit et crédit, votre facture moyenne d'examen et de chirurgie, et ce que vous encaissez chaque mois en personne, par téléphone, par lien et par les plans de santé. Ajoutez le nombre de remboursements et de rétrofacturations. Fee Check lit un relevé téléversé et sépare l'interchange de la marge, pour comparer des éléments équivalents avec une soumission écrite de RapidCents.

IDEXX Cornerstone, ezyVet et autres logiciels de clinique

RapidCents s'intègre à de nombreuses plateformes d'affaires par APPIE et RapidBridge. RapidBridge fonctionne avec ezyVet, Covetrus Pulse et Shepherd Veterinary Software : un paiement par carte s'inscrit à la facture que vous avez déjà ouverte. Pour IDEXX Cornerstone et IDEXX Neo, la bonne option dépend de votre éditeur et de votre version, et votre représentant RapidCents vous guidera.

  • IDEXX Cornerstone

    Cornerstone contient les devis, factures et soldes clients auxquels se mesurent les acomptes et les paiements finaux. RapidCents s'intègre à de nombreuses plateformes par APPIE et RapidBridge; la bonne option dépend de votre version de Cornerstone et de votre pays, et votre représentant RapidCents vous guidera. Chaque paiement porte le numéro de facture comme référence, pour correspondre à sa facture dans Cornerstone.

  • IDEXX Neo

    IDEXX Neo est le logiciel de clinique infonuagique d'IDEXX, et la bonne option dépend de l'édition de Neo à laquelle vous êtes abonné. Indiquez-la à votre représentant RapidCents : il vous montrera comment un acompte pris à l'admission s'applique à une facture ultérieure, par une intégration, un lien de paiement hors de Neo ou une saisie avec référence.

  • ezyVet

    ezyVet conserve devis, factures et comptes clients dans le nuage, et RapidBridge fonctionne avec lui : un paiement par carte s'inscrit au devis ou à la facture que vous avez déjà ouvert. L'acompte et la facture finale restent liés, et un lien de paiement portant le numéro de facture ezyVet facilite le rapprochement des deux dossiers.

  • Covetrus Pulse

    RapidBridge fonctionne avec Covetrus Pulse : le personnel prend le paiement par carte dans la facture Pulse déjà ouverte, sans changer de logiciel. Votre représentant RapidCents vous expliquera comment cela s'adapte à votre version de Pulse et à votre clinique, et comment paiements, reçus et rapprochement s'alignent sur vos factures.

  • Shepherd

    RapidBridge fonctionne avec Shepherd Veterinary Software : un paiement par carte s'inscrit à la facture Shepherd avec sa référence de transaction. Votre clinique garde le logiciel qu'elle connaît, et votre représentant RapidCents vous montrera comment acomptes, soldes et reçus s'y raccordent avant votre premier paiement réel.

  • QuickBooks Online et Xero

    RapidCents relie les transactions réglées, les frais et les remboursements à QuickBooks Online et à Xero, de sorte que les acomptes, les prélèvements de plans et les remboursements arrivent aux livres avec leurs frais. Les groupes d'hôpitaux sous SAP ou NetSuite importent des fichiers de règlement à l'aide de modèles plutôt que par un connecteur en direct.

Options de paiement pour les cliniques vétérinaires au Canada

Une clinique vétérinaire au Canada peut accepter le débit Interac et les cartes de crédit à la réception ou en salle d'examen, des paiements par carte à distance par lien de paiement ou terminal virtuel, des prélèvements récurrents pour les plans de santé et des paiements bancaires par débit préautorisé (DPA), avec règlement en dollars canadiens (CAD). Votre représentant RapidCents met en place les modes qui conviennent à votre clinique.

  • Débit Interac et cartes de crédit au terminal

    Pour une visite courante, les propriétaires peuvent utiliser le débit Interac par puce et NIP ou sans contact, et les grosses factures de chirurgie ou d'urgence peuvent passer sur Visa, Mastercard ou American Express. Le débit Interac se prend au terminal : les acomptes et soldes envoyés par lien de paiement se règlent donc avec une carte que le propriétaire peut utiliser en ligne.

  • Paiements bancaires par DPA pour les plans de santé

    Avec les paiements bancaires sur votre compte, un plan de santé ou un calendrier échelonné peut prélever le compte bancaire du propriétaire par débit préautorisé plutôt que par carte. Le DPA exige un accord de débit préautorisé avec le propriétaire, et la règle H1 de Paiements Canada fixe les exigences d'avis et d'annulation. Les prélèvements bancaires évitent les échecs de cartes expirées, mais ils peuvent être retournés : suivez les retours aussi attentivement que les refus de carte.

