Traitement des paiements pour résidences pour aînés

Choisissez un fournisseur capable de percevoir un montant mensuel planifié et de montrer de quoi il se compose. Cherchez des Paiements récurrents avec avis préalable, une autorisation écrite du payeur (montant, moment, annulation), des règles claires de remboursement et d'ajustement, et des reçus qui concordent avec le grand livre du résident. Les détails de soins restent dans votre logiciel de soins.

Séparez trois rôles : le compte du résident, le payeur autorisé et le contact de facturation. Dans les Fiches clients, le payeur détient la carte enregistrée ou le compte bancaire et l'autorisation, tandis que le compte du résident contient le loyer, les changements de niveau de soins et les services. Rapprochez chaque paiement du grand livre par référence pour qu'une carte ne se confonde jamais avec celle d'une autre famille.

Facturez les services optionnels en lignes distinctes avec un lien de paiement, ou ajoutez-les à la prochaine perception seulement si le payeur l'a accepté par écrit. Convenez d'avance des prix et des services imputables à une carte enregistrée, envoyez à la famille une facture détaillée et inscrivez les remboursements sur la même ligne. Tout ce qui n'est pas convenu passe par un lien de paiement que le payeur approuve.

Facturez la différence à partir de la date d'effet et laissez le calendrier de base intact. Si une évaluation fait passer un résident au niveau supérieur le 18, envoyez au payeur une facture indiquant le montant au prorata et la date, puis percevez-le par lien de paiement ou à la prochaine perception convenue. Si le niveau baisse, remboursez ou créditez le même compte. L'évaluation reste dans votre logiciel de soins.

Une résidence pour aînés au Canada peut offrir le débit Interac, les cartes Visa, Mastercard et American Express, ainsi que le débit préautorisé ou le virement pour les paiements bancaires, avec règlement en dollars canadiens. Utilisez le débit préautorisé pour les montants mensuels fixes, et les cartes ou liens de paiement pour les services optionnels. Votre représentant RapidCents active les modes dont vous avez besoin avant que vous créiez les calendriers.

Associez chaque paiement réglé à une seule ligne du grand livre du résident au moyen d'une référence stable. Utilisez les Rapports pour les règlements, les frais et les remboursements, en CSV ou PDF. RapidCents relie les transactions réglées, les frais et les remboursements à QuickBooks Online et à Xero, tandis que SAP et NetSuite importent des fichiers de règlement. Comparez les dépôts au grand livre chaque semaine au début.

Aucun processeur de paiement ne convient à toutes les résidences : comparez selon vos besoins. Pesez le coût total selon votre mélange de paiements bancaires et de cartes, les outils d'avis et de nouvelles tentatives, les contrôles sur les cartes enregistrées, des rapports qui concordent avec votre grand livre, le soutien et vos logiciels. Obtenez des offres écrites où l'interchange est séparé de la marge, et parlez à votre représentant RapidCents de l'arrimage avec vos logiciels.

Prévoyez l'interchange, une marge du processeur et des frais d'équipement ou de services, s'il y a lieu. Chez RapidCents, l'interchange est transmis au coût, votre marge figure dans votre barème de frais, et le tout est mois par mois, sans durée fixe. Les coûts diffèrent selon que la carte est sans contact ou insérée, ou saisie ou en ligne : demandez une offre écrite fondée sur votre mélange réel et téléversez un relevé dans Fee Check.

RapidCents s'intègre à de nombreuses plateformes majeures par APPIE et RapidBridge. La bonne option pour Yardi Senior Living ou PointClickCare dépend de votre fournisseur et de votre version, et votre représentant RapidCents vous explique si les frais arrivent par transfert de montant, lien de paiement, exportation de fichier ou saisie manuelle, et comment les reçus rejoignent le grand livre du résident.

Réduisez les contestations avec une autorisation claire, des reçus détaillés et une politique de remboursement publiée, et protégez les cartes enregistrées par un accès contrôlé du personnel. Gardez l'autorisation signée et les factures là où le personnel peut les retrouver comme preuve. Utilisez la tokenisation des données de paiement là où elle est offerte, limitez qui peut voir ou utiliser une carte, et servez-vous des outils de gestion des contestations. Aucun fournisseur ne peut promettre de gagner une contestation.

Dressez d'abord l'inventaire, puis testez, puis migrez. Listez les soldes dus, les cartes enregistrées et autorisations bancaires, les calendriers, les terminaux et les dépendances logicielles. Faites un essai de vente, de remboursement et de dépôt, et rapprochez chacun du grand livre du résident. Les données de paiement enregistrées peuvent exiger une migration contrôlée par les fournisseurs, qui doivent y consentir : prévoyez de recueillir une nouvelle autorisation de certains payeurs.

Le MCC 8050 est couramment associé aux établissements de soins infirmiers et de soins personnels, catégorie dont relèvent bien des résidences pour aînés. RapidCents établit avec vous la bonne catégorie de commerçant à l'intégration, selon ce que votre résidence vend et facture réellement. Une résidence aux services différents peut être classée autrement : décrivez avec précision vos niveaux de soins et vos services optionnels dans votre demande.