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Protection contre les rétrofacturations et analyse des frais

Voyez le fonctionnement : les commerçants à volume élevé obtiennent des preuves de litige, une lecture de l’interchange et la visibilité des économies.

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Traitement des paiements en clinique dentaire: acomptes, versements et soldes

Le traitement des paiements en clinique dentaire couvre trois tâches: l'acompte, le plan de paiement interne sur carte enregistrée et le solde du patient après l'assurance. RapidCents offre terminaux à l'accueil, liens de paiement, Terminal virtuel et Paiements récurrents, et se connecte à votre logiciel par APPIE et RapidBridge. Une carte enregistrée exige l'autorisation documentée du patient.

Réceptionniste dentaire en uniforme tendant un terminal portatif RapidCents à une patiente, salle de soins au fond
Une patiente règle sa part sur un terminal portatif RapidCents pendant que l'écran de l'accueil affiche la liste des paiements de la clinique.
  • PCI DSS niveau 1
  • SOC 2 Type II
  • Toutes les grandes cartes : Visa, Mastercard, Amex, Discover, UnionPay, Diners Club et débit Interac
  • Interchange-plus disponible
  • Support canadien

Comment les cliniques dentaires se font payer

Une clinique dentaire est payée à six moments du parcours de soins: à la fin du rendez-vous, à l'acceptation d'un plan, selon un calendrier de versements, après la réclamation, au fil d'un traitement en plusieurs étapes et par téléphone. Le patient, ou le garant d'un compte familial, paie ce que l'assurance ne couvre pas. Si votre clinique accepte la cession des prestations, l'assureur vous verse sa part séparément, sur les réclamations transmises par votre logiciel de gestion; sinon, le patient paie tous les honoraires et l'assureur le rembourse.

  • Le paiement à la fin du rendez-vous

    Après un rendez-vous d'hygiène ou une obturation, le patient ou le garant paie la part estimée du patient, souvent en présentant sa carte sans contact ou en l'insérant dans le terminal de paiement de l'accueil. Si une estimation d'assurance s'avère erronée, un petit solde ou un crédit se règle après la réclamation. La comptabilité reçoit une transaction avec la marque de carte, le code d'autorisation et l'heure, à rapprocher des écritures du jour.

  • Les acomptes sur plan de traitement

    Le patient qui accepte un plan (couronnes, implants, facettes ou pont) verse un acompte qui réserve les travaux de laboratoire et la longue plage horaire qu'ils exigent. L'acompte se prend à l'accueil, ou par lien de paiement si le patient accepte de chez lui. Si le dentiste révise le plan avant le début du traitement, l'acompte passe au nouveau plan. La comptabilité voit l'acompte comme un crédit au grand livre du patient jusqu'à ce que la facture finale l'absorbe.

  • Les plans de paiement internes

    Les grands cas de restauration, comme des implants ou plusieurs couronnes, et les traitements orthodontiques se paient souvent chaque mois selon un calendrier que votre clinique fixe et gère elle-même. Paiements récurrents porte chaque versement à une carte enregistrée, en vertu d'une entente signée. Si la carte est refusée ou expire en cours de route, vous envoyez par texto un lien de paiement. La comptabilité obtient une transaction réglée par versement, rattachée à cette entente.

  • Les soldes après la réclamation d'assurance

    Une fois la réclamation traitée, le patient doit ce que son régime n'a pas couvert. L'accueil lui envoie un lien de paiement par texto ou courriel, ou porte le montant à sa carte enregistrée s'il l'a autorisé. Les écarts vont dans les deux sens: si la réclamation paie moins que prévu, il reste à encaisser; si elle paie plus, un crédit est à rembourser. La comptabilité reçoit chaque paiement ou remboursement lié au numéro de compte du patient.

  • Les paiements par étape d'un traitement en plusieurs visites

    Un traitement réparti sur plusieurs rendez-vous, comme un implant, de la pose à la couronne, se paie étape par étape ou s'impute sur un acompte à chaque visite. Chaque étape s'encaisse au terminal ou sur une carte autorisée par le patient pour ce plan. Si un plan est révisé en cours de route, vous remboursez ou encaissez par étape visée. La comptabilité peut rattacher chaque paiement au plan de traitement si le personnel l'y inscrit.