  • Règlement en CAD, TPS/TVH et Québec

    Les paiements sont réglés dans votre compte bancaire d'entreprise en dollars canadiens (CAD). La TPS/TVH, et la TVQ au Québec, proviennent de la facture de votre logiciel de clinique, tandis que le dossier de paiement indique le total facturé. Les cliniques du Québec devraient aussi faire examiner avec leur conseiller les exigences linguistiques liées aux contrats de plan, aux reçus et aux pages de paiement.

Mise en service, changement et rapprochement : liste de vérification pour cliniques vétérinaires

Changer de processeur sans perdre vos dossiers de facturation tient à l'ordre : dresser la liste de ce que détient votre fournisseur actuel, décider comment les cartes enregistrées et les calendriers sont transférés, tester chaque type de paiement, faire chevaucher les deux fournisseurs un certain temps et rapprocher chaque jour les règlements RapidCents de votre logiciel de clinique. Une fois votre compte approuvé, fixez votre date de bascule et informez les membres des plans du changement.

  • Listez ce que détient votre processeur actuel

    Avant de donner votre préavis, listez les cartes enregistrées derrière les plans de santé et les calendriers échelonnés, les acomptes sur des devis ouverts, les soldes impayés, les remboursements en attente et les terminaux loués. Lisez votre entente actuelle pour les délais de préavis, les frais de résiliation anticipée et les conditions de retour du matériel; ces coûts comptent dans la décision, avec le travail de recueillir de nouveau les cartes des membres.

  • Déplacez les cartes et calendriers avec soin

    Les jetons de cartes enregistrées ne passent d'un processeur à l'autre que si les deux fournisseurs acceptent une migration : ne supposez pas qu'ils se transfèrent. Quand ce n'est pas possible, recueillez de nouveau la carte et l'autorisation de chaque membre, à sa prochaine visite ou par une page de paiement sécurisée, et alignez son premier débit RapidCents sur sa prochaine date de facturation pour qu'aucun mois ne soit sauté ni facturé deux fois.

  • Testez chaque type de paiement avant le lancement

    Faites un acompte, une vente en salle d'examen, un remboursement, un paiement partiel, un prélèvement de plan de santé et un lien de paiement sur chaque appareil et sous chaque identifiant du personnel. Réglez les permissions de remboursement et vérifiez que les reçus et les relevés de carte affichent un nom d'entreprise que les propriétaires reconnaîtront. Passez ensuite d'abord une salle d'examen ou un seul emplacement.

  • Faites chevaucher les deux processeurs un temps

    Gardez l'ancien compte ouvert jusqu'à ce que les acomptes qu'il a pris pour des interventions non encore faites aient été appliqués ou remboursés et que les derniers prélèvements de plans aient eu lieu, car un remboursement est plus simple chez le processeur qui a pris le paiement d'origine. Fermez-le seulement quand plus rien n'est en suspens, et conservez l'exportation de son historique de transactions avec vos dossiers.

  • Associez les références dans votre logiciel de clinique

    Créez un mode de paiement RapidCents dans votre logiciel de clinique et convenez d'une référence unique, habituellement le numéro de facture ou de devis, pour chaque paiement par terminal, lien de paiement et prélèvement récurrent. Quand la réception et l'équipe de nuit inscrivent les paiements de la même façon, le rapprochement de fin de journée reste simple.

  • Rapprochez chaque jour, puis chaque mois

    Le rapprochement des paiements vétérinaires est une concordance en trois volets entre le rapport des paiements de fin de journée du logiciel de clinique, le rapport de règlement RapidCents et le dépôt bancaire. Les frais figurent dans leur propre rapport : ventes, remboursements et frais se rapprochent donc séparément. À la fin du mois, exportez les rapports en CSV ou en PDF ou associez les règlements à QuickBooks Online ou à Xero, et si vous exploitez plus d'un hôpital, utilisez les rapports Multi-succursales pour confirmer les dépôts de chaque emplacement.

Questions de paiement des cliniques vétérinaires

Que doit offrir un fournisseur de paiement pour les acomptes sur devis de chirurgie?

Un fournisseur de paiement pour les acomptes sur devis de chirurgie doit vous permettre de prendre l'acompte quand le propriétaire approuve le devis et de lier ce paiement au devis. Concrètement : un terminal à l'admission, des liens de paiement pour les devis approuvés par courriel, un champ de référence pour le numéro du devis, des paiements partiels pour le solde et des remboursements sur la carte d'origine quand la facture finale est moindre. RapidCents couvre chacun de ces points, et votre représentant RapidCents vous montrera comment les acomptes parviennent à votre logiciel de clinique et si vous préférez une retenue ou un débit complet.

