Traitement des paiements pour cliniques d’orthophonie et plans de séances

Choisissez celui qui est conçu pour la façon dont votre clinique est payée. RapidCents accepte les cartes à l'accueil, envoie des liens de paiement pour les visites à distance et les forfaits d'évaluation, facture les plans de séances autorisés selon l'horaire prévu, et gère les parents payeurs et les frais d'annulation avec des reçus sans détail clinique. Téléversez un relevé dans Fee Check et comparez-le ligne par ligne à vos coûts actuels.

Cela dépend de votre répartition des cartes et de la façon dont elles sont acceptées. Avec la tarification interchange plus, l'interchange est transmis au coût et votre marge RapidCents figure dans votre barème de frais, avec des frais d'équipement ou de service s'il y a lieu. C'est mois par mois, sans durée fixe. Téléversez un relevé dans Fee Check pour voir l'interchange séparé de la marge.

La plupart des cliniques gardent le logiciel qu'elles utilisent déjà. RapidBridge fonctionne avec Jane App, Cliniko, Tebra, SimplePractice, TherapyNotes et TheraNest. Pour les autres systèmes, comme TELUS CHR ou Accuro EMR, RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes grâce à APPIE et à RapidBridge; la bonne option dépend de votre fournisseur et de votre version, et votre représentant RapidCents vous guide pas à pas.

Conservez vos anciens relevés et rapports, dressez la liste des cartes enregistrées, des plans récurrents, des factures ouvertes et des acomptes non utilisés, puis testez une vente et un remboursement avec la nouvelle configuration. Les cartes enregistrées ne se transfèrent pas toujours, car les deux fournisseurs doivent y consentir : prévoyez d'obtenir une nouvelle autorisation au besoin. Si possible, faites fonctionner les deux processeurs brièvement.

Une clinique canadienne peut généralement accepter le débit Interac, Visa, Mastercard et American Express au terminal, par lien de paiement et par téléphone. Les paiements bancaires par débit préautorisé peuvent être offerts pour les plans récurrents, avec l'autorisation écrite du client. Les fonds sont réglés en dollars canadiens. Votre représentant RapidCents vous indique quels modes sont actifs sur votre compte marchand.

Oui. Un parent ou un tuteur peut être le payeur autorisé, pourvu que votre dossier d'accueil indique qui a accepté de payer et les frais convenus. Le reçu va aux coordonnées du payeur et affiche le nom de la clinique et une référence de visite, pas de notes cliniques. Si deux tuteurs se partagent les coûts, réglez-le avant le premier débit.

Oui, si le client a autorisé une carte enregistrée à cette fin. Obtenez un accord écrit sur les frais, le moment des débits et la façon d'annuler, et conservez-le au profil. Sans cette autorisation, acceptez le paiement à la réception ou envoyez un lien de paiement. Une carte refusée devrait mener à un message au client, pas à des tentatives répétées.

Pas automatiquement. Un reçu de carte montre que le client vous a payé, mais c'est l'assureur ou le régime d'avantages qui décide des champs requis. Vérifiez les règles du régime et vos propres obligations, puis dites à votre représentant RapidCents ce que le régime demande pour que le reçu l'affiche. Le traitement par carte ne soumet pas de réclamations, et aucun remboursement n'est promis.

Percevez-les seulement selon une politique que le client a acceptée par écrit avant le rendez-vous manqué. Débitez la carte enregistrée ou envoyez un lien de paiement, et indiquez la date de la visite sur le reçu. Conservez la politique et la réservation, car ce sont vos preuves si le client conteste le débit auprès de l'émetteur de sa carte.

Envoyez un lien de paiement par texto ou courriel, ou facturez la famille, avant le bilan ou la séance de téléorthophonie. Le lien porte la référence du client, ce qui permet de jumeler le paiement au bon dossier. Un acompte peut être appliqué au solde final à la remise du rapport, et les remboursements suivent la même référence.