  • Les paiements des garants par téléphone

    Un parent, un conjoint ou un autre garant paie souvent par téléphone le traitement d'un proche, après réception d'un relevé de compte. Le personnel saisit la carte dans le Terminal virtuel avec vérification AVS et CVV, ou envoie un lien de paiement pour que le garant saisisse lui-même sa carte. Une carte saisie manuellement expose davantage à la fraude et aux contestations qu'une carte présentée en personne. La comptabilité voit dans le journal d'audit qui a pris chaque paiement.

Pages de paiement pour les entreprises spécialisées

Certaines entreprises de ce secteur encaissent assez différemment pour avoir leur propre page. Chacune présente ses paiements, ses questions de compatibilité logicielle et sa FAQ.

Comment prendre un acompte sur plan de traitement dentaire

Prenez l'acompte quand le patient accepte son plan de traitement, avant de commander les travaux de laboratoire ou de réserver une longue plage horaire. Encaissez-le au terminal de l'accueil, ou envoyez un lien de paiement par texto ou par courriel si le patient accepte de chez lui. Précisez par écrit ce que l'acompte réserve, comment il s'applique à la facture finale et quand il est remboursable, puis inscrivez-le au grand livre du patient comme un crédit sur ce plan.

  • Le parcours d'un acompte, de l'acceptation au reçu

    Le patient, ou le garant du compte, accepte le plan avec le coordonnateur de traitement. Le personnel prend l'acompte sur un terminal de paiement RapidCents, sans contact ou par puce, ou envoie un lien de paiement qui porte le numéro de compte du patient comme référence. Le patient reçoit un reçu, et le personnel inscrit l'acompte au grand livre avec la référence de transaction RapidCents, pour que la facture finale l'absorbe.

  • Ce qu'il faut prévoir avant le premier acompte

    Fixez le montant de l'acompte pour chaque type de plan, ce qu'il réserve, comment il s'applique et ce qui est remboursé si le patient annule avant ou après la commande au laboratoire. Inscrivez ces conditions dans l'entente financière que le patient signe; l'outil Contrats et signatures électroniques envoie cette entente, recueille la signature et prend l'acompte en un seul parcours. Le consentement aux soins reste un document distinct dans votre logiciel de gestion.

  • Quand le plan change, que le patient annule ou que la carte est refusée

    Si le dentiste révise le plan, appliquez l'acompte au nouveau plan et notez le changement au grand livre. Si le patient annule, remboursez la part remboursable à partir du paiement initial dans RapidCents, pour que le remboursement se rattache à l'acompte. Si la carte est refusée, le patient peut utiliser une autre carte ou payer plus tard par lien de paiement; attendez que l'acompte passe avant de commander au laboratoire. Si le patient conteste l'acompte plus tard, les conditions signées et le reçu sont vos preuves.

  • Un plan pour deux couronnes, de l'entente à la pose

    Disons qu'après un examen, une patiente accepte un plan pour deux couronnes. Le coordonnateur de traitement lui envoie l'entente financière à signer, et elle paie au terminal de l'accueil un acompte calculé pour couvrir les frais de laboratoire, avant l'envoi de la commande. Le reçu indique la clinique et le montant, pas l'intervention, et le personnel inscrit l'acompte au grand livre de la patiente avec sa référence RapidCents. Une fois les couronnes posées, la facture montre l'acompte en crédit, la part de l'assureur est réclamée et la patiente paie le reste.

Plans de paiement internes ou financement par un tiers

Les plans de paiement pour patients offerts à l'interne sont des calendriers d'encaissement; le financement par un tiers est du crédit. Dans un plan interne, le patient paie un solde convenu en versements que votre clinique encaisse, et votre clinique assume la perte si les paiements cessent. Avec le financement, un prêteur décide si le patient est admissible, fixe les conditions et paie votre clinique selon sa propre entente. L'outil Paiements récurrents de RapidCents gère les calendriers internes; RapidCents ne prête pas aux patients.

  • Le fonctionnement d'un plan interne avec Paiements récurrents

    Le patient signe une entente de paiement qui précise le total, le montant de chaque versement, les dates de prélèvement, le nombre de paiements et la façon d'annuler ou de changer de carte. Avec cette autorisation, la carte est conservée dans le Coffre de cartes sécurisé, et Paiements récurrents porte chaque versement à la carte à la date convenue et peut aviser le patient avant chaque prélèvement. Le personnel inscrit chaque versement au grand livre du patient, sous le plan.