Que vérifier avant de facturer des plans de santé par un fournisseur de paiement?

Vérifiez que le fournisseur peut garder la carte d'un propriétaire avec son autorisation, la débiter à une date de facturation fixe, reprendre les débits refusés et actualiser les cartes remplacées. Les paiements récurrents de RapidCents couvrent ces étapes, avec des avis aux propriétaires avant chaque débit et le service de mise à jour des cartes enregistrées lorsque l'émetteur y participe. Décidez ensuite qui facture le plan : le débiter à la fois par RapidCents et par votre logiciel de clinique ou un administrateur de plan risque de facturer deux fois un propriétaire. Gardez chaque contrat de plan signé au dossier : c'est votre preuve si un propriétaire conteste un débit.

Comment une clinique vétérinaire doit-elle encaisser les soldes de soins d'urgence?

Encaissez les soldes de soins d'urgence par étapes plutôt qu'en une seule facture au congé : un acompte à l'accueil, d'autres acomptes à mesure que le devis est révisé, puis le reste quand l'animal rentre à la maison. Utilisez le terminal quand le propriétaire est présent, le terminal virtuel quand il appelle avec sa carte et un lien de paiement quand quelqu'un d'autre paie. Obtenez l'accord du propriétaire sur chaque devis révisé avant d'encaisser, et remboursez tout acompte inutilisé sur la carte qui l'a payé. Avec une assurance pour animaux, le propriétaire paie habituellement la clinique et demande ensuite un remboursement à l'assureur séparément : le dossier de paiement n'indique donc que ce qui a été payé.

Quelle est la meilleure façon de prendre un paiement en salle d'examen?

Apportez un terminal portable ou un téléphone Tap to Pay dans la salle, pour que le propriétaire puisse payer sans ramener l'animal à la réception. Un terminal de paiement de salle d'examen comme Rivo Go accepte les cartes à puce et sans contact, imprime les reçus et peut être partagé entre les salles. Tap to Pay sur un iPhone ou un téléphone Android compatible accepte les cartes sans contact et les portefeuilles mobiles et envoie les reçus par texto ou courriel, mais une carte qui ne fonctionne pas sans contact exige un terminal. Fermez la facture dans votre logiciel de clinique avant de sortir la carte, pour que le montant débité corresponde, et remboursez toute correction ultérieure sur la même carte.

Quelles options de paiement une clinique vétérinaire au Canada peut-elle offrir?

Au Canada, une clinique vétérinaire peut offrir le débit Interac ainsi que Visa, Mastercard et American Express en personne, des paiements par carte à distance pour les acomptes et les soldes, des prélèvements sur carte enregistrée pour les plans de santé et les paiements échelonnés, et des paiements bancaires par DPA, le tout réglé en dollars canadiens (CAD). Votre représentant RapidCents vous présentera l'ensemble qui convient à votre clinique. Comme le débit Interac est un paiement au terminal, planifiez l'encaissement à distance autour des cartes de crédit ou d'autres cartes utilisables en ligne, et envisagez le DPA pour la facturation des plans.

Devrions-nous offrir du financement tiers pour animaux ou nos propres paiements échelonnés?

Vous pouvez offrir l'un, l'autre ou les deux, mais ce sont des ententes différentes. Le financement tiers pour animaux est une entente de crédit que le propriétaire demande à un prêteur, qui décide de l'approbation et perçoit le remboursement; la façon dont ce prêteur paie votre clinique dépend de ses propres conditions. Les plans de paiement vétérinaires internes pour clients sont des calendriers d'encaissement que vous convenez avec le propriétaire et exécutez par les paiements récurrents à partir d'une carte enregistrée, avec montants, dates et conditions d'annulation par écrit : votre clinique porte donc le solde impayé. RapidCents encaisse les versements et ne prête pas aux propriétaires d'animaux.

Quel processeur de paiement est le meilleur pour les cliniques vétérinaires, et que comparer?

Le meilleur processeur pour une clinique vétérinaire est celui qui correspond à votre façon réelle d'encaisser, à un coût total vérifiable par écrit. Comparez la façon dont chaque fournisseur gère les acomptes sur devis, les paiements en salle d'examen, les prélèvements de plans de santé et les calendriers échelonnés; ce que permet votre logiciel de clinique; le nombre d'appareils nécessaires à vos salles; les rapports de règlement et de frais; les outils de contestation; et des heures de soutien adaptées à un horaire d'urgence. Comparez ensuite des soumissions écrites qui séparent l'interchange de la marge, établies à partir du même relevé récent pour chaque fournisseur.

