Traitement des paiements pour agences de voyage: acomptes et soldes

Comparez tout le parcours d'acceptation, pas un seul prix. Demandez à chaque fournisseur de démontrer un acompte de réservation, un solde final, des frais de modification et un remboursement, puis comparez les soumissions écrites, les restrictions que votre logiciel de réservation impose aux passerelles, les rapports de règlement, la gestion des remboursements et le soutien. Aucun fournisseur ne convient à toutes les agences: décidez selon votre propre répartition des paiements.

Le coût dépend de votre répartition des cartes utilisées, de la façon d'accepter les cartes et des services ajoutés. RapidCents applique une tarification interchange plus: l'interchange est facturé au coût, plus votre marge RapidCents dans votre grille tarifaire et des frais pour l'équipement ou les services, le cas échéant. Les cartes haut de gamme, les paiements saisis et les gros montants pèsent sur le total. Téléversez un relevé dans Fee Check pour voir l'interchange séparé de la marge.

RapidCents s'intègre à de nombreuses plateformes majeures grâce à APPIE et à RapidBridge, et votre forfait et votre version déterminent la meilleure option pour TravelJoy. Un lien de paiement ou une vente au terminal virtuel se fait hors du logiciel: vous l'inscrivez vous-même au dossier. Dites à votre représentant RapidCents quel forfait vous utilisez, et il vous présentera les options.

Envoyez au client un lien de paiement pour l'acompte, ou saisissez la carte dans le terminal virtuel pendant qu'il est au téléphone. Le reçu porte le numéro de dossier, et le paiement réglé apparaît dans vos rapports. Avant de commencer, convenez avec le client du montant de l'acompte et des conditions d'annulation, et précisez au personnel qui peut modifier ou rembourser un paiement.

Une agence de voyage au Canada peut généralement offrir Visa, Mastercard et American Express, le débit Interac au terminal, et des paiements bancaires par EFT ou débit préautorisé (PAD), avec règlement en CAD. Les paiements à distance passent par lien de paiement ou terminal virtuel. Votre représentant RapidCents vous présentera les modes activés sur votre compte et le rôle de commerçant officiel de la transaction quand vous vendez pour des fournisseurs.

Établissez un calendrier d'encaissement par voyageur, avec montant, échéances et conditions d'annulation convenus par écrit. Les paiements récurrents peuvent exécuter le calendrier sur une carte autorisée par le voyageur, avec relances automatiques et mise à jour des cartes. Un calendrier de paiements échelonnés encaisse des sommes qui vous sont dues. Ce n'est pas du financement, et RapidCents ne prête pas aux voyageurs.

Exigez une autorisation écrite pour chaque carte que vous débiterez plus tard, et conservez-la au dossier. Le formulaire doit nommer la carte, les montants ou le calendrier, les dates du voyage et ce que le client accepte en cas de changement. Les employés autorisés exécutent le débit, et en cas d'échec ils demandent une autre carte au client.

Oui, les mêmes rapports servent généralement aux deux. Les outils Litiges et Protection contre les rétrofacturations se trouvent à côté des rapports de règlement dans le tableau de bord du commerçant, donc un paiement contesté peut être retracé jusqu'à son dépôt réglé. Les paiements aux fournisseurs faits depuis votre banque peuvent exiger une importation ou une étape comptable distincte, et votre représentant RapidCents vous montrera comment les dossiers sont liés dans votre configuration.

Associez par identifiant de transaction et numéro de dossier, et séparez les ventes brutes, les remboursements, les contestations, les frais et le dépôt bancaire. Les rapports comprennent des rapports de transactions, de règlement et de frais, exportables en CSV et en PDF. RapidCents connecte transactions réglées, frais et remboursements à QuickBooks Online et à Xero, et SAP et NetSuite importent des fichiers de règlement.

Prévoyez un changement par étapes et ne supposez pas que les cartes enregistrées suivent. La portabilité des jetons dépend de l'accord des deux fournisseurs: demandez à votre fournisseur actuel ce qu'il exportera. Listez les cartes enregistrées, les autorisations, les calendriers et les soldes ouverts, puis testez un acompte, un remboursement et un rapprochement avant de passer les réservations réelles. Faites rouler les deux fournisseurs en parallèle brièvement si des réservations sont en cours.

Le MCC 4722 est couramment associé aux agences de voyage et aux voyagistes. Votre représentant RapidCents établit avec vous la bonne catégorie de commerçant à l'intégration, selon ce que votre agence vend vraiment. Une agence qui vend billets, circuits ou forfaits comme commerçant officiel de la transaction peut être évaluée autrement qu'une agence qui ne fait que réserver pour des fournisseurs: décrivez donc fidèlement votre entreprise.