  • Versements manqués et cartes qui expirent en cours de plan

    Un long plan peut durer plus longtemps que la carte de départ. Le service de mise à jour des cartes enregistrées actualise les données de carte lorsque l'émetteur y participe, et les nouvelles tentatives de paiement automatiques relancent un versement refusé. Si un paiement échoue malgré tout, envoyez par texto un lien de paiement pour le montant manqué, puis décidez selon votre entente si le traitement se poursuit; cette décision revient à la clinique, pas au processeur. Si le dentiste modifie le plan, modifiez le calendrier avant le prochain prélèvement.

  • Le fonctionnement du financement par un tiers

    Avec le financement par un tiers, le patient présente une demande à un prêteur, qui décide de son admissibilité et fixe les intérêts et les modalités de remboursement; le patient signe alors le contrat de crédit du prêteur, et non votre entente. RapidCents ne participe pas à cette décision de crédit. Quand le prêteur paie votre clinique, inscrivez ce paiement au grand livre du patient comme un paiement de tiers, comme vous le faites pour celui d'un assureur.

  • Trésorerie, risque et documents: la comparaison

    Comparez les deux sur quatre points. Flux de trésorerie: à l'interne, vous êtes payé versement par versement; un prêteur paie souvent votre clinique plus tôt, moyennant ses propres frais. Risque: à l'interne, un paiement manqué est une perte pour vous; un prêteur assume habituellement le risque de remboursement, bien que certains programmes vous le renvoient. Documents: votre entente et l'autorisation de carte enregistrée, ou le contrat de crédit du prêteur. Suivi: à l'interne, votre accueil relance les versements manqués. Certaines cliniques offrent les deux et gardent les plans internes pour les petits soldes.

  • Un plan pour des facettes, de deux façons

    Disons qu'un patient souhaite étaler le coût de facettes que l'assurance ne couvre pas. Avec un plan interne, il verse un acompte au terminal et signe une entente de prélèvements mensuels, que Paiements récurrents porte à sa carte enregistrée. Si la carte expire en cours de plan, le service de mise à jour reporte la nouvelle date d'expiration lorsque l'émetteur y participe; sinon, le personnel envoie un lien de paiement par texto jusqu'à l'autorisation d'une nouvelle carte. Avec un prêteur, la clinique inscrit le paiement du prêteur, sans calendrier à gérer.

Produits RapidCents pour les cliniques dentaires

Quatre produits couvrent l'essentiel des paiements d'une clinique dentaire: Terminaux de paiement à l'accueil, Liens de paiement envoyés par texto ou par courriel pour les acomptes et les soldes après réclamation, Paiements récurrents pour les plans de paiement échelonné et Terminal virtuel pour les paiements des garants par téléphone.

Comment encaisser le solde du patient après le paiement de l'assurance

Une fois la réclamation traitée, encaissez le montant exact que doit le patient: envoyez un lien de paiement par texto ou courriel, prenez-le à la prochaine visite ou portez-le à une carte enregistrée que le patient a autorisée pour les soldes après assurance. Dans l'encaissement des soldes des patients, le moment compte: facturez avant que la réclamation soit traitée et vous risquez de rembourser la différence. L'assureur décide de ce que le régime paie; RapidCents enregistre le paiement du patient, sa date et votre référence, pas la réclamation.

  • Le paiement par texto, étape par étape

    Pour demander un solde par texto, l'accueil crée un lien de paiement du montant exact, ajoute le numéro de compte comme référence, fixe une date d'expiration et l'envoie par texto ou par courriel. Le patient paie sur son téléphone, le reçu part automatiquement et le lien s'affiche comme payé dans le tableau de bord du commerçant. Le personnel inscrit ensuite le paiement au grand livre. Laissez le nom des interventions hors du message: le numéro de compte suffit.

  • Porter un solde à la carte enregistrée en clinique dentaire

    Vous pouvez porter un montant à une carte enregistrée une fois la réclamation réglée, mais seulement pour les soldes que le patient a autorisés par écrit. Précisez quels soldes peuvent être portés à la carte, le plafond éventuel et le préavis donné au patient avant le prélèvement, puis conservez l'autorisation signée avec le dossier de paiement. Un prélèvement inattendu invite la contestation: envoyez d'abord le montant, prélevez ensuite.

  • Quand la réclamation paie plus ou moins que l'estimation

    Si la réclamation paie moins que prévu, encaissez la différence par lien, à la prochaine visite ou sur une carte enregistrée autorisée. Si elle paie plus, le patient a un crédit: remboursez-le sur la carte d'origine dans RapidCents, ou appliquez-le à un traitement prévu seulement si le patient y consent, et inscrivez-le pour que le grand livre s'équilibre. Pour un patient couvert par deux régimes dentaires, attendez la réclamation au deuxième assureur avant de lui facturer quoi que ce soit, sinon vous risquez d'encaisser puis de rembourser le même montant.