Quels frais une clinique vétérinaire doit-elle prévoir pour les paiements par carte en personne et en ligne?

Attendez-vous à de l'interchange, à une marge du processeur et, le cas échéant, à des frais d'équipement ou de service, les paiements sans contact et par puce portant généralement un interchange moindre que les paiements saisis ou en ligne. Avec RapidCents, l'interchange est transmis au coût, et la marge et les autres frais figurent dans votre grille tarifaire, selon une entente mensuelle sans durée fixe. Les acomptes en ligne, les paiements par téléphone et les prélèvements de plans de santé sont tous sans présence de la carte : leur part de votre volume compte donc. Demandez à chaque fournisseur une soumission écrite établie à partir de vos relevés, et téléversez-en un dans Fee Check pour voir l'interchange et la marge séparément.

Peut-on utiliser RapidCents avec IDEXX Cornerstone ou IDEXX Neo?

APPIE et RapidBridge relient RapidCents à de nombreuses plateformes, et l'option exacte pour Cornerstone ou Neo dépend de la version de votre logiciel et de votre pays. Dites à votre représentant RapidCents lequel vous utilisez : il vous montrera comment acomptes, soldes et reçus se raccordent à vos factures, par une intégration, un lien de paiement portant le numéro de facture ou une saisie avec référence. Dans tous les cas, vous rapprochez chaque jour vos factures IDEXX.

Comment une clinique vétérinaire peut-elle réduire les contestations de paiement et protéger les cartes enregistrées?

Réduisez les contestations avec des documents clairs, et protégez les données de carte en ne les conservant jamais vous-même. Faites signer les devis et les contrats de plan, envoyez des reçus détaillés, appliquez une seule politique de remboursement de façon constante et utilisez sur les relevés de carte un nom d'entreprise que les propriétaires reconnaissent. Une carte enregistrée en clinique vétérinaire ne doit exister que sous forme de jeton dans le coffre de cartes sécurisé, avec l'autorisation du propriétaire. Limitez par des permissions de rôle qui peut saisir des cartes ou faire des remboursements, et suivez alertes, preuves et échéances dans Litiges et Protection contre les rétrofacturations. Aucune configuration n'empêche toutes les contestations, mais des devis et des reçus signés vous donnent des preuves pour répondre.

Comment changer de processeur de paiement sans perdre les dossiers de facturation des clients?

Vos dossiers de facturation restent dans votre logiciel de clinique : le travail consiste à déplacer ce que détient le processeur. Listez les cartes enregistrées, les calendriers de plans de santé et de paiements échelonnés, les acomptes ouverts, les soldes impayés et les remboursements en attente, et demandez si votre fournisseur actuel migrera les jetons de cartes, ce qui n'arrive que si les deux fournisseurs y consentent. Exportez l'historique de transactions de l'ancien processeur avant de fermer le compte. Testez un acompte, un remboursement et un prélèvement de plan sur RapidCents, puis gardez l'ancien compte ouvert jusqu'à ce que ses remboursements et ses derniers débits planifiés soient réglés.

Quel MCC est utilisé pour les cliniques vétérinaires?

Le MCC 0742, services vétérinaires, est le code de catégorie de commerçant couramment associé aux cliniques et aux hôpitaux pour animaux. RapidCents fixe avec vous la bonne catégorie à l'ouverture de votre compte, selon ce que votre entreprise vend réellement. Si votre clinique offre aussi la pension, le toilettage ou un comptoir de vente d'aliments et de fournitures, parlez-en à votre représentant RapidCents pour que votre compte les reflète.

Autres pratiques avec devis, plans et cartes enregistrées

Les cliniques dentaires prennent aussi des acomptes sur des devis de traitement, les cliniques d'optométrie en prennent sur des commandes de lunettes, les gyms et les cliniques d'esthétique médicale facturent des abonnements sur des cartes enregistrées, et les pharmacies encaissent les renouvellements au retrait. Leurs pages montrent comment ces tâches fonctionnent avec une autre réception et d'autres logiciels.

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Prochaine étape

Voyez ce que votre clinique paie pour accepter les cartes

Téléversez un relevé de traitement des paiements récent dans Fee Check pour voir l'interchange séparé de la marge. Comparez-le ensuite à une soumission écrite de RapidCents établie selon la répartition propre à votre clinique entre paiements en salle d'examen, acomptes par téléphone et prélèvements de plans de santé.

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