Traitement des paiements pour cabinets comptables, du mandat mensuel aux impôts

Le meilleur processeur pour un cabinet comptable gère votre façon réelle de facturer à un coût total que vous pouvez vérifier. RapidCents prend en charge la facturation récurrente avec autorisation du client, les liens de paiement sur facture et les paiements par téléphone, et reporte les frais et les remboursements dans QuickBooks Online et Xero. Quand vous comparez des services aux commerçants pour cabinets comptables, vérifiez ces tâches, l'accord avec votre logiciel de gestion, l'affichage de l'interchange séparé de la marge et l'aide offerte quand un prélèvement échoue en période des impôts. Comparez ensuite des soumissions écrites établies à partir de vos propres relevés.

Pour un cabinet comptable, le coût du traitement des paiements par carte de crédit dépend de la répartition des cartes utilisées par vos clients et de la façon dont chaque paiement est effectué: une soumission honnête part donc de vos relevés, pas d'un chiffre unique. L'interchange est fixé par les réseaux de cartes et il est généralement plus élevé pour les cartes d'entreprise et avec récompenses, ainsi que pour les transactions sans présence de la carte. RapidCents refacture l'interchange au coût et ajoute votre marge indiquée dans votre grille tarifaire, ainsi que les frais d'équipement ou de services, le cas échéant, de mois en mois et sans durée fixe. Téléversez un relevé dans Fee Check pour voir cette ventilation.

Oui, votre cabinet peut encaisser avec un autre processeur et tenir ses livres dans QuickBooks Online, mais la façon dont le paiement rejoint chaque facture dépend de votre édition et de la connexion. QuickBooks Online propose QuickBooks Payments d'Intuit pour payer les factures en ligne; avec un autre processeur, prévoyez que le client paie par un lien sur la facture ou dans le courriel. RapidCents reporte dans QuickBooks Online les transactions réglées, les frais et les remboursements, et votre représentant RapidCents vous expliquera comment les paiements s'inscrivent pour votre édition.

Téléchargez l'historique des transactions et des règlements avant la fermeture de l'ancien compte, et transférez les autorisations de paiement des clients de façon planifiée plutôt que d'un seul coup. Dressez la liste des clients en prélèvement récurrent, des factures impayées, des avances non affectées et des remboursements en attente, puis prévoyez que les clients saisissent de nouveau leur carte par un lien sécurisé, sauf si les deux fournisseurs acceptent de transférer les données des cartes enregistrées. Votre grand livre conserve l'historique comptabilisé dans tous les cas. Changez en période calme, testez d'abord le nouveau compte et gardez l'ancien ouvert pendant au moins un cycle de facturation.

Un cabinet comptable au Canada peut offrir les cartes de crédit Visa, Mastercard et American Express en ligne, sur facture et par téléphone, le Débit Interac au terminal, et le TEF ou le débit préautorisé pour les honoraires récurrents, avec règlement en dollars canadiens (CAD). Les débits bancaires exigent l'accord de débit préautorisé du client, et une carte enregistrée ne peut être débitée que dans les limites de montant et de calendrier autorisées par le client. Parlez à votre représentant RapidCents des modes que vous voulez avant de fixer les modalités de paiement de vos lettres de mission.

Inscrivez les honoraires à un calendrier récurrent, sur une carte ou un compte bancaire autorisé par le client, et laissez RapidCents les prélever à la date convenue chaque mois. La lettre de mission précise le montant, la date de prélèvement, ce que couvrent les honoraires et la façon d'y mettre fin. Le client enregistre un mode de paiement par un lien sécurisé, l'outil Paiements récurrents envoie un avis avant chaque prélèvement et un reçu après, et les prélèvements refusés font automatiquement l'objet de nouvelles tentatives. RapidCents conserve le paiement, le reçu et tout remboursement vers le mode de paiement d'origine, et la connexion RapidCents marque le mois comme payé dans QuickBooks Online ou Xero.

Envoyez la facture avec un lien de paiement RapidCents quand la déclaration est prête à réviser, et le client paie par carte à partir du courriel ou du texto. Indiquez le numéro de client, l'année d'imposition et le type de déclaration dans la référence pour que le paiement se rapproche sans appel téléphonique. L'outil Facturation affiche la facture comme envoyée, consultée, partiellement payée ou payée, et peut envoyer des rappels avant et après la date d'échéance. Votre lettre de mission précise si vous transmettez la déclaration avant ou après le paiement; un remboursement pour des honoraires modifiés retourne sur la carte d'origine.

Facturez-les séparément, par une facture ponctuelle ou un prélèvement unique, sans modifier le montant mensuel récurrent. Convenez d'abord par écrit de la portée des travaux et des honoraires, par exemple pour une entité ajoutée ou la réponse à un avis de l'administration fiscale. Envoyez une facture avec un lien de paiement, ou débitez une fois la carte enregistrée du client si son autorisation couvre les prélèvements ponctuels. Donnez à ce paiement sa propre référence pour que les rapports distinguent les travaux supplémentaires des honoraires de base, et remboursez-le ou ajustez-le à part si la portée change.

Rapprochez chaque dépôt bancaire du rapport de règlement correspondant, puis imputez les paiements aux factures des clients et les frais à un compte de charges. Les Rapports RapidCents fournissent des rapports de transactions, de règlement et des frais exportables en CSV et en PDF, et RapidCents reporte dans QuickBooks Online et Xero les transactions réglées, les frais et les remboursements. La référence de chaque paiement le relie au client et à la facture. Rapprochez selon la date de règlement, et traitez les remboursements et les rétrofacturations sur des lignes distinctes.

Réduisez les factures en souffrance en passant les honoraires prévisibles en facturation récurrente et en envoyant toutes les autres factures avec un lien de paiement, pour que payer ne demande qu'une étape. L'outil Facturation peut envoyer des rappels de paiement programmés avant et après la date d'échéance et suit chaque facture de l'envoi au paiement: votre équipe ne relance que les exceptions. En période des impôts, envoyez le lien avec la copie à réviser, acceptez les paiements partiels au besoin et prenez les paiements par téléphone dans le Terminal virtuel.

Le MCC 8931, services de comptabilité, d'audit et de tenue de livres, est le code de catégorie de commerçant généralement associé aux cabinets comptables. RapidCents établit la bonne catégorie lors de l'inscription, selon ce que votre entreprise vend réellement: un cabinet qui prépare surtout des déclarations de revenus peut être classé autrement, par exemple sous le MCC 7276, services de préparation de déclarations fiscales. La catégorie indique aux réseaux de cartes et aux émetteurs quel type d'entreprise vous exploitez: décrivez donc vos services avec exactitude dans votre demande.