  • Une couronne de 1 200 $ et un solde après la réclamation

    Disons qu'une couronne est estimée à 1 200 $, et que le régime du patient devrait en payer 600 $. Le patient paie sa part estimée de 600 $ à la fin du rendez-vous. La réclamation ne paie que 480 $ parce que le maximum annuel est presque atteint: le patient doit donc 120 $ de plus, et l'accueil lui envoie par texto un lien de paiement portant le numéro de compte comme référence. Si la réclamation avait payé 650 $, la clinique rembourserait plutôt 50 $ sur la carte d'origine.

Comparez vos frais de traitement des paiements selon votre répartition réelle des cartes

Comparez vos frais de traitement des paiements sur votre propre répartition des cartes, car l'interchange, fixé par les réseaux, varie selon le type de carte et son mode d'acceptation. Chez RapidCents, vous payez l'interchange au coût, plus la marge RapidCents et les frais d'équipement ou de services prévus à votre grille tarifaire, de mois en mois, sans durée fixe. Ce qui fait varier votre total: les cartes utilisées pour les gros soldes, la part saisie, payée par lien ou planifiée plutôt qu'encaissée à l'accueil, et vos remboursements et contestations.

  • La tarification interchange plus, ligne par ligne

    La tarification interchange plus sépare l'interchange, qui varie selon le type de carte, du débit à la carte de crédit standard ou haut de gamme avec récompenses, de votre marge RapidCents et des éventuels frais d'équipement ou de services. Certains processeurs proposent plutôt un prix groupé pour toutes les cartes, ce qui empêche de voir quels paiements coûtent plus cher à accepter. En voyant chaque composante, vous pouvez comparer le coût d'un acompte de couronne payé par carte avec récompenses à celui d'un rendez-vous d'hygiène payé par débit.

  • Gros montants et cartes haut de gamme

    Les traitements dentaires majeurs produisent de gros soldes, et quand les patients paient des couronnes, des implants ou des facettes avec une carte de crédit haut de gamme avec récompenses, ces paiements coûtent plus cher à accepter que le débit. Deux cliniques au même volume mensuel peuvent payer des totaux différents si l'une reçoit surtout du débit et l'autre surtout des cartes avec récompenses. Examinez votre répartition des cartes utilisées entre débit, crédit standard et cartes haut de gamme avant de comparer des soumissions.

  • Carte présentée à l'accueil ou paiement saisi, par lien ou récurrent

    La carte d'un patient présentée sans contact ou insérée à l'accueil donne une transaction avec présence de la carte. La carte d'un garant saisie dans le Terminal virtuel, un solde payé par lien de paiement et un versement prélevé selon le calendrier sont des transactions sans présence de la carte: l'interchange peut y être plus élevé, et le filtrage antifraude, comme AVS, CVV et 3-D Secure, s'applique au besoin. Calculez la part de votre volume qui passe par chaque canal avant de comparer les offres.

  • Terminaux, remboursements et contestations

    Comptez les terminaux nécessaires à chaque poste d'accueil et salle de consultation, et vérifiez si chaque soumission prévoit l'achat, la location mensuelle ou un contrat de location d'équipement, qui peut courir séparément de l'entente de traitement des paiements. Au fauteuil, un coordonnateur de traitement peut utiliser Tap to Pay sur un iPhone ou un téléphone Android compatible plutôt qu'un terminal de plus. Les remboursements sur plans révisés et les paiements contestés coûtent de l'argent et du temps: regardez comment votre grille tarifaire les traite. Demandez aussi à votre fournisseur actuel ses frais de résiliation anticipée.

  • Ce qu'il faut réunir avant de comparer les soumissions

    Rassemblez vos trois derniers relevés de traitement des paiements, votre montant moyen par transaction pour les rendez-vous d'hygiène et pour les traitements majeurs, votre répartition entre paiements à l'accueil, par téléphone, par lien et récurrents, vos nombres de remboursements et de rétrofacturations, ainsi que les conditions de vos terminaux et de leur location. Téléversez un relevé dans Fee Check pour voir l'interchange séparé de la marge: vous aurez une base pour juger toute soumission écrite, y compris celle de RapidCents.

Dentrix, ClearDent et les autres logiciels de gestion dentaire

RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes par APPIE et RapidBridge, et l'option qui convient dépend de l'édition, de la version et du pays de votre logiciel de gestion. RapidBridge fonctionne avec CareStack, ClearDent Cloud, Curve Dental (Curve Hero), Denticon, Dentrix Ascend, Dovetail Dental, Oryx Dental et tab32: un paiement par carte s'inscrit alors au dossier du patient déjà ouvert. Pour un autre logiciel, votre représentant RapidCents vous explique comment chaque paiement atteint le grand livre du patient.

  • Dentrix

    Dentrix contient le plan de traitement, le grand livre du patient et la réclamation d'assurance: chaque acompte, versement et remboursement doit donc y parvenir. RapidBridge fonctionne avec Dentrix Ascend, et les paiements par carte s'inscrivent au dossier du patient déjà ouvert. Pour les autres éditions de Dentrix, votre représentant RapidCents vous expliquera si les paiements s'inscrivent par une connexion, une importation ou une saisie manuelle avec la référence RapidCents.

  • ClearDent

    ClearDent gère les rendez-vous, les réclamations et le grand livre du patient. RapidBridge fonctionne avec ClearDent Cloud: un paiement par carte RapidCents s'inscrit au dossier du patient déjà ouvert. Si vous utilisez une autre édition de ClearDent, indiquez la version à votre représentant RapidCents, qui vous montrera comment les paiements et les remboursements atteignent le grand livre.

  • ABELDent

    C'est dans le grand livre du patient d'ABELDent que les versements et les paiements reçus après la réclamation doivent apparaître pour que les soldes restent exacts. RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes par APPIE et RapidBridge, et l'option qui convient dépend de votre édition. Votre représentant RapidCents vous expliquera comment les paiements arrivent et comment transférer vos plans de paiement.

  • Open Dental

    Open Dental suit les paiements des patients et les plans de paiement dans son propre grand livre. RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes par APPIE et RapidBridge, et l'option qui convient dépend de votre version d'Open Dental. Votre représentant RapidCents vous expliquera comment un paiement pris dans RapidCents est consigné avec sa référence et comment vos plans de paiement s'arriment à un calendrier récurrent RapidCents.

  • Curve Dental

    Curve Dental est un logiciel de gestion infonuagique, et RapidBridge fonctionne avec Curve Dental (Curve Hero): les paiements par carte pris dans RapidCents s'inscrivent aux rendez-vous et aux réclamations du dossier patient déjà ouvert. Votre représentant RapidCents vous expliquera la configuration pour votre pays et votre version.

  • QuickBooks Online et Xero

    Votre logiciel comptable reçoit le volet financier de chaque visite. RapidCents relie les transactions réglées, les frais et les remboursements à QuickBooks Online et à Xero, pour que votre teneur de livres rapproche les dépôts bancaires sans les ressaisir. Les grands groupes dentaires sur NetSuite ou SAP importent plutôt des fichiers de règlement.

Modes de paiement pour les cliniques dentaires au Canada

Au Canada, une clinique dentaire peut accepter à l'accueil le débit Interac et les cartes de crédit Visa, Mastercard et American Express, les paiements par carte à distance, par lien de paiement ou dans le Terminal virtuel, ainsi que les paiements bancaires par TEF au moyen du débit préautorisé (DPA) pour les plans de paiement, si l'option est activée, le tout réglé en dollars canadiens (CAD). Les réclamations aux assureurs et au Régime canadien de soins dentaires suivent leur propre processus; RapidCents encaisse seulement la part du patient.

  • Débit Interac et crédit à l'accueil

    Les patients paient par débit Interac, avec puce et NIP ou sans contact, ou par carte de crédit Visa, Mastercard ou American Express, sur un terminal de paiement RapidCents. Les gros soldes de traitement dépassent souvent la limite de transaction sans contact fixée par l'émetteur: prévoyez alors le paiement par puce et NIP. Le débit Interac et les cartes de crédit n'ont pas la même tarification, donc la part des gros soldes payée par débit plutôt que par crédit change votre coût total.

  • Le débit préautorisé pour les plans de paiement

    Pour un plan de paiement interne, le patient peut payer par TEF à partir de son compte bancaire, en vertu d'un accord de débit préautorisé signé, plutôt qu'avec une carte enregistrée, si les paiements bancaires sont activés dans votre compte. Le DPA évite les cartes qui expirent en cours de plan, mais un retour de débit préautorisé peut survenir quelques jours plus tard: assurez-vous que chaque paiement est compensé avant d'inscrire le versement comme payé.

  • Configurations de paiement de Dentrix et de ClearDent au Canada

    Dans les pages d'aide canadiennes de Dentrix, l'inscription au traitement des paiements passe par un compte Moneris Gateway, et ClearDent commercialise ClearDent Pay. Si votre clinique utilise l'une de ces configurations, votre représentant RapidCents vous expliquera comment les paiements pris dans RapidCents sont consignés dans votre édition. RapidBridge fonctionne avec ClearDent Cloud et Dentrix Ascend.

Liste de vérification du changement: configuration, essais et rapprochement quotidien

Une fois votre compte approuvé, changer de processeur en toute sécurité dans une clinique dentaire, c'est dresser la liste de tout ce qui débite une carte aujourd'hui, tester la nouvelle configuration avant que les patients l'utilisent, transférer les cartes enregistrées et les plans de paiement avec méthode et rapprocher les dépôts du grand livre dès le premier jour. Gardez l'ancien compte ouvert jusqu'au règlement des remboursements et des contestations. Votre représentant RapidCents vous dira si les cartes enregistrées peuvent être transférées ou doivent être recueillies de nouveau.

  • Faire l'inventaire de ce qui débite une carte aujourd'hui

    Dressez la liste de chaque plan de paiement actif avec sa prochaine date de prélèvement, de chaque carte enregistrée et de l'autorisation qui l'accompagne, des acomptes ouverts sur plans de traitement, des soldes impayés des patients, des remboursements en attente et des contestations ouvertes. Ajoutez chaque terminal et son contrat de location, les réglages de paiement de votre logiciel de gestion et tous les liens ou pages de réservation en ligne qui perçoivent des acomptes. Cette liste devient votre plan de transition et votre liste d'essais.

  • Cartes enregistrées et plans de paiement

    Les jetons de carte se trouvent dans le coffre de jetons de votre processeur actuel, même quand ce processeur est fourni avec votre logiciel de gestion. Pour les transférer, les deux fournisseurs doivent accepter un transfert sécurisé. Sinon, recueillez une nouvelle autorisation de carte à la prochaine visite de chaque patient, et envoyez un lien de paiement pour tout versement qui vient à échéance avant. N'annulez chaque calendrier dans l'ancien système qu'une fois son remplaçant actif, pour qu'aucun patient ne soit débité deux fois ni oublié.

  • Tester avant les premiers patients

    Effectuez une vente, un remboursement, un acompte et un lien de paiement dans le nouveau compte, puis vérifiez que chacun apparaît dans les rapports RapidCents et que le personnel peut l'inscrire au grand livre avec sa référence. Formez l'accueil aux remboursements et aux annulations de transaction, et définissez les autorisations par rôle pour que seules les bonnes personnes puissent saisir des cartes ou émettre des remboursements dans le Terminal virtuel.

  • Laisser l'ancien compte finir ses opérations, puis le fermer

    Pendant un certain temps après le changement, prenez les nouveaux paiements dans RapidCents et laissez l'ancien compte traiter les remboursements de ses propres paiements antérieurs, comme un acompte remboursé après la modification d'un plan, ainsi que les contestations ouvertes. Fermez-le une fois ces remboursements, ces contestations et le dernier versement des fonds à votre clinique réglés, après avoir téléchargé l'historique de ses transactions et de ses relevés.

  • Faire le rapprochement chaque jour, par clinique

    Chaque jour, rapprochez le rapport de règlement RapidCents du rapport journalier de votre logiciel de gestion: paiements par carte inscrits aux grands livres des patients, remboursements inscrits comme ajustements, et un dépôt bancaire égal aux ventes réglées moins les remboursements et les frais déduits, le cas échéant. Les groupes de cliniques peuvent utiliser Multi-succursales pour donner à chaque clinique son propre numéro d'identification du commerçant et ses autorisations, avec des rapports regroupés pour le propriétaire.

Questions des cliniques dentaires sur les paiements

Comment une clinique dentaire devrait-elle gérer les acomptes sur plan de traitement?

Prenez l'acompte au moment où le patient accepte le plan de traitement, selon des conditions écrites, et inscrivez-le comme un crédit sur ce plan. Quand vous comparez des fournisseurs de paiement, vérifiez que vous pouvez prendre un acompte en personne ou par lien, y joindre votre propre numéro de compte ou de plan comme référence, rembourser une partie d'un acompte à partir du paiement initial et retrouver chaque acompte dans les rapports de règlement. La prédétermination de l'assureur peut guider le montant de l'acompte, mais l'évaluation de la réclamation reste l'affaire de l'assureur; l'acompte n'est que la trace de ce que le patient a payé.

Quelle est la différence entre un plan de paiement interne en clinique dentaire et le financement par un tiers?

Un plan de paiement interne, c'est votre clinique qui encaisse un solde convenu au fil du temps; le financement par un tiers est un crédit que le patient contracte auprès d'un prêteur. Avec un plan interne, le patient signe votre entente de paiement, votre clinique est payée à mesure que chaque versement est compensé, et elle assume les paiements manqués. Avec le financement, le prêteur décide si le patient est admissible, fixe les intérêts et le calendrier de remboursement, et paie votre clinique selon l'entente qu'elle a signée avec lui. L'outil Paiements récurrents de RapidCents gère les calendriers internes à partir de cartes enregistrées; RapidCents ne prête pas aux patients et ne leur offre aucun financement.

Comment encaisser le solde des patients après l'assurance?

Encaissez le solde une fois la réclamation traitée par l'assureur, pour le montant exact que doit le patient. Envoyez par texto ou par courriel un lien de paiement portant le numéro de compte du patient comme référence, encaissez-le au prochain rendez-vous, ou portez-le à une carte enregistrée si le patient a autorisé par écrit les prélèvements après assurance. Si la réclamation paie plus que prévu, remboursez la différence sur la carte d'origine. L'explication des prestations reste dans votre logiciel de gestion; le dossier RapidCents contient le montant, la date, la carte et la référence du paiement.

Comment encaisser un traitement réparti sur plusieurs visites?

Encaissez étape par étape, à mesure que le traitement est fait, ou prenez un acompte au départ et imputez-le à chaque visite. Un implant, ou un traitement de canal suivi d'une couronne, peut se payer à chaque rendez-vous au terminal de l'accueil; un plan plus long peut prendre la forme de prélèvements mensuels sur une carte enregistrée, en vertu d'une entente signée. Inscrivez chaque paiement sous le même plan de traitement dans votre logiciel de gestion pour garder le solde restant visible, et remboursez des paiements précis si le dentiste révise le plan.

Quels modes de paiement une clinique dentaire peut-elle offrir au Canada?

Une clinique dentaire au Canada peut offrir les paiements par carte en personne, par lien, par téléphone et selon un calendrier, ainsi que les paiements bancaires par TEF au moyen du débit préautorisé (DPA) si l'option est activée, le tout réglé en dollars canadiens. À l'accueil: débit Interac et crédit Visa, Mastercard et American Express; à distance: liens de paiement et Terminal virtuel; pour les plans de paiement: prélèvements récurrents sur carte ou DPA. Les patients couverts par le Régime canadien de soins dentaires peuvent devoir une quote-part ou un solde, encaissé de la même façon. Les modes actifs dépendent de votre compte marchand, et votre représentant RapidCents les passe en revue avec vous à l'ouverture du compte.

Comment rapprocher les paiements par carte du grand livre de Dentrix?

Inscrivez chaque paiement par carte au grand livre du patient dans Dentrix avec sa référence de transaction RapidCents, puis rapprochez les deux systèmes chaque jour. RapidBridge inscrit les paiements dans Dentrix Ascend; si votre édition n'a pas de connexion, le personnel fait cette inscription à la main. À la fermeture, comparez le total des cartes du rapport journalier de Dentrix avec le rapport des transactions RapidCents, puis rapprochez le dépôt bancaire du rapport de règlement. Inscrivez les remboursements sous le paiement initial. Les écarts viennent souvent d'un paiement pris mais jamais inscrit, inscrit deux fois ou inscrit au compte d'un autre membre de la famille.

Quel processeur de paiement convient le mieux à une clinique dentaire, et que faut-il comparer?

Aucun processeur ne convient le mieux à toutes les cliniques dentaires: comparez des soumissions écrites sur votre propre répartition des paiements plutôt que des arguments publicitaires. Quand vous comparez le traitement des paiements par carte de crédit en clinique dentaire, regardez si la tarification sépare l'interchange de la marge, le coût des terminaux et les conditions de location, la durée du contrat et les frais de sortie, et la façon dont chaque fournisseur gère les acomptes, les plans de paiement sur carte enregistrée, les soldes après assurance et les paiements par téléphone. Vérifiez aussi les rapports de règlement que vous pouvez rapprocher de votre grand livre, le soutien en cas de contestation et si l'édition de votre logiciel de gestion inclut ou exige un processeur précis.

À quels frais une clinique dentaire doit-elle s'attendre pour les paiements par carte en personne et en ligne?

Attendez-vous à deux composantes dans chaque soumission, qu'elles soient présentées séparément ou groupées en un seul prix: l'interchange, fixé par les réseaux de cartes, et la marge du processeur, plus les éventuels frais d'équipement ou de services. Chez RapidCents, l'interchange est refacturé au coût et votre marge est indiquée dans votre grille tarifaire, de mois en mois et sans durée fixe. L'interchange dépend de la carte, du débit à la carte de crédit haut de gamme avec récompenses, et peut être plus élevé pour les paiements saisis manuellement et en ligne que pour les cartes présentées sans contact ou insérées à l'accueil. Demandez une soumission écrite fondée sur vos relevés, et vérifiez la tarification des remboursements, des contestations et des terminaux.

RapidCents peut-il s'intégrer à Dentrix?

Oui. RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes par APPIE et RapidBridge, et RapidBridge fonctionne avec Dentrix Ascend: un paiement par carte s'inscrit alors au dossier du patient déjà ouvert. Les éditions de Dentrix diffèrent, et l'option qui convient dépend de votre édition, de votre version et de votre pays. Indiquez à votre représentant RapidCents quel Dentrix vous utilisez, et il vous expliquera si les paiements atteignent votre grand livre par une connexion, une importation ou une inscription manuelle avec référence.

Comment une clinique dentaire peut-elle réduire les contestations de paiement et protéger les données des cartes enregistrées?

Obtenez une autorisation documentée avant tout prélèvement sur carte enregistrée ou planifié, et gardez les numéros de carte hors de vos dossiers. Conditions d'acompte, ententes de versements et autorisations de carte enregistrée signées sont vos preuves en cas de contestation, et les patients contestent moins quand leur relevé affiche le nom de clinique qu'ils connaissent, pas celui de la société par actions qui l'exploite. N'inscrivez aucun numéro de carte sur papier, dans les notes au dossier ou par courriel: utilisez le Terminal virtuel ou un lien de paiement. La tokenisation des données de paiement conserve les cartes dans le Coffre de cartes sécurisé, les autorisations par rôle limitent qui peut rembourser, et la protection contre les rétrofacturations suit preuves et échéances. Aucun outil ne gagne toutes les contestations.

Comment changer de processeur de paiement sans perdre l'historique de facturation?

Gardez vos dossiers de facturation dans votre logiciel de gestion et téléchargez l'historique de votre processeur avant de fermer l'ancien compte. C'est le grand livre, et non le processeur, qui fait foi de ce que chaque patient doit; il reste donc intact pendant le changement. Auprès de l'ancien fournisseur, téléchargez l'historique des transactions, des règlements et des relevés; notez chaque plan de paiement actif et sa prochaine date de prélèvement, y compris les plans gérés par un module de paiement de votre logiciel de gestion; et demandez aux deux fournisseurs si les cartes enregistrées peuvent être transférées de façon sécurisée. Sinon, recueillez de nouvelles autorisations avant le prochain prélèvement de chaque plan.

Quel code de catégorie de commerçant (MCC) s'applique aux cliniques dentaires?

Le MCC 8021, code de catégorie de commerçant des dentistes et orthodontistes, est couramment associé aux cliniques dentaires. Ce code indique aux réseaux de cartes et aux émetteurs quel type d'entreprise a reçu un paiement. RapidCents établit avec vous la bonne catégorie de commerçant à l'ouverture du compte, selon ce que votre entreprise vend réellement: mentionnez donc tout produit vendu au détail, comme des trousses de blanchiment ou des brosses à dents électriques, ou toute autre entreprise qui partage votre accueil.

Autres cliniques et entreprises sur rendez-vous

Les cliniques de physiothérapie, d'optométrie et de médecine partagent le schéma dentaire: estimation avant le traitement, solde après l'assurance et prélèvements planifiés sur carte enregistrée. Les cliniques vétérinaires en partagent l'estimation et l'acompte. Voyez comment ces tâches changent selon le logiciel et la clientèle de chaque clinique.

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Prochaine étape

Voyez ce que votre clinique dentaire paie pour accepter les cartes

Téléversez un relevé de traitement des paiements récent dans Fee Check pour voir l'interchange sur votre répartition des cartes utilisées, séparé de la marge que vous payez aujourd'hui. Comparez ensuite une soumission RapidCents sur la même répartition de paiements à l'accueil, par téléphone, par lien et récurrents